Redovisning av företagsintäkter kan verka enkelt: Du måste dokumentera hur mycket pengar som kommer in, vad du säljer i utbyte mot dem och när detta utbyte sker. Men att stämma av intäkter är sällan så enkelt. Faktum är att vår senaste studie som undersökte 1 700 globala ekonomichefer visade att 40 % av ekonomiteamen ägnar mer än 10 timmar varje månad åt att åtgärda fel eller avvikelser för att stämma av sina data.

En anledning till den komplicerade redovisningen är att många företag inte tar emot kundbetalningar samtidigt som de levererar varor och tjänster. För B2B- och B2C-företag som använder abonnemangsmodeller eller erbjuder olika betalningsalternativ – särskilt företag som har expanderat till en större verksamhet – är intäktslandskapet ännu mer komplext. Betalning och expediering kan ske med flera månaders eller till och med flera års mellanrum. Hur redovisar du dessa intäkter?

Det finns en handfull allmänt accepterade redovisningsprinciper som styr hur intäkter redovisas i olika scenarier och som är viktiga för företag att följa. En av dessa principer är intäktsredovisning, som avgör hur och när intäkter redovisas i ett företags finansiella rapporter. En av de vanligaste metoderna för intäktsredovisning är upplupna intäkter.

Att förstå hur upplupna intäkter påverkar ett företags bredare finansiella landskap är viktigt för att bygga ett strategiskt förhållningssätt till redovisning. Nedan följer en översikt över vad du behöver veta om upplupna intäkter: vad det är, hur man registrerar dem, dess betydelse i redovisningen, hur de förekommer i olika branscher och vilken inverkan de kan ha på ett företags finansiella rapporter. Intäktsredovisning är sällan enkelt, men det är hanterbart när du väl förstår rätt tillvägagångssätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är upplupna intäkter?
  
• Vad är principen för periodiserad redovisning?
  
• Vad är skillnaden mellan upplupna intäkter och kundreskontra?
  
• Upplupna intäkter kontra uppskjutna intäkter
  
• Är upplupna intäkter en tillgång eller en skuld?
  
• Exempel på upplupna intäkter
  
• Så här bokför du upplupna intäkter
  

Vad är upplupna intäkter?

Upplupna intäkter är inkomster som ett företag har tjänat men som det ännu inte har fått betalt för. Denna typ av intäkt uppstår när ett företag utför en tjänst eller levererar en produkt innan det fakturerar kunden. Redovisningsmässigt betraktas de som en tillgång fram till dess att företaget fakturerar kunden och får betalt.

Ett företag kan till exempel tillhandahålla konsulttjänster till en kund i december, men inte utfärda en faktura förrän i januari följande år. I det här fallet skulle företaget registrera intäkten som "upplupen" i december och redovisa den som "mottagen" i januari, när fakturan betalas.

Abonnemangsbaserad tjänst mot en månads- eller årsavgift. Om en kund abonnerar på tjänsten i december, men inte betalar årsavgiften förrän i januari följande år, skulle företaget registrera intäkterna som "upplupna" i december och inte redovisa dem som "mottagna" förrän i januari, när betalningen görs.

Upplupna intäkter är ett nyckelbegrepp för redovisning och finansiell analys, eftersom det mäter de intäkter som ett företag förväntar sig att få i framtiden samtidigt som det ger ett sätt att spåra ett företags resultat över tid. Eftersom upplupna intäkter kan ha en betydande inverkan på ett företags finansiella rapporter är det viktigt att spåra och registrera dem korrekt.

Vad är principen för periodiserad redovisning?

Företag måste hantera upplupna intäkter enligt principen om periodiserad redovisning, en av de grundläggande principerna för redovisning. Denna princip anger att intäkter och kostnader ska redovisas i de finansiella rapporterna, som motsvarar när de intjänas, oavsett när betalning erhålls. Med andra ord fokuserar periodiserad redovisning på tidpunkten för det arbete som ett företag gör för att tjäna intäkter, snarare än att fokusera på tidpunkten för betalning.

Enligt principen om periodiserad redovisning redovisar ett företag intäkter när det har tillhandahållit varorna eller tjänsterna till sina kunder, även om företaget ännu inte har fått betalt. På samma sätt redovisar ett företag en utgift när den har ådragit sig kostnaden, även om det ännu inte har betalat för den. Detta ger företag en mer exakt och fullständig bild av deras ekonomiska resultat och en bättre förståelse för deras övergripande finansiella ställning.

Några av principerna för periodiserad redovisning är:

• Intäktsredovisning
  Intäkter ska redovisas när de intjänas, oavsett när betalning fås.
  
• Matchande princip
  Utgifter ska matchas mot motsvarande intäkter under samma period.
  
• Principen om konservatism
  Intäkter och vinster ska redovisas endast när de rimligen har fastställts, och kostnader och förluster ska redovisas så snart de är sannolika.
  
• Principen om fortsatt drift (going concern)
  Man kan anta att ett företag kommer att fortsätta att verka under överskådlig framtid, och att det inte kommer att likvideras eller gå i konkurs.
  

