Le rapport sur l'ancienneté des comptes débiteurs répertorie par période les factures impayées des clients ainsi que les notes de crédit non utilisées, en classant les créances en fonction de leur ancienneté et en les répartissant par intervalles de 30 jours (par exemple, 0 à 30 jours, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours). Ce rapport permet d'identifier les factures en retard de paiement et d'évaluer la santé financière des comptes débiteurs. Selon une analyse de 2022 réalisée sur 250 000 factures envoyées via le logiciel Due, 63 % des factures à paiement unique sont payées dans les 30 jours suivant leur émission. En d'autres termes, plus d'un tiers d'entre elles peuvent faire l'objet d'un rapport sur l'ancienneté des comptes débiteurs.

Ce guide rassemble toutes les informations pratiques sur l'ancienneté des comptes débiteurs, à savoir son fonctionnement, les méthodes de création de rapports et les avantages associés.

Sommaire

• Contenu des rapports sur l'ancienneté des comptes débiteurs
  
• Création et utilisation des rapports sur l'ancienneté des comptes débiteurs
  
• Méthode de calcul de l'ancienneté des comptes débiteurs
  
• Avantages liés à la connaissance de l'ancienneté des comptes débiteurs
  

Contenu des rapports sur l'ancienneté des comptes débiteurs

Le rapport sur l'ancienneté des comptes débiteurs comprend généralement les éléments ci-dessous.

• Informations sur le client : nom de l'entreprise ou du client. Il peut également s'agir de coordonnées ou d'un numéro de compte utilisé à titre de référence.

• Détails des factures : numéro de facture, date d'émission et montant total dû.

• Catégories d'ancienneté : elles indiquent depuis combien de temps les factures sont impayées. Les catégories courantes sont 0 à 30 jours, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours et plus de 90 jours.

• Montants dus : montants dus par client dans chaque catégorie d'ancienneté et dans toutes les catégories confondues. Le rapport peut également fournir un total général de toutes les créances dues.

• Notes de crédit : détails sur les notes de crédit non utilisées.

• Commentaires : section de commentaires ou de remarques qui détaille les efforts de recouvrement, les accords de paiement ou toute autre information pertinente.

Création et utilisation des rapports sur l'ancienneté des comptes débiteurs

Création

Les entreprises peuvent préparer leurs rapports d'ancienneté manuellement à l'aide de feuilles de calcul ou automatiser leur création en s'appuyant sur un logiciel de facturation ou de comptabilité qui extrait les données directement du grand livre des comptes débiteurs. Ces logiciels permettent souvent l'envoi de rappels automatiques de paiement aux clients. Il est également possible d'intégrer les rapports d'ancienneté aux systèmes de gestion de la relation client (CRM) en vue de combiner les données financières et celles liées aux interactions avec la clientèle.

En fonction des besoins de l'entreprise, les rapports d'ancienneté peuvent être personnalisés de façon à inclure des informations supplémentaires telles que les conditions de paiement, les efforts de recouvrement passés ou des notes sur les échanges avec le client. La création d'un rapport sur l'ancienneté des comptes débiteurs s'articule généralement comme suit.

• Compilation des factures.
  
• Définition des périodes pour la catégorisation (par exemple, 0 à 30 jours, 31 à 60 jours).
  
• Catégorisation des factures en fonction du délai de non-paiement associé.
  
• Calcul des soldes des clients pour chaque catégorie.
  
• Calcul des soldes totaux pour chaque catégorie.
  

La mise à jour régulière des rapports d'ancienneté est essentielle (de nombreuses entreprises optent pour une fréquence mensuelle). Ils reflètent en effet l'état actuel des comptes débiteurs et constituent une documentation précieuse en cas d'audit financier.

Analyse

Planifiez des examens réguliers de votre rapport d'ancienneté, généralement sur une base hebdomadaire ou mensuelle, afin de garder un œil attentif sur les créances et d'identifier rapidement les comptes en souffrance. Ce rapport permet de se pencher sur les domaines de préoccupation suivants.

• Comptes en souffrance : identifiez les clients en retard de paiement et déterminez depuis combien de temps leurs factures sont en souffrance. Concentrez-vous sur les retards significatifs qui reflètent les comptes à problèmes nécessitant une attention immédiate.

• Politiques de crédit : évaluez l'efficacité de vos politiques et de vos pratiques de crédit, y compris le niveau de clarté de vos conditions de paiement, vos pénalités de retard et les potentiels avantages offerts en cas de règlement anticipé. Des créances régulières ou importantes dans les catégories plus anciennes peuvent indiquer que vos politiques sont trop souples ou qu'elles ne sont pas appliquées efficacement.

• Créances irrécouvrables : évaluez le risque de créances irrécouvrables. Plus longtemps une facture reste en souffrance, moins elle a de chances d'être payée, comme en témoigne l'analyse 2022 de Due qui révèle que la probabilité qu'une facture soit payée si elle ne l'a pas été dans les 90 jours qui suivent sa réception n'est que de 18 %.

• Mécanismes ou tendances : recherchez les tendances susceptibles d'indiquer des problèmes plus généraux, tels que des retards fréquents de la part de certains clients ou des problèmes liés à des produits ou services particuliers qui entraînent des litiges et des retards de paiement. Identifiez les périodes d'ancienneté qui accumulent le plus de créances impayées.

