För både nystartade och etablerade företag är fakturahantering en integrerad del av verksamheten. Effektiv fakturering kan effektivisera kassaflödet, öka effektiviteten och främja starkare relationer med kunderna. Men det är inte så enkelt som att skicka ett dokument med en betalningsbegäran: fakturering innebär en noggrann balans mellan exakt informationsleverans, professionell presentation och timing.

Att skapa en faktura är en möjlighet att presentera information på ett strömlinjeformat och transparent sätt som minimerar risken för förvirring, potentiella tvister och sena betalningar. Företag kan använda fakturor som ett verktyg för att förbättra kundlojaliteten genom att tillhandahålla en sömlös, professionell upplevelse som lämnar ett positivt intryck på kunderna.

Nedan går vi igenom processen för att skapa effektiva, tydliga och professionella fakturor. Detta inkluderar att förstå de väsentliga komponenterna i en faktura, använda design och varumärke till din fördel, välja rätt faktureringsprogramvara och implementera system för att påskynda betalningen. Genom att optimera din process för att skapa fakturor lägger du grunden för en mer effektiv och tillförlitlig ekonomisk verksamhet.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en faktura?
  
• Vad används fakturor till?
  
• Så här skapar du en faktura: Obligatorisk information
  
• Så här skapar du en faktura: Bästa metoder
  
• Kan Stripe skapa fakturor?
  

Vad är en faktura?

En faktura är ett formellt, tidsstämplat dokument som en säljare utfärdar till en köpare. I den registrerar säljaren en affärstransaktion som har ägt rum. Detta kommersiella dokument innehåller en förteckning över de varor eller tjänster som säljaren har tillhandahållit och anger den betalning som köparen är skyldig. Ur säljarens perspektiv är en faktura ett officiellt bevis på försäljningen och den utgör en integrerad del av företagets finansiella redovisning genom att fungera som bevis på intäkter.

Förutom att fungera som en begäran om betalning spelar en faktura en viktig roll för att hantera och spåra företagets intäkter. Det hjälper företag att upprätthålla korrekta finansiella register, hantera sitt kassaflöde och spåra inkomster för skatteändamål. Fakturor kan också hjälpa företag att identifiera trender, övervaka kundernas köpvanor och prognostisera framtida intäkter. Från köparens perspektiv används fakturor för att verifiera inköp, stämma av finansiella konton och stödja krav på skatteavdrag.

Vad används fakturor till?

Företag använder fakturor för flera olika ändamål. Här är några exempel:

• Begära betalning
  En faktura är i grund och botten en räkning. Den talar om för en klient eller kund hur mycket de är skyldiga för varor eller tjänster som de har fått.

• Journalföring
  Fakturor ger ett register över försäljning för både säljaren och köparen, vilket är viktigt för att upprätthålla korrekta ekonomiska register och hantera kassaflödet.

• Spåra försäljning
  Fakturor hjälper företag att spåra sin försäljning och förstå sina intäktskällor. Företag kan använda denna information för att övervaka sina resultat och fatta välgrundade beslut.

• Förberedelse av skatt
  För både säljare och köpare är fakturorna viktiga vid upprättandet av skattedeklarationen. De fungerar som bevis på inkomst för säljaren och bevis på utgifter för köparen.

• Rättsligt skydd
  I händelse av tvist eller revision fungerar fakturor som ett juridiskt dokument över transaktionen och ger bevis på vad som såldes, hur mycket som debiterades och när transaktionen ägde rum.

• Hantering av kundfordringar
  Fakturor är ett verktyg för hantering av kundfordringar. Genom att spåra vilka fakturor som har betalats och vilka som är utestående kan ett företag hantera sitt kassaflöde på ett mer effektivt sätt.

• Kommunikation med kunder
  Fakturor är också ett kommunikationsmedel som ger kunderna detaljerad information om deras köp, inklusive pris, kvantitet och beskrivning av varor eller tjänster.

En fakturas huvudsakliga funktion är att registrera affärstransaktioner, hjälpa till att hantera ekonomin, underlätta kommunikation och säkerställa efterlevnad av lagar och regler.

Så här skapar du en faktura: Obligatorisk information

Att skapa en faktura innebär att samla in flera viktiga delar av informationen och organisera dem i ett strukturerat format. Här är de viktigaste uppgifterna som hör hemma i en faktura:

• Information från säljaren: Detta inkluderar företagets namn, adress, kontaktuppgifter och all annan relevant information som momsnummer eller företagsidentifieringsnummer. För en enskild firma skulle detta bestå av deras namn och kontaktuppgifter.

• Information till köparen: Detta bör inkludera kundens eller kundens namn, adress och kontaktinformation. När köparen är ett företag ska fakturan innehålla företagets namn och adress.

• Fakturanummer: Varje faktura ska ha en unik identifierare eller ett unikt fakturanummer. Detta kan vara sekventiellt eller baserat på datum, eller så kan det följa något annat system som passar verksamheten.

• Datum: Detta ska vara det datum då fakturan utfärdas.

• Produkter eller tjänster: Detta bör innehålla en detaljerad beskrivning av de produkter eller tjänster som tillhandahålls. För varor kan detta omfatta typ, kvantitet, enhetskostnad och totalbelopp för raden. För tjänster kan det omfatta tjänsttyp, pris (per timme, dag osv.), antal timmar eller dagar och radsumman.

