Les comptes fournisseurs (CF) sont les sommes qu'une entreprise doit à ses fournisseurs ou à ses créanciers au titre de biens ou de services achetés à crédit. Les CF sont inscrits au bilan de l'entreprise dans les dettes à court terme. En règle générale, les comptes fournisseurs représentent des dettes à court terme que l'entreprise s'attend à payer dans l'année ou au cours d'un cycle d'exploitation, selon la période la plus longue.

Les comptes clients (AR), en revanche, représentent l'argent dû à une entreprise par ses clients pour des biens ou services fournis mais non encore payés. Les AR représentent une ligne de crédit accordée par l'entreprise, généralement récupérable à court terme (30, 60 ou 90 jours). Sur le bilan d'une entreprise, les comptes clients figurent à l'actif courant, ce qui indique qu'ils devraient être convertis en espèces au cours d'un exercice financier.

La formule du ratio de rotation des comptes clients est la suivante :

Ratio de rotation des comptes clients = Ventes nettes à crédit ÷ Moyenne des comptes clients

Ce ratio mesure l'efficacité avec laquelle une entreprise encaisse les paiements de ses clients. Un ratio élevé indique que l'entreprise encaisse rapidement des espèces et dispose d'un flux de trésorerie sain, tandis qu'un ratio faible peut signaler des encaissements lents ou des politiques de crédit trop laxistes. Ce qui est considéré comme un ratio élevé peut varier selon le secteur.

Ci-dessous, nous expliquerons les différences entre les comptes fournisseurs et les comptes clients (ce qu'ils sont et comment ils sont gérés), ainsi que les meilleures pratiques comptables, outils et conseils que les entreprises peuvent utiliser pour les gérer. Voici ce qu'il faut savoir.

Sommaire

• Quelles sont les différences entre les comptes clients et les comptes fournisseurs ?
  
• Bonnes pratiques pour les comptes fournisseurs
  
• Bonnes pratiques pour les comptes clients
  
• Comment Stripe Revenue Recognition peut vous aider
  

Quelles sont les différences entre les comptes fournisseurs et les comptes créditeurs ?

Les comptes débiteurs et les comptes fournisseurs sont des concepts comptables importants qui sont souvent confondus, mais qui représentent des parties différentes du processus comptable. Voici une explication de leurs principales différences :

Signification des comptes clients et des comptes fournisseurs

• Comptes clients : argent dû à votre entreprise par des clients pour des biens ou des services qu'ils ont achetés à crédit. Il s'agit en quelque sorte de vos entrées d'argent.
  
• Comptes fournisseurs : argent que votre entreprise doit à des fournisseurs ou des vendeurs pour des biens ou des services achetés à crédit. Il s'agit de vos sorties d'argent.
  

Présentation de chacun dans le bilan

• Comptes clients : considérés comme un actif à court terme dans votre bilan car ils devraient être convertis en espèces dans un délai d'un an.
  
• Comptes fournisseurs : considérés comme un passif à court terme dans votre bilan car il s'agit d'une dette à court terme qui doit être réglée dans un délai d'un an.
  

Impact des transactions sur chaque montant

• Comptes clients : augmentent lorsque vous réalisez des ventes et diminuent lorsque vous encaissez des paiements en espèces.
  
• Comptes fournisseurs : augmentent lorsque vous effectuez des achats et diminuent lorsque vous effectuez des paiements.
  

Impact des comptes fournisseurs et des comptes clients sur les flux de trésorerie d'une entreprise

Les comptes clients et les comptes fournisseurs se situent de part et d'autre de l'équation des flux de trésorerie d'une entreprise. Lorsque les clients mettent plus de temps à payer leurs factures, les créances augmentent, mais il y a moins de liquidités dans l'entreprise, ce qui rend le financement des opérations plus difficile.

À l'inverse, les comptes fournisseurs donnent une marge de manœuvre à l'entreprise : plus elle retarde le paiement de ses propres fournisseurs (dans le respect des conditions convenues), plus elle conserve de liquidités à court terme. Il est essentiel de gérer ces deux aspects avec efficacité : une entreprise saine recouvre rapidement ses créances tout en planifiant stratégiquement ses paiements pour maintenir des flux de trésorerie aussi solides que possible.

Solde comptable type pour chaque compte

• Comptes clients : présentent généralement un solde débiteur car, dans la comptabilité en partie double, les débits augmentent les comptes d'actif. Puisque les comptes clients sont un actif (de l'argent qui vous est dû), ils augmentent avec chaque écriture de débit lorsqu'une vente est réalisée à crédit.
  
• Comptes fournisseurs : présentent généralement un solde créditeur car les crédits augmentent les comptes de passif. Puisque les comptes fournisseurs sont un passif (de l'argent qu'une entreprise doit à des tiers), ils augmentent avec chaque écriture de crédit lorsqu'un achat est effectué à crédit.
  

