Die Buchhaltung zum Unternehmensumsatz erscheint vielleicht unkompliziert: Sie müssen festhalten, wie viel Geld Sie einnehmen, was Sie verkaufen und wann die Transaktion „Geld gegen Ware/Dienstleistung“ stattfindet. Doch es ist nur selten wirklich so leicht. Dies belegt auch unsere aktuelle Studie, in deren Rahmen wir 1.700 Führungskräfte von Finanzteams weltweit befragt haben. Das Ergebnis: 40 % der Finanzteams sind monatlich mehr als 10 Stunden pro Monat damit beschäftigt, Fehler oder Diskrepanzen auszubügeln.

Ein Grund dafür, warum die Buchhaltung so komplex sein kann: Unternehmen erhalten die Zahlungen ihrer Kundschaft nicht zeitgleich mit der Bereitstellung der Waren und Dienstleistungen. Bei B2B- und B2C-Unternehmen, die Abonnementmodelle nutzen oder verschiedene Zahlungsoptionen anbieten – und insbesondere bei größeren solcher Unternehmen –, gestaltet sich die Angelegenheit noch komplizierter. Ausführung/Bereitstellung und Zahlung können Monate, teils sogar Jahre auseinanderliegen. Wie wird der Umsatz in solchen Fällen erfasst?

Es gibt einige wenige allgemein anerkannte Buchhaltungsstandards, die regeln, wie Umsatz in verschiedenen Szenarien erfasst wird. Diese Standards sollten Unternehmen unbedingt einhalten. Bei einem der entsprechenden Grundsätze geht es um die Revenue Recognition (Umsatzrealisierung), also darum, wie und wann Umsatz in den Bilanzen eines Unternehmens auszuweisen ist. Eine der gängigen Methoden für die Umsatzrealisierung umfasst die antizipativen Einnahmen.

Ein Verständnis davon, welche Rolle antizipative Einnahmen für die allgemeine Finanzlage eines Unternehmens spielen, ist zur Entwicklung eines strategischen Ansatzes für die Buchhaltung sehr wichtig. Im Folgenden finden Sie Wissenswertes zu antizipativen Einnahmen: Was sind antizipative Einnahmen, wie werden sie erfasst, welche Bedeutung haben sie für die Buchhaltung, wie stellen sie sich in verschiedenen Branchen dar und wie wirken sie sich auf die Finanzberichte eines Unternehmen aus? All das wird nun beantwortet. Die Umsatzrealisierung ist in den seltensten Fällen einfach, doch nicht unmöglich – Sie müssen nur die richtige Herangehensweise kennen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind antizipative Einnahmen?
  
• Was ist das Prinzip der Periodenrechnung?
  
• Was ist der Unterschied zwischen antizipativen Einnahmen und Forderungen?
  
• Antizipative Einnahmen vs. Umsatzabgrenzungsposten
  
• Sind antizipative Einnahmen Aktiva oder Passiva?
  
• Beispiele für antizipative Einnahmen
  
• Erfassung antizipativer Einnahmen
  

Was sind antizipative Einnahmen?

Antizipative Einnahmen sind Einnahmen, die ein Unternehmen erwirtschaftet hat, für die jedoch noch keine Zahlungen eingegangen sind. Solche Einnahmen entstehen dadurch, dass Unternehmen Dienstleistungen erbringen oder Produkte bereitstellen und diese ihren Kund/innen erst danach in Rechnung stellen. Aus buchhalterischer Perspektive handelt es sich dabei um Aktiva, bis das Unternehmen die entsprechenden Rechnungen ausstellt und die Zahlung erhält.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen erbringt im Dezember Beratungsdienstleistungen für einen Kunden, stellt diesem aber erst im darauffolgenden Januar eine Rechnung aus. In einem solchen Fall bucht das Unternehmen den Umsatz im Dezember als „antizipativ“ und im Januar, nachdem die Rechnung beglichen wurde, als „eingegangen“.

