ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้: สิ่งที่ธุรกิจต้องรู้

Billing
Billing

Stripe Billing ช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินและจัดการลูกค้าได้ในทุกแบบที่ต้องการ ตั้งแต่การเรียกเก็บเงินแบบตามรอบไปจนถึงการเรียกเก็บเงินตามการใช้งาน และสัญญาการเจรจาการขาย

ดูข้อมูลเพิ่มเติม 
  1. บทแนะนำ
  2. ใบลดหนี้คืออะไร
  3. ใบเพิ่มหนี้คืออะไร
  4. เหตุใดใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้จึงสําคัญสําหรับธุรกิจ
  5. ธุรกิจต่างๆ ออกใบลดหนี้เมื่อใด
  6. ธุรกิจต่างๆ ออกใบเพิ่มหนี้เมื่อใด
  7. ใบลดหนี้เทียบกับใบเพิ่มหนี้: ข้อแตกต่างที่สําคัญ
  8. แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการจัดการใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้
  9. เทมเพลตใบลดหนี้สําหรับธุรกิจ
  10. เทมเพลตใบเพิ่มหนี้สําหรับธุรกิจ

ธุรกิจต่างๆ ล้วนเข้าใจว่าธุรกรรมของลูกค้าไม่ได้สิ้นสุดลงหลังการขาย บ่อยครั้งมักเกิดปัญหาขึ้น เช่น การเรียกเก็บเงินเกินหรือการส่งคืนสินค้า ซึ่งจะนำไปสู่การปรับเปลี่ยนทางการเงิน ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่ธุรกิจใช้เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าจะชําระเงินในจํานวนที่ถูกต้อง

ใบลดหนี้ทำหน้าที่เหมือนเวาเชอร์ โดยแจ้งให้ทราบเมื่อธุรกิจเป็นหนี้เงินลูกค้า เช่น เมื่อลูกค้าถูกเรียกเก็บเงินเกินหรือตัดสินใจคืนสินค้า ธุรกิจต่างๆ ใช้ใบเพิ่มหนี้เพื่อระบุว่าลูกค้าเป็นหนี้พวกเขามากกว่านั้น ซึ่งมักเกิดจากการที่ธุรกิจเรียกเก็บเงินน้อยเกินไปหรือให้บริการเพิ่มเติม

บทความนี้จะอธิบายรายละเอียดของใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ รวมทั้งวิธีที่ช่วยให้ธุรกิจรักษาความถูกต้องสมบูรณ์ทางการเงิน นอกจากนี้เรายังจะมอบเทมเพลตเพื่อให้ธุรกิจต่างๆ นำไปใช้งานได้ ไม่ว่าจะต้องออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ คุณจะทราบวิธีจัดการอย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

  • ใบลดหนี้คืออะไร
  • ใบเพิ่มหนี้คืออะไร
  • เหตุใดใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้จึงสําคัญสําหรับธุรกิจ
  • ธุรกิจต่างๆ ออกใบลดหนี้เมื่อใด
  • ธุรกิจต่างๆ ออกใบเพิ่มหนี้เมื่อใด
  • ใบลดหนี้เทียบกับใบเพิ่มหนี้: ข้อแตกต่างที่สําคัญ
  • แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการจัดการใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้
  • เทมเพลตใบลดหนี้สําหรับธุรกิจ
  • เทมเพลตใบเพิ่มหนี้สําหรับธุรกิจ

ใบลดหนี้คืออะไร

ใบลดหนี้คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อ โดยจะแก้ไขหรือปรับเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ที่ออกไปก่อนหน้านี้ เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดหรือมอบการลดหนี้

ใบลดหนี้พบได้ทั่วไปในธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ(B2B) โดยมีวัตถุประสงค์หลายประการและมีคุณสมบัติต่างๆ ที่มีบทบาทในกระบวนการทำบัญชีและการบริการลูกค้า การทําความเข้าใจฟีเจอร์เหล่านี้มีความสําคัญต่อทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดําเนินงาน การเงิน หรือการบัญชีของธุรกิจ ต่อไปนี้คือคุณสมบัติหลักและวัตถุประสงค์ของใบลดหนี้