Principen om periodiserad redovisning används i stor utsträckning av företag av alla storlekar, i olika branscher. Det ger en heltäckande representation av ett företags finansiella ställning, vilket är viktigt för att hjälpa investerare, analytiker och andra intressenter att fatta välgrundade beslut om företaget.

Vad är skillnaden mellan upplupna intäkter och kundfordringar?

Upplupna intäkter och kundfordringar är båda relaterade till intäkter som ett företag har tjänat men ännu inte fått betalning för, men de representerar olika steg i intäktsredovisningsprocessen.

Här är de viktigaste skillnaderna:

• Upplupna intäkter redovisas när intäkten har intjänats, men kundfordringsintäkt redovisas när en faktura har skickats.
  
• Både upplupna intäkter och kundfordringar betraktas som tillgångar i balansräkningen, men kundfordringar redovisas separat från upplupna intäkter.
  
• Upplupna intäkter redovisas i ett företags resultaträkning under rubriken ”icke intjänade intäkter", medan kundfordringar redovisas under rubriken ”kundreskontra" eller "kundfordran".
  

Upplupna intäkter kontra förutbetalda intäkter

Upplupna intäkter och förutbetalda intäkter är liknande begrepp, men de har lite olika betydelser. Den största skillnaden är att upplupna intäkter redovisas när de intjänas, oavsett när betalning erhålls, medan uppskjutna intäkter redovisas när betalning erhålls, oavsett när intäkten intjänas.

Uppskjutna intäkter uppstår vanligtvis när ett företag får en förskottsbetalning för en tjänst som kommer att tillhandahållas i framtiden. I detta fall kommer företaget att ha en skuld i balansräkningen och det kommer inte att redovisa intäkterna förrän tjänsten tillhandahålls.

Till skillnad från upplupna intäkter betraktas uppskjutna intäkter som en skuld eftersom företaget har en rättslig skyldighet att tillhandahålla tjänsten eller produkten i framtiden. Den redovisas som "ej intjänad intäkt" i resultaträkningen.

I en SaaS-abonnemangsmodell kan uppskjutna intäkter ske på några olika sätt:

• Årsabonnemang
  Om ett SaaS-företag erbjuder en årsabonnemang till ett rabatterat pris, och en kund betalar hela beloppet i förskott, skulle företaget redovisa intäkterna under året när det tillhandahåller tjänsten till kunden.

• Förbetalt abonnemang
  Om samma SaaS-företag erbjuder ett förbetalt abonnemang där en kund betalar för flera månaders tjänst i förskott, skulle företaget redovisa intäkterna under den förbetalda perioden när det fullgör sin skyldighet gentemot kunden.

I båda exemplen har kunden redan betalat för tjänsten, men företaget har ännu inte tjänat in intäkterna genom att tillhandahålla tjänsten, så beloppet loggas som "uppskjuten intäkt". Den förutbetalda intäkten kommer att redovisas som intjänad intäkt i framtiden, när företaget tillhandahåller tjänsten till kunden. Detta följer principen om periodiserad redovisning, som säger att intäkter ska redovisas när de intjänas, oavsett när betalning erhålls.

Är upplupna intäkter en tillgång eller en skuld?

Upplupna intäkter redovisas som en tillgång i balansräkningen, eftersom de representerar intäkter som har intjänats men ännu inte mottagits. Eftersom företaget har tillhandahållit varor eller tjänster som är förknippade med intäkterna är dess skyldighet uppfylld, vilket innebär att det kan räkna intäkterna som en tillgång, snarare än en skuld. Upplupna intäkter betraktas som en omsättningstillgång eftersom de förväntas inkasseras inom ett år eller mindre.

Att registrera och spåra upplupna intäkter på rätt sätt beror på hur det hanteras när tiden går och betalning börjar komma in. Upplupna intäkter bokförs vanligtvis som en debitering till ett konto för "upplupna intäkter" och en kreditering till ett "försäljningskonto" eller ”intäktskonto”, och beloppet för upplupna intäkter justeras regelbundet för att återspegla det aktuella intäktsbeloppet som har intjänats men ännu inte mottagits. När intäkten har mottagits minskas kontot för upplupna intäkter och kontot för "kontanter" utökas, vilket resulterar i en ökning av företagets kassasaldo.

Låt oss till exempel säga att ett företag tillhandahåller en kundabonnemangstjänst för 100 USD per månad. I början av januari har företaget 100 kunder som har anmält sig till tjänsten och betalar månadsvis. I slutet av januari har företaget tillhandahållit tjänsten för månaden men har ännu inte fått någon betalning från kunderna.

Företaget skulle redovisa 10 000 USD (100 USD x 100 kunder) som upplupna intäkter i balansräkningen i slutet av januari, eftersom det har tjänat in intäkterna men ännu inte har fått någon betalning. Företaget skulle registrera en debitering på 10 000 USD till kontot för upplupna intäkter och en kredit på 10 000 USD till intäktskontot.