Ein weiteres Beispiel: Ein SaaS-Unternehmen bietet gegen eine Monats- oder Jahresgebühr einen abonnementbasierten Service. Abonniert eine Kundin oder ein Kunde im Dezember einen Service, bezahlt die Jahresgebühr aber erst im darauffolgenden Januar, erfasst das Unternehmen diesen Umsatz im Dezember zunächst als „antizipativ“ und erst im Januar als „eingegangen“.

Antizipative Einnahmen sind ein wichtiges Konzept für die Buchhaltung und die Finanzanalyse, denn mit ihnen wird dargestellt, wie viel ein Unternehmen zukünftig voraussichtlich verdienen wird. Gleichzeitig kann an ihnen die Performance eines Unternehmens im Laufe der Zeit abgelesen werden. Da sich die antizipativen Einnahmen wesentlich auf die Finanzberichte eines Unternehmens auswirken können, müssen sie korrekt nachverfolgt und erfasst werden.

Was ist das Prinzip der Periodenrechnung?

Unternehmen müssen antizipative Einnahmen gemäß dem Prinzip der Periodenrechnung erfassen. Dieses gehört zu den grundlegenden Standards der Buchhaltung. Nach diesem Prinzip sind Einnahmen (und auch Ausgaben) in den Finanzberichten des Zeitraums zu erfassen, in dem sie erwirtschaftet werden, und zwar unabhängig davon, wann die jeweiligen Zahlungen tatsächlich eingehen. In anderen Worten: Bei der Periodenrechnung geht es um den Zeitpunkt, zu dem ein Unternehmen etwas verdient, und nicht um den Zeitpunkt, zu dem es eine Zahlung für etwas erhält.

Gemäß dem Prinzip der Periodenrechnung erfasst ein Unternehmen Einnahmen, wenn es Waren oder Dienstleistungen an Kund/innen bereitgestellt hat, auch wenn es die jeweiligen Zahlung noch nicht erhalten hat. Dementsprechend werden Ausgaben bereits dann erfasst, wenn Kosten angefallen sind, und nicht erst dann, wenn diese tatsächlich gezahlt wurden. So erhalten Unternehmen ein genaueres und vollständigeres Bild von ihrer finanziellen Leistung und ihrer allgemeinen wirtschaftlichen Lage.

Zu den Buchhaltungsprinzipien gehören:

• Umsatzrealisierung (Revenue Recognition)
  Umsatz ist dann zu erfassen (zu „realisieren“), wenn er verdient wird, unabhängig davon, wann die Zahlung eingeht.
  
• Matching-Prinzip
  Ausgaben sind in derselben Periode dem entsprechenden Einnahmen zuzuordnen.
  
• Vorsichtsprinzip (Conservatism-Principle)
  Umsatz und Gewinne sollten nur dann erfasst werden, wenn sie nach vernünftigem Ermessen als gesichert gelten. Ausgaben und Verluste sind zu erfassen, sobald sie als wahrscheinlich gelten.
  
• Fortführungsprinzip (Going-Concern-Principle)
  Es kann angenommen werden, dass ein Unternehmen in der absehbaren Zukunft fortbestehen wird und nicht liquidiert werden oder Insolvenz anmelden wird.
  

Das Prinzip der Periodenrechnung wird von Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen angewendet. Es ermöglicht eine umfassende Darstellung der Finanzlage eines Unternehmen, die wiederum Investor/innen, Analyst/innen und anderen Stakeholder/innen als Grundlage für fundierte Entscheidungen bezüglich eines Unternehmen dient.

Was ist der Unterschied zwischen antizipativen Einnahmen und Forderungen?

Beides, antizipative Einnahmen und Forderungen, steht mit Umsatz in Zusammenhang, den ein Unternehmen verdient aber noch nicht tatsächlich erhalten hat. Die Begriffe beziehen sich jedoch auf jeweils unterschiedliche Phasen im Prozess der Umsatzrealisierung.