  • การแก้ไขข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน
    ใบลดหนี้แก้ไขข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินเป็นหลัก เช่น การเรียกเก็บเงินเกินหรือการเรียกเก็บเงินสําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ยังไม่ได้จัดส่ง เมื่อธุรกิจพบข้อผิดพลาด ระบบจะออกใบลดหนี้เพื่อปรับยอดเงินในใบแจ้งหนี้ดั้งเดิม สิ่งนี้รับประกันว่าบันทึกทางการเงินจะสอดคล้องกับมูลค่าธุรกรรมจริงโดยยังคงความถูกต้องสมบูรณ์ของบันทึกการทําบัญชี

  • การจัดการการคืนสินค้าและการคืนเงิน
    เมื่อลูกค้าส่งคืนสินค้าเนื่องจากสินค้ามีตําหนิ ไม่พอใจ หรือจัดส่งไม่ถูกต้อง ธุรกิจจะออกใบลดหนี้ เอกสารนี้จะปรับบัญชีลูกหนี้โดยสะท้อนให้เห็นว่าธุรกิจค้างชําระยอดเงินให้ลูกค้าเป็นจำนวนหนึ่ง ธุรกิจสามารถออกเวาเชอร์เพื่อใช้กับการซื้อในอนาคตได้

  • การบันทึกส่วนลดและการหักเผื่อ
    ใบลดหนี้ยังสามารถใช้เพื่อจัดทำเอกสารส่วนลดหรือการหักเผื่อใดๆ ที่ผู้ขายมอบให้กับผู้ซื้อหลังจากธุรกรรมเริ่มแรก การปรับยอดดังกล่าวอาจเป็นส่วนลดการซื้อจํานวนมาก ข้อเสนอส่งเสริมการขาย หรือค่าตอบแทนสําหรับปัญหาเล็กน้อยที่ไม่เข้าเงื่อนไขการคืนสินค้า

  • การรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า
    การออกบันทึกลดหนี้เพื่อแก้ปัญหาถือเป็นการแสดงเจตนาที่ดี เป็นการแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าผู้ขายรับทราบข้อผิดพลาดและมุ่งมั่นที่จะแก้ไข แนวทางปฏิบัตินี้สามารถรักษาและเสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ เนื่องจากแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของผู้ขายในการสร้างความพึงพอใจและความเป็นธรรมให้กับลูกค้า

  • การปรับสินค้าคงคลัง
    ใบลดหนี้ช่วยจัดการสินค้าคงคลังระหว่างการส่งคืนผลิตภัณฑ์ โดยจะติดตามสินค้าที่ส่งคืนเพื่อให้ธุรกิจสามารถปรับระดับสินค้าคงคลังให้เหมาะสม เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนในระดับสต็อกและการรายงานทางการเงิน

  • การปฏิบัติตามข้อกําหนดและการเก็บบันทึก
    ใบลดหนี้เป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับและการตรวจสอบทางการเงิน โดบมอบหลักฐานเป็นเอกสารแก่ผู้ตรวจสอบบัญชีและหน่วยงานภาษีเพื่อยืนยันความถูกต้องของงบการเงิน การเก็บบันทึกรายละเอียดบันทึกเครดิตช่วยให้ธุรกิจแสดงถึงความโปร่งใสและการปฏิบัติตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน

  • ความยืดหยุ่นในการปรับยอดทางการเงิน
    หากลูกค้าไม่พอใจกับบริการเท่าไร ธุรกิจจะสามารถออกเครดิตลดหนี้บางส่วนแทนการคืนเงินเต็มจำนวน

ใบเพิ่มหนี้คืออะไร

ใบเพิ่มหนี้มีวัตถุประสงค์ตรงกันข้ามกับใบลดหนี้ นั่นคือจะระบุและประมวลผลการเพิ่มจำนวนเงินที่ต้องชำระ ต่อไปนี้คือภาพรวมและคุณสมบัติของใบแจ้งหนี้

  • การปรับยอดเพื่อประเมินและลดหนี้
    หากผู้ขายเรียกเก็บเงินผู้ซื้อสำหรับสินค้าหรือบริการต่ำไปเนื่องจากมีข้อผิดพลาดในการกำหนดราคา ปริมาณ หรือการคำนวณ ผู้ขายสามารถออกใบเพิ่มหนี้แทนการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ใบเพิ่มหนี้จะเพิ่มจำนวนเงินที่ต้องชำระให้กับบัญชีของผู้ขาย เพื่อแก้ไขความคลาดเคลื่อนในการเรียกเก็บเงิน

