Contas a pagar (AP) é o montante de dinheiro que uma empresa deve a seus fornecedores ou credores por bens ou serviços adquiridos a crédito. As contas a pagar são registradas no balanço patrimonial de uma empresa no passivo circulante. Normalmente, as contas a pagar são dívidas de curto prazo que a empresa espera pagar dentro de um ano ou dentro de um ciclo operacional, o que for mais longo.

Contas a receber (AR), por outro lado, é o dinheiro que os clientes devem a uma empresa por produtos ou serviços entregues, mas ainda não pagos. O AR representa uma linha de crédito estendida pela empresa que geralmente é recuperável em um curto período, como 30, 60 ou 90 dias. No balanço patrimonial de uma empresa, as contas a receber são listadas como um ativo circulante, indicando que a expectativa é que sejam convertidas em dinheiro dentro de um ano fiscal.

A fórmula para o índice de rotatividade de contas a receber é:

Índice de rotatividade de contas a receber = vendas líquidas a crédito ÷ média de contas a receber

Esse índice mede a eficiência com que uma empresa recolhe pagamentos dos clientes. Um índice mais alto indica que a empresa recolhe dinheiro rapidamente e tem um fluxo de caixa saudável, enquanto um índice mais baixo pode sinalizar cobranças lentas ou políticas de crédito muito flexíveis. O que conta como um índice forte pode variar de acordo com a indústria.

Abaixo, explicaremos as diferenças entre contas a pagar e contas a receber (o que são e como são administradas), bem como as práticas recomendadas de contabilidade, ferramentas e dicas que as empresas podem usar para fazer sua gestão. Veja o que você deve saber.

O que vamos abordar neste artigo?

• Quais são as diferenças entre contas a receber e contas a pagar?
  
• Práticas recomendadas para contas a pagar
  
• Práticas recomendadas para contas a receber
  
• Como o Stripe Revenue Recognition pode ajudar
  

Quais são as diferenças entre contas a receber e contas a pagar?

Contas a receber e contas a pagar são conceitos contábeis importantes que muitas vezes se confundem, mas representam partes diferentes do processo contábil. Aqui está uma explicação de suas principais diferenças:

Qual o significado de contas a receber e contas a pagar

• Contas a receber: dinheiro devido à empresa pelos clientes, pela compra a crédito de bens ou serviços. Você pode pensar em valores como entrada de dinheiro.
  
• Contas a pagar: dinheiro devido pela empresa aos fornecedores por produtos ou serviços comprados a crédito. Isso representa a saída de dinheiro.
  

Como os valores aparecem no balanço patrimonial

• Contas a receber: é considerada um ativo circulante no balanço patrimonial porque deve se transformar em dinheiro dentro de um ano.
  
• Contas a pagar: é considerada um passivo circulante no balanço patrimonial porque é uma dívida de curto prazo que deve ser quitada em um ano.
  

Como as transações afetam cada valor

• Contas a receber: aumenta com as vendas e diminui com o recebimento do pagamento em dinheiro.
  
• Contas a pagar: aumenta com as compras e diminui com a realização dos pagamentos.
  

Como contas a pagar e contas a receber afetam o fluxo de caixa da empresa

As contas a receber e as contas a pagar ficam em lados opostos na equação de fluxo de caixa da empresa. Quando o cliente demora mais para pagar as faturas, o valor a receber aumenta, mas há menos dinheiro na empresa, e fica mais difícil financiar as operações.

Por outro lado, as contas a pagar dão um fôlego à empresa. Quanto mais o pagamento aos fornecedores demora (nos termos estabelecidos), mais caixa a empresa retém no curto prazo. Gerenciar ambas de forma eficiente é essencial: as empresas saudáveis recebem os valores rapidamente, enquanto programam estrategicamente as contas a pagar para manter o fluxo de caixa forte o máximo possível.

Saldo contábil típico em cada conta

• Contas a receber: geralmente tem um saldo devedor, porque no método das partidas dobradas, os débitos aumentam as contas de ativos. Como as contas a receber são um ativo (dinheiro devido a você), elas crescem a cada registro de débito da venda feita a crédito.
  
• Contas a pagar: costumam ter um saldo credor, pois os créditos aumentam as contas de passivos. Como as contas a pagar são um passivo (dinheiro devido pela empresa a terceiros), elas crescem a cada entrada de crédito da compra feita a crédito.
  

