La contabilidad de los ingresos de las empresas parece algo sencillo: hay que documentar el dinero que entra, lo que vendes por dicho dinero y cuándo se produce el intercambio. Ahora bien, rara vez es tan sencillo conciliar los ingresos. De hecho, en nuestro reciente estudio, en el que encuestamos a 1700 directores financieros de todo el mundo, observamos que el 40 % de los equipos financieros dedican más de 10 horas al mes a solucionar errores o discrepancias para conciliar sus datos.

Uno de los motivos de la complejidad de la contabilidad es que muchas empresas no reciben los pagos de sus clientes en el mismo momento en el que entregan los bienes o prestan los servicios. Para las empresas B2B y B2C que trabajan con modelos de suscripción u ofrecen diversas opciones de pago (sobre todo aquellas que han pasado a operar a mayor escala), el panorama de los ingresos resulta aún más complejo. Puede haber meses (o incluso años) de distancia entre el pago y la gestión logística. ¿Cómo se pueden contabilizar estos ingresos?

La contabilización de los ingresos en diversas situaciones se rige por una serie de principios generalmente aceptados, y es importante que las empresas los cumplan. Uno de estos principios es el reconocimiento de ingresos, que determina cómo y cuándo se registran los ingresos en los estados contables de una empresa. Uno de los métodos de reconocimiento de ingresos más habituales implica los ingresos devengados.

Para desarrollar un método contable estratégico, es importante entender las implicaciones de los ingresos devengados en la situación financiera general de una empresa. A continuación, te resumiremos lo que tienes que saber sobre los ingresos devengados: qué son, cómo registrarlos, su importancia en la contabilidad, cómo se manifiestan en los distintos sectores y las consecuencias que pueden tener sobre los estados contables de una empresa. El reconocimiento de ingresos no suele ser sencillo, pero sí que es manejable cuando sabes cómo encararlo correctamente.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son los ingresos devengados?
  
• ¿En qué consiste el principio de contabilidad de ejercicio?
  
• ¿En qué se diferencian los ingresos devengados y las cuentas por cobrar?
  
• Ingresos devengados frente a diferidos
  
• ¿Los ingresos devengados son un activo o un pasivo?
  
• Ejemplos de ingresos devengados
  
• Cómo registrar los ingresos devengados
  

¿Qué son los ingresos devengados?

Los ingresos devengados son beneficios que una empresa ha adquirido derecho a percibir, pero cuyo pago aún no ha recibido. Este tipo de ingresos se dan cuando una empresa presta un servicio o entrega un producto antes de facturárselo a su cliente. En términos contables, se los considera un activo hasta que la empresa le emite la factura a su cliente y recibe el pago.

Por ejemplo, una empresa podría prestar servicios de consultoría a un cliente en diciembre, pero no emitirle la factura correspondiente hasta enero del año siguiente. En tal caso, la empresa registraría estos ingresos como «devengados» en diciembre y los reconocería como «cobrados» en enero cuando se pagara la factura.

Otro ejemplo sería una empresa de SaaS (software como Servicio) que ofreciera un servicio de suscripción por una cuota mensual o anual. Si un cliente se suscribiera al servicio en diciembre, pero no pagara la cuota anual hasta enero del año siguiente, la empresa registraría estos ingresos como «devengados» en diciembre y no los reconocería como «cobrados» hasta enero, cuando se hiciera el pago.

Los ingresos devengados son un concepto fundamental para el análisis contable y financiero, ya que miden los ingresos que una empresa prevé recibir en el futuro y, al mismo tiempo, ofrece una forma de supervisar el rendimiento de una empresa a lo largo del tiempo. Dado que los ingresos devengados pueden repercutir considerablemente sobre los estados contables de una empresa, es importante tenerlos controlados y registrarlos con exactitud.

¿En qué consiste el principio de contabilidad de ejercicio?