  • ค่าปรับหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
    บางครั้งธุรกิจใช้ใบเพิ่มหนี้เพื่อเรียกเก็บค่าธรรมเนียมหรือค่าปรับ ตัวอย่างเช่น หากผู้ขายในธุรกรรม B2B ไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญาเพราะการส่งมอบล่าช้าหรือไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ผู้ซื้ออาจออกใบเพิ่มหนี้สำหรับจำนวนเงินค่าปรับ และในบางครั้ง ใบเพิ่มหนี้จะใช้เพื่อเรียกเก็บค่าธรรมเนียมหรือค่าปรับเพิ่มเติม เพื่อให้ภาระผูกพันตามสัญญาหรือข้อกำหนดที่ตกลงร่วมกันมีผลบังคับใช้ทางการเงิน เช่น ชำระเงินล่าช้าหรือไม่ครบ

  • การเก็บบันทึกและการปฏิบัติตามข้อกําหนด
    ใบเพิ่มหนี้เป็นสิ่งสําคัญสําหรับการรักษาบันทึกทางการเงินที่ถูกต้อง เนื่องจากจะมอบอกสารหลักฐานสำหรับการตรวจสอบทางการเงินและรับรองความสอดคล้องกับมาตรฐานการบัญชี การจัดการใบเพิ่มหนี้อย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำบัญชีและการรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง

  • อํานวยความสะดวกในการสื่อสารที่ชัดเจน
    ใบเพิ่มหนี้ช่วยให้ผู้ซื้อและผู้ขายสื่อสารกันได้อย่างชัดเจนเกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนทางการเงิน โดยมอบวิธีการอย่างเป็นทางการในการร้องขอและประมวลผลการปรับเปลี่ยนเหล่านี้ ความชัดเจนนี้จะช่วยป้องกันการเข้าใจผิด

ใบเพิ่มหนี้ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ จัดการบัญชีเจ้าหนี้ได้อย่างแม่นยำ ปฏิบัติตามข้อกำหนด และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า จึงช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการกับการเปลี่ยนแปลงทางการเงินได้อย่างเป็นระบบและเป็นมืออาชีพ

เหตุใดใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้จึงสําคัญสําหรับธุรกิจ

ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้เป็นเครื่องมือสำคัญที่ธุรกิจใช้ในการจัดการธุรกรรมทางการเงินและความสัมพันธ์กับลูกค้า เอกสารทั้งสองประเภทส่งผลกระทบอย่างมากต่อความถูกต้องทางการเงินภายใน การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการสื่อสารที่มีประสิทธิผลกับลูกค้า โดยมอบเส้นทางที่ชัดเจนและมีเอกสารประกอบสำหรับการตรวจสอบทางการเงิน และช่วยให้ธุรกิจต่างๆ จัดการบัญชีของตนได้อย่างแม่นยำ

ธุรกิจต่างๆ ออกใบลดหนี้เมื่อใด

ใบลดหนี้ช่วยให้ธุรกิจรักษาข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องและส่งเสริมความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างแน่นแฟ้น ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์ทั่วไปที่ธุรกิจอาจออกใบลดหนี้

  • ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน
    เมื่อธุรกิจของคุณมีข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ เช่น การหักเงินลูกค้าเกินเนื่องจากข้อผิดพลาดในค่าบริการหรือเจ้าหน้าที่ป้อนจำนวนผิด คุณก็จะต้องออกใบลดหนี้ เพื่อรับทราบข้อผิดพลาดและเริ่มกระบวนการแก้ไขยอดคงเหลือ วิธีนี้จะทำให้การบัญชีของคุณถูกต้องแม่นยำ และแสดงให้ลูกค้าของคุณเห็นว่าคุณยึดมั่นในหลักการเรียกเก็บเงินที่เป็นธรรม ตัวอย่างเช่น ธุรกิจแห่งหนึ่งขายผลิตภัณฑ์จำนวน 100 หน่วยในราคาหน่วยละ 10 ดอลลาร์ แต่เนื่องจากข้อผิดพลาด ธุรกิจจึงออกใบแจ้งหนี้ให้กับผู้ซื้อจำนวน 110 หน่วย เมื่อตระหนักถึงข้อผิดพลาด ธุรกิจจะออกใบลดหนี้สำหรับหน่วยที่เรียกเก็บเพิ่ม 10 หน่วย ทำให้ค่าใช้จ่ายของผู้ซื้อลดลงหรือมอบการลดหนี้ในบัญชีของพวกเขา