Par exemple, si votre entreprise est un cabinet de conseil qui facture un client après avoir terminé un projet, la facture impayée est enregistrée en tant que compte client. Si votre entreprise reçoit une facture d'un fournisseur de logiciels ou d'un sous-traitant et la paie à une date ultérieure, cette facture impayée est enregistrée en tant que compte fournisseur.

Règles de bonne pratique en matière de comptabilité fournisseurs

Lorsqu'il s'agit de gérer le processus des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent mettre en œuvre certaines bonnes pratiques comptables pour garantir précision et efficacité. En voici un aperçu :

Automatisez et simplifiez les processus

• Investissez dans des logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs dotés d'une reconnaissance optique de caractères (OCR) pour le traitement des factures, l'approbation électronique des flux de travail et le rapprochement tripartite automatisé (comme BILL, Tipalti ou Rillion). Intégrez la technologie OCR pour convertir différents formats de factures en données numériques.
  
• Mettez en place une plateforme unifiée pour les comptes fournisseurs où toutes les factures peuvent être importées, approuvées et payées. Les flux de travail numériques acheminent les factures vers le personnel approprié.
  
• Passez à un système de traitement des factures entièrement numérique et encouragez les fournisseurs à envoyer des factures électroniques avec un système de soumission et de suivi en ligne.
  

Gérez les fournisseurs et les paiements de manière stratégique

• Évaluez régulièrement les performances des principaux fournisseurs. Négociez des conditions incluant des délais de paiement prolongés, des remises sur volume ou des tarifs avantageux en échange de paiements rapides. Demandez également aux fournisseurs de proposer des réductions pour les paiements anticipés.
  
• Mettez en place un barème dégressif pour les remises dynamiques, où le taux varie en fonction de l'anticipation du paiement. Utilisez un logiciel de comptes fournisseurs pour proposer automatiquement des options basées sur des critères prédéfinis.
  
• Collaborez avec les fournisseurs pour prolonger les délais de paiement afin d'améliorer la trésorerie. Intégrez les conditions négociées dans votre système de comptes fournisseurs pour automatiser la conformité et la planification.
  
• Utilisez des cartes virtuelles pour les paiements B2B, qui fournissent un numéro sécurisé à usage unique par transaction et offrent des récompenses telles que du cashback ou des points de voyage.
  

Maintenez le contrôle et la conformité

• Mettez à jour et testez régulièrement les contrôles internes, y compris la séparation des tâches. Confirmez la conformité avec les réglementations financières mondiales, y compris les contrôles AML.
  
• Définissez des rôles spécifiques au sein du service des comptes fournisseurs, mettez en place des flux d'approbation automatisés et formez régulièrement le personnel aux logiciels et aux procédures mises à jour.
  
• Rapprochez régulièrement les registres des comptes fournisseurs avec les relevés bancaires et les entrées du grand livre, en utilisant les outils de rapprochement de votre logiciel de comptes fournisseurs pour automatiser certaines parties du processus.
  
• Surveillez de près les indicateurs tels que le délai moyen de paiement des fournisseurs (DPO), qui correspond au temps qu'une entreprise met pour payer ses fournisseurs, le coût par facture et le pourcentage de factures traitées électroniquement pour identifier les tendances et les axes d'amélioration.
  

Utilisez la technologie et les données

• Mettez en œuvre le machine learning pour analyser les données historiques de paiement, prédire les délais de paiement optimaux et identifier les modèles pouvant indiquer des erreurs ou une fraude. La fraude aux comptes fournisseurs peut se produire par le biais de fausses factures, de paiements en double ou de manipulation par les fournisseurs.
  
• Générez régulièrement des rapports sur les principaux indicateurs des comptes fournisseurs tels que le DPO, le temps de traitement moyen et le pourcentage de factures traitées sans intervention humaine. Utilisez l'analyse des tendances pour ajuster le personnel ou les stratégies de paiement et intégrez les données des comptes fournisseurs dans le système financier global de l'entreprise.
  
• Explorez les options de financement ou d'affacturage le cas échéant. L'affacturage vous procure des liquidités immédiates car vous vendez vos créances à un tiers. Cependant, ce tiers, appelé affactureur, prélève des frais, de sorte que vous collectez un montant inférieur à la valeur totale de la facture.
  
• Migrez les opérations de comptes fournisseurs vers une plateforme cloud et choisissez un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs offrant la facturation électronique, des flux de travail automatisés et des rapports en temps réel s'intégrant aux systèmes financiers existants.
  
• Tenez-vous informé des technologies émergentes telles que l'intelligence artificielle (IA) pour le rapprochement intelligent des factures ou la blockchain pour les transactions sécurisées. Envisagez des programmes pilotes avant de lancer une implémentation complète.
  