Las empresas deben gestionar los ingresos devengados conforme al principio de contabilidad de ejercicio, uno de los principios fundamentales de la contabilidad. Con arreglo a este principio, los ingresos y los gastos se deben reconocer en los estados contables correspondientes a la fecha en la que se adquirió el derecho a percibirlos o se contrajeron (según el caso), independientemente de cuándo se reciba el pago. En otras palabras, la contabilidad de ejercicio se centra en el momento del trabajo que hace una empresa para adquirir derecho a percibir los ingresos, no en el momento en el que recibe el pago.

Según el principio de contabilidad de ejercicio, una empresa registra los ingresos en el momento en el que entrega los bienes o presta los servicios a sus clientes, aunque aún no haya recibido el pago. Del mismo modo, una empresa registra un gasto en cuanto lo contrae, aunque aún no lo haya pagado. De este modo, las empresas se hacen una imagen más fidedigna y completa de su rendimiento financiero y comprenden mejor su situación financiera general.

Entre los principios de la contabilidad de ejercicio se incluyen los siguientes:

• Reconocimiento de ingresos
  Los ingresos se deben reconocer en el momento en el que se adquiere derecho a percibirlos, independientemente de la fecha de recepción del pago.
  
• Principio de congruencia
  Los gastos se deben asociar a los ingresos correspondientes en el mismo período.
  
• Principio de prudencia
  Los ingresos y las ganancias se deben registrar solo cuando se tenga una certidumbre razonable de que se recibirán, y los gastos y las pérdidas se deben registrar en cuanto sean probables.
  
• Principio de empresa en funcionamiento
  Se puede presuponer que una empresa continuará en activo durante un futuro predecible, y que no se liquidará ni entrará en bancarrota.
  

El principio de contabilidad de ejercicio se usa de forma generalizada en empresas de todos los tamaños y de distintos sectores. Ofrece una imagen completa de la situación financiera de una empresa, lo cual es importante para que los inversores, analistas y otras partes interesadas puedan tomar decisiones fundamentadas sobre la empresa en cuestión.

¿En qué se diferencian los ingresos devengados y las cuentas por cobrar?

Tanto los ingresos devengados como las cuentas por cobrar están relacionados con los ingresos cuyo derecho de percepción adquiere una empresa, pero cuyo pago aún no ha recibido, pero representan etapas distintas del proceso de reconocimiento de ingresos.

Estas son sus principales diferencias:

• Los ingresos devengados se reconocen cuando se adquiere el derecho a percibirlos, pero los de las cuentas por cobrar se reconocen en cuanto se facturan.
  
• Tanto los ingresos devengados como las cuentas por cobrar constan como activos en el balance financiero, pero se indican por separado.
  
• Los ingresos devengados se reconocen en la cuenta de resultados de una empresa bajo el epígrafe de los «ingresos no obtenidos», mientras que las cuentas por cobrar se reconocen bajo el epígrafe de los ingresos «por cobrar» o «por cobrar derivados de la actividad comercial».
  

Ingresos devengados frente a diferidos

Los ingresos devengados y los diferidos son conceptos similares, pero presentan un significado ligeramente distinto. La principal diferencia es que los ingresos devengados se reconocen cuando se adquiere el derecho a percibirlos, independientemente de la fecha de recepción del pago, mientras que los diferidos se reconocen al recibir el pago, da igual cuándo se adquiriera el derecho a percibirlos.

Lo habitual es que se den ingresos diferidos cuando una empresa recibe por adelantado un pago por un servicio que se prestará en el futuro. En tal caso, la empresa tendrá un pasivo en el balance financiero y no registrará los ingresos hasta haber prestado el servicio.

A diferencia de los ingresos devengados, se considera que los diferidos son un pasivo porque la empresa tiene la obligación legal de prestar el servicio o proporcionar el producto en el futuro. Se registran como «ingresos no obtenidos» en la cuenta de resultados.

En un modelo de suscripción de SaaS, los ingresos diferidos se pueden manifestar de formas muy distintas:

• Suscripción anual
  Si una empresa de SaaS ofrece una suscripción anual con un descuento y un cliente paga todo el importe por adelantado, reconocerá estos ingresos durante todo el año que esté prestando el servicio a dicho cliente.

