รายงานอายุลูกหนี้การค้าจะแสดงใบแจ้งหนี้ของลูกค้าที่ยังไม่ได้ชําระและใบลดหนี้ที่ไม่ได้ใช้ตามช่วงวันที่ โดยจําแนกลูกหนี้การค้าตามระยะเวลาที่ค้างชําระและแบ่งออกเป็นรอบ รอบละ 30 วัน (เช่น 0-30 วัน, 31-60 วัน, 61–90 วัน) รายงานนี้จะช่วยให้ธุรกิจระบุใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ และประเมินสถานะทางการเงินของลูกหนี้การค้าได้ ตามการวิเคราะห์ใบแจ้งหนี้ 250,000 รายการที่ส่งโดยใช้ซอฟต์แวร์ Due ในปี 2022 63% ของใบแจ้งหนี้สำหรับการชําระเงินแบบครั้งเดียวได้รับการชําระภายใน 30 วันนับจากวันที่ออก ซึ่งแปลว่ามากกว่า 1 ใน 3 มีเกณฑ์เข้ารายงานอายุลูกหนี้การค้า

คู่มือนี้จะอธิบายสิ่งที่ธุรกิจควรรู้เกี่ยวกับอายุลูกหนี้การค้าว่าคืออะไร วิธีสร้างรายงานของคุณเองทำอย่างไร และประโยชน์ของข้อมูลอายุลูกหนี้การค้า

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• รายงานอายุลูกหนี้การค้าประกอบด้วยข้อมูลอะไรบ้าง
  
• การสร้างและการใช้รายงานอายุลูกหนี้การค้า
  
• วิธีการคํานวณอายุลูกหนี้การค้า
  
• ประโยชน์ของอายุลูกหนี้การค้า
  

รายงานอายุลูกหนี้การค้าประกอบด้วยข้อมูลอะไรบ้าง

โดยปกติรายงานอายุลูกหนี้การค้าจะรวมองค์ประกอบต่อไปนี้

• ข้อมูลลูกค้า: ชื่อลูกค้าหรือบริษัท ข้อมูลนี้ยังสามารถใส่รายละเอียดการติดต่อหรือหมายเลขบัญชีเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้ด้วย

• รายละเอียดใบแจ้งหนี้: หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ออก และจํานวนรวมที่ครบกําหนดชําระ

• หมวดหมู่อายุ: หมวดหมู่อายุหนี้สะท้อนถึงระยะเวลาที่ใบแจ้งหนี้ค้างชําระ หมวดหมู่ทั่วไปคือ 0-30 วัน, 31-60 วัน, 61-90 วัน และนานกว่า 90 วัน

• จํานวนที่ครบกําหนดชําระ: ยอดเงินที่ครบกําหนดชําระในหมวดหมู่อายุแต่ละหมวดหมู่ต่อลูกค้า และยอดเงินรวมที่ครบกําหนดชําระทุกหมวดหมู่อายุต่อลูกค้า รายงานนี้อาจแสดงยอดรวมของหนี้การค้าทั้งหมดที่ครบกําหนดชําระด้วย

• ใบลดหนี้: รายงานอาจรวมรายละเอียดของใบลดหนี้ที่ไม่ได้ใช้ ซึ่งจะลดหนี้ในใบแจ้งหนี้

• ความคิดเห็น: รายงานอาจประกอบด้วยส่วนข้อคิดเห็นหรือหมายเหตุ ซึ่งแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการดําเนินการเรียกเก็บเงิน ข้อตกลงการชําระเงิน หรือข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

การสร้างและการใช้รายงานอายุลูกหนี้การค้า

การสร้างรายงาน

ธุรกิจสามารถจัดเตรียมรายงานอายุเองได้ผ่านสเปรดชีต หรือสร้างรายงานแบบอัตโนมัติผ่านซอฟต์แวร์การทําบัญชีหรือซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินที่จะดึงข้อมูลมาจากบัญชีแยกประเภทลูกหนี้โดยตรง ซอฟต์แวร์นี้อาจจะส่งการแจ้งเตือนการชําระเงินอัตโนมัติให้ลูกค้าได้ด้วย ธุรกิจบางแห่งอาจผสานรายงานอายุกับระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) เพื่อรวมข้อมูลทางการเงินกับข้อมูลการโต้ตอบของลูกค้า