  • การคืนสินค้า
    หากลูกค้าส่งคืนสินค้าเนื่องจากสินค้ามีตําหนิ ไม่พอใจ หรือสินค้าไม่ตรงกับคําสั่งซื้อ ใบลดหนี้จะปรับจํานวนเงินที่ออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะช่วยลดยอดคงเหลือพึงชําระของลูกค้าลง ในสถานการณ์นี้ ใบลดหนี้จะคอยตรวจสอบบันทึกการขายและสินค้าคงคลังของคุณ เพื่อให้คุณติดตามการคืนสินค้าเทียบกับยอดขายของคุณได้อย่างแม่นยำ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าส่งคืนผลิตภัณฑ์ที่เสียหายซึ่งมีมูลค่า 200 ดอลลาร์สหรัฐ ธุรกิจออกใบลดหนี้สําหรับผลิตภัณฑ์ที่ส่งคืน ซึ่งสามารถนําไปหักยอดการซื้อในอนาคตได้

  • ความคลาดเคลื่อนในบริการ
    บางครั้งบริการที่จัดหาให้อาจไม่เป็นไปตามความคาดหวังหรือข้อตกลงตามสัญญาของลูกค้า ในกรณีเช่นนี้ ใบลดหนี้สามารถปรับจำนวนเงินที่เรียกเก็บสำหรับบริการได้ การดำเนินการนี้จะช่วยแก้ไขใบแจ้งหนี้และช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า แสดงให้เห็นว่าคุณตอบสนองต่อข้อกังวลของพวกเขา ตัวอย่างเช่น ลูกค้าถูกเรียกเก็บเงิน 1,000 ดอลลาร์สำหรับบริการ แต่บริการที่ได้รับไม่ตรงตามมาตรฐานที่ตกลงไว้ ธุรกิจรับทราบเรื่องนี้และออกใบลดหนี้มูลค่า 200 ดอลลาร์เป็นเครดิตบางส่วนเพื่อชดเชยความไม่สอดคล้องนี้

  • การปรับราคาหลังการซื้อ
    หลังการขาย อาจมีสถานการณ์ที่คุณจำเป็นต้องปรับราคา เช่น เนื่องจากมีข้อเสนอลดราคาตามมาหรือข้อพิจารณาเป็นพิเศษสำหรับลูกค้าประจำ การออกใบลดหนี้จะใช้การปรับเหล่านี้ย้อนหลัง เพื่อให้เรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณอย่างยุติธรรมตามการตัดสินใจกำหนดราคาล่าสุด ตัวอย่างเช่น หลังจากซื้อแล้ว ลูกค้าแจ้งว่าตนมีสิทธิได้รับส่วนลดส่งเสริมการขายซึ่งไม่ได้นำไปใช้ในตอนแรก ธุรกิจออกใบลดหนี้เพื่อใช้ส่วนลดย้อนหลัง โดยปรับยอดคงเหลือในบัญชีของลูกค้า

  • การปรับยอดเพื่อแสดงเจตนาที่ดี
    บางครั้ง ธุรกิจของคุณอาจตัดสินใจเสนอสัมปทานหรือปรับเปลี่ยนเพื่อแสดงเจตนาที่ดี การออกใบลดหนี้ในกรณีดังกล่าวจะทําหน้าที่เป็นทางการรับทราบการปรับยอดนี้ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าที่ใช้งานมาเป็นเวลานานแสดงความไม่พอใจเล็กน้อยเมื่อซื้อสินค้าครั้งล่าสุด เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดี ธุรกิจจึงออกใบลดหนี้จำนวนเล็กน้อยเพื่อเป็นน้ําใจและส่งเสริมให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการธุรกิจอีกในอนาคต

แต่ละสถานการณ์เหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของใบลดหนี้ในการดำเนินธุรกิจหลายด้าน ตั้งแต่ความถูกต้องทางบัญชีไปจนถึงการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า นอกจากนี้ ใบลดหนี้ยังมีบทบาทสําคัญในการแสดงถึงความมุ่งมั่นของธุรกิจคุณต่อแนวทางปฏิบัติด้านจริยธรรมและความพึงพอใจของลูกค้า

When do businesses issue credit memos? - Web chart demonstrates when businesses issue credit memos

ธุรกิจต่างๆ ออกใบเพิ่มหนี้เมื่อใด

ธุรกิจต่างๆ ใช้ใบเพิ่มหนี้เพื่อปรับบัญชีการเงิน ต่อไปนี้เป็นรายการสถานการณ์เฉพาะเจาะจงที่อาจทำให้มีการออกใบเพิ่มหนี้