Dies sind die wichtigsten Unterschiede:

• Antizipative Einnahmen werden erfasst, wenn eine Einnahme verdient wurde. Forderungen hingegen werden dann gebucht, wenn eine Rechnung gesendet wurde.
  
• Sowohl antizipative Einnahmen als auch Forderungen stehen in der Bilanz auf der Seite der Aktiva. Dabei werden die Forderungen von den antizipativen Einnahmen getrennt aufgeführt.
  
• Antizipative Einnahmen werden in der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmen unter den unverdienten Einnahmen erfasst, während Forderungen unter „Forderungen“ oder „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ erfasst werden.
  

Antizipative Einnahmen vs. Umsatzabgrenzungsposten

Bei antizipativen Einnahmen und Umsatzabgrenzungsposten handelt es sich um ähnliche Konzepte, sie haben aber unterschiedliche Bedeutungen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass antizipative Einnahmen dann erfasst werden, wenn sie verdient werden, und zwar unabhängig davon, wann die dazugehörigen Zahlungen eingehen. Die Umsatzabgrenzungsposten hingegen werden bei Zahlungseingang gebucht, ganz gleich, zu welchem Zeitpunkt der jeweilige Umsatz verdient wurde.

Umsatzabgrenzungsposten treten in der Regel dann auf, wenn ein Unternehmen eine Vorabzahlung für eine Dienstleistung erhält, die erst in der Zukunft erbracht werden wird. In einem solchen Fall hat das Unternehmen in der Bilanz eine Verbindlichkeit, und es wird den Umsatz erst dann erfassen, wenn die Dienstleistung durchgeführt wurde.

Anders als bei den antizipativen Einnahmen werden Umsatzabgrenzungsposten als Verbindlichkeit angesehen, weil das Unternehmen rechtlich dazu verpflichtet ist, die Dienstleistung in Zukunft zu erbringen bzw. das Produkt in Zukunft bereitzustellen. Sie werden in der Bilanz als unverdiente Einnahmen ausgewiesen.

Bei SaaS-Abonnementmodellen können Umsatzabgrenzungsposten auf unterschiedliche Weise entstehen:

• Jahresabonnement
  Bietet ein SaaS-Unternehmen ein Jahresabonnement mit einem Rabatt an und eine Kundin oder ein Kunde zahlt den vollständigen Betrag vorab, erfasst das Unternehmen diese Einnahme über den Zeitraum von einem Jahr, während es der Kundin/dem Kunden den Service bereitstellt.

• Prepaid-Abonnement
  Bietet dasselbe SaaS-Unternehmen ein Prepaid-Abonnement an, das für mehrere Monate vorab bezahlt wird, erfasst das Unternehmen diese Einnahme für den Vorauszahlungszeitraum, während es den jeweiligen Kund/innen den geschuldeten Service bereitstellt.

In beiden Beispielen hat die Kundin/der Kunde bereits für den Service bezahlt, doch das Unternehmen hat diesen Umsatz noch nicht durch Bereitstellung des Service auch tatsächlich verdient. Somit werden die entsprechenden Beträge als Umsatzabgrenzungsposten ausgewiesen. Die Umsatzabgrenzungsposten werden dann als verdiente Einnahmen erfasst, wenn das Unternehmen die entsprechenden Dienstleistungen an ihre Kundschaft erbracht haben. Diese Vorgehensweise entspricht dem Prinzip der Periodenrechnung, das besagt, dass Einnahmen dann zu erfassen sind, wenn sie verdient werden, auch wenn noch keine Zahlung eingegangen ist.

Sind antizipative Einnahmen Aktiva oder Passiva?

