Fakturakrav: vad företag bör inkludera

Invoicing
Invoicing

Stripe Invoicing är en global programvaruplattform för fakturering utformad för att spara tid för dig och se till att du får betalt snabbare. Det tar bara några minuter att skapa och skicka en faktura till dina kunder – ingen kodning krävs.

Läs mer 
  1. Introduktion
  2. Vad är en faktura?
  3. Vad används fakturor till?
  4. Fakturakrav: vad som ska ingå i en faktura
  5. Bästa praxis för fakturor: så skriver man en faktura
  6. Fördelar med att upprätthålla goda faktureringsmetoder

Att förstå fakturakraven kan bidra till att etablera ett effektivt kassaflöde och främja transparenta kundrelationer för alla företag.

Fakturor är mer än bara en begäran om betalning. De är juridiska dokument, historiska försäljningsloggar och en viktig del av ditt ekonomiska arbetsflöde. Genom att förfina din faktureringsprocess och förstå vad en faktura omfattar kan ditt företag undvika vanliga fallgropar med otydliga eller ofullständiga fakturor, såsom försenade betalningar eller bestridda debiteringar.

I den här artikeln tar vi upp de viktiga uppgifterna som företag bör inkludera i sina fakturor för att effektivisera verksamheten och förbättra slutresultatet.

Vad innehåller den här artikeln?

  • Vad är en faktura?
  • Vad används fakturor till?
  • Fakturakrav: vad som ska ingå i en faktura
  • Bästa praxis för fakturor: så skriver man en faktura
  • Fördelar med att upprätthålla goda faktureringsmetoder

Vad är en faktura?

En faktura är ett formellt dokument som ett företag skickar till en kund. Den fungerar som ett register över varor eller tjänster som företaget har tillhandahållit och innehåller en beräknad summa som kunden är skyldig att betala. Transaktionen kan avse produkter, tjänster eller en kombination av båda.

En faktura fungerar som ett köpebrev, ett kvitto och en juridisk och skattemässig verifiering av en transaktion. En faktura är en oumbärlig del av verksamheten och en viktig del av försäljnings- och betalningsprocessen.

Vad används fakturor till?

Huvudsyftet med en faktura är att ge en detaljerad redogörelse för transaktionen mellan två parter och fastställa kundens skyldighet att betala det beräknade beloppet. Det underlättar också korrekt bokföring för båda parter, förbättrar den ekonomiska förvaltningen och ger ökad transparens. Fakturor spelar flera viktiga roller för företag:

  • Betalningsbegäranden
    En faktura är i grunden en formell begäran om betalning från kunden. Den anger det belopp som ska betalas för de varor eller tjänster som tillhandahålls av företaget och ligger till grund för betalningsprocessen.

  • Intäktsbevakning
    Fakturor är viktiga verktyg för bevakning av försäljningar och intäkter. De ger ett kronologiskt register över affärstransaktioner, vilket gör det lättare att övervaka försäljningen över tid, identifiera säsongstrender och utvärdera prestandan för specifika produkter eller tjänster.

  • Ekonomisk förvaltning
    Korrekt fakturering i rätt tid är nödvändigt för att upprätthålla ett bra kassaflöde. Genom att utfärda fakturor snabbt och följa upp utestående betalningar kan företag upprätthålla sunda likviditetsnivåer.

  • Journalföring
    Fakturor fungerar som ett officiellt register över en försäljning. De hjälper företag att hålla reda på lager, övervaka kundernas köpvanor och hantera kontosaldon.

  • Skatteändamål
    Fakturor är en central del av skattearbetet för företag. De tillhandahåller nödvändig dokumentation för att beräkna intäkter, tillämpa skatteavdrag och styrka utgifter som redovisas i skattedeklarationer.

  • Rättsskydd
    Fakturor kan också fungera som ett juridiskt dokument i händelse av tvister eller revisioner. De ger en detaljerad redogörelse för transaktioner som kan användas för att lösa betalningstvister eller verifiera finansiell aktivitet under en revision.

  • Kommunikation med kunder
    Företag använder ofta fakturor för att kommunicera med sina kunder. De kan användas för att förmedla information om betalningsvillkor, kontaktuppgifter eller till och med uppförsäljning eller marknadsföring av andra produkter eller tjänster.

