Contabilizar los ingresos de la empresa parece sencillo a primera vista. Debes documentar cuánto dinero entra, qué vendes a cambio de él y cuándo se produce este intercambio. Sin embargo, para las empresas, conciliar ingresos rara vez es tan simple.

Una de las razones de la complejidad contable es que muchas empresas no reciben pagos de sus clientes al mismo tiempo que entregan bienes y servicios. Para las empresas B2B y B2C que operan con modelos de suscripción u ofrecen varias opciones de pago (en particular, las empresas que crecieron y expandieron sus operaciones), el panorama de los ingresos es mucho más complejo. Puede haber meses (incluso años) de distancia entre el pago y la gestión logística. La contabilidad del ejercicio significa contabilizar ingresos cuando se obtienen y no cuando se recibe el pago.

Comprender cómo los ingresos devengados influyen en el panorama financiero más amplio de una empresa es importante para construir un enfoque estratégico de la contabilidad. A continuación, te contaremos lo que debes saber sobre ingresos devengados: qué son, cómo registrarlos, su importancia en la contabilidad, cómo se producen en diferentes sectores y el impacto que pueden tener en los estados financieros de una empresa.

Qué contiene este artículo:

• ¿Qué son los ingresos devengados?
  
• ¿Cuál es el principio de la contabilidad de ejercicio?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre contabilidad de ejercicio y contabilidad de caja?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre ingresos devengados y cuentas por cobrar?
  
• Ingresos devengados vs. ingresos diferidos
  
• ¿Los ingresos devengados son un activo o pasivo?
  
• Ejemplos de ingresos devengados por sector
  
• Cómo recibir los ingresos devengados
  
• Cómo puede ayudar Stripe
  

¿Qué son los ingresos devengados?

Los ingresos devengados son beneficios que una empresa ha adquirido derecho a percibir, pero cuyo pago aún no ha recibido. Este tipo de ingreso ocurre cuando una empresa presta un servicio o entrega un producto antes de facturar al cliente. En términos contables, se considera un activo hasta que la empresa emite la factura al cliente y recibe el pago.

Los ingresos devengados son un concepto clave para la contabilidad y el análisis financiero, ya que miden los ingresos que una empresa espera recibir en el futuro y, al mismo tiempo, permiten hacer un seguimiento del rendimiento de una empresa a lo largo del tiempo. Dado que los ingresos devengados pueden tener un impacto significativo en los estados contables de una empresa, es importante realizar un seguimiento y registrarlos con precisión.

Ejemplos de ingresos devengados

Por ejemplo, una empresa podría proporcionar servicios de consultoría a un cliente en diciembre, pero no emitir una factura hasta enero del año siguiente. En ese caso, la empresa registrará los ingresos como «devengados» en diciembre y los reconocerá como «recibidos» en enero, cuando se paga la factura.

Otro ejemplo es una empresa constructora que trabaja en un proyecto a lo largo de seis meses. Si el trabajo comienza en mayo, pero el cliente no paga hasta octubre, la empresa registraría los ingresos como «devengados» en mayo y esperaría a reconocerlos como «recibidos» hasta octubre, cuando se realice el pago.

¿Qué es el principio de contabilidad del ejercicio?

Las empresas deben manejar los ingresos devengados de acuerdo con el principio de contabilidad de ejercicio, uno de los principios fundamentales de la contabilidad. Este principio establece que los ingresos y gastos se deben reconocer en los estados contables que corresponden al momento en que se ganan, independientemente de cuándo se recibe el pago. Es decir, la contabilidad del ejercicio se centra en el momento en que una empresa realiza el trabajo para ganar ingresos, en lugar de centrarse en el momento del pago.

De acuerdo con el principio de contabilidad del ejercicio, una empresa registra los ingresos cuando proporcionó los bienes o servicios a sus clientes, incluso si aún no recibió el pago. De manera similar, una empresa registra un gasto cuando incurrió en el costo, incluso si aún no lo pagó. Esto proporciona a las empresas una imagen más precisa y completa de su rendimiento financiero y una mejor comprensión de su posición financiera general.

Algunos de los principios de contabilidad de ejercicio incluyen lo siguiente:

• Reconocimiento de ingresos
  Los ingresos se deben reconocer cuando se ganan, independientemente de cuándo se reciba el pago.
  
• Principio de concordancia
  Los gastos deben coincidir con los ingresos correspondientes en el mismo período.
  
• Principio de prudencia
  Los ingresos y las ganancias se deben registrar solo cuando sean razonablemente ciertos, y los gastos y pérdidas se deben registrar tan pronto como sean probables.
  
• Principio de empresa en funcionamiento
  Se puede suponer que una empresa continuará operando en el futuro previsible y que no se liquidará ni quebrará.
  

