การทําความเข้าใจข้อกําหนดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้จะช่วยประบปรุงกระแสเงินสดให้มีประสิทธิภาพ และส่งเสริมการทำงานร่วมกันกับลูกค้าที่โปร่งใสในธุรกิจทุกประเภท

ใบแจ้งหนี้เป็นมากกว่าแค่คําขอให้ชําระเงิน หากแต่เป็นเอกสารทางกฎหมาย บันทึกการขายในช่วงที่ผ่านมา และเป็นส่วนสําคัญในกระบวนการทางการเงินของคุณ การกําหนดขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ใหม่และทําความเข้าใจว่าใบแจ้งหนี้ควรมีข้อมูลใดบ้าง จะช่วยให้ธุรกิจของคุณหลีกเลี่ยงปัญหาที่พบได้บ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ชัดเจนหรือไม่สมบูรณ์ได้ เช่น การชําระเงินล่าช้าหรือการเรียกเก็บเงินที่ถูกโต้แย้ง

เราจะกล่าวถึงองค์ประกอบสําคัญที่ธุรกิจต่างๆ ควรระบุไว้ในใบแจ้งหนี้เพื่อช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพในการดําเนินงานและเพิ่มผลกำไรสุทธิของบริษัท

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ใช้สำหรับจุดประสงค์ใด
  
• ข้อกําหนดใบแจ้งหนี้: ข้อมูลที่ควรระบุในใบแจ้งหนี้
  
• แนวทางปฏิบัติแนะนำสําหรับใบแจ้งหนี้: วิธีสร้างใบแจ้งหนี้
  
• ประโยชน์ของการยึดถือแนวทางการออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพ
  

ใบแจ้งหนี้คืออะไร

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารทางการที่ธุรกิจส่งให้ลูกค้า โดยทําหน้าที่เป็นบันทึกสินค้าหรือบริการที่ธุรกิจได้จัดหาให้ และรวมยอดรวมที่คํานวณมาแล้วซึ่งลูกค้ามีภาระหน้าที่ในการชําระเงิน ธุรกรรมที่ระบุอาจเป็นได้ทั้งผลิตภัณฑ์ บริการ หรือทั้งสองอย่างร่วมกันก็ได้

ใบแจ้งหนี้จะทําหน้าที่เป็นใบเรียกเก็บเงินการขาย ใบเสร็จ และข้อมูลยืนยันทางกฎหมายและทางการเงินของธุรกรรม ใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสําคัญของการขายและกระบวนการชําระเงิน รวมถึงเป็นส่วนที่ธุรกิจขาดไม่ได้

ใบแจ้งหนี้มีไว้เพื่อจุดประสงค์ใด

จุดประสงค์หลักของใบแจ้งหนี้คือการแจ้งรายละเอียดบัญชีของธุรกรรมระหว่าง 2 ฝ่าย เพื่อกำหนดหน้าที่ของลูกค้าในการชําระเงินที่ครบกำหนด นอกจากนี้ยังอํานวยความสะดวกในการทําบัญชีที่แม่นยำสําหรับทั้งสองฝ่าย รวมถึงช่วยปรับปรุงการจัดการทางการเงินและเพิ่มความโปร่งใส ใบแจ้งหนี้มีบทบาทสําคัญหลายอย่างกับธุรกิจ ดังนี้

• คําขอให้ชําระเงิน
  ใบแจ้งหนี้คือคําขอให้ลูกค้าชำระเงิน ซึ่งจะระบุจํานวนเงินที่ต้องชําระค่าสินค้าหรือบริการที่ธุรกิจจัดหาให้ เพื่ออํานวยความสะดวกให้กับกระบวนการชําระเงิน

• การติดตามรายรับ
  ใบแจ้งหนี้เป็นเครื่องมือที่สําคัญสําหรับการติดตามยอดขายและรายรับ โดยบันทึกข้อมูลธุรกรรมของธุรกิจตามลําดับเวลา ทําให้ติดตามยอดขายในช่วงเวลาต่างๆ ระบุแนวโน้มตามฤดูกาล ตลอดจนประเมินผลการดําเนินงานของผลิตภัณฑ์หรือบริการบางอย่างได้ง่ายขึ้น