Fakturakrav: vad som ska ingå i en faktura

Giltiga fakturor innehåller specifika element som uppfyller lagkrav och gör det enkelt för dina kunder att förstå vad de förväntas betala. Här är de viktigaste komponenterna som företag bör inkludera på en faktura:

Anatomy of a business invoice - Invoice example that highlights what elements are required
  • Rubrik/sidhuvud
    Se till att ordet ”Faktura” syns klart och tydligt högst upp i dokumentet för att snabbt identifiera det som sådant.

  • Information om företaget
    Inkludera ditt företagsnamn, din företagsadress, dina kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer eller e-post) och annan relevant information. Om du har en företagslogotyp ska den visas på ett professionellt sätt.

  • Kundens företagsinformation
    I likhet med din företagsinformation måste du inkludera namn, adress och kontaktuppgifter för kunden eller företaget du fakturerar.

  • Fakturanummer
    Tilldela varje faktura ett unikt identifieringsnummer. Detta hjälper båda parter att referera till transaktionen i framtiden, i händelse av en tvist.

  • Fakturadatum
    Ange fakturadatumet, det vill säga det datum då fakturan utfärdas. Det är en viktig komponent som bidrar till att upprätthålla betalningsplanen och förstå kassaflödet.

  • Betalningsvillkor
    Ange fakturans betalningsvillkor tydligt. Detta kan inkludera betalningens förfallodag, eventuella incitament för tidig betalning, straffavgifter för sena betalningar och godkända betalningsmetoder.

  • Specificerad lista över varor eller tjänster
    Beskriv vad kunden debiteras för. Lista varje artikel eller tjänst separat, tillsammans med dess beskrivning, kvantitet eller timmar, pris och totalt belopp för den aktuella radposten.

  • Delsumma
    Beräkna och lista delsumman, som är det totala belopp som ska betalas före eventuella skatter eller ytterligare avgifter. Detta är summan av alla radpostbelopp.

  • Skatter, avgifter och rabatter
    Lista eventuella omsättningsskatter, moms, leveransavgifter eller rabatter. Var och en ska listas separat och läggas till eller subtraheras från delsumman.

  • Totalt belopp att betala
    Ange det totala beloppet som ska betalas. Detta är det slutliga beloppet som kunden är skyldig dig efter att skatter och avgifter har lagts till och eventuella rabatter har dragits av från delsumman.

  • Anteckningar
    Du kan använda det här valfria avsnittet för att ange ytterligare information, t.ex. tack, påminnelser eller annan information som är relevant för transaktionen.

Genom att inkludera dessa element kommer din faktura att uppfylla professionella standarder och även ge dina kunder all information de behöver för att betala dig snabbt och korrekt. Det säkerställer också att du har ett detaljerat register över alla dina transaktioner för framtida referens, bokföring, skattedeklaration och eventuella juridiska behov.

Bästa praxis för fakturor: så skriver man en faktura

Att skriva en effektiv faktura innebär mer än att bara lägga till de nödvändiga elementen. Här är ett par saker att ha i åtanke när du skapar en faktura:

  • Var tydlig och kortfattad: Varje komponent i din faktura ska vara enkel och lätt att förstå. Oklarheter kan leda till försenade betalningar, så var så tydlig som möjligt med vad varje debitering är till för.

  • Använd professionell formatering: Din faktura ska vara både funktionell och professionell. Detta talar för ditt företags trovärdighet. Konsekventa radavstånd, läsbara teckensnitt och en logisk layout bidrar alla till en fakturas övergripande effektivitet.

  • Använd unika fakturanummer: Varje faktura bör ha ett unikt nummer för att göra bevakningen enklare. En vanlig metod är att använda löpnummer, eller så kan du införliva datum eller kundkoder.

  • Ange tydliga betalningsvillkor: Ange när betalningen förfaller (t.ex. vid mottagande, 30 dagar, 60 dagar) och vilka betalningssätt som accepteras. Ju bekvämare du gör det för dina kunder, desto snabbare kommer du sannolikt att få betalt.

  • Specificera tjänster eller produkter: Genom att beskriva varje tjänst eller produkt på en separat rad blir det lättare för kunderna att förstå vad de betalar för, och gör det mindre sannolikt att de bestrider debiteringarna.

  • Tillämpa skatter och rabatter korrekt: Om tillämpligt, beräkna skatter, avgifter och rabatter noggrant och lägg till eller subtrahera dem från delsumman för att fastställa det totala beloppet som ska betalas.

  • Var artig: Lite artighet räcker långt. Inkludera ett kort tack eller meddelande till din kund. En artig gest som denna kan främja bättre relationer och potentiellt leda till snabbare betalningar.

