Les comptes fournisseurs (CF) sont les sommes qu'une entreprise doit à ses fournisseurs ou à ses créanciers au titre de biens ou de services achetés à crédit. Les CF sont inscrits au bilan de l'entreprise dans les dettes à court terme. En règle générale, les comptes fournisseurs représentent des dettes à court terme que l'entreprise s'attend à payer dans l'année ou au cours d'un cycle d'exploitation, selon la période la plus longue.

Les comptes débiteurs (CD), quant à eux, sont les sommes dues à une entreprise par ses clients au titre de biens ou services livrés mais non encore payés. Les CD représentent une ligne de crédit accordée par l'entreprise qui est généralement recouvrable dans un délai court, par exemple 30, 60 ou 90 jours. Dans le bilan d'une entreprise, les comptes débiteurs figurent parmi les actifs à court terme, ce qui signifie qu'ils sont censés être transformés en liquidités au cours de l'exercice.

Nous vous expliquons ci-dessous toutes les différences entre les comptes fournisseurs et les comptes débiteurs, à savoir ce qu'ils sont et comment ils sont traités, ainsi que les bonnes pratiques, outils et conseils que les entreprises peuvent utiliser pour les gérer. Voici tout ce que vous devez savoir.

Sommaire

• Quelles sont les différences entre les comptes fournisseurs et les comptes créditeurs ?
  
• Bonnes pratiques en matière de comptabilité fournisseurs
  
• Bonnes pratiques en matière de comptes débiteurs
  
• Avantages de Stripe
  

Quelles sont les différences entre les comptes fournisseurs et les comptes créditeurs ?

Les comptes débiteurs et les comptes fournisseurs sont des concepts comptables importants qui sont souvent confondus, mais qui représentent des parties différentes du processus comptable. Voici une explication de leurs principales différences :

Ce qu'ils représentent

• Comptes débiteurs : argent que les clients doivent à votre entreprise pour des biens ou services qu'ils ont achetés à crédit. Vous pouvez considérer cela comme une entrée d'argent.
  
• Comptes fournisseurs : argent que votre entreprise doit à des fournisseurs ou prestataires pour des biens ou services achetés à crédit. C'est de l'argent qui sort.
  

Classification du bilan

• Comptes débiteurs : considérés comme un actif à court terme dans votre bilan parce qu'ils sont censés être convertis en liquidités dans l'année qui suit.
  
• Comptes fournisseurs : considérés comme un passif à court terme dans votre bilan, car il s'agit d'une dette à court terme qui doit être réglée dans l'année.
  

Incidence sur les transactions

• Comptes débiteurs : ils augmentent lorsque vous réalisez des ventes et diminuent lorsque vous percevez des paiements en numéraire.
  
• Comptes fournisseurs : ils augmentent lorsque vous effectuez des achats et diminuent lorsque vous effectuez des paiements.
  

Solde normal

• Comptes débiteurs : le solde est normalement débiteur.
  
• Comptes fournisseurs : présentent normalement un solde créditeur.
  

Si, par exemple, votre entreprise est un restaurant et qu'un client a commandé un repas, mais n'a pas payé immédiatement, ce montant sera comptabilisé dans les comptes débiteurs. En revanche, si vous achetez des ingrédients à un fournisseur et que vous ne les payez pas tout de suite, ce montant sera comptabilisé dans les comptes fournisseurs.

Règles de bonne pratique en matière de comptabilité fournisseurs

Lorsqu'il s'agit de gérer le processus de comptabilité fournisseurs, les entreprises peuvent mettre en œuvre certaines règles de bonne pratique qui en garantissent la précision et l'efficacité. En voici un aperçu :

Améliorer la gestion comptable

• Solutions automatisées et transformation numérique : investissez dans un logiciel d'automatisation d'AP qui offre des fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour le traitement des factures, l'approbation électronique des flux de traitement et la correspondance tripartite automatisée des (factures, bons de commande et rapports de réception). Mettez en œuvre des algorithmes d'apprentissage automatique pour analyser les données de paiement historiques, prédire les délais de paiement optimaux et identifier les schémas susceptibles d'indiquer des erreurs ou des fraudes.

• Gestion des relations avec les fournisseurs : procédez à des examens périodiques des performances de vos principaux fournisseurs afin d'évaluer leurs délais de livraison, la qualité de leurs biens ou services et le respect des conditions contractuelles. Négociez des conditions qui pourraient inclure des périodes de paiement prolongées, des remises en volume ou une amélioration des services ou des prix en échange de paiements rapides ou anticipés.