Por exemplo, se a empresa for de consultoria e emitir faturas a clientes pela conclusão de um projeto, a fatura não paga é registrada como conta a receber. Se a empresa receber uma fatura do provedor de software ou do prestador de serviços e pagar depois, essa conta não paga vai ser registrada como conta a pagar.

Práticas recomendadas de contas a pagar

Quando se trata de lidar com o processo de contas a pagar, as empresas podem implementar algumas práticas recomendadas de contabilidade para garantir precisão e eficiência. Veja um resumo:

Automatize e otimize os processos

• Invista em software de automação de AP com OCR (Optical Character Recognition, Reconhecimento óptico de caracteres) para processar faturas, aprovações de fluxo de trabalho eletrônico e correspondência de três vias automatizada (como BILL, Tipalti ou Rillion). Integre a tecnologia OCR para converter diferentes formatos de fatura em dados digitais.
  
• Implemente uma plataforma de AP unificada onde todas as faturas possam ser enviadas, aprovadas e pagas. Os fluxos de trabalho digitais direcionam as faturas para os funcionários corretos.
  
• Faça a transição para um sistema de processamento de faturas totalmente digital e incentive os fornecedores a enviarem faturas eletrônicas com um sistema de envio e rastreamento online.
  

Gerencie fornecedores e pagamentos estrategicamente

• Conduza avaliações periódicas de desempenho com os principais fornecedores. Negocie termos que incluam períodos de pagamento estendidos, descontos por volume ou preços melhores em troca de pagamentos rápidos. Peça também aos fornecedores que ofereçam descontos para pagamentos antecipados.
  
• Implemente uma escala móvel para descontos dinâmicos em que a taxa varia dependendo de quão antecipado o pagamento é feito. Use um software de AP para oferecer opções automaticamente com base em critérios predefinidos.
  
• Trabalhe com os fornecedores para estender os períodos de pagamento a fim de melhorar o fluxo de caixa. Incorpore os termos negociados ao seu sistema de AP para agendamento e conformidade automáticos.
  
• Use cartões virtuais para pagamentos B2B, que fornecem um número seguro de uso único por transação e oferecem recompensas como cashback ou pontos de viagem.
  

Mantenha o controle e a conformidade

• Atualize e teste regularmente os controles internos, incluindo a segregação de funções. Confirme a conformidade com as regulamentações financeiras globais, incluindo as verificações de PLD (Anti-Money Laundering, Prevenção à lavagem de dinheiro).
  
• Defina funções específicas no departamento de AP, implemente fluxos de trabalho de aprovação automatizados e treine regularmente a equipe de AP sobre os softwares e os procedimentos atualizados.
  
• Reconcilie regularmente os registros de AP com os extratos bancários e os lançamentos do livro-razão usando ferramentas de reconciliação em seu software de AP para automatizar partes do processo.
  
• Monitore de perto métricas como o prazo médio de pagamento (DPO), que é o tempo que uma empresa leva para pagar seus fornecedores, o custo por fatura e a porcentagem de faturas processadas eletronicamente para identificar tendências e áreas de melhoria.
  

Use a tecnologia e os dados

• Implemente o machine learning para analisar os dados históricos de pagamentos, prever os melhores momentos de pagamento e identificar padrões que possam indicar erros ou fraude. A fraude de AP pode ocorrer por meio de faturas falsas, pagamentos duplicados ou manipulação de fornecedores.
  
• Gere regularmente relatórios sobre as principais métricas de AP, como DPO, tempo médio de processamento e porcentagem de faturas processadas sem intervenção humana. Use a análise de tendências para ajustar a equipe ou as estratégias de pagamento e integre os dados de AP ao sistema financeiro mais amplo da empresa.
  
• Explore opções de financiamento ou factoring, quando apropriado. O factoring fornece dinheiro imediato, pois você vende seus recebíveis a um terceiro. No entanto, o terceiro, conhecido como factor, cobra uma tarifa, de modo que você recolhe menos do que o valor total da fatura.
  
• Mova as operações de AP para uma plataforma baseada na nuvem e escolha um software de automação de AP com faturamento eletrônico, fluxos de trabalho automatizados e relatórios em tempo real que se integre aos sistemas financeiros existentes.
  