• Suscripción de prepago
  Si la misma empresa de SaaS ofrece una suscripción de prepago en la que un cliente paga varios meses del servicio por adelantado, reconocerá estos ingresos durante todo el período pagado con antelación mientras cumpla con su obligación con el cliente.

En ambos ejemplos, el cliente ya ha pagado por el servicio, pero la empresa todavía no ha adquirido el derecho a percibir los ingresos derivados de la prestación del servicio, por lo que el importe se anota dentro de los «ingresos diferidos». Los ingresos diferidos se reconocerán como obtenidos en el futuro, cuando la empresa preste el servicio a su cliente. De este modo, se sigue el principio de contabilidad de ejercicio, por el cual los ingresos se deben reconocer en el momento de haber adquirido el derecho a percibirlos, independientemente de la fecha de recepción del pago.

¿Los ingresos devengados son un activo o un pasivo?

Los ingresos devengados se reconocen como activo en el balance financiero, ya que representan unos ingresos cuyo derecho de percepción se ha adquirido, pero que aún no se han recibido. Dado que la empresa ha entregado bienes o ha prestado servicios relacionados con esos ingresos, ha cumplido con su obligación, por lo que puede contabilizarlos como activo en vez de como pasivo. A los ingresos devengados se los considera un activo circulante porque se prevé cobrarlos en un plazo máximo de un año.

La forma adecuada de dejar constancia y llevar un seguimiento de los ingresos devengados depende de cómo se gestionen a medida que vaya pasando el tiempo y empiece a llegar el pago. Los ingresos devengados se suelen registrar en el debe de una cuenta de «ingresos devengados» y en el haber de una cuenta de «ventas» o de «ingresos», y el importe de los ingresos devengados se ajusta periódicamente para reflejar la cantidad actual de ingresos pendientes de cobro. Una vez recibidos los ingresos, se reduce la cuenta de ingresos devengados y aumenta la cuenta de «efectivo», por lo que se incrementa el saldo disponible de la empresa.

Por ejemplo, pongamos que una empresa ofrece a sus clientes un servicio de suscripción por 100 € al mes. A principios de enero, la empresa tiene 100 clientes que se han suscrito a ese servicio y que lo pagan mensualmente. Al final de enero, la empresa ha prestado el servicio durante todo el mes, pero aún no ha recibido ningún pago de sus clientes.

De este modo, la empresa reconocería 10.000 € (100 € × 100 clientes) como ingresos devengados en el balance financiero al acabar enero, ya que habría adquirido el derecho a percibirlos, pero aún no habría recibido ningún pago. La empresa registraría 10.000 € en el debe de la cuenta de ingresos devengados y 10.000 € en el haber de la cuenta de ingresos.

A finales de febrero, la empresa volvería a ajustar la cuenta de ingresos devengados para reflejar la cantidad actual de ingresos pendientes de cobro. Imaginemos que en febrero uno de los clientes cancelara su suscripción y otro no hubiera pagado la factura. En tal caso, la empresa reduciría la cuenta de ingresos devengados en 200 € (100 € por la suscripción cancelada y otros 100 € por el cliente moroso) para reflejar la cantidad actual de ingresos que se prevé cobrar. Así pues, la empresa registraría 200 € en el debe de la cuenta de «gastos por deudas incobrables» y 200 € en el haber de la cuenta de ingresos devengados.

Si todos los clientes pagan sus facturas a tiempo en marzo, la empresa reduciría la cuenta de ingresos devengados en 10.000 € y registraría 10.000 € en el debe de la cuenta de efectivo. El proceso de ajuste de la cuenta de ingresos devengados (para reflejar la cantidad actual de ingresos pendientes de cobro) se repetiría cada mes sucesivamente.