• Escompte dynamique : mettez en œuvre une échelle mobile pour les escomptes dynamiques dans laquelle le taux d'escompte varie en fonction de l'anticipation du paiement. Utilisez le logiciel d'AP pour proposer automatiquement des options d'escompte dynamiques aux fournisseurs sur la base de critères prédéfinis tels que le montant de la facture ou la catégorie du fournisseur.

• Conformité et contrôles internes : actualisez et testez régulièrement vos procédures de contrôle interne, y compris la séparation des tâches (différentes personnes pour l'approbation des factures, le traitement des paiements et le rapprochement). Vérifiez la conformité vis-à-vis des réglementations financières mondiales, notamment en conservant la documentation appropriée pour les audits, ou encore en mettant en œuvre des contrôles de lutte contre le blanchiment d'argent (AML).

• Amélioration des moyens de paiement : analysez le rapport coût/bénéfice des différents moyens de paiement. Par exemple, les paiements ACH ont tendance à être moins chers mais plus lents, tandis que les virements électroniques sont plus rapides mais plus coûteux. Envisagez d'utiliser des cartes bancaires d'entreprise pour les petites transactions afin de bénéficier de leurs programmes de remises en numéraire ou de récompenses.

• Analyse de données et reporting : produisez régulièrement des rapports sur les indicateurs clés de l'AP, tels que le nombre de jours d'impayés (DPO), le temps de traitement moyen par facture et le pourcentage de factures traitées sans intervention humaine. Utilisez l'analyse de tendances pour identifier les variations saisonnières des volumes de factures ou des cycles de paiement, puis adaptez vos stratégies de recrutement ou de paiement en conséquence.

• Gestion des flux de trésorerie : intégrez les données AP au système financier global de votre entreprise pour obtenir une vue d'ensemble, ce qui vous permettra d'améliorer vos prévisions de trésorerie et la gestion de votre fonds de roulement. Étudiez les possibilités de financement ou d'affacturage, selon les cas, afin d'améliorer vos flux de trésorerie sans nuire aux relations avec vos fournisseurs.

Rationalisez votre flux de traitement

• Automatisez le traitement des factures et la saisie des données : intégrez la technologie OCR pour convertir les différents formats de factures en données numériques, en réduisant ainsi la saisie manuelle. Déployez des systèmes de saisie automatique des données capables d'extraire les détails clés des factures, tels que les noms des fournisseurs, les dates et les montants, puis de les introduire dans votre système financier.

• Centralisez l'approbation et le paiement des factures : mettez en place une plateforme AP unifiée dans laquelle toutes les factures peuvent être téléchargées, approuvées et payées, en éliminant ainsi les processus dispersés et en rationalisant le flux de traitement. Mettez en place des flux de traitement numériques pour les hiérarchies d'approbation, en acheminant automatiquement les factures vers le personnel approprié aux fins d'approbation.

• Passez au zéro papier : privilégiez un système de traitement des factures entièrement numérique, qui permet d'économiser de l'espace de stockage physique et rend l'extraction et l'audit des factures beaucoup plus efficaces. Encouragez vos fournisseurs à envoyer des factures électroniques et mettez en place un système en ligne pour la soumission et le suivi des factures.

Affinez vos paiements

• Mettez en œuvre des remises pour paiement anticipé : négociez avec vos fournisseurs des remises au titre des paiements effectués avant leur date d'échéance. Il peut s'agir d'une échelle mobile reposant sur la rapidité du paiement. Automatisez la détection des conditions de paiement anticipé dans votre système AP afin de garantir que ces remises sont toujours honorées.

• Négociez des délais de paiement prolongés : travaillez avec vos fournisseurs en vue d'allonger les délais de paiement et d'améliorer ainsi la trésorerie de votre entreprise. Cette mesure peut impliquer des durées de crédit plus longues ou des paiements échelonnés. Incorporez ces conditions négociées à votre système AP pour permettre une mise en conformité et une programmation automatiques.

• Utilisez les paiements par carte virtuelle : utilisez des cartes virtuelles pour vos paiements interentreprises, qui fournissent un numéro sécurisé à usage unique pour chaque transaction, ce qui renforce la sécurité. Vous bénéficierez ainsi des programmes de récompenses associés à l'utilisation de la carte virtuelle, tels que des remises en numéraire ou des points de voyage.

Dopez la précision et le contrôle

• Établissez des contrôles internes clairs : définissez des rôles et des responsabilités spécifiques au sein du département AP, y compris la séparation des tâches, afin de prévenir la fraude. Mettez en place un processus d'approbation automatisé qui applique ces contrôles et suit toutes les interactions avec les factures à des fins d'audit.

