Die Verbuchung von Unternehmenseinnahmen scheint auf den ersten Blick einfach. Es muss dokumentiert werden, wie viel Geld eingeht, welche Leistung oder welches Produkt dafür verkauft wird und wann dieser Austausch stattfindet. Für Unternehmen ist der Abgleich von Einnahmen jedoch selten so einfach.

Ein Grund dafür ist, dass Unternehmen die Zahlungen ihrer Kundschaft nicht zum gleichen Zeitpunkt erhalten, zu dem sie Waren und Dienstleistungen bereitstellen. Bei B2B- und B2C-Unternehmen, die Abonnementmodelle nutzen oder verschiedene Zahlungsoptionen anbieten – insbesondere für Unternehmen mit größerem Geschäftsvolumen – gestaltet sich die Angelegenheit noch komplizierter. Zahlung und Leistungserbringung können Monate, teils sogar Jahre auseinanderliegen. Hier kommt die Periodenrechnung ins Spiel. Sie bedeutet, dass Einnahmen dann erfasst werden, wenn sie verdient werden, und nicht erst dann, wenn die Zahlung eingeht.

Um einen strategischen Ansatz für die Buchhaltung zu entwickeln, ist es wichtig zu verstehen, wie die aufgelaufenen Einnahmen in die Finanzlandschaft eines Unternehmens einfließen. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie über aufgelaufene Einnahmen wissen sollten: was sind sie, wie werden sie erfasst, welche Bedeutung haben sie in der Buchhaltung, wie treten sie in verschiedenen Branchen auf und welche Auswirkungen können sie auf den Jahresabschluss eines Unternehmens haben.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind aufgelaufene Einnahmen?
  
• Was ist das Prinzip der Periodenrechnung?
  
• Was ist der Unterschied zwischen Periodenrechnung und Einnahmenüberschussrechnung?
  
• Was ist der Unterschied zwischen aufgelaufenen Einnahmen und Forderungen?
  
• Aufgelaufene Einnahmen vs. Umsatzabgrenzungsposten
  
• Sind aufgelaufene Einnahmen Aktiva oder Passiva?
  
• Beispiele für aufgelaufene Einnahmen nach Branche
  
• So erhalten Sie aufgelaufene Einnahmen
  
• So kann Stripe Sie unterstützen
  

Aufgelaufene Einnahmen

Aufgelaufene Einnahmen sind Einnahmen, die ein Unternehmen erwirtschaftet hat, für die jedoch noch keine Zahlungen eingegangen sind. Solche Einnahmen entstehen dadurch, dass Unternehmen Dienstleistungen erbringen oder Produkte bereitstellen und diese ihren Kundinnen und Kunden erst danach in Rechnung stellen. Aus buchhalterischer Perspektive handelt es sich dabei um Aktiva, bis das Unternehmen die entsprechenden Rechnungen ausstellt und die Zahlung erhält.

Aufgelaufene Einnahmen sind ein wichtiges Konzept für die Buchhaltung und die Finanzanalyse, denn mit ihnen wird dargestellt, wie viel ein Unternehmen zukünftig voraussichtlich verdienen wird. Gleichzeitig kann an ihnen die Performance eines Unternehmens im Laufe der Zeit abgelesen werden. Da sich die aufgelaufenen Einnahmen wesentlich auf die Finanzberichte eines Unternehmens auswirken können, müssen sie korrekt nachverfolgt und erfasst werden.

Beispiele für aufgelaufene Einnahmen

Ein Beispiel: Ein Unternehmen erbringt im Dezember Beratungsdienstleistungen für einen Kunden/eine Kundin, stellt diesem aber erst im darauffolgenden Januar eine Rechnung aus. In einem solchen Fall bucht das Unternehmen den Umsatz im Dezember als „aufgelaufen“ und im Januar, nachdem die Rechnung beglichen wurde, als „eingegangen“.

Ein anderes Beispiel ist ein Bauunternehmen, das über sechs Monate an einem Projekt arbeitet. Wenn die Arbeiten im Mai beginnen, der Kunde/die Kundin aber erst im Oktober bezahlt, verbucht das Unternehmen den Umsatz im Mai als „aufgelaufen“ und als „eingegangen“, wenn die Zahlung im Oktober erfolgt ist.