• การจัดการทางการเงิน
  บริษัทจําเป็นต้องมีการออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและทันเวลาสําหรับการจัดการกระแสเงินสด การออกใบแจ้งหนี้ทันทีและติดตามการชําระเงินที่ค้างอยู่จะช่วยให้ธุรกิจรักษาสภาพคล่องให้อยู่ในระดับที่ดีได้

• การเก็บข้อมูลบันทึก
  ใบแจ้งหนี้เป็นบันทึกการขายที่เป็นทางการ โดยติดตามสินค้าคงคลัง พฤติกรรมการซื้อของลูกค้า และจัดการยอดคงเหลือในบัญชี

• วัตถุประสงค์ด้านภาษี
  ใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสำคัญในการยื่นภาษีสําหรับธุรกิจ โดยเป็นเอกสารที่จําเป็นสําหรับการคํานวณรายรับ ใช้ลดหย่อนภาษี และใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายที่ระบุในแบบแสดงรายการที่ใช้ยื่นภาษี

• การคุ้มครองทางกฎหมาย
  ใบแจ้งหนี้ยังใช้เป็นเอกสารทางกฎหมายได้ในกรณีที่มีการโต้แย้งการชําระเงินหรือการตรวจสอบบัญชีด้วย โดยลูกค้าจะมีรายละเอียดบัญชีสำหรับทำธุรกรรม ซึ่งสามารถใช้แก้ไขการโต้แย้งด้านการชําระเงิน หรือเพื่อยืนยันกิจกรรมทางการเงินระหว่างการตรวจสอบบัญชี

• ข้อมูลที่สื่อสารกับลูกค้า
  ธุรกิจมักจะใช้ใบแจ้งหนี้ในการสื่อสารกับลูกค้า ข้อมูลเหล่านี้สามารถใช้เพื่อแจ้งข้อกําหนดการชําระเงิน รายละเอียดการติดต่อ หรือแม้แต่การขายต่อยอดหรือโปรโมตผลิตภัณฑ์หรือบริการอื่นๆ

ข้อกําหนดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้: ข้อมูลที่ควรระบุในใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้มีองค์ประกอบที่เป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมาย และช่วยให้ลูกค้าเข้าใจและชําระเงินได้สะดวก ต่อไปนี้คือองค์ประกอบหลักที่ธุรกิจควรรวมไว้ในใบแจ้งหนี้

• ส่วนหัว
  ระบุคําว่า "ใบแจ้งหนี้" อย่างชัดเจนและโดดเด่นด้านบนของเอกสารเพื่อให้ระบุว่าเป็นใบแจ้งหนี้ได้รวดเร็ว

• ข้อมูลธุรกิจของคุณ
  ใส่ชื่อบริษัท ที่อยู่ธุรกิจ รายละเอียดการติดต่อ (เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล) และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง แสดงโลโก้บริษัทในใบแจ้งหนี้ (ถ้ามี) เพื่อแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ

• ข้อมูลธุรกิจของลูกค้า
  เช่นเดียวกับข้อมูลธุรกิจ คุณจะต้องระบุชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดการติดต่อของลูกค้าหรือธุรกิจที่คุณกําลังเรียกเก็บเงินด้วย

• หมายเลขใบแจ้งหนี้
  กําหนดหมายเลขระบุที่ไม่ซ้ำกันให้กับใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ วิธีนี้จะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายอ้างอิงธุรกรรมในอนาคตได้ในกรณีที่มีการโต้แย้งการชําระเงิน

• วันที่ในใบแจ้งหนี้
  ระบุวันที่ในใบแจ้งหนี้ ซึ่งเป็นวันที่ออกใบแจ้งหนี้ องค์ประกอบนี้สําคัญต่อการจัดการกําหนดการชําระเงินและการทําความเข้าใจกระแสเงินสด