• Rapprochez régulièrement les comptes fournisseurs : effectuez périodiquement un le rapprochement de vos comptes fournisseurs avec les relevés bancaires et les écritures du grand livre comptable afin de détecter et corriger rapidement toute anomalie. Exploitez les outils de rapprochement de votre logiciel AP pour automatiser certaines parties de ce processus.

• Surveillez les indicateurs clés AP : surveillez de près les indicateurs tels que le DPO, le coût par facture et le pourcentage de factures traitées électroniquement. Utilisez ces mesures pour identifier les tendances, comparer les performances et identifier les domaines à optimiser.

• Formez vos employés aux procédures AP adéquates : formez régulièrement votre personnel du service des comptes fournisseurs afin de vous assurer qu'il maîtrise l'utilisation du logiciel et comprend les procédures et les contrôles mis à jour. Créez une bibliothèque de ressources avec du matériel de formation et de la documentation sur les bonnes pratiques pour référence.

Adoptez la technologie

• Investissez dans un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs : choisissez un logiciel qui offre des fonctionnalités complètes telles que la facturation électronique, l'automatisation des flux de traitement et la création de rapports en temps réel. Recherchez un logiciel compatible avec vos systèmes financiers pour créer une expérience de gestion financière unifiée.

• Utilisez des plateformes basées dans le cloud : faites migrer vos opérations AP vers une plateforme dématérialisée pour bénéficier de l'accessibilité à distance, d'une sécurité améliorée et de mises à jour automatiques. Choisissez un fournisseur de services cloud qui offre des capacités de sauvegarde des données et de reprise après sinistre.

• Envisagez les technologies émergentes : restez informé des nouvelles technologies dans l'espace AP, telles que l'intelligence artificielle (IA) pour une correspondance intelligente des factures ou la blockchain pour des transactions sécurisées et transparentes. Envisagez d'appliquer des programmes pilotes avec les nouvelles technologies afin de tester leur efficacité et leur impact sur vos processus AP avant de les mettre en œuvre à grande échelle.

Règles de bonne pratique en matière de comptes débiteurs

En veillant à ce que votre processus de gestion des comptes débiteurs se déroule sans heurts, vous pouvez faire gagner du temps à votre entreprise et éviter la production de rapports financiers inexacts. Voici un aperçu de la meilleure façon de gérer les comptes débiteurs :

Facturation rationalisée

• Adoptez les solutions numériques : passez à des plateformes de facturation électronique pour garantir une livraison plus efficace des factures, en incorporant des fonctions telles que la capture automatisée des données et la technologie OCR pour réduire les erreurs. Mettez en place des systèmes qui fonctionnent avec les plateformes de vente et de service pour permettre une facturation en temps réel.

• Améliorez la conception des factures : concevez des factures claires, avec des dates d'échéance bien visibles et des instructions de paiement simples. Utilisez différents canaux de distribution (par exemple l'e-mail et les portails en ligne) pour répondre aux préférences des clients et garantir une réception immédiate.

• Automatisez vos rappels et notifications : programmez des rappels automatiques par e-mail ou SMS à l'approche des dates d'échéance afin de réduire les retards de paiement. Analysez les réponses des clients et adaptez vos stratégies de rappel en conséquence.

Améliorez la gestion des créances

• Segmentez votre clientèle de manière stratégique : regroupez vos clients en fonction de leur historique de paiement et de leur solvabilité, en utilisant des données pour obtenir une segmentation précise. Adaptez les stratégies de recouvrement et les conditions de crédit à chaque segment, en fonction de leur profil de risque et de leur valeur.

• Proposez des incitations au paiement anticipé : mettez en place des remises dégressives ou des récompenses pour les paiements anticipés, et automatisez ce processus dans votre système AR.

• Mettez en œuvre des options de paiement flexibles : acceptez une diversité de moyens de paiement, y compris les portails en ligne, les cartes bancaires, les transferts ACH et les offres à paiement échelonné, et intégrez-les à votre système AR.

Dopez l'efficacité du recouvrement

• Établissez efficacement des priorités pour vos comptes : concentrez vos efforts de recouvrement initiaux sur les comptes à haute valeur ayant un historique de retards de paiement, en utilisant l'analyse prédictive pour guider l'établissement des priorités. N'omettez pas de trouver un équilibre entre le besoin de recouvrement et le maintien des relations avec les clients.

• Employez une approche graduelle : commencez par des rappels amicaux, puis passez à des mesures plus énergiques si nécessaire, tout en maintenant la bonne volonté du client.

• Utilisez la technologie pour l'automatisation : mettez en place des offres de paiement automatisées et des portails en libre-service pour faciliter les paiements. Explorez les solutions d'IA et d'apprentissage automatique pour mettre en place des stratégies de recouvrement de créances et d'interaction avec les clients plus sophistiquées.