Was ist das Prinzip der Periodenrechnung?

Unternehmen müssen aufgelaufene Einnahmen gemäß dem Prinzip der Periodenrechnung erfassen. Dieses gehört zu den grundlegenden Standards der Buchhaltung. Laut dem Prinzip der Periodenrechnung sind Einnahmen (und auch Ausgaben) in den Finanzberichten des Zeitraums zu erfassen, in dem sie erwirtschaftet werden, und zwar unabhängig davon, wann die jeweiligen Zahlungen tatsächlich eingehen. In anderen Worten: Bei der Periodenrechnung geht es um den Zeitpunkt, zu dem ein Unternehmen etwas verdient, und nicht um den Zeitpunkt, zu dem es eine Zahlung für etwas erhält.

Gemäß dem Prinzip der Periodenrechnung erfasst ein Unternehmen Einnahmen, wenn es Waren oder Dienstleistungen an Kundinnen und Kunden bereitgestellt hat, auch wenn es die jeweiligen Zahlung noch nicht erhalten hat. Dementsprechend werden Ausgaben bereits dann erfasst, wenn Kosten angefallen sind, und nicht erst dann, wenn diese tatsächlich gezahlt wurden. So erhalten Unternehmen ein genaueres und vollständigeres Bild von ihrer finanziellen Leistung und ihrer allgemeinen wirtschaftlichen Lage.

Zu den Buchhaltungsprinzipien gehören:

• Umsatzrealisierung
  Umsatz ist dann zu erfassen (zu „realisieren“), wenn er verdient wird, unabhängig davon, wann die Zahlung eingeht.
  
• Matching-Prinzip
  Ausgaben sind in derselben Periode dem entsprechenden Einnahmen zuzuordnen.
  
• Vorsichtsprinzip (Conservatism-Principle)
  Umsatz und Gewinne sollten nur dann erfasst werden, wenn sie nach vernünftigem Ermessen als gesichert gelten. Ausgaben und Verluste sind zu erfassen, sobald sie als wahrscheinlich gelten.
  
• Fortführungsprinzip (Going-Concern-Principle)
  Es kann angenommen werden, dass ein Unternehmen in der absehbaren Zukunft fortbestehen wird und nicht liquidiert werden oder Insolvenz anmelden wird.
  

Das Prinzip der Periodenrechnung wird von Unternehmen aller Größen und unterschiedlichen Branchen weit verbreitet angewendet. Der Internal Revenue Service (IRS) verlangt von US-Unternehmen mit mindestens 25 Millionen USD Umsatz über einen Zeitraum von drei Jahren die Anwendung von Periodenrechnungen; zudem ist es für Unternehmen, die Vorräte führen, grundsätzlich verpflichtend. Die in den USA allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) und die International Financial Reporting Standards (IFRS) empfehlen ebenfalls die Anwendung von Periodenrechnungen, um eine konsistente Finanzberichterstattung gewährleisten. Sie bietet eine umfassende Darstellung der Finanzlage eines Unternehmens, die wichtig ist, um Investorinnen und Investoren, Analystinnen und Analysten sowie anderen Interessengruppen zu helfen, fundierte Entscheidungen über das Unternehmen zu treffen.

Was ist der Unterschied zwischen Periodenrechnung und Einnahmenüberschussrechnung?

Periodenrechnung und Einnahmenüberschussrechnung sind unterschiedliche Buchhaltungsmethoden. Die Periodenrechnung erfasst Erträge und Ausgaben, wenn die entsprechenden Dienstleistungen erbracht oder Waren geliefert werden, während bei der Einnahmenüberschussrechnung Erträge und Ausgaben erfasst werden, wenn die Zahlung eingeht bzw. geleistet wird. Die Einnahmenüberschussrechnung wird in der Regel von kleinen Unternehmen verwendet, die keine Bestände haben oder keine komplexen Finanztransaktionen abwickeln.

Was ist der Unterschied zwischen aufgelaufenen Einnahmen und Forderungen?