Règles de bonne pratique en matière de comptes débiteurs

Garantir le bon déroulement de votre processus de comptes clients permet de faire gagner du temps à votre entreprise et d'éviter les rapports financiers inexacts. Voici un aperçu de la meilleure façon de gérer les comptes clients :

Automatisez la facturation et les rappels de paiement

• Passez aux plateformes de facturation électronique pour un envoi plus efficace des factures, en intégrant la capture automatique des données et la technologie OCR pour réduire les erreurs. Mettez en place des systèmes qui s'intègrent aux plateformes de vente et de service pour une facturation en temps réel.
  
• Concevez des factures claires avec des dates d'échéance bien visibles et des instructions de paiement précises. Utilisez différents canaux d'envoi, tels que l'email et les portails en ligne, pour répondre aux préférences des clients et garantir une réception immédiate.
  
• Programmez des rappels automatiques par email ou SMS à l'approche des dates d'échéance pour minimiser les retards de paiement, et analysez les réponses des clients pour ajuster les stratégies de rappel en conséquence.
  
• Mettez en place des échéanciers de paiement automatisés et des portails en libre-service pour faciliter le paiement. Explorez les solutions d'IA et de machine learning pour élaborer des stratégies d'interaction client plus sophistiquées.
  

Gérez efficacement les clients et le crédit

• Regroupez les clients en fonction de leur historique de paiement et de leur solvabilité, en utilisant les données pour une segmentation précise. Personnalisez vos stratégies de recouvrement et vos conditions de crédit pour chaque segment afin de refléter leur profil de risque et leur valeur.
  
• Mettez en place des réductions dégressives ou des récompenses pour les paiements anticipés et automatisez ce processus dans votre système de comptes clients.
  
• Acceptez diverses options de paiement, notamment les portails en ligne, les cartes de crédit, les transferts ACH et les paiements échelonnés, et intégrez-les à votre système de comptes clients.
  
• Concentrez les premiers efforts de recouvrement sur les comptes de grande valeur ayant un historique de retards de paiement en utilisant l'analyse prédictive pour guider les priorités. Équilibrez le recouvrement avec le maintien des relations avec les clients.
  

Optimisez les recouvrements et maintenez les relations

• Commencez par des rappels amicaux, en passant à des mesures plus fermes si nécessaire.
  
• Engagez-vous de manière proactive avec les clients, en particulier ceux qui rencontrent des difficultés de paiement, pour trouver des solutions mutuellement avantageuses. Utilisez des plateformes de gestion de la relation client (CRM) pour gérer et documenter les interactions en vue d'une stratégie personnalisée et éclairée.
  
• Informez les clients de l'état de leur compte et de toute action de recouvrement entreprise.
  
• Développez des programmes de fidélité ou des réductions spéciales pour les paiements réguliers et ponctuels et intégrez ces incitations à la stratégie des comptes clients.
  

Utiliser les données et les analyses

• Regroupez les données des clients sur l'ensemble des systèmes pour faciliter l'efficacité de la communication et de l'analyse. Utilisez des solutions basées sur le cloud pour centraliser la gestion et l'accessibilité des données.
  
• Surveillez les indicateurs tels que le délai moyen de recouvrement (DSO), les taux de réussite des recouvrements (dans le but d'améliorer les délais de recouvrement des comptes clients) et les pourcentages de créances irrécouvrables. Produisez régulièrement des rapports sur ces éléments pour évaluer l'efficacité des stratégies de comptes clients et prendre des décisions basées sur les données.
  
• Utilisez les données pour analyser les tendances de paiement et le comportement des clients. Appliquez ces informations pour affiner les stratégies de recouvrement, les politiques de crédit et l'engagement des clients.
  

Comptabilisez et enregistrez avec précision les comptes clients

• Enregistrez les créances dès la livraison des biens ou des services afin que votre bilan reflète les véritables obligations en cours et que les revenus soient comptabilisés dans la bonne période.
  
• Rapprochez régulièrement les soldes des comptes clients du grand livre et des relevés clients pour détecter les écarts le plus tôt possible et maintenir des rapports financiers précis.
  
• Maintenez un calendrier d'ancienneté qui catégorise les factures impayées en fonction de leur durée d'impayé pour donner aux parties prenantes une image claire du risque de recouvrement.
  
• Procédez en temps utile à l'annulation périodique des comptes véritablement irrécouvrables pour éviter de surévaluer les actifs et documentez le processus de manière approfondie.
  

Comment Stripe Revenue Recognition peut vous aider

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Avec Stripe Revenue Recognition, vous pouvez :

• Obtenez une vue centralisée de vos revenus : Dans le Dashboard Stripe, consultez toutes vos transactions Stripe, vos données et conditions non Stripe importées.

• Automatisez selon votre modèle de tarification : Comptabilisez les revenus sur plus de 15 modèles de tarification sans aucun code (no-code).

• Adapter les règles à votre entreprise : créez et automatisez des règles personnalisées afin de comptabiliser vos revenus conformément à vos propres pratiques comptables.

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