• ข้อกําหนดการชําระเงิน
  ระบุข้อกําหนดการชําระเงินอย่างชัดเจน อาจรวมถึงวันครบกําหนดชําระ รางวัลจูงใจการชําระเงินก่อนกําหนด บทลงโทษกรณีการชําระเงินล่าช้า และวิธีการชําระเงินที่คุณยอมรับ

• รายการแจกแจงสินค้าหรือบริการ
  รายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่เรียกเก็บเงินจากลูกค้า แสดงรายการหรือบริการแต่ละรายการแยกกัน รวมทั้งคําอธิบาย จํานวน หรือชั่วโมง อัตรา และยอดรวมของบรรทัดรายการนั้น

• ยอดรวมย่อย
  คํานวณและระบุยอดรวมซึ่งเป็นยอดรวมที่ต้องชำระก่อนคิดภาษีหรือค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม โดยส่วนนี้จะเป็นผลรวมของยอดในบรรทัดรายการทั้งหมด

• ภาษี ค่าธรรมเนียม และส่วนลด
  ระบุภาษีการขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง หรือส่วนลดต่างๆ (หากมี) โดยแต่ละรายการควรแสดงเป็นรายการแยกต่างหากและเพิ่มลงในหรือหักออกจากยอดรวมย่อย

• ยอดรวมที่ต้องชำระ
  แสดงรายการยอดรวมที่ต้องชำระ นี่คือยอดสุดท้ายที่ลูกค้าต้องชําระให้คุณ หลังจากรวมภาษีและค่าธรรมเนียมในยอดรวมย่อย จากนั้นค่อยหักส่วนลด

• หมายเหตุ
  คุณสามารถเลือกให้ข้อมูลเพิ่มเติมในส่วนนี้ได้ เช่น คำขอบคุณ การแจ้งเตือน หรือข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมนั้นๆ

การรวมองค์ประกอบเหล่านี้จะทำให้ใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นไปตามมาตรฐานระดับมืออาชีพ และยังให้ข้อมูลทั้งหมดที่ลูกค้าต้องการเพื่อชําระเงินให้คุณอย่างรวดเร็วและถูกต้องด้วย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณมีบันทึกธุรกรรมทั้งหมดอย่างละเอียดเพื่อใช้สำหรับเป็นข้อมูลอ้างอิง ทําบัญชี ยื่นภาษี และใช้เมื่อมีความจำเป็นด้านกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้

แนวทางปฏิบัติแนะนำสําหรับใบแจ้งหนี้: วิธีสร้างใบแจ้งหนี้

การเขียนใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพมีขั้นตอนมากกว่าเพียงแค่การรวมองค์ประกอบที่จําเป็น แนวทางปฏิบัติแนะนำที่ควรพิจารณาเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้มีดังนี้

• ชัดเจนและกระชับ: องค์ประกอบแต่ละส่วนในใบแจ้งหนี้ควรตรงไปตรงมาและเข้าใจง่าย ข้อมูลที่ไม่ชัดเจนอาจทำให้เกิดความล่าช้าในการชําระเงิน ดังนั้น โปรดอธิบายให้ชัดเจนที่สุดว่าการเรียกเก็บเงินแต่ละรายการมาจากสินค้าหรือบริการใด

• ใช้การจัดรูปแบบที่เป็นมืออาชีพ: ใบแจ้งหนี้ของคุณต้องไม่เพียงแค่ใช้งานได้ แต่ต้องเป็นมืออาชีพด้วย เพราะจะเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงความน่าเชื่อถือของธุรกิจคุณ การเว้นระยะห่างให้สม่ำเสมอ แบบอักษรที่อ่านสะดวก และการจัดรูปแบบที่เป็นระบบล้วนส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวมของใบแจ้งหนี้

• ใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน: ใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับควรมีหมายเลขที่ไม่ซ้ำกันเพื่อให้ติดตามได้ง่ายขึ้น แนวทางปฏิบัติโดยทั่วไปคือการใช้ตัวเลขแบบเรียงลําดับ หรือใส่วันที่หรือรหัสลูกค้าเข้าไปด้วย