El principio de contabilidad de ejercicio es ampliamente utilizado por empresas de todos los tamaños, en diferentes sectores. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos exige que las empresas de EE. UU. con $25 millones o más en ingresos durante un período de tres años utilicen contabilidad de ejercicio y siempre es obligatorio para las empresas que llevan inventario. Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) en los EE. UU. y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) también favorecen que las empresas utilicen contabilidad de ejercicio para presentar informes financieros coherentes. Proporciona una representación completa de la situación financiera de una empresa, lo que es importante para permitir que los inversores, analistas y otras partes interesadas tomen decisiones informadas sobre la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre contabilidad de ejercicio y contabilidad de caja?

La contabilidad del ejercicio y la contabilidad de caja son métodos contables diferentes. La contabilidad del ejercicio registra pagos y gastos cuando se prestan servicios o bienes, mientras que la contabilidad de caja registra pagos y gastos cuando se recibe o paga el efectivo. La contabilidad de caja suele ser utilizada por las pequeñas empresas que no manejan inventarios ni transacciones financieras complejas.

¿Cuál es la diferencia entre ingresos devengados y cuentas por cobrar?

Los ingresos devengados y las cuentas por cobrar están relacionados con los ingresos que una empresa ganó pero aún no recibió el pago, pero representan diferentes etapas en el proceso de reconocimiento de ingresos.

Estas son las diferencias clave:

• Los ingresos devengados se reconocen cuando se gana el ingreso, pero los ingresos por cuentas por cobrar se reconocen cuando se envía una factura.
  
• Tanto los ingresos devengados como los ingresos por cuentas por cobrar se consideran activos en el balance, pero los ingresos por cuentas por cobrar se registran por separado de los ingresos devengados.
  
• Los ingresos devengados se registran en el estado de resultados de una empresa bajo el encabezado «ingresos no devengados», mientras que los ingresos por cuentas por cobrar se registran bajo el encabezado «cuentas por cobrar» o «cuentas por cobrar comerciales».
  

Ingresos devengados vs. ingresos diferidos

Los ingresos devengados y los ingresos diferidos son conceptos similares, pero tienen significados ligeramente diferentes. La diferencia principal es que los ingresos devengados se reconocen cuando se ganan, independientemente de cuándo se reciba el pago, mientras que los ingresos diferidos se reconocen cuando se recibe el pago, independientemente de cuándo se gana el ingreso.

Los ingresos diferidos suelen ocurrir cuando una empresa recibe un pago por adelantado por un servicio que se proporcionará en el futuro. En este caso, la empresa tendrá un pasivo en el balance financiero, y no registrará los ingresos hasta que se preste el servicio.

A diferencia de los ingresos devengados, los ingresos diferidos se consideran un pasivo porque la empresa tiene una obligación legal de proporcionar el servicio o producto en el futuro. Se registran como «ingresos no devengados» en el estado de resultados.

Ejemplos de ingresos diferidos

En un modelo de suscripciones de SaaS, los ingresos diferidos pueden ocurrir de varias maneras:

• Suscripción anual
  Si una empresa de SaaS ofrece una suscripción anual con un precio reducido y un cliente paga la cantidad completa por adelantado, la empresa reconocerá los ingresos a lo largo del año a medida que presta el servicio al cliente.

• Suscripción de prepago
  Si la misma empresa de SaaS ofrece una suscripción de prepago en la que un cliente paga por varios meses de servicio por adelantado, la empresa reconocerá los ingresos a lo largo del período de prepago a medida que cumple su obligación con el cliente.

En ambos ejemplos, el cliente ya pagó por el servicio, pero la empresa aún no ganó los ingresos al proporcionar el servicio, por lo que la cantidad se registra como «ingresos diferidos». Los ingresos diferidos se reconocerán como ingresos ganados en el futuro, cuando la empresa preste el servicio al cliente. Esto sigue el principio de contabilidad del ejercicio, que establece que los ingresos se deben reconocer cuando se ganan, independientemente de cuándo se reciba el pago.

¿Los ingresos devengados son un activo o un pasivo?

Los ingresos devengados se reconocen como un activo en el balance financiero, ya que representan ingresos que se ganaron, pero que aún no se recibieron. Dado que la empresa proporcionó bienes o servicios asociados con los ingresos, su obligación se cumple, lo que significa que puede considerar los ingresos como un activo en lugar de un pasivo. Los ingresos devengados se consideran activos corrientes porque se espera cobrarlos en el plazo de un año o menos.

¿Cómo se registran los ingresos devengados en la contabilidad?

Registrar los ingresos devengados y hacer un seguimiento de ellos adecuadamente depende de cómo se manejen a medida que avanza el tiempo y comienza a llegar el pago. Normalmente, los ingresos devengados se registran como un débito en una cuenta de «ingresos devengados» y un crédito en una cuenta de «ventas» o «ingresos». La cantidad de ingresos devengados se ajusta periódicamente para reflejar la cantidad actual de ingresos que se ganó pero no se recibió. Una vez que se recibe el pago, la cuenta de ingresos devengados se reduce y la cuenta de «caja» se incrementa, lo que genera un aumento en el saldo de caja de la empresa.