  • การแก้ไขรายการเรียกเก็บเงิน
    หากธุรกิจตระหนักว่าเรียกเก็บเงินจากลูกค้าน้อยเกินไป ใบเพิ่มหนี้จะช่วยแก้ไขข้อผิดพลาดได้ เหตุการณ์เช่นนี้อาจเกิดขึ้นหากคุณกำหนดราคาไม่ถูกต้อง มีการคำนวณผิดพลาด หรือลืมเรียกเก็บเงินสำหรับส่วนหนึ่งของบริการ ใบเพิ่มหนี้ดังกล่าวแจ้งให้ลูกค้าทราบอย่างสุภาพว่าพวกเขาต้องชำระเงินเพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อย ตัวอย่างเช่น ธุรกิจตระหนักว่าลูกค้าคิดค่าบริการต่ำกว่าความเป็นจริงเนื่องจากข้อผิดพลาดในการคำนวณ หากใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมมีมูลค่า 1,000 ดอลลาร์แต่ควรจะเป็น 1,200 ดอลลาร์ ธุรกิจจะออกใบเพิ่มหนี้ซึ่งเรียกเก็บเพิ่ม 200 ดอลลาร์เพื่อแก้ไขใบแจ้งหนี้

  • การเรียกเก็บเงินสําหรับบริการหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
    บางครั้งอาจเกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดขึ้นหลังจากการเรียกเก็บเงินครั้งแรก บางทีลูกค้าอาจร้องขอให้ทำงานเพิ่มเติม หรืออาจมีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝันเกิดขึ้นจากฝั่งของคุณ ใบเพิ่มหนี้ช่วยให้คุณเพิ่มค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไปยังบัญชีของลูกค้าได้ ทำให้การเงินเป็นระเบียบและเป็นปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น หลังจากเสร็จสิ้นบริการแล้ว ลูกค้าจะร้องขอให้ทำงานเพิ่มเติมที่ไม่ได้รวมอยู่ในข้อตกลงเริ่มต้น หากบริการพิเศษมีค่าใช้จ่าย 300 ดอลลาร์ ธุรกิจจะออกใบเพิ่มหนี้ 300 ดอลลาร์ โดยบวกเข้ากับใบเรียกเก็บเงินที่มีอยู่ของลูกค้า

  • การปรับราคาหลังการขาย
    ราคาสามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากบรรลุข้อตกลงแล้ว หากคุณต้องการเรียกเก็บเงินมากกว่าที่ตกลงไว้ในตอนแรก ใบเพิ่มหนี้จะแจ้งการเปลี่ยนแปลงนี้ให้ลูกค้าทราบ ตัวอย่างเช่น สัญญาอาจอนุญาตให้มีการปรับราคาตามเงื่อนไขของตลาด เมื่อเงื่อนไขดังกล่าวนำไปสู่การขึ้นราคา ธุรกิจจะออกใบเพิ่มหนี้ให้กับลูกค้าสำหรับจำนวนเงินเพิ่มเติมที่ค้างชำระภายใต้ราคาใหม่

  • การเปลี่ยนแปลงสัญญาหรือการลงโทษ
    บางครั้งสัญญามีข้อกำหนดที่กำหนดให้ต้องมีการปรับปรุงการเรียกเก็บเงินในภายหลัง เช่น การปรับราคาประจำปี เมื่อถึงเวลาใช้การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ คุณจะใช้ใบเพิ่มหนี้เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายใหม่ตามสัญญา ตัวอย่างเช่น ลูกค้าไม่ได้ชําระเงินภายในวันครบกําหนดที่ตกลง ตามเงื่อนไขสัญญา ธุรกิจจะเรียกเก็บค่าปรับล่าช้า 50 ดอลลาร์ ธุรกิจจะออกใบเพิ่มหนี้สำหรับค่าธรรมเนียมล่าช้าจำนวน 50 ดอลลาร์ บวกกับยอดคงค้างของลูกค้า

ใบเพิ่มหนี้ช่วยให้แน่ใจว่าบันทึกทางการเงินของคุณถูกต้อง และลูกค้าได้รับการเรียกเก็บเงินอย่างถูกต้องสำหรับบริการหรือสินค้าที่พวกเขาได้รับ

When do businesses issue debit memos? - Web chart demonstrates when businesses issue debit memos