Beides, aufgelaufene Einnahmen und Forderungen, steht mit Umsatz in Zusammenhang, den ein Unternehmen verdient aber noch nicht tatsächlich erhalten hat. Die Begriffe beziehen sich jedoch auf jeweils unterschiedliche Phasen im Prozess der Umsatzrealisierung.

Dies sind die wichtigsten Unterschiede:

• Aufgelaufene Einnahmen werden erfasst, wenn eine Einnahme verdient wurde. Forderungen hingegen werden dann gebucht, wenn eine Rechnung gesendet wurde.
  
• Sowohl aufgelaufene Einnahmen als auch Forderungen stehen in der Bilanz auf der Seite der Aktiva. Dabei werden die Forderungen von den aufgelaufenen Einnahmen getrennt aufgeführt.
  
• Aufgelaufene Einnahmen werden in der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmen unter den unverdienten Einnahmen erfasst, während Forderungen unter „Forderungen“ oder „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ erfasst werden.
  

Aufgelaufene Einnahmen vs. Umsatzabgrenzungsposten

Bei aufgelaufenen Einnahmen und Umsatzabgrenzungsposten handelt es sich um ähnliche Konzepte, sie haben aber unterschiedliche Bedeutungen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass aufgelaufene Einnahmen dann erfasst werden, wenn sie verdient werden, und zwar unabhängig davon, wann die dazugehörigen Zahlungen eingehen. Die Umsatzabgrenzungsposten hingegen werden bei Zahlungseingang gebucht, ganz gleich, zu welchem Zeitpunkt der jeweilige Umsatz verdient wurde.

Umsatzabgrenzungsposten treten in der Regel dann auf, wenn ein Unternehmen eine Vorabzahlung für eine Dienstleistung erhält, die erst in der Zukunft erbracht werden wird. In einem solchen Fall hat das Unternehmen in der Bilanz eine Verbindlichkeit, und es wird den Umsatz erst dann erfassen, wenn die Dienstleistung durchgeführt wurde.

Anders als bei den aufgelaufenen Einnahmen werden Umsatzabgrenzungsposten als Verbindlichkeit angesehen, weil das Unternehmen rechtlich dazu verpflichtet ist, die Dienstleistung in Zukunft zu erbringen bzw. das Produkt in Zukunft bereitzustellen. Sie werden in der Bilanz als unverdiente Einnahmen ausgewiesen.

Beispiele für Umsatzabgrenzungsposten

Bei SaaS-Abonnementmodellen können Umsatzabgrenzungsposten auf unterschiedliche Weise entstehen:

• Jahresabonnement
  Bietet ein SaaS-Unternehmen ein Jahresabonnement mit einem Rabatt an und eine Kundin oder ein Kunde zahlt den vollständigen Betrag vorab, erfasst das Unternehmen diese Einnahme über den Zeitraum von einem Jahr, während es dem Kunden/der Kundin den Service bereitstellt.

• Prepaid-Abonnement
  Bietet dasselbe SaaS-Unternehmen ein Prepaid-Abonnement an, das für mehrere Monate vorab bezahlt wird, erfasst das Unternehmen diese Einnahme für den Vorauszahlungszeitraum, während es dem Kunden/der Kundin den geschuldeten Service bereitstellt.

In beiden Beispielen hat der Kunde/die Kundin bereits für den Service bezahlt, doch das Unternehmen hat diesen Umsatz durch Bereitstellung des Service noch nicht wirklich verdient. Somit werden die entsprechenden Beträge als Umsatzabgrenzungsposten ausgewiesen. Die Umsatzabgrenzungsposten werden dann als verdiente Einnahmen erfasst, wenn das Unternehmen die entsprechenden Dienstleistungen an seine Kundschaft erbracht haben. Diese Vorgehensweise entspricht dem Prinzip der Periodenrechnung, das besagt, dass Einnahmen dann zu erfassen sind, wenn sie verdient werden, auch wenn noch keine Zahlung eingegangen ist.

Sind aufgelaufene Einnahmen Aktiva oder Passiva?