ธุรกิจสามารถปรับแต่งรายงานอายุเพื่อใส่ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ข้อกําหนดการชําระเงิน การดําเนินการเรียกเก็บหนี้ที่ผ่านมา หรือการสื่อสารกับลูกค้าได้ โดยขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจ ต่อไปนี้คือขั้นตอนพื้นฐานในการสร้างรายงานอายุลูกหนี้การค้า

• รวบรวมใบแจ้งหนี้
  
• กําหนดระยะเวลาสําหรับการจัดหมวดหมู่ (เช่น 0-30 วัน, 31-60 วัน)
  
• จัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้ตามระยะเวลาที่ยังไม่ได้ชําระ
  
• คํานวณยอดคงเหลือของลูกค้าสําหรับแต่ละหมวดหมู่
  
• คํานวณยอดคงเหลือรวมสําหรับแต่ละหมวดหมู่
  

อัปเดตรายงานเหล่านี้เป็นประจํา (ธุรกิจหลายรายเลือกช่วงเวลาแบบรายเดือน) การทำเช่นนี้จะช่วยแสดงสถานะปัจจุบันของบัญชีลูกหนี้ และสร้างเอกสารที่มีคุณค่าในกรณีที่มีการตรวจสอบทางการเงิน

การวิเคราะห์รายงาน

กําหนดเวลาการตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้การค้าอย่างสม่ำเสมอ โดยปกติแล้วจะดําเนินการเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน เพื่อติดตามดูรายได้ค้างรับและระบุบัญชีที่เลยกําหนดชําระตั้งแต่เนิ่นๆ ธุรกิจใช้รายงานเพื่อประเมินข้อกังวลดังต่อไปนี้

• บัญชีที่มีหนี้ค้างชําระ: ระบุว่าลูกค้ารายใดเลยกําหนดชําระเงินและใบแจ้งหนี้เลยกำหนดมานานเท่าใดแล้ว มุ่งเน้นไปที่บัญชีที่เลยกําหนดชําระเป็นจํานวนมาก บัญชีเหล่านี้เป็นบัญชีปัญหาที่คุณต้องตรวจสอบทันที

• นโยบายเครดิต: ประเมินประสิทธิภาพของนโยบายเครดิตและแนวทางปฏิบัติ รวมทั้งข้อกําหนดที่ชัดเจนสําหรับการชําระเงิน การลงโทษสําหรับการชําระเงินที่ล่าช้า และรางวัลจูงใจที่เป็นไปได้สําหรับการชําระเงินก่อนกำหนด ยอดคงเหลือที่เกิดขึ้นบ่อยหรือมียอดสูงในหมวดหมู่ที่อายุมากอาจบ่งชี้ว่านโยบายหละหลวมเกินไปหรือไม่มีประสิทธิภาพในการบังคับใช้

• หนี้เสีย: ประเมินความเสี่ยงของหนี้เสีย ยิ่งใบแจ้งหนี้ยังคงไม่มีการชําระเงินนานเท่าใด โอกาสที่จะชําระก็น้อยลงเท่านั้น การวิเคราะห์สถานะฉบับปี 2022 รายงานว่ามีโอกาสน้อยมาก เพียง 18% ที่ใบแจ้งหนี้จะได้รับการชำระ หากไม่ได้ชำระภายใน 90 วันหลังจากได้รับใบแจ้งหนี้

• รูปแบบหรือแนวโน้ม: มองหาแนวโน้มที่อาจบ่งบอกถึงปัญหาในวงกว้าง เช่น ความล่าช้าจากลูกค้ารายใดรายหนึ่ง หรือปัญหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการบางอย่าง ที่นําไปสู่ปัญหาการโต้แย้งการชําระเงินและการชําระเงินล่าช้า สังเกตว่ารอบอายุใดสะสมหนี้การค้าที่ยังไม่ได้ชําระมากที่สุด

