Aspectos básicos de la contabilidad del ejercicio: qué son los ingresos devengados y cómo gestionarlos

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  1. Introducción
  2. ¿Qué son los ingresos devengados?
  3. ¿Qué es el principio de contabilidad del ejercicio?
  4. ¿Cuál es la diferencia entre ingresos devengados y cuentas por cobrar?
  5. Ingresos devengados vs. ingresos diferidos
  6. ¿Los ingresos devengados son un activo o un pasivo?
  7. Ejemplos de ingresos devengados
  8. ¿Cómo registrar los ingresos devengados?
    1. 1. Identificar los ingresos
    2. 2. Crear una entrada en el balance financiero
    3. 3. Actualizar los estados contables
    4. 4. Facturar al cliente
    5. 5. Registrar el pago

La contabilidad de los ingresos de una empresa puede parecer sencilla: hay que documentar cuánto dinero entra, qué vendes a cambio y cuándo se produce este intercambio. Sin embargo, la conciliación de ingresos rara vez es tan simple. De hecho, en nuestro reciente estudio, en el que encuestamos a 1,700 líderes financieros de todo el mundo, observamos que el 40 % de los equipos financieros dedican más de 10 horas cada mes a solucionar errores o discrepancias para conciliar datos.

Una de las razones de la complejidad contable es que muchas empresas no reciben los pagos de sus clientes al mismo tiempo que entregan bienes y servicios. Para las empresas B2B y B2C que operan con modelos de suscripción u ofrecen varias opciones de pago (especialmente las empresas que crecieron y expandieron sus operaciones), el panorama de los ingresos es mucho más complejo. Puede haber meses (incluso años) de distancia entre el pago y la gestión logística. ¿Cómo se pueden contabilizar estos ingresos?

La contabilización de los ingresos en diversas situaciones se rige por una serie de principios generalmente aceptados, y es importante que las empresas los cumplan. Uno de estos principios es el reconocimiento de ingresos, que determina cómo y cuándo se registran los ingresos en los estados contables de una empresa. Uno de los métodos de reconocimiento de ingresos más habituales implica los ingresos devengados.

Para desarrollar un método contable estratégico, es importante entender cómo los ingresos devengados afectan la situación financiera general de una empresa . A continuación, presentamos un resumen de lo que debes saber sobre los ingresos devengados: qué son, cómo se registran, su importancia en la contabilidad, cómo se producen en diferentes industrias y el impacto que pueden tener en los estados contables de una empresa. El reconocimiento de ingresos no suele ser sencillo, pero es manejable una vez que entiendes el enfoque correcto.

Contenido de este artículo

  • ¿Qué son los ingresos devengados?
  • ¿Qué es el principio de contabilidad del ejercicio?
  • ¿Cuál es la diferencia entre ingresos devengados y cuentas por cobrar?
  • Ingresos devengados vs. ingresos diferidos
  • ¿Los ingresos devengados son un activo o un pasivo?
  • Ejemplos de ingresos devengados
  • ¿Cómo registrar los ingresos devengados?

¿Qué son los ingresos devengados?

Los ingresos devengados son beneficios que una empresa ha adquirido derecho a percibir, pero cuyo pago aún no ha recibido. Este tipo de ingreso ocurre cuando una empresa presta un servicio o entrega un producto antes de facturar al cliente. En términos contables, se considera un activo hasta que la empresa emite la factura al cliente y recibe el pago.

Por ejemplo, una empresa podría proporcionar servicios de consultoría a un cliente en diciembre, pero no emitir una factura hasta enero del año siguiente. En ese caso, la empresa registrará los ingresos como «devengados» en diciembre y los reconocerá como «recibidos» en enero, cuando se paga la factura.

Otro ejemplo sería una empresa de SaaS que ofreciera un servicio de suscripción con una comisión mensual o anual. Si un cliente se suscribe al servicio en diciembre, pero no paga la comisión anual hasta enero del año siguiente, la empresa registraría los ingresos como «devengados» en diciembre y no los reconocería como «recibidos» hasta enero, cuando se realice el pago.