Aufgelaufene Einnahmen werden in der Bilanz auf der Seite der Aktiva ausgewiesen, da es sich dabei um Erträge handelt. Allerdings wurden diese Erträge noch nicht tatsächlich gezahlt. Da das Unternehmen als Gegenleistung für diese Einnahmen Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt hat, hat es seine Verpflichtungen erfüllt, sodass es sich hier um Aktiva und nicht um Passiva handelt. Aufgelaufene Einnahmen werden als „aktuelle“ Aktiva angesehen, da sie voraussichtlich innerhalb von 12 Monaten oder weniger eingehen werden.

Wie werden aufgelaufene Einnahmen in der Buchhaltung erfasst?

Die korrekte Erfassung und Nachverfolgung von aufgelaufenen Einnahmen hängt vom richtigen Umgang mit eingehenden Zahlungen ab. Aufgelaufene Einnahmen werden in der Regel durch eine Sollbuchung auf ein Konto für aufgelaufene Einnahmen und eine Habenbuchung auf ein Umsatz- oder Ertragskonto erfasst. Der Bestand an aufgelaufenen Einnahmen wird periodisch angepasst, damit der jeweils aktuelle Betrag der verdienten aber noch nicht eingegangenen Einnahmen dargestellt wird. Sobald die Einnahmen tatsächlich erhalten wurden, wird das Konto der aufgelaufenen Einnahmen reduziert und das „Konto Kasse/Bank“ erhöht, was entsprechend zu einem Anstieg des Bargeldbestands des Unternehmens führt.

Beispiel für abonnementbasierte aufgelaufene Einnahmen

Ein Beispiel: Angenommen, ein Unternehmen bietet seiner Kundschaft einen Abonnementservice für 100 USD monatlich an. Anfang Januar haben 100 Kundinnen und Kunden den Service abonniert und zahlen monatlich dafür. Ende Januar hat das Unternehmen den Service einen Monat lang erbracht, aber noch keine Zahlungen dafür erhalten.

Das Unternehmen erfasst in seiner Bilanz 10.000 USD (100 USD x 100 Kunden/Kundinnen) als aufgelaufene Einnahmen, da diese zwar verdient, aber noch nicht erhalten wurden. Das Unternehmen erfasst ein Soll von 10.000 USD unter den aufgelaufenen Einnahmen und ein Haben von 10.000 USD unter den Einnahmen.

Ende Februar passt das Unternehmen die aufgelaufenen Einnahmen erneut an, da sich Änderungen bei dem Betrag ergeben haben, der zwar verdient, aber noch nicht erhalten wurde. Stellen Sie sich nun vor, dass eine Person ihr Abonnement kündigt und eine weitere Person ihre Rechnung nicht bezahlt hat. Das Unternehmen reduziert in diesem Fall die aufgelaufenen Einnahmen um 200 USD (100 USD für das gekündigte Abonnement und 100 USD für das nicht bezahlte Abonnement), damit der Betrag ausgewiesen wird, der tatsächlich voraussichtlich eingehen wird. Das Unternehmen erfasst anschließend ein Soll von 200 USD unter den uneinbringlichen Forderungen und ein Haben von 200 USD unter den aufgelaufenen Einnahmen.

Wenn alle Kundinnen und Kunden ihre Rechnungen im März pünktlich bezahlen, reduziert das Unternehmen seine aufgelaufenen Einnahmen um 10.000 USD und ein Soll von 10.000 USD im Bargeldkonto. Diese Anpassung der aufgelaufenen Einnahmen erfolgt jeden Monat, damit der Betrag der Einnahmen, der zwar verdient, aber noch nicht erhalten wurde, auf einem aktuellen Stand ist.

Beispiele für aufgelaufene Einnahmen nach Branche

Aufgelaufene Einnahmen sind für viele Branchen relevant und können große Auswirkungen auf die Finanzberichte von Unternehmen haben, ganz gleich, in welcher Wachstumsphase sich diese befinden. Aufgelaufene Einnahmen können in verschiedenen Formen auftreten, je nach Art des Unternehmens, was dieses seiner Kundschaft anbietet und wie es seine Kundenbeziehungen und Zahlungen strukturiert.