ใบลดหนี้เทียบกับใบเพิ่มหนี้: ข้อแตกต่างที่สําคัญ

ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันในการบัญชีธุรกิจ เรามาดูความแตกต่างที่สําคัญๆ ระหว่างสองสิ่งนี้กัน

  • ทิศทางของการปรับยอด
    ธุรกิจจะออกใบลดหนี้เมื่อต้องลดยอดเงินที่ลูกค้าค้างชําระ ซึ่งมักเกิดขึ้นเมื่อมีการคิดค่าบริการมากเกินไป การคืนผลิตภัณฑ์ หรือปัญหาการบริการ ธุรกิจจะใช้ใบเพิ่มหนี้เมื่อจำเป็นต้องเพิ่มจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระ ซึ่งอาจเกิดจากการเรียกเก็บเงินต่ำกว่าปกติ ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม หรือการปรับราคาหลังการขาย

  • เหตุผลในการออก
    ธุรกิจต่างๆ จะส่งใบลดหนี้เพื่อแก้ไขการเรียกเก็บเงินเกินจริง จัดการการคืนสินค้า หรือปรับเปลี่ยนบริการที่ไม่น่าพึงพอใจเป็นหลัก เป็นวิธีบอกว่า "เราเป็นหนี้คุณ" ในรูปแบบของเครดิตสำหรับการซื้อในอนาคต ธุรกิจต่างๆ จะออกใบเพิ่มหนี้เพื่อแก้ไขการเรียกเก็บเงินเกินจริง เพิ่มค่าธรรมเนียมหลังการทำธุรกรรม หรือแก้ไขใบแจ้งหนี้ขึ้นเนื่องจากข้อกำหนดในสัญญาหรือการเปลี่ยนแปลงราคา

  • ผลกระทบต่องบการเงิน
    ด้วยใบลดหนี้ บัญชีลูกหนี้ของธุรกิจจะลดลงเนื่องจากธุรกิจเป็นหนี้ลูกค้าหรือมียอดคงค้างของลูกค้าลดลง โดยจะหักเงินจากยอดที่คุณคาดว่าจะได้รับ ขณะที่ ใบเพิ่มหนี้จะเพิ่มบัญชีลูกหนี้ โดยระบุว่าลูกค้าค้างชําระมากขึ้นจากยอดที่คุณคาดว่าจะได้รับ

  • พลวัตด้านความสัมพันธ์ลูกค้า
    การออกใบลดหนี้มักสะท้อนถึงความมุ่งมั่นของธุรกิจในการบริการลูกค้าและความเป็นธรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบันทึกช่วยกล่าวถึงการเรียกเก็บเงินเกินจริงหรือความไม่พอใจ แม้ว่าการออกใบเพิ่มหนี้เป็นวิธีปฏิบัติทางธุรกิจมาตรฐาน แต่ก็ต้องมีการสื่อสารที่ชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าเข้าใจว่าทำไมพวกเขาถึงถูกขอให้จ่ายเงินเพิ่ม

  • กระบวนการภายในของธุรกิจ
    กระบวนการออกใบลดหนี้มักเกี่ยวข้องกับฝ่ายบริการลูกค้าและฝ่ายควบคุมคุณภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่มีปัญหาในการคืนสินค้าหรือการบริการ ใบเพิ่มหนี้อาจเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบกับฝ่ายขายหรือฝ่ายจัดการสัญญามากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับการเรียกเก็บเงินต่ำกว่าราคาหรือการปรับราคาที่เกี่ยวข้องกับสัญญา

ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้จะปรับจำนวนเงินของการเรียกเก็บเงิน แต่ไปในทิศทางตรงกันข้ามและด้วยเหตุผลที่ต่างกัน การเข้าใจความแตกต่างเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้จะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ จัดการการเงินได้อย่างถูกต้อง และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการจัดการใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้

การจัดการใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาบันทึกทางการเงินที่ถูกต้องและความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ธุรกิจควรพิจารณา

  • เอกสารประกอบและเหตุผลที่ชัดเจน
    ใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ทุกฉบับควรมีเอกสารกำกับ ซึ่งหมายถึงการเก็บบันทึกรายละเอียดของธุรกรรมเดิม เหตุผลในการปรับยอด และการสื่อสารกับลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับการปรับยอดดังกล่าว การอธิบายเหตุผลในการออกเอกสารจะช่วยสร้างความโปร่งใสและง่ายต่อการอ้างอิงในกรณีที่มีข้อโต้แย้งหรือการตรวจสอบ