  • Skicka utan dröjsmål: Skicka dina fakturor så snart som möjligt efter att du har tillhandahållit dina varor eller tjänster. Ju snabbare en faktura skickas, desto snabbare kommer du troligtvis att få betalt.

  • Uppföljning: Om betalningen inte är mottagen på förfallodagen, följ upp med en vänlig påminnelse. Detta kan göras via e-post, samtal eller separat påminnelsefaktura.

  • Spara kopior: Det är bra att göra rutin av att spara kopior av alla fakturor. Detta kan vara användbart för ekonomisk förvaltning, skatteändamål och i händelse av transaktionstvister.

Fördelar med att upprätthålla goda faktureringsmetoder

Faktureringspraxis är en viktig del av affärsverksamheten. De bidrar till ett företags ekonomiska hälsa och framgångsrika kundrelationer. Att upprätthålla en god faktureringsmetod ger många fördelar:

  • Förbättrad kassaflödeshantering
    Solida faktureringsmetoder ökar kassaflödet direkt, vilket är viktigt för alla företag. Genom att utfärda fakturor snabbt och inkludera tydliga betalningsvillkor kan företag förvänta sig snabbare betalningshantering, vilket minskar gapet mellan utgifter för tillhandahållna varor eller tjänster och erhållna inkomster. Detta säkerställer att företag har nödvändiga medel för att täcka driftskostnader, betala anställda och investera i lager eller resurser. Det minskar också behovet av krediter eller lån, vilket kan ge räntebesparingar och öka den finansiella stabiliteten.

  • Ökad kundnöjdhet
    Tydliga, korrekta och professionella faktureringsmetoder kan öka kundnöjdheten. Inkludera en detaljerad uppdelning av kostnader, skatter och det totala beloppet som ska betalas, samt flera betalningsalternativ för extra bekvämlighet. Att ge kunderna all information de behöver för att behandla betalningar visar att du respekterar deras tid och budget och stärker deras förtroende för företaget, vilket leder till återkommande affärer och hänvisningar. Nöjda kunder är mer benägna att betala snabbt, vilket ytterligare förbättrar kassaflödet och minskar den administrativa bördan med att följa upp sena betalningar.

  • Förbättrad professionell image
    I affärsvärlden är detaljerna viktiga. Fakturans utformning, tydlighet och precision återspeglar din övergripande verksamhet. Kunderna kommer att uppfatta en väl utformad faktura som ett tecken på en välskött organisation, vilket förstärker din professionella image. Detta kan öka kundernas förtroende för ditt företag och sätta en hög standard för kommande transaktioner. Ett konsekvent fakturaformat som inkluderar ditt varumärke (logotyp, varumärkesfärger, företagsnamn osv.) hjälper dessutom till att förbättra din varumärkesidentitet och -synlighet.

  • Ökad sannolikhet för punktliga betalningar
    En tydlig och heltäckande faktura minskar sannolikheten att det skulle uppstå missförstånd eller frågor från dina kunder, vilket ofta är orsaken till försenade betalningar. Genom att specificera betalningsvillkor, förfallodatum och godkända betalningsmetoder kan du ställa tydliga förväntningar på när och hur du förväntar dig att få betalt. Snabbt utfärdande av fakturor efter en försäljning i kombination med artiga påminnelser om försenade betalningar uppmuntrar också dina kunder att prioritera att betala sina räkningar.

  • Förenklad redovisningshantering
    En väl förberedd faktura är ett viktigt register över din försäljning. Unika fakturanummer hjälper dig att enkelt referera till och bevaka transaktioner. Detaljerad specificering av varor eller tjänster ger en bättre överblick över dina intäktsflöden och hjälper dig att identifiera vilka produkter eller tjänster som är mest lönsamma. Att spara kopior av alla fakturor kan dessutom förenkla bokföringen, vilket gör det lättare att spåra inkomster, stämma av konton och förbereda bokslut eller skattedeklarationer.

Om du vill läsa mer om hur Stripe Invoicing kan bidra till att minska ditt företags faktureringsarbete kan gå hit.

Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.

Är du redo att sätta i gång?

Skapa ett konto och börja ta emot betalningar – inga avtal eller bankuppgifter behövs – eller kontakta oss för att ta fram ett specialanpassat paket för ditt företag.
Invoicing

Invoicing

Skapa en faktura och skicka den till dina kunder på bara några minuter – ingen kod krävs.

Dokumentation om Invoicing

Skapa och hantera fakturor för engångsbetalningar med Stripe Invoicing.