• กําหนดระยะเวลาการชําระเงินที่ชัดเจน: ระบุว่าครบกําหนดชําระเงินเมื่อใด (เช่น ทันทีที่ได้รับใบแจ้งหนี้, 30 วัน, 60 วัน ฯลฯ) และรูปแบบการชําระเงินที่ยอมรับ ยิ่งคุณช่วยให้ลูกค้าได้รับความสะดวกมากเท่าไร คุณก็ยิ่งมีแนวโน้มจะได้รับการชําระเงินมากขึ้นเท่านั้น

• บริการหรือผลิตภัณฑ์ที่แจกแจงรายการ: การให้รายละเอียดเกี่ยวกับบริการหรือผลิตภัณฑ์แต่ละรายการแยกบรรทัดช่วยให้ลูกค้าเข้าใจได้ง่ายขึ้นว่ากําลังชําระเงินสําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการใด และมีแนวโน้มโต้แย้งการชำระเงินน้อยลง

• คํานวณภาษีและส่วนลดอย่างถูกต้อง: คํานวณภาษี ค่าธรรมเนียม และส่วนลดอย่างรอบคอบ แล้วเพิ่มหรือหักจากยอดรวมนั้นเพื่อระบุยอดรวมที่ต้องชำระจริง

• ใช้คำสุภาพ: ความใส่ใจเล็กๆ น้อยๆ ทำให้เกิดประโยชน์ได้มากมาย คุณควรแสดงความขอบคุณหรือเขียนข้อความสั้นๆ ถึงลูกค้า การแสดงความสุภาพเช่นนี้ส่งเสริมความสัมพันธ์ให้ดียิ่งขึ้นและอาจกระตุ้นให้ลูกค้าชําระเงินรวดเร็วยิ่งขึ้นด้วย

• ส่งใบแจ้งหนี้ทันที: ส่งใบแจ้งหนี้โดยเร็วที่สุดหลังจากส่งมอบสินค้าหรือบริการ ยิ่งส่งใบแจ้งหนี้เร็ว ยิ่งคุณมีโอกาสได้รับการชําระเงินเร็วตามไปด้วย

• ติดตามผล: หากไม่ได้รับการชําระเงินภายในวันครบกําหนดชําระ โปรดติดตามผลพร้อมแจ้งเตือนอย่างสุภาพ โดยอาจส่งอีเมล โทรศัพท์ หรือส่งใบแจ้งหนี้ซ้ำเพื่อเตือนความจำ

• เก็บสําเนา: เราขอแนะนําให้เก็บสําเนาใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไว้ เนื่องจากจะมีประโยชน์สําหรับการจัดการทางการเงิน จุดประสงค์ทางภาษี และในกรณีที่มีการโต้แย้งการชําระเงินของธุรกรรมเกิดขึ้น

ประโยชน์ของการยึดถือแนวทางการออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพ

แนวทางการออกใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสําคัญของการปฏิบัติงานทางธุรกิจ โดยมีส่วนช่วยต่อสถานะการเงินของบริษัทและการทำงานกับลูกค้าที่ประสบความสำเร็จ การยึดถือแนวทางการออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพให้ประโยชน์หลายข้อ ดังนี้

• ช่วยปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสด
  แนวทางการออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มกระแสเงินสดได้โดยตรง ซึ่งเป็นส่วนสําคัญต่อธุรกิจทุกประเภท การออกใบแจ้งหนี้ทันทีและมีข้อกําหนดการชําระเงินที่ชัดเจนช่วยให้บริษัทต่างๆ ได้รับการชำระเงินที่เร็วขึ้น ซึ่งช่วยลดช่องว่างระหว่างรายจ่ายของสินค้าหรือบริการที่มอบให้และรายได้ที่ได้รับ ทำให้ธุรกิจมีเงินทุนที่จําเป็นสําหรับค่าใช้จ่ายในการดําเนินงาน การจ่ายเงินให้แก่พนักงาน และลงทุนในสินค้าคงคลังหรือทรัพยากรต่างๆ ได้ นอกจากนี้ยังช่วยลดความจําเป็นในการใช้วงเงินเครดิตหรือสินเชื่อ ทำให้สามารถลดดอกเบี้ยและเพิ่มความมั่นคงทางการเงินได้

• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
  แนวทางการออกใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจน ถูกต้อง และเป็นมืออาชีพจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า คุณควรรวมค่าใช้จ่าย ภาษี และยอดรวมที่ต้องชำระแยกเป็นรายการอย่างละเอียด รวมถึงมอบตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลายเพื่อเพิ่มความสะดวก การให้ข้อมูลทั้งหมดที่ลูกค้าจําเป็นต้องใช้ในการประมวลผลการชําระเงินถือเป็นการเคารพต่อเวลาและเงินของลูกค้า ตลอดจนเสริมสร้างความเชื่อมั่นของลูกค้าต่อบริษัท นําไปสู่การกลับมาซื้อสินค้าหรือบริการซ้ำและการบอกต่อ โดยลูกค้าที่พึงพอใจมีแนวโน้มที่จะชําระเงินทันที ซึ่งช่วยเพิ่มกระแสเงินสดและลดภาระในการติดตามการชําระเงินที่ล่าช้าได้

• ช่วยให้ภาพลักษณ์ทางธุรกิจดีขึ้น
  ในโลกธุรกิจ รายละเอียดเป็นเรื่องสําคัญ การออกแบบ ความชัดเจน และความแม่นยําของใบแจ้งหนี้ส่งผลต่อธุรกิจโดยรวมของคุณ ลูกค้ามองว่าใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบมาอย่างดีถือเป็นสัญญาณขององค์กรที่ดําเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยเสริมภาพลักษณ์ทางธุรกิจของคุณ วิธีนี้ช่วยเพิ่มความมั่นใจที่ลูกค้ามีต่อธุรกิจของคุณได้และสร้างมาตรฐานระดับสูงสําหรับธุรกรรม นอกจากนี้ รูปแบบใบแจ้งหนี้ที่สอดคล้องกันซึ่งประกอบด้วยการสร้างแบรนด์ (โลโก้ สีแบรนด์ ชื่อธุรกิจ ฯลฯ) ยังช่วยให้ภาพลักษณ์ของแบรนด์ดีขึ้น และเสริมสร้างตัวตนและชื่อเสียงของแบรนด์ได้ด้วย

• อํานวยความสะดวกในการชําระเงินที่ตรงเวลา
  ใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุมและชัดเจนจะช่วยลดโอกาสที่ลูกค้าเข้าใจผิดหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งมักเป็นสาเหตุให้เกิดความล่าช้าในการชําระเงิน เมื่อระบุข้อกําหนดการชําระเงิน วันที่ครบกําหนด และวิธีการชําระเงินที่ยอมรับ คุณสามารถกําหนดเวลาและวิธีการที่คุณคาดว่าจะได้รับชําระเงินได้อย่างชัดเจน การออกใบแจ้งหนี้ทันทีหลังมีการขาย พร้อมกับการแจ้งเตือนอย่างสุภาพสําหรับการชําระเงินที่เลยกําหนดชําระ ยังช่วยให้ลูกค้าชำระเงินที่ครบกำหนดได้เร็วขึ้น

• การจัดการบันทึกทางการเงินของคุณ
  ใบแจ้งหนี้ที่เตรียมไว้อย่างเป็นระบบถือเป็นบันทึกที่สําคัญสําหรับยอดขาย หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันจะช่วยให้คุณอ้างอิงและติดตามธุรกรรมได้อย่างง่ายดาย การจําแนกรายละเอียดของสินค้าหรือบริการช่วยให้คุณควบคุมกระแสรายรับได้ดีขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการใดทํากําไรได้มากที่สุด นอกจากนี้ การเก็บสําเนาใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะช่วยลดความซับซ้อนในการทําบัญชี ทําให้ติดตามรายรับ กระทบยอดบัญชี และจัดทํางบการเงินหรือแบบแสดงรายการที่ใช้ยื่นภาษีได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

ดูข้อมูลเพิ่มเติมว่า Stripe Invoicing ช่วยลดปริมาณงานในการออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจของคุณอย่างไรได้ที่นี่