  • การออกและการประมวลผลที่ทันเวลา
    ออกและประมวลผลเอกสารเหล่านี้ในเวลาที่เหมาะสม ความล่าช้าของการออกอาจทําให้เกิดความสับสนและอาจส่งผลต่อการรายงานทางการเงิน การประมวลผลใบลดหนี้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับการคืนสินค้า เป็นกุญแจสําคัญในการรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดี สำหรับใบเพิ่มหนี้ การออกให้ทันเวลาช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจจะเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมได้ทันที

  • รายการทําบัญชีที่ถูกต้อง
    ใบลดหนี้สะท้อนถึงรายได้และบัญชีลูกหนี้ที่ลดลง ในขณะที่ใบเพิ่มหนี้สะท้อนถึงการเพิ่มขึ้น การทําบัญชีอย่างถูกต้องหมายความว่างบการเงินของคุณจะแสดงสถานะทางการเงินที่แท้จริงของธุรกิจ

  • การสื่อสารกับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ
    อธิบายเหตุผลของการออกเอกสาร ผลกระทบที่มีต่อบัญชีของลูกค้า และการดําเนินการที่จําเป็น การสื่อสารที่ดีสามารถป้องกันการเข้าใจผิดและรักษาความไว้วางใจได้

  • การผสานการทํางานกับระบบการทําบัญชี
    การจัดการใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ในระบบบัญชีของคุณช่วยให้คุณจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบอัตโนมัติสามารถทำเครื่องหมายความคลาดเคลื่อน ส่งคำเตือนสำหรับการออกหรือการประมวลผล และอัปเดตการปรับเปลี่ยนเหล่านี้ในงบการเงินของคุณ

  • การสอบทานและการตรวจสอบเป็นประจํา
    สอบทานและตรวจสอบธุรกรรมใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้อย่างสม่ำเสมอ ข้อมูลนี้จะช่วยคุณในการระบุข้อผิดพลาด ทําความเข้าใจข้อกังวลของลูกค้า และปฏิบัติตามมาตรฐานและนโยบายด้านการบัญชี

  • การฝึกอบรมและแนวทางสําหรับพนักงาน
    พนักงานควรได้รับการฝึกฝนมาเป็นอย่างดีในการจัดการใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ แนวทางที่ชัดเจนว่าเมื่อใดและอย่างไรจึงจะออกบันทึกเหล่านี้ ควบคู่ไปกับการฝึกอบรมด้านการสื่อสารกับลูกค้าและการบันทึกข้อมูล สามารถลดข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพได้

  • การดูแลรักษาความลับ
    การรักษาความลับเป็นสิ่งสําคัญเมื่อจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้า จัดการใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ รวมทั้งข้อมูลที่มีอยู่อย่างปลอดภัย เพื่อปกป้องธุรกิจและลูกค้าของคุณ

เทมเพลตใบลดหนี้สําหรับธุรกิจ

ด้านล่างนี้เป็นเทมเพลตสําหรับใบลดหนี้ ซึ่งได้รับการจัดระเบียบในรูปแบบที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพเพื่อสื่อสารข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดให้กับลูกค้าอย่างมีประสิทธิผล คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตนี้ให้เหมาะกับรายละเอียดเฉพาะของบริษัทและแต่ละสถานการณ์ได้

[ชื่อบริษัทของคุณ]
[ที่อยู่บริษัทของคุณ]
[เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์]
[หมายเลขโทรศัพท์] | [ที่อยู่อีเมล]

ใบลดหนี้

วันที่: [วันที่ออก]
หมายเลขใบลดหนี้: [ID ใบลดหนี้ที่ไม่ซ้ํากัน]

ถึง:
[ชื่อลูกค้า]
[ที่อยู่ของลูกค้า]
[เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์]

ข้อมูลอ้างอิง:
หมายเลขของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ: [ID ของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ]
วันที่ของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ: [วันที่ของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ]

รายละเอียดของการลดหนี้:

คำอธิบายรายการ
ปริมาณ
ราคาต่อหน่วย
ยอดรวมทั้งหมด
[สินค้าหรือบริการ] [ปริมาณ] $[ราคาต่อหน่วย] $[ยอดรวมทั้งหมด]
[รายการเพิ่มเติม] [ปริมาณ] $[ราคาต่อหน่วย] $[ยอดรวมทั้งหมด]
ยอดการลดหนี้ทั้งหมด: $[รวมทั้งหมด]