การดําเนินการกับรายงาน

ใช้ข้อมูลเชิงลึกที่ได้จากรายงานอายุลูกหนี้การค้าเพื่อปรับนโยบายเครดิต ปรับปรุงกลยุทธ์การสื่อสารกับลูกค้า และปรับปรุงกระบวนการจัดการหนี้การค้าโดยรวม เมื่อพิจารณารายงาน ธุรกิจอาจดําเนินการต่อไปนี้

• จัดอันดับความสำคัญในการดำเนินการเรียกเก็บเงิน: ใช้รายงานเพื่อจัดลําดับความสําคัญกิจกรรมการเรียกเก็บเงินของคุณ ให้ความสําคัญกับหนี้ที่เก่าที่สุดก่อน เนื่องจากมีความเสี่ยงที่จะกลายเป็นหนี้เสียสูง

• ส่งการแจ้งเตือนให้ชําระเงิน: ติดต่อลูกค้าที่มีบัญชีที่เลยกําหนดชําระ จัดการกับปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้น เช่น การโต้แย้งการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้

• ดําเนินการทางกฎหมาย: สําหรับบัญชีที่ยังไม่มีการชําระเงินเป็นระยะเวลานานแม้ว่าคุณจะพยายามเรียกเก็บเงินแล้ว ลองพิจารณาว่าควรดําเนินการทางกฎหมายเพื่อนำเงินคืนมาหรือไม่ นี่ควรเป็นทางเลือกสุดท้าย เพราะอาจมีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานาน

• เจรจาต่อรองแผนการชําระเงิน: ธุรกิจสามารถเจรจาเกี่ยวกับแผนการชําระเงินกับลูกค้าเพื่อค่อยๆ ดึงยอดหนี้ที่ค้างชําระคืนมา

• ปรับนโยบายเครดิต: หากคุณสังเกตเห็นรูปแบบการชําระเงินที่ล่าช้าจากลูกค้าหรืออุตสาหกรรมบางราย อาจถึงเวลาตรวจสอบและปรับข้อกําหนดเครดิตของคุณสําหรับกลุ่มเหล่านั้น ธุรกิจสามารถปรับข้อกําหนดเครดิตเพื่อให้ได้รับชําระเงินเร็วขึ้น หรือเปลี่ยนไปใช้ข้อกําหนดการชําระเงินล่วงหน้าหรือการจ่ายเงินสดเมื่อนําส่ง (COD)

• คาดการณ์กระแสเงินสด: ปรับการคาดการณ์ทางการเงินตามจํานวนเงินที่รายงานแสดงว่ากำลังจะได้รับ

• ตัดหนี้เสีย: หากเห็นหนี้ที่ไม่น่ากู้คืนได้แล้ว ธุรกิจอาจตัดสินใจที่จะเขียนยอดเงินเป็นค่าใช้จ่ายหนี้เสีย

• ใช้มาตรการเชิงรุก: คุณอาจใช้มาตรการเชิงรุก เช่น การตรวจสอบเครดิตกับลูกค้าใหม่ หรือการกําหนดให้ต้องมีการมัดจำหรือชําระเงินบางส่วนล่วงหน้าสําหรับคําสั่งซื้อหรือบริการที่มียอดสูง

วิธีการคํานวณอายุลูกหนี้การค้า

• รวบรวมข้อมูลใบแจ้งหนี้
  รวบรวมใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระทั้งหมด บันทึกวันที่ในใบแจ้งหนี้ ชื่อลูกค้า และจํานวนเงินที่จะครบกําหนดชําระ

• กําหนดรอบระยะเวลาอายุหนี้
  ตัดสินใจเลือกกรอบเวลาที่คุณต้องการใช้สําหรับอายุลูกหนี้การค้า

• จัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ
  คํานวณจํานวนวันที่ใบแจ้งหนี้แต่ละรายการค้างชําระ จัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้ไว้ในรอบระยะเวลาอายุที่เหมาะสม

• คํานวณยอดรวมของลูกค้า
  จัดใบแจ้งหนี้ตามลูกค้าและรอบระยะเวลาอายุหนี้ คํานวณยอดเงินรวมที่ลูกค้าแต่ละรายต้องชําระสําหรับอายุหนี้แต่ละรอบ