• Mantenha-se informado sobre as tecnologias emergentes, como IA (Artificial intelligence, Inteligência artificial) para a correspondência inteligente de faturas, ou blockchain para transações seguras. Considere os programas piloto antes de iniciar uma implementação completa.
  

Práticas recomendadas de contas a receber

Garantir o bom andamento do processo de contas a receber pode poupar tempo da empresa e evitar relatórios financeiros imprecisos. Confira uma visão geral de como fazer a melhor gestão de contas a receber:

Automatize o faturamento e os lembretes de pagamento

• Mude para plataformas de faturamento eletrônico para enviar faturas com mais eficiência, incorporando tecnologia de captura de dados automatizada e OCR para reduzir erros. Implemente sistemas que se integrem com plataformas de vendas e serviços para criar faturas em tempo real.
  
• Crie faturas mais claras, com destaque para a data de vencimento e instruções de pagamento precisas. Use diferentes canais de envio, como e-mail e portais online, de acordo com as preferências do cliente, para garantir o recebimento imediato.
  
• Agende lembretes automáticos por e-mail ou SMS quando a data de vencimento se aproximar, para reduzir os atrasos de pagamento. Analise a resposta do cliente para adaptar as estratégias de envio de lembretes adequadamente.
  
• Implemente planos de pagamento automático e portais de autoatendimento para facilitar os pagamentos. Explore soluções de IA e machine learning para adotar estratégias de interação com os clientes mais sofisticadas.
  

Faça a gestão de clientes e créditos de forma eficaz

• Agrupe os clientes com base no histórico de pagamento e na capacidade de crédito, usando dados para fazer uma segmentação precisa. Personalize suas estratégias de cobrança e termos de crédito de cada segmento para refletir o perfil e o valor de risco deles.
  
• Implemente descontos em escala móvel ou recompensas para pagamento antecipado e automatize o processo no seu sistema de contas a receber.
  
• Aceite diversas opções de pagamento, como portais online, cartões de crédito, transferências ACH e planos parcelados. Integre essas opções ao seu sistema de contas a receber.
  
• Concentre o esforço inicial de cobrança em contas de alto valor com histórico de atraso de pagamento e use análises preditivas para estabelecer prioridades. Equilibre a cobrança com a manutenção do relacionamento com o cliente.
  

Otimize a cobrança e mantenha o relacionamento com o cliente

• Comece com lembretes amigáveis e passe para medidas mais enfáticas, se necessário.
  
• Interaja de forma proativa com os clientes, sobretudo os que tiverem dificuldades de pagamento, para encontrar uma solução favorável a ambos. Use plataformas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para gerenciar e documentar as interações e criar uma estratégia bem-informada e personalizada.
  
• Informe aos clientes qual é o status da conta e qualquer medida de cobrança tomada.
  
• Desenvolva programas de fidelidade ou descontos especiais para pagamentos pontuais e recorrentes e integre esses incentivos à estratégia de contas a receber.
  

Use dados e análises

• Colete dados dos clientes em todos os sistemas para facilitar a análise e tornar a comunicação mais eficiente. Use soluções na nuvem para centralizar a gestão e o acesso aos dados.
  
• Monitore métricas como prazo médio de recebimento (DSO), taxa de sucesso de cobrança (com a meta de melhorar os tempos de cobrança de contas a receber) e percentual de baixa. Gere relatórios frequentes para avaliar a eficiência das estratégias de contas a receber e tomar decisões orientadas por dados.
  
• Use dados para analisar tendências de pagamento e o comportamento dos clientes. Aplique os insights para aprimorar as estratégias de cobrança, as políticas de crédito e o engajamento dos clientes.
  

Reconheça e registre as contas a receber com precisão

• Registre os valores a receber assim que os produtos ou serviços forem entregues para o balanço patrimonial refletir as obrigações e a receita for reconhecida no período correto.
  
• Reconcilie os saldos de contas a receber com regularidade em relação ao razão geral e aos extratos dos clientes para identificar as discrepâncias de forma antecipada e manter os relatórios financeiros precisos.
  
• Mantenha um cronograma de antiguidade que classifique as faturas em aberto pelo tempo que estão sem pagamento para as partes interessadas terem uma noção clara dos riscos de cobrança.
  
• Realize as baixas periódicas das contas comprovadamente incobráveis com regularidade para evitar a inflação dos ativos e documentar bem o processo.
  

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