เหตุผลสําหรับการลดหนี้:
[โปรดอธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับใบลดหนี้ เช่น การเรียกเก็บเงินเกินอัตราค่าบริการ การคืนสินค้า ข้อมูลที่ไม่ตรงกันของบริการ ฯลฯ]

หมายเหตุเพิ่มเติม:
[ใส่ข้อมูลหรือขั้นตอนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น วิธีการใช้เครดิต (เช่น เครดิตการซื้อในอนาคต) การดําเนินการเพิ่มเติมหลังจากนี้ ฯลฯ]

ได้รับอนุมัติจาก: [ชื่อและตําแหน่งของบุคคลที่อนุมัติ]

ข้อมูลติดต่อสําหรับสอบถาม:
[ระบุข้อมูลติดต่อเพื่อให้ลูกค้าติดต่อได้หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับใบลดหนี้]

[ชื่อบริษัทของคุณ]

เทมเพลตใบเพิ่มหนี้สําหรับธุรกิจ

ต่อไปนี้คือเทมเพลตสําหรับใบเพิ่มหนี้ เทมเพลตนี้จะช่วยสื่อสารการเรียกเก็บเงินหรือการปรับยอดเพิ่มเติมกับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถปรับแต่งโดยใช้รายละเอียดของธุรกิจและข้อมูลเฉพาะอื่นๆ ได้

[ชื่อบริษัทของคุณ]
[ที่อยู่บริษัทของคุณ]
[เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์]
[หมายเลขโทรศัพท์] | [ที่อยู่อีเมล]

ใบเพิ่มหนี้

วันที่: [วันที่ออก]
หมายเลขใบเพิ่มหนี้: [ID ใบเพิ่มหนี้ที่ไม่ซ้ํากัน]

ถึง:
[ชื่อลูกค้า]
[ที่อยู่ของลูกค้า]
[เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์]

ข้อมูลอ้างอิง:
หมายเลขของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ: [ID ของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ]
วันที่ของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ: [วันที่ของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ]

รายละเอียดของการเพิ่มหนี้:

คำอธิบายรายการ
ปริมาณ
ราคาต่อหน่วย
ยอดรวมทั้งหมด
[สินค้าหรือบริการ] [ปริมาณ] $[ราคาต่อหน่วย] $[ยอดรวมทั้งหมด]
[รายการเพิ่มเติม] [ปริมาณ] $[ราคาต่อหน่วย] $[ยอดรวมทั้งหมด]
ยอดการเพิ่มหนี้ทั้งหมด: $[รวมทั้งหมด]

เหตุผลในการเพิ่มหนี้:
[โปรดอธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับใบเพิ่มหนี้ เช่น การเรียกเก็บเงิน ค่าบริการเพิ่มเติมจากบริการหรือผลิตภัณฑ์ การปรับราคาหลังการขาย ฯลฯ]

หมายเหตุเพิ่มเติม:
[ระบุข้อมูลหรือคําแนะนําอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น วันครบกําหนดชําระเงิน วิธีการชําระยอดที่เพิ่ม การดําเนินการเพิ่มเติมหลังจากนี้ ฯลฯ]

ได้รับอนุมัติจาก: [ชื่อและตําแหน่งของบุคคลที่อนุมัติ]

ข้อมูลติดต่อสําหรับสอบถาม:
[ระบุข้อมูลติดต่อเพื่อให้ลูกค้าติดต่อได้หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับใบเพิ่มหนี้]

[ชื่อบริษัทของคุณ]

เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ

หากพร้อมเริ่มใช้งานแล้ว

สร้างบัญชีและเริ่มรับการชำระเงินโดยไม่ต้องทำสัญญาหรือระบุรายละเอียดเกี่ยวกับธนาคาร หรือติดต่อเราเพื่อสร้างแพ็กเกจที่ออกแบบเองสำหรับธุรกิจของคุณ
Billing

Billing

เรียกเก็บและรักษารายรับได้มากขึ้น ใช้วิธีอัตโนมัติกับขั้นตอนการจัดการรายรับ ตลอดจนรับการชำระเงินได้ทั่วโลก

Stripe Docs เกี่ยวกับ Billing

สร้างและจัดการการชำระเงินตามรอบบิล ติดตามการใช้งาน และออกใบแจ้งหนี้