• สร้างรายงาน
  จัดเตรียมตารางหรือสเปรดชีตที่แสดงลูกค้าแต่ละรายในแกนตั้งและหมวดหมู่อายุหนี้ของลูกค้าในแกนแนวนอน กรอกข้อมูลในตารางด้วยยอดเงินรวมสําหรับลูกค้าแต่ละรายและแต่ละหมวดหมู่ บวกผลรวมที่ด้านล่างของแต่ละคอลัมน์เพื่อดูยอดรวมของลูกหนี้การค้าในหมวดหมู่อายุแต่ละหมวด

ตัวอย่างการคํานวณ

สําหรับการคํานวณตัวอย่างนี้ ลองนึกภาพบริษัทที่มีใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ 3 รายการ

• ใบแจ้งหนี้ A: 1,000 ดอลลาร์สหรัฐ, ออกเมื่อ 20 วันที่ผ่านมา

• ใบแจ้งหนี้ B: 2,000 ดอลลาร์สหรัฐ, ออกเมื่อ 40 วันที่ผ่านมา

• ใบแจ้งหนี้ C: 3,000 ดอลลาร์สหรัฐ, ออก 75 วันที่ผ่านมา

การคํานวณอายุจะจัดใบแจ้งหนี้ A อยู่ในหมวดหมู่ 0-30 วัน, ใบแจ้งหนี้ B ใน 31-60 วัน และใบแจ้งหนี้ C ใน 61-90 วัน รายงานนี้จะแสดงการจัดหมวดหมู่เหล่านี้และยอดรวมของแต่ละหมวดหมู่ โดยแสดงยอดรวม 1,000 ดอลลาร์สหรัฐที่ค้างชำระในหมวดหมู่ 0-30 วัน, 2,000 ดอลลาร์สหรัฐที่ค้างชําระในหมวดหมู่ 31-60 วัน และ 3,000 ดอลลาร์สหรัฐที่ค้างชําระในหมวดหมู่ 61-90 วัน

ประโยชน์ของอายุลูกหนี้การค้า

• ปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสด: การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระจะช่วยให้ธุรกิจมั่นใจได้ว่าจะมีเงินทุนที่จําเป็นสําหรับการดําเนินงานและการลงทุน

• หนี้เสียลดลง: การระบุและดําเนินการกับบัญชีที่เลยกําหนดชําระอย่างทันท่วงทีจะช่วยให้ธุรกิจสามารถลดโอกาสที่บัญชีจะเรียกเก็บเงินไม่ได้

• การตรวจสอบเครดิตของลูกค้า: รายงานอายุหนี้ช่วยให้ธุรกิจประเมินเครดิตของลูกค้าและปรับข้อกําหนดเครดิตให้สอดคล้องกัน

• ขั้นตอนการเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น: รายงานอายุลูกหนี้การค้าช่วยให้ธุรกิจนํากระบวนการเรียกเก็บเงินเชิงกลยุทธ์ไปใช้ ซึ่งจะให้ความสําคัญกับบัญชีที่เลยกําหนดชําระนานที่สุด

• การวางแผนทางการเงินอย่างมีข้อมูล: รายงานอายุลูกหนี้การค้าจะแสดงภาพรวมกระแสเงินสดที่คาดการณ์ไว้อย่างชัดเจนจากลูกหนี้การค้า เพื่อเป็นข้อมูลในการวางแผนทางการเงิน

• การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับและการรายงาน: รายงานอายุลูกหนี้การค้าช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกําหนดและทำตามข้อกําหนดการรายงาน

• การจัดการความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น: ธุรกิจสามารถใช้รายงานอายุลูกหนี้การค้าเพื่อระบุลูกค้าที่อาจประสบปัญหาทางการเงินและสื่อสารกับลูกค้าเพื่อค้นหาทางออกที่ได้รับประโยชน์ร่วมกัน โดยมีส่วนก่อให้เกิดความสัมพันธ์กับลูกค้าในเชิงบวก