Ejemplos de ingresos devengados

Los ingresos devengados son habituales en muchos sectores, y pueden tener una gran repercusión sobre los estados contables de las empresas en todas las fases de crecimiento. Los ingresos devengados pueden manifestarse de formas muy distintas en función del tipo de empresa, de lo que ofrezca a sus clientes y de la forma en que estructure los pagos y las relaciones con sus clientes.

He aquí unos cuantos ejemplos de ingresos devengados en distintos sectores:

• Servicios de consultoría
  Una empresa de consultoría presta servicios a un cliente en junio, pero no le emite ninguna factura hasta febrero del año siguiente. La empresa de consultoría registrará estos ingresos como «devengados» en junio y los reconocerá como «cobrados» en febrero cuando se pague la factura.

• Suscripciones de software
  Una empresa de software consigue un cliente nuevo que paga por adelantado una suscripción de un año. La empresa reconoce los ingresos cada mes a medida que se van prestando los servicios.

• Construcción
  Una constructora cierra un contrato para construir una casa y recibe un depósito. Si el trabajo no se lleva a cabo hasta el siguiente ejercicio contable, los ingresos se devengan por haber adquirido el derecho a percibirlos, pero como pendientes de cobro.

• Publicidad
  Se contrata a una agencia publicitaria para ejecutar una nueva campaña de publicidad en el trimestre siguiente. Si el cliente paga el servicio por adelantado, los ingresos se devengan por haber adquirido el derecho a percibirlos, pero como pendientes de cobro.

• Seguros
  Una aseguradora recibe una prima de un cliente por una póliza que abarca un año entero. La empresa reconocerá los ingresos cada mes a medida que se vayan prestando los servicios.

• Marketplaces en Internet
  Un marketplace en Internet permite que cada empresa anuncie en la plataforma los productos que vende, y el marketplace les cobra a estas empresas una comisión por cada venta. Si una empresa efectúa una venta en marzo, pero hasta enero del año siguiente no le paga la comisión al marketplace, este registrará la comisión como «devengada» en marzo y la reconocerá como «cobrada» en enero cuando se efectúe el pago.

Cómo registrar los ingresos devengados

Una cosa es conocer el principio de los ingresos devengados, pero otra bien distinta es aplicar una práctica contable que refleje estos conocimientos. Esto son los pasos esenciales que intervienen en el proceso de registro de los ingresos devengados:

1. Identificar los ingresos

El primer paso consiste en identificar los ingresos cuyo derecho a percepción se ha adquirido, pero cuyo pago aún no se ha recibido, lo cual puede incluir los servicios o productos prestados o entregados pero no facturados, o las suscripciones activadas pero no facturadas.

2. Crear un asiento en el balance financiero

Una vez identificados los ingresos, hay que registrarlos en un asiento del balance financiero. Normalmente, este asiento se registrará en el debe de una cuenta de ingresos devengados y en el haber de una cuenta de ingresos.

3. Actualizar los estados contables

El nuevo asiento del balance financiero actualizará el balance financiero para reflejar los ingresos devengados y también actualizará la cuenta de resultados para reflejar los ingresos adquiridos.

4. Facturar al cliente

Una vez registrados los ingresos devengados, hay que facturar al cliente por el servicio prestado o el producto entregado.

5. Registrar el pago

Una vez cobrado el pago del cliente, hay que reconocer los ingresos como recibidos. Se debe registrar el pago en un nuevo asiento del balance financiero, lo que suele conllevar un debe en la cuenta de efectivo y un haber en la cuenta de ingresos devengados.

Debido a lo complejo que resulta gestionar el reconocimiento de ingresos (y a lo importante que es hacerlo bien), muchas empresas recurren a soluciones como Stripe Billing para perfeccionar sus informes contables y financieros. Stripe simplifica el reconocimiento de ingresos sin tener que invertir más tiempo en la programación ni que configurar demasiados parámetros, ya que ofrece herramientas como resúmenes de un vistazo de los ingresos reconocidos y diferidos, informes de contabilidad descargables, cifras interactivas de ingresos y reglas configurables de reconocimiento de ingresos, así como controles de los períodos contables.

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