Es folgen einige Beispiele zu aufgelaufenen Einnahmen in verschiedenen Branchen:

• Beratungsdienstleistungen
  Eine Beratungsfirma erbringt im Juni Dienstleistungen an einen Kunden/eine Kundin, stellt aber erst im Februar des folgenden Jahres eine Rechnung darüber aus. Die Beratungsfirma erfasst den Umsatz im Juni als „aufgelaufen“ und im Februar, nachdem die Rechnung beglichen wurde, als „eingegangen“.

• Software und Abonnements
  Ein Softwareunternehmen gewinnt einen neuen Kunden/eine neue Kundin, der/die ein Jahresabonnement erwirbt und für ein Jahr im Voraus bezahlt. Das Unternehmen erfasst diese Einnahme auf monatlicher Basis, während die Dienstleistung erbracht wird.

• Bauwesen
  Ein Bauunternehmer schließt einen Vertrag über einen Hausbau ab und erhält eine Anzahlung. Wenn die Bauarbeiten bis zu nächsten Finanzperiode nicht abgeschlossen sind, gelten die zugehörigen Einnahmen als aufgelaufen, da sie zwar verdient, aber noch nicht eingegangen sind.

• Werbung
  Eine Werbeagentur wurde damit beauftragt, im nächsten Quartal eine neue Werbekampagne durchzuführen. Bezahlt der Kunde/die Kundin vorab für diese Dienstleistung, werden die Einnahmen als aufgelaufen erfasst, da sie verdient wurden, jedoch noch nicht eingegangen sind.

• Versicherung
  Ein Versicherungsanbieter erhält eine Prämie für eine Police, die ein ganzes Jahr abdeckt. Das Unternehmen erfasst diese Einnahme auf monatlicher Basis, während die Dienstleistung erbracht wird.

• Online-Marktplätze
  Auf einem Online-Marktplatz stellen Einzelunternehmen ihre Produkte zum Verkauf ein und der Marktplatz erhält von diesen Unternehmen Provisionen für jede abgeschlossene Transaktion. Wenn ein Unternehmen im März ein Produkt verkauft, die Provision dafür aber erst im Januar des Folgejahres an den Marktplatz zahlt, bucht der Marktplatz diese Provision im März als aufgelaufen und erfasst sie im Januar nach der Zahlung als eingegangen.

Erfassung aufgelaufener Einnahmen

Dies sind die wichtigsten Schritte bei der Erfassung aufgelaufener Einnahmen.

1. Einnahmen identifizieren

Der erste Schritt besteht darin, die Einnahmen zu identifizieren, die das Unternehmen zwar verdient hat, für die es aber noch keine Zahlung erhalten hat. Hier kann es sich um Dienstleistungen oder Produkte handeln, die bereitgestellt und noch nicht in Rechnung gestellt wurden, oder um Abonnements, die bereits aktiv sind, ohne berechnet worden zu sein.

2. Einen Eintrag in der Bilanz erstellen

Sobald Sie die Einnahmen identifiziert haben, erfassen Sie sie in einem Bilanzbuchungssatz. Dieser Buchungssatz umfasst üblicherweise eine Sollbuchung auf ein Konto für aufgelaufenen Einnahmen sowie eine Habenbuchung auf ein Einnahmenkonto.

3. Die Finanzberichte aktualisieren

Durch den neuen Bilanzbuchungseintrag werden die aktuellen aufgelaufenen Einnahmen korrekt dargestellt. Gleichzeitig wird auch die Gewinn- und Verlustrechnung mit den erwirtschafteten Erträgen aktualisiert.

4. Rechnung an den Kunden/die Kundin ausstellen

Nachdem die aufgelaufenen Einnahmen erfasst wurden, wird dem Kunden/der Kundin die erhaltene Dienstleistung oder das erhaltene Produkt in Rechnung gestellt.

5. Die Zahlung ausweisen

Sobald Sie die Zahlung von dem Kunden/der Kundin erhalten haben, weisen Sie sie als erhalten aus. Erfassen Sie die Zahlung mit einem neuen Bilanzbuchungssatz. Hierzu machen Sie in der Regel eine Sollbuchung auf das Kassen- bzw. Bankkonto und eine Habenbuchung auf das Konto für aufgelaufene Einnahmen.

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