I slutet av februari skulle företaget återigen justera kontot för upplupna intäkter för att återspegla det aktuella intäktsbeloppet som har tjänats in men ännu inte mottagits. Föreställ dig att en av kunderna säger upp sin abonnemang i februari och en annan kund inte har betalat sin faktura. Företaget skulle minska kontot för upplupna intäkter med 200 USD (100 USD för det uppsagda abonnemanget och 100 USD för kunden som inte har betalat) för att återspegla det aktuella intäktsbeloppet som förväntas samlas in. Företaget skulle sedan registrera en debitering på 200 USD till kontot för "osäkra fordringar" och en kredit på 200 USD till kontot för upplupna intäkter.

Om alla kunder betalar sina räkningar i tid i mars skulle företaget minska kontot för upplupna intäkter med 10 000 USD och registrera en debitering på 10 000 USD till kontantkontot. Processen med att justera kontot för upplupna intäkter – för att återspegla det aktuella intäktsbeloppet som har tjänats in, men ännu inte mottagits – fortsätter varje månad.

Exempel på upplupna intäkter

Upplupna intäkter är vanliga i många branscher, och de kan ha en stor inverkan på bokslutet för företag i alla tillväxtstadier. Upplupna intäkter kan visa sig på olika sätt beroende på typ av företag, vad det erbjuder kunder och hur det strukturerar sina kundrelationer och betalningar.

Här är några exempel på upplupna intäkter i olika branscher:

• Konsulttjänster
  Ett konsultföretag tillhandahåller tjänster till en kund i juni men utfärdar inte en faktura förrän i februari följande år. Konsultföretaget skulle registrera intäkten som "upplupen" i juni och redovisa den som "mottagen" i februari, när fakturan betalas.

• Abonnemang på programvara
  Ett programvaruföretag får en ny kund som betalar för ett årslångt abonnemang i förväg. Företaget redovisar intäkterna på månadsbasis i takt med att tjänsterna tillhandahålls.

• Byggnation
  Ett byggföretag sluter ett kontrakt för att bygga ett hus och får en handpenning. Om arbetet inte slutförs förrän till nästa räkenskapsperiod periodiseras intäkten som intjänad men ännu inte mottagen.

• Annonsering
  En reklambyrå anlitas för att köra en ny reklamkampanj under nästa kvartal. Om kunden betalar för tjänsten i förskott periodiseras intäkten som intjänad men ännu inte mottagen.

• Försäkring
  Ett försäkringsbolag får en premie från en kund för en försäkring som täcker ett helt år. Företaget kommer att redovisa intäkterna månadsvis i takt med att tjänsterna tillhandahålls.

• Marknadsplatser på nätet
  En onlinemarknadsplats tillåter enskilda företag att lista sina produkter till försäljning på plattformen, och marknadsplatsen debiterar företag en provision för varje försäljning. Om ett företag gör en försäljning i mars, men inte betalar avgiften till marknadsplatsen förrän i januari följande år, registrerar marknadsplatsen avgiften som "upplupen" i mars och redovisar den som "mottagen" i januari, när betalningen görs.

Så här bokför du upplupna intäkter

Det är en sak att förstå principen om upplupna intäkter, men det är en helt annan sak att tillämpa en redovisningspraxis som återspeglar denna förståelse. Här är de viktigaste stegen i processen för att registrera upplupna intäkter:

1. Identifiera intäkterna

Det första steget är att identifiera de intäkter som företaget har tjänat men som det ännu inte har fått betalning för. Det kan inkludera tjänster eller produkter som har levererats men inte fakturerats, eller abonnemang som har aktiverats men inte fakturerats.

2. Skapa en balansräkningspost

När du har identifierat intäkten bokför du den i en balansräkningspost. Posten innebär vanligtvis en debitering till ett konto för upplupna intäkter och en kreditering till ett intäktskonto.

3. Uppdatera bokslutet

Den nya balansräkningsposten kommer att uppdatera balansräkningen för att återspegla de upplupna intäkterna och kommer också att uppdatera resultaträkningen för att återspegla de intjänade intäkterna.

4. Fakturera kunden

När du har registrerat den upplupna intäkten fakturerar du kunden för den tillhandahållna tjänsten eller produkten.

5. Registrera betalningen

När du får betalningen från kunden redovisar du intäkten som mottagen. Registrera betalningen i en ny balansräkningspost, vilket vanligtvis innebär att kontantkontot debiteras och kontot för upplupen intäkt krediteras.

På grund av komplexiteten i att hantera intäktsredovisning – och vikten av att göra det på rätt sätt – använder sig många företag av lösningar som Stripe Billing för att finjustera redovisningen och den finansiella rapporteringen. Stripe förenklar intäktsredovisningen utan att det krävs ytterligare teknisk tid eller långa konfigurationer, och erbjuder verktyg som översiktliga sammanfattningar av redovisade och uppskjutna intäkter, nedladdningsbara redovisningsrapporter, interaktiva intäktssiffror, konfigurerbara regler för intäktsredovisning och kontroller av redovisningsperioder.

Om du vill ha mer information om hur Stripe Billing stödjer upplupna intäkter kan du börja här.