Los ingresos devengados son un concepto clave para la contabilidad y el análisis financiero, ya que miden los ingresos que una empresa espera recibir en el futuro y, al mismo tiempo, permiten hacer un seguimiento del rendimiento de una empresa a lo largo del tiempo. Dado que los ingresos devengados pueden tener un impacto significativo en los estados contables de una empresa, es importante realizar un seguimiento y registrarlos con precisión.

¿Qué es el principio de contabilidad del ejercicio?

Las empresas deben manejar los ingresos devengados de acuerdo con el principio de contabilidad del ejercicio, uno de los principios fundamentales de la contabilidad. Este principio establece que los ingresos y gastos se deben reconocer en los estados contables que corresponden al momento en que se ganan, independientemente de cuándo se recibe el pago. Es decir, la contabilidad del ejercicio se centra en el momento en que una empresa realiza el trabajo para ganar ingresos, en lugar de centrarse en el momento del pago.

De acuerdo con el principio de contabilidad del ejercicio, una empresa registra los ingresos cuando proporcionó los bienes o servicios a sus clientes, incluso si aún no recibió el pago. De manera similar, una empresa registra un gasto cuando incurrió en el costo, incluso si aún no lo pagó. Esto proporciona a las empresas una imagen más precisa y completa de su rendimiento financiero y una mejor comprensión de su posición financiera general.

Entre los principios de contabilidad del ejercicio se incluyen los siguientes:

  • Reconocimiento de ingresos
    Los ingresos se deben reconocer cuando se ganan, independientemente de cuándo se reciba el pago.
  • Principio de correlación de ingresos y gastos
    Los gastos deben coincidir con los ingresos correspondientes en el mismo período.
  • Principio de prudencia
    Los ingresos y las ganancias se deben registrar solo cuando sean razonablemente ciertos, y los gastos y pérdidas se deben registrar tan pronto como sean probables.
  • Principio de empresa en funcionamiento
    Se puede suponer que una empresa continuará operando en el futuro previsible y que no se liquidará ni quebrará.

El principio de contabilidad del ejercicio se utiliza ampliamente en empresas de todos los tamaños y en diferentes industrias. Proporciona una imagen completa de la situación financiera de una empresa, lo cual es importante para ayudar a inversores, analistas y otros interesados a tomar decisiones informadas sobre la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre ingresos devengados y cuentas por cobrar?

Tanto los ingresos devengados y las cuentas por cobrar están relacionados con los ingresos cuyo derecho de percepción adquiere una empresa, pero cuyo pago aún no ha recibido, pero representan etapas distintas del proceso de reconocimiento de ingresos.

Estas son las diferencias clave:

  • Los ingresos devengados se reconocen cuando se gana el ingreso, pero los ingresos de las cuentas por cobrar se reconocen cuando se envía una factura.
  • Tanto los ingresos devengados como los de cuentas por cobrar se consideran activos en el balance financiero, pero se indican por separado.
  • Los ingresos devengados se registran en el estado de resultados de una empresa bajo el encabezado «ingresos no devengados», mientras que los ingresos por cuentas por cobrar se registran bajo el encabezado «cuentas por cobrar» o «cuentas por cobrar derivados de actividad comercial».

Ingresos devengados vs. ingresos diferidos

Los ingresos devengados y los ingresos diferidos son conceptos similares, pero tienen significados ligeramente diferentes. La diferencia principal es que los ingresos devengados se reconocen cuando se ganan, independientemente de cuándo se reciba el pago, mientras que los ingresos diferidos se reconocen cuando se recibe el pago, independientemente de cuándo se gana el ingreso.

Los ingresos diferidos suelen ocurrir cuando una empresa recibe un pago por adelantado por un servicio que se proporcionará en el futuro. En este caso, la empresa tendrá un pasivo en el balance financiero, y no registrará los ingresos hasta que se preste el servicio.