Construisez de solides relations avec vos clients

• Maintenez une communication ouverte : adressez-vous proactivement à vos clients, en particulier ceux qui sont confrontés à des problèmes de paiement, afin de trouver des solutions mutuellement bénéfiques. Utilisez les plateformes de gestion de la relation client (CRM) pour gérer et documenter ces interactions, de manière à élaborer une stratégie personnalisée et informée.

• Fournissez des mises à jour transparentes : informez vos clients de l'état de leur compte et des mesures de recouvrement prises.

• Récompensez les clients fidèles: élaborez des programmes de fidélisation ou des remises spéciales pour les paiements réguliers et ponctuels, puis intégrez ces mesures incitatives à votre stratégie de gestion des revenus.

Affinez les données et les analyses

• Standardisez vos données client : rassemblez les données des clients sur tous les systèmes pour faciliter une communication et une analyse efficaces des données, puis utilisez des solutions cloud pour permettre une gestion et une accessibilité centralisées des données.

• Suivez les indicateurs clés des comptes clients : surveillez les indicateurs tels que le délai de recouvrement des créances (DSO), les taux de réussite du recouvrement ou les pourcentages de radiation. Établissez des rapports réguliers à partir de ces paramètres afin d'évaluer l'efficacité de vos stratégies AR et de prendre des décisions fondées sur des données.

• Analysez le comportement des clients : utilisez les données pour effectuer une analyse approfondie des tendances de paiement et du comportement des clients. Appliquez ces connaissances pour affiner les stratégies de recouvrement, les politiques de crédit et l'engagement des clients.

Avantages de Stripe

Stripe Billing fournit un système complet de gestion des comptes débiteurs par le biais d'une facturation facile, d'une gestion des abonnements et d'un recouvrement automatisé. Ses capacités de reporting et d'analyse permettent aux entreprises d'interpréter en détail leurs opérations financières. Bien que Stripe Billing ait une fonctionnalité limitée pour les comptes fournisseurs, il s'intègre aux systèmes comptables et aux fonctions de rapprochement automatisées pour gérer indirectement les processus de comptes fournisseurs.

Voici un aperçu de ce que Stripe Billing offre aux entreprises :

Fonctionnalités pour les comptes débiteurs

• Facturation : Stripe Billing permet aux entreprises de créer et de gérer des factures pour des paiements uniques directement à partir du tableau de bord, puis de personnaliser et d'envoyer des factures hébergées par Stripe en quelques minutes. L'interface de programmation d'applications Invoicing et ses fonctionnalités avancées permettent d'automatiser la collecte et le rapprochement des paiements, ce qui simplifie la gestion des comptes débiteurs.

• Gestion des abonnements : pour les entreprises exploitant des modèles de facturation récurrente, Stripe Billing automatise et gère les abonnements et les paiements uniques. Il peut s'agir d'une tarification par siège, d'une facturation à l'utilisation, etc. De plus, le logiciel prend en charge divers modèles commerciaux récurrents.

• Automatisation des comptes débiteurs : Stripe Billing propose des fonctionnalités telles que le rapprochement et le recouvrement automatiques, qui garantissent que les factures sont réglées et que ces paiements sont correctement imputés dans les livres comptables de l'entreprise.

• Prise en charge multidevises : Stripe permet d'ajuster la devise de facturation d'un client, en prenant en charge les transactions multidevises et la facturation globale, ce qui est important pour les entreprises implantées à l'échelle internationale.

• Données et reporting : avec Stripe Billing, les entreprises peuvent accéder à un logiciel en tant que service (SaaS) et à l'analyse de la facturation, y compris l'ancienneté des comptes clients et les rapports basés sur le langage de requête structuré (SQL). Ces données permettent de suivre et de gérer efficacement les flux AR.

Caractéristiques des comptes fournisseurs

• Connexions financières et intégration des données : les connexions financières et les intégrations de Stripe avec les logiciels de comptabilité peuvent aider à rapprocher les comptes fournisseurs, en s'assurant que les paiements sortants sont enregistrés et gérés avec précision.

• Rapprochement automatisé : la fonction de rapprochement automatisé permet de confirmer que les paiements effectués correspondent aux transactions enregistrées, ce qui est un aspect essentiel de la gestion des comptes fournisseurs.

• Traitement des paiements : les entreprises peuvent effectuer des paiements aux prestataires ou fournisseurs de services en utilisant une variété de méthodes de paiement offertes par Stripe, y compris les virements ACH et les paiements par carte.