Prise de mesures

Utilisez les informations tirées des rapports d'ancienneté pour affiner vos politiques de crédit et améliorer vos stratégies de communication avec les clients et vos processus globaux de gestion des comptes débiteurs. Voici quelques exemples de prise de mesures possibles.

• Hiérarchisation des efforts de recouvrement : utilisez vos rapports pour classer vos activités de recouvrement par ordre de priorité. Concentrez-vous d'abord sur les dettes les plus anciennes, qui présentent un risque plus élevé de se transformer en créances irrécouvrables.

• Envoi de rappels de paiement : contactez les clients dont les comptes sont en souffrance et réglez les problèmes qui se posent, tels que les litiges concernant les factures.

• Actions en justice : pour les comptes restés en souffrance sur une longue période, malgré vos efforts pour recouvrer les fonds, réfléchissez à l'option d'intenter une action en justice. Cette solution de dernier recours peut se révéler coûteuse et chronophage.

• Négociation de plans de paiement : envisagez de négocier des plans de paiement avec vos clients afin de recouvrer progressivement les sommes dues.

• Réajustement des politiques de crédit : si vous constatez des retards de paiement de la part de certains clients ou secteurs d'activité, il est peut-être temps de revoir et éventuellement d'adapter vos conditions de crédit pour ces groupes. Pensez, par exemple, à exiger des paiements plus rapides, des paiements anticipés ou le paiement à la livraison.

• Prévisions de trésorerie : ajustez vos prévisions financières en fonction des rentrées d'argent prévues dans vos rapports.

• Réduction des créances irrécouvrables : si une créance est jugée irrécouvrable, vous pouvez décider de passer le montant correspondant en charges pour créances douteuses.

• Mise en place des mesures proactives : envisagez de prendre des mesures proactives, par exemple en vérifiant la solvabilité des nouveaux clients ou en exigeant des acomptes ou des paiements partiels pour les commandes ou les services importants.

Méthode de calcul de l'ancienneté des comptes débiteurs

• Recueil des données de facture
  Rassemblez toutes les factures impayées. Consignez leur date, le nom du client et le montant dû.

• Définition des périodes d'ancienneté
  Définissez les délais que vous souhaitez utiliser pour classer les créances par ordre chronologique.

• Classement de chaque facture par catégorie
  Calculez le nombre de jours depuis lesquels chaque facture est impayée, puis classez-les dans la période d'ancienneté appropriée.

• Calcul du total des dettes des clients
  Organisez les factures par client et par période d'ancienneté, puis calculez le montant total dû par client pour chaque période d'ancienneté.

• Création du rapport
  Préparez un tableau ou une feuille de calcul qui répertorie chaque client sur l'axe vertical et les catégories d'ancienneté sur l'axe horizontal. Complétez-le avec la somme des montants pour chaque client et chaque catégorie. Ajoutez un total au bas de chaque colonne pour connaître le montant total des créances de chaque catégorie d'ancienneté.

Exemple de calcul

Pour cet exemple, prenons le cas d'une entreprise qui compte trois factures impayées.

• Facture A : valeur de 1 000 $, émission 20 jours auparavant.

• Facture B : valeur de 2 000 $, émission 40 jours auparavant.

• Facture C : valeur de 3 000 $, émission 75 jours auparavant.

Dans le cadre du calcul de l'ancienneté, la facture A serait placée dans la catégorie 0 à 30 jours, la facture B dans la catégorie 31 à 60 jours et la facture C dans la catégorie 61 à 90 jours. Cette répartition serait reflétée dans le rapport qui additionnerait les montants de chaque catégorie dont les totaux seraient 1 000 $ pour la période 0 à 30 jours, de 2 000 $ pour la période 31 à 60 et 3 000 $ pour la période 61 à 90.

Avantages liés à la connaissance de l'ancienneté des comptes débiteurs

• Amélioration de la gestion des flux de trésorerie : en gardant un œil sur les factures en souffrance, les entreprises s'assurent qu'elles disposent des fonds nécessaires à leur fonctionnement et à leurs investissements.

• Réduction des créances douteuses : l'identification et le traitement rapide des comptes en souffrance permettent de réduire la probabilité que les comptes deviennent irrécouvrables.

• Vérification de la solvabilité des clients : le rapport d'ancienneté permet d'évaluer la solvabilité des clients et d'adapter leurs conditions de crédit en conséquence.

• Optimisation du processus de recouvrement : les rapports sur l'ancienneté des comptes débiteurs permettent de mettre en place des processus de recouvrement stratégiques qui donnent la priorité aux comptes en souffrance depuis plus longtemps.

• Planification financière éclairée : les rapports sur l'ancienneté des comptes débiteurs offrent une image claire des rentrées de fonds attendues au profit d'une planification financière plus efficace.

• Conformité réglementaire et reporting : les rapports sur l'ancienneté des comptes débiteurs aident les entreprises à démontrer leur conformité et à répondre aux exigences en matière de reporting.

• Optimisation de la gestion des relations : les rapports sur l'ancienneté des comptes débiteurs peuvent servir à identifier les clients susceptibles d'être confrontés à des difficultés financières, afin de leur proposer des solutions mutuellement bénéfiques et d'instaurer une relation positive.