A diferencia de los ingresos devengados, los ingresos diferidos se consideran un pasivo porque la empresa tiene una obligación legal de proporcionar el servicio o producto en el futuro. Se registran como «ingresos no devengados» en el estado de resultados.

En un modelo de suscripciones de SaaS, los ingresos diferidos pueden ocurrir de varias maneras:

  • Suscripción anual
    Si una empresa de SaaS ofrece una suscripción anual con un precio reducido y un cliente paga la cantidad completa por adelantado, la empresa reconocerá los ingresos a lo largo del año a medida que presta el servicio al cliente.

  • Suscripción de prepago
    Si la misma empresa de SaaS ofrece una suscripción de prepago en la que un cliente paga por varios meses de servicio por adelantado, la empresa reconocerá los ingresos a lo largo del período de prepago a medida que cumple su obligación con el cliente.

En ambos ejemplos, el cliente ya pagó por el servicio, pero la empresa aún no ganó los ingresos al proporcionar el servicio, por lo que la cantidad se registra como «ingresos diferidos». Los ingresos diferidos se reconocerán como ingresos ganados en el futuro, cuando la empresa preste el servicio al cliente. Esto sigue el principio de contabilidad del ejercicio, que establece que los ingresos se deben reconocer cuando se ganan, independientemente de cuándo se reciba el pago.

¿Los ingresos devengados son un activo o un pasivo?

Los ingresos devengados se reconocen como un activo en el balance financiero, ya que representan ingresos que se ganaron, pero que aún no se recibieron. Dado que la empresa proporcionó bienes o servicios asociados con los ingresos, su obligación se cumple, lo que significa que puede considerar los ingresos como un activo en lugar de un pasivo. Los ingresos devengados se consideran activos corrientes porque se espera cobrarlos en el plazo de un año o menos.

Registrar los ingresos devengados y hacer un seguimiento de ellos adecuadamente depende de cómo se manejen a medida que avanza el tiempo y comienza a llegar el pago. Normalmente, los ingresos devengados se registran como un débito en una cuenta de «ingresos devengados» y un crédito en una cuenta de «ventas» o «ingresos». La cantidad de ingresos devengados se ajusta periódicamente para reflejar la cantidad actual de ingresos que se ganó pero no se recibió. Una vez que se recibe el pago, la cuenta de ingresos devengados se reduce y la cuenta de «efectivo» se incrementa, lo que genera un aumento en el saldo de efectivo de la empresa.

Por ejemplo, supongamos que una empresa proporciona un servicio de suscripción a clientes por $100 al mes. A principios de enero, la empresa tiene 100 clientes inscritos en el servicio que pagan mensualmente. A finales de enero, la empresa proporcionó el servicio durante el mes, pero aún no recibió el pago de los clientes.

La empresa reconocerá $10 000 ($100 x 100 clientes) como ingresos devengados en el balance financiero a finales de enero porque ganó los ingresos, pero aún no recibió el pago. La empresa registrará un débito de $10 000 en la cuenta de ingresos devengados y un crédito de $10 000 en la cuenta de ingresos.

A finales de febrero, la empresa volverá a ajustar la cuenta de ingresos devengados para reflejar la cantidad actual de ingresos que se ganó, pero aún no se recibió. Imagina que, en febrero, uno de los clientes cancela su suscripción y otro cliente no pagó su factura. La empresa reducirá la cuenta de ingresos devengados en $200 ($100 por la suscripción cancelada y $100 por el cliente que no pagó) para reflejar la cantidad actual de ingresos que se espera recaudar. La empresa registrará un débito de $200 en la cuenta de «gastos por deudas incobrables» y un crédito de $200 en la cuenta de ingresos devengados.

Si todos los clientes pagan sus facturas a tiempo en marzo, la empresa reducirá la cuenta de ingresos devengados en $10 000 y registrará un débito de $10 000 en la cuenta de efectivo. El proceso de ajustar la cuenta de ingresos devengados para reflejar la cantidad actual de ingresos que se ganó pero aún no se recibió se repetirá cada mes sucesivamente.