Antizipative Einnahmen werden in der Bilanz auf der Seite der Aktiva ausgewiesen, da es sich dabei um Erträge handelt. Allerdings wurden diese Erträge noch nicht tatsächlich gezahlt. Da das Unternehmen als Gegenleistung für diese Einnahmen Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt hat, hat es seine Verpflichtungen erfüllt, sodass es sich hier um Aktiva und nicht um Passiva handelt. Antizipative Einnahmen werden als „aktuelle“ Aktiva angesehen, da sie voraussichtlich innerhalb von 12 Monaten oder weniger eingehen werden.

Das korrekte Erfassen und Nachverfolgen von antizipativen Einnahmen hängt vom richtigen Umgang mit eingehenden Zahlungen ab. Antizipative Einnahmen werden in der Regel als Soll gegenüber einem Konto für antizipative Einnahmen und als Haben gegenüber einem Verkaufs- oder Einnahmenkonto ausgewiesen, und der Betrag der antizipativen Einnahmen wird periodisch angepasst, damit der aktuelle Betrag der verdienten aber noch nicht eingegangenen Einnamen dargestellt wird. Sobald die Einnahmen tatsächlich erhalten wurden, wird das Konto der antizipativen Einnahmen reduziert und das „Barkonto“ wird erhöht, was entsprechend zu einer Erhöhung des Bargeldbestands des Unternehmens führt.

Ein Beispiel: Angenommen, ein Unternehmen bietet seiner Kundschaft einen Abonnementservice für 100 USD monatlich an. Anfang Januar haben 100 Kund/innen den Service abonniert und zahlen monatlich dafür. Ende Januar hat das Unternehmen den Service einen Monat lang erbracht, aber noch keine Zahlungen dafür erhalten.

Das Unternehmen erfasst in seiner Bilanz 10.000 USD (100 USD x 100 Kund/innen) als antizipative Einnahmen, da diese zwar verdient, aber noch nicht erhalten wurden. Das Unternehmen erfasst ein Soll von 10.000 USD unter den antizipativen Einnahmen und ein Haben von 10.000 USD unter den Einnahmen.

Ende Februar passt das Unternehmen die antizipativen Einnahmen erneut an, da sich Änderungen bei dem Betrag ergeben haben, der zwar verdient, aber noch nicht erhalten wurde. Stellen Sie sich nun vor, dass eine Person ihr Abonnement kündigt und eine weitere Person ihre Rechnung nicht bezahlt hat. Das Unternehmen reduziert in diesem Fall die antizipativen Einnahmen um 200 USD (100 USD für das gekündigte Abonnement und 100 USD für das nicht bezahlte Abonnement), damit der Betrag ausgewiesen wird, der tatsächlich voraussichtlich eingehen wird. Das Unternehmen erfasst anschließend ein Soll von 200 USD unter den uneinbringlichen Forderungen und ein Haben von 200 USD unter den antizipativen Einnahmen.

Wenn alle Kund/innen ihre Rechnungen im März pünktlich bezahlen, reduziert das Unternehmen seine antizipativen Einnahmen um 10.000 USD und ein Soll von 10.000 USD im Bargeldkonto. Diese Anpassung der antizipativen Einnahmen erfolgt jeden Monat, damit der Betrag der Einnahmen, der zwar verdient, aber noch nicht erhalten wurde, auf einem aktuellen Stand ist.

Beispiele für antizipative Einnahmen

Antizipative Einnahmen sind für viele Branchen relevant und können große Auswirkungen auf die Finanzberichte von Unternehmen haben, ganz gleich, in welcher Wachstumsphase sich diese befinden. Antizipative Einnahmen können in verschiedenen Formen auftreten, ja nach Art des Unternehmen, was dieses seiner Kundschaft anbietet und wie es seine Kundenbeziehungen und Zahlungen strukturiert.

Es folgen einige Beispiele zu antizipativen Einnahmen in verschiedenen Branchen:

• Beratungsdienstleistungen
  Eine Beratungsfirma erbringt im Juni Dienstleistungen an einen Kunden, stell diesem aber erst im Februar des folgenden Jahres eine Rechnung aus. Die Beratungsfirma erfasst den Umsatz im Juni als „antizipativ“ und im Februar, nachdem die Rechnung beglichen wurde, als „eingegangen“.