Ejemplo de devengo de ingresos basados en suscripciones

Supongamos que una empresa proporciona un servicio de suscripción a clientes por $100 al mes. A principios de enero, la empresa tiene 100 clientes inscritos en el servicio que pagan mensualmente. A finales de enero, la empresa proporcionó el servicio durante el mes, pero aún no recibió el pago de los clientes.

La empresa reconocerá $10,000 ($100 x 100 clientes) como ingresos devengados en el balance financiero a finales de enero porque ganó los ingresos, pero aún no recibió el pago. La empresa registrará un débito de $10,000 en la cuenta de ingresos devengados y un crédito de $10,000 en la cuenta de ingresos.

A finales de febrero, la empresa volverá a ajustar la cuenta de ingresos devengados para reflejar la cantidad actual de ingresos que se ganó, pero aún no se recibió. Si, en febrero, uno de los clientes cancela su suscripción y otro cliente no pagó su factura. La empresa reducirá la cuenta de ingresos devengados en $200 ($100 por la suscripción cancelada y $100 por el cliente que no pagó) para reflejar la cantidad actual de ingresos que se espera recaudar. La empresa registrará un débito de $200 en la cuenta de «gastos por deudas incobrables» y un crédito de $200 en la cuenta de ingresos devengados.

Si todos los clientes pagan sus facturas a tiempo en marzo, la empresa reducirá la cuenta de ingresos devengados en $10 000 y registrará un débito de $10 000 en la cuenta de caja. El proceso de ajustar la cuenta de ingresos devengados para reflejar la cantidad actual de ingresos que se ganó pero aún no se recibió se repetirá cada mes sucesivamente.

Ejemplos de ingresos devengados por sector

Los ingresos devengados son comunes en muchas industrias y pueden tener un gran impacto en los estados contables de empresas en todas las etapas de crecimiento. Los ingresos devengados pueden manifestarse de formas muy distintas en función del tipo de empresa, de lo que ofrezca a sus clientes y de la forma en que estructure los pagos y las relaciones con sus clientes.

Estos son algunos ejemplos de ingresos devengados en diferentes industrias:

• Servicios de asesoramiento
  Una empresa de consultoría presta servicios a un cliente en junio, pero no emite una factura hasta febrero del año siguiente. La empresa registrará los ingresos como «devengados» en junio y los reconocerá como «recibidos» en febrero, cuando se paga la factura.

• Suscripciones de software
  Una empresa de software obtiene un cliente nuevo que paga por una suscripción anual por adelantado. La empresa reconoce los ingresos mensualmente a medida que se prestan los servicios.

• Construcción
  Una empresa de construcción finaliza un contrato para construir una casa y recibe un depósito. Si el trabajo no se completa hasta el siguiente período financiero, los ingresos se devengan como ganados pero no recibidos.

• Publicidad
  Una agencia de publicidad es contratada para llevar a cabo una nueva campaña publicitaria para el próximo trimestre. Si el cliente paga el servicio por adelantado, los ingresos se devengan como ganados pero no recibidos.

• Seguros
  Una compañía de seguros recibe una prima de un cliente por una póliza que cubre un año completo. La empresa reconocerá los ingresos mensualmente a medida que se prestan los servicios.

• Marketplaces en línea
  Un marketplace permite a empresas individuales poner sus productos a la venta en la plataforma y el mercado cobra a las empresas una comisión por cada venta. Si una empresa realiza una venta en marzo, pero no paga la comisión al mercado hasta enero del año siguiente, el mercado registrará la comisión como «devengada» en marzo y la reconocerá como «recibida» en enero, cuando se realice el pago.

¿Cómo registrar los ingresos devengados?

Estos son los pasos clave involucrados en el proceso de registrar ingresos devengados.

1. Identificar los ingresos

El primer paso es identificar los ingresos que la empresa ganó, pero por los cuales aún no ha recibido el pago. Esto puede incluir servicios o productos que se entregaron pero no se facturaron, o suscripciones que se activaron pero no se facturaron.

2. Crear una entrada en el balance financiero

Una vez que hayas identificado los ingresos, registra los ingresos en una entrada en el balance financiero. La entrada generalmente implicará un débito a una cuenta de ingresos devengados y un crédito a una cuenta de ingresos.

3. Actualizar los estados contables

La nueva entrada en el balance actualizará el balance para reflejar los ingresos devengados y también actualizará el estado de resultados para reflejar los ingresos ganados.

4. Facturar al cliente

Después de registrar los ingresos devengados, emite una factura al cliente por el servicio o producto proporcionado.

5. Registrar el pago

Una vez que recibas el pago del cliente, reconoce los ingresos como recibidos. Registra el pago en una nueva entrada en el balance financiero, lo que generalmente implica debitar la cuenta de caja y acreditar la cuenta de ingresos devengados.

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