Ejemplos de ingresos devengados

Los ingresos devengados son comunes en muchas industrias y pueden tener un gran impacto en los estados contables de empresas en todas las etapas de crecimiento. Los ingresos devengados pueden manifestarse de formas muy distintas en función del tipo de empresa, de lo que ofrezca a sus clientes y de la forma en que estructure los pagos y las relaciones con sus clientes.

Estos son algunos ejemplos de ingresos devengados en diferentes industrias:

  • Servicios de consultoría
    Una empresa de consultoría presta servicios a un cliente en junio, pero no emite una factura hasta febrero del año siguiente. La empresa registrará los ingresos como «devengados» en junio y los reconocerá como «recibidos» en febrero, cuando se paga la factura.

  • Suscripciones de software
    Una empresa de software obtiene un cliente nuevo que paga por una suscripción anual por adelantado. La empresa reconoce los ingresos mensualmente a medida que se prestan los servicios.

  • Construcción
    Una empresa de construcción finaliza un contrato para construir una casa y recibe un depósito. Si el trabajo no se completa hasta el siguiente período financiero, los ingresos se devengan como ganados pero no recibidos.

  • Publicidad
    Una agencia de publicidad es contratada para llevar a cabo una nueva campaña publicitaria para el próximo trimestre. Si el cliente paga el servicio por adelantado, los ingresos se devengan como ganados pero no recibidos.

  • Seguros
    Una compañía de seguros recibe una prima de un cliente por una póliza que cubre un año completo. La empresa reconocerá los ingresos mensualmente a medida que se prestan los servicios.

  • Marketplaces en línea
    Un marketplace permite a empresas individuales poner sus productos a la venta en la plataforma y el mercado cobra a las empresas una comisión por cada venta. Si una empresa realiza una venta en marzo, pero no paga la comisión al mercado hasta enero del año siguiente, el mercado registrará la comisión como «devengada» en marzo y la reconocerá como «recibida» en enero, cuando se realice el pago.

¿Cómo registrar los ingresos devengados?

Entender el principio de ingresos devengados es una cosa, pero implementar una práctica contable que refleje esta comprensión es algo completamente diferente. Estos son los pasos clave involucrados en el proceso para registrar ingresos devengados:

1. Identificar los ingresos

El primer paso es identificar los ingresos que la empresa ganó, pero por los cuales aún no ha recibido el pago. Esto puede incluir servicios o productos que se entregaron pero no se facturaron, o suscripciones que se activaron pero no se facturaron.

2. Crear una entrada en el balance financiero

Una vez que hayas identificado los ingresos, registra los ingresos en una entrada en el balance financiero. La entrada generalmente implicará un débito a una cuenta de ingresos devengados y un crédito a una cuenta de ingresos.

3. Actualizar los estados contables

La nueva entrada en el balance financiero actualizará el balance para reflejar los ingresos devengados y también actualizará el estado de resultados para reflejar los ingresos ganados.

4. Facturar al cliente

Después de registrar los ingresos devengados, emite una factura al cliente por el servicio o producto proporcionado.

5. Registrar el pago

Una vez que recibas el pago del cliente, reconoce los ingresos como recibidos. Registra el pago en una nueva entrada en el balance financiero, lo que generalmente implica debitar la cuenta de efectivo y acreditar la cuenta de ingresos devengados.

Dada la complejidad de la gestión del reconocimiento de ingresos y la importancia de hacerlo correctamente, muchas empresas recurren a soluciones como Stripe Billing para perfeccionar su contabilidad e informes contables. Stripe simplifica el reconocimiento de ingresos sin sin tener que invertir tiempo adicional de programación ni configurar demasiados parámetros, ya que ofrece herramientas como resúmenes de un vistazo de los ingresos reconocidos y diferidos, informes contables descargables, cifras interactivas de ingresos y reglas de reconocimiento de ingresos configurables, así como controles de los períodos contables.

Para obtener más información sobre cómo Stripe Billing admite los ingresos devengados, empieza por aquí.

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