• Software und Abonnements
  Ein Softwareunternehmen gewinnt eine neue Kundin, die ein Jahresabonnement erwirbt und für ein Jahr im Voraus bezahlt. Das Unternehmen erfasst diese Einnahme auf monatlicher Basis, während die Dienstleistung erbracht wird.

• Bauwesen
  Ein Bauunternehmer schließt einen Vertrag über einen Hausbau ab und erhält eine Anzahlung. Wenn die Bauarbeiten bis zu nächsten Finanzperiode nicht abgeschlossen sind, gelten die zugehörigen Einnahmen als antizipativ, da sie zwar verdient, aber noch nicht erhalten wurden.

• Werbung
  Eine Werbeagentur wurde damit beauftragt, im nächsten Quartal eine neue Werbekampagne auszuführen. Bezahlt der Kunde vorab für diese Dienstleistung, werden die Einnahmen als antizipativ erfasst, da sie verdient wurden, jedoch noch nicht eingegangen sind.

• Versicherungen
  Ein Versicherungsanbieter erhält eine Prämie für eine Police, die ein ganzes Jahr abdeckt. Das Unternehmen erfasst diese Einnahme auf monatlicher Basis, während die Dienstleistung erbracht wird.

• Online-Marktplätze
  Auf einem Online-Marktplatz stellen Einzelunternehmen ihre Produkte zum Verkauf ein und der Marktplatz erhält von diesen Unternehmen Provisionen für jede abgeschlossene Transaktion. Wenn ein Unternehmen im März ein Produkt verkauft, die Provision dafür aber erst im Januar des Folgejahres an den Marktplatz zahlt, bucht der Marktplatz diese Provision im März als antizipativ und erfasst sie im Januar nach der Zahlung als eingegangen.

Erfassung antizipativer Einnahmen

Es ist die eine Sache, das Prinzip antizipativer Einnahmen zu verstehen. Eine ganz andere ist es, eine Buchhaltungspraxis einzuführen, mit der dieses Wissen auch umgesetzt wird. Dies sind die wichtigsten Schritte bei der Erfassung antizipativer Einnahmen

1. Einnahme identifizieren

Der erste Schritt besteht darin, die Einnahme zu identifizieren, die das Unternehmen zwar verdient hat, für die es aber noch keine Zahlung erhalten hat. Hier kann es sich um Dienstleistungen oder Produkte handeln, die bereitgestellt und noch nicht in Rechnung gestellt wurden, oder um Abonnements, die bereits aktiv sind, ohne berechnet worden zu sein.

2. Einen Eintrag in der Bilanz erstellen

Sobald Sie die Einnahme identifiziert haben, tragen Sie sie in die Bilanz ein. Dieser Eintrag umfasst üblicherweise einen Soll auf Seite der antizipativen Einnahmen und ein Haben bei den Einnahmen.

3. Die Finanzberichte aktualisieren

Durch den neuen Eintrag in der Bilanz werden die aktuellen antizipativen Einnahmen korrekt dargestellt. Gleichzeitig wird auch die Gewinn- und Verlustrechnung mit dem verdienten Umsatz aktualisiert.

4. Kundin/Kunden eine Rechnung ausstellen

Nachdem die antizipative Einnahme erfasst wurde, wird der Kundin/dem Kunden die erhaltene Dienstleistung oder das erhaltene Produkt in Rechnung gestellt.

5. Die Zahlung ausweisen

Sobald Sie die Zahlung von der Kundin/dem Kunden erhalten haben, weisen Sie sie als erhalten aus. Erfassen Sie die Zahlung mit einem neuen Eintrag in Ihre Bilanz. Hierzu machen Sie in der Regel einen Soll-Eintrag auf Seite des Bargelds und einen Haben-Eintrag auf Seite der antizipativen Einnahmen.

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