• Kostnader: Lista tydligt kostnaderna för varje artikel eller tjänst, inklusive enhetskostnaden och den totala kostnaden för radposten.

• Delsumma: Delsumman är den totala kostnaden innan eventuella ytterligare avgifter, rabatter eller skatter tillämpas.

• Rabatter (om några): Om några rabatter har tillämpats på transaktionen, se till att lista dem.

• Skatter: Beräkna och lista alla tillämpliga skatter. Se till att ange typ av skatt och skattesats.

• Frakt eller eventuella extra avgifter): Om det tillkommer några extra avgifter, t.ex. frakt- eller hanteringsavgifter, ska du lägga till dem.

• Totalt belopp: Detta är det slutliga beloppet som ska betalas, inklusive alla avgifter, skatter och rabatter.

• Betalningsvillkor: Fakturan ska tydligt ange betalningsvillkoren, till exempel förfallodag och godtagbara betalningssätt.

• Anteckningar (valfritt): Detta inkluderar eventuella ytterligare anteckningar eller kommentarer från säljaren.

Beroende på din geografiska plats och bransch kan det finnas specifika juridiska krav för vad du behöver inkludera på en faktura. I vissa branscher kan företag behöva inkludera mer specialiserad information, till exempel en timuppdelning för fakturerbart arbete i ett tjänsteföretag eller vikt och mått på produkter i ett varubaserat företag. Typ av verksamhet och transaktionens art kan ha stor betydelse för när och hur en faktura skapas och levereras.

Här följer en uppdelning av hur olika affärssituationer kan påverka fakturor:

• Tjänstebaserade företag
  För företag som erbjuder tjänster, som konsulttjänster eller frilanstjänster, är det vanligt att fakturera när arbetet är slutfört, vilket ibland kallas "fakturering i efterskott". En grafisk designer kan till exempel utfärda en faktura efter att ha slutfört en logotypdesign. I vissa fall, t.ex. för löpande tjänster, kan det vara lämpligt att skicka periodiska fakturor (månadsvis, kvartalsvis osv.) med uppgift om de tjänster som tillhandahållits under den perioden.

• Produktbaserade företag
  Företag som säljer fysiska varor utfärdar vanligtvis en faktura vid försäljningsstället eller när en beställning bekräftas. Till exempel skulle en klädaffär skicka en faktura vid köpet, medan ett e-handelsföretag skickar vanligtvis en faktura när kundens beställning behandlas.

• Fakturering av framsteg
  För större projekt som sträcker sig över längre perioder, t.ex. byggnation eller utveckling av kundanpassad programvara, använder företag ofta förskottsfakturering. Detta innebär att de utfärdar fakturor vid olika projektmilstolpar eller stadier av slutförande. Framstegsfakturering hjälper kassaflödet, och det håller också kunden informerad om framstegen och tillhörande kostnader.

• Återkommande fakturering
  För abonnemangsbaserade tjänster, till exempel gymmedlemskap eller software-as-a-service (SaaS) skickar företag vanligtvis fakturor regelbundet (månadsvis, kvartalsvis, årsvis osv.). Denna typ av fakturering återspeglar tjänstens återkommande karaktär.

• Förskottsbetalning
  I vissa situationer, särskilt när det gäller skräddarsydda produkter eller när kundens kredit är osäker, kan en förskottsbetalning vara nödvändig. Här skulle ett företag utfärda en faktura med uppgifter om den förskottsbetalning som krävs innan varorna levereras eller tjänsterna utförs.

• Hållare modell
  Företag som advokatbyråer eller PR-byråer arbetar ofta med en retainer-modell, där klienten betalar ett regelbundet, förutbestämt arvode. I det här fallet skulle företaget utfärda en faktura i en förutbestämd takt som visar hur avgiften har fördelats (t.ex. arbetade timmar), tillsammans med eventuella ytterligare kostnader utöver förskottet.

I alla dessa fall är det viktigt att företagen kommunicerar tydligt om förväntningarna på betalning, ser till att fakturering sker i rätt tid och följer upp betalningarna när så är lämpligt.

Så här skapar du en faktura: Bästa metoder

Att skapa och hantera fakturor är en grundläggande komponent i intäktsgenerering och kassaflödeshantering. Att använda strategisk bästa praxis här kan resultera i snabba betalningar, minskade betalningsrelaterade frågor och starkare kundrelationer. Här är de bästa metoderna för företag:

• Använd en professionell layout
  Din faktura ska se professionell ut, vara lätt för kunden att läsa och återspegla den höga kvaliteten på ditt varumärke och din tjänst. Konsekvens i layouten ger professionalism samtidigt som det hjälper dina kunder att snabbt hitta viktig information, vilket i sin tur underlättar snabbare betalning. Med hjälp av en fakturamall eller ett specialiserat program kan du förenkla den här processen och se till att varje faktura du skickar håller din professionella standard.

• Inkludera all nödvändig information
  Se till att fakturan innehåller alla viktiga uppgifter, t.ex. företagets namn och adress, en beskrivning av varorna eller tjänsterna och det totala beloppet som ska betalas. Se till att även inkludera ditt skatteregistreringsnummer om det krävs enligt lag.

• Specificera dina tjänster eller produkter
  Ta dig tid att beskriva varje tjänst eller produkt som tillhandahålls, inklusive dess tillhörande kostnad. En specificerad faktura eliminerar alla oklarheter om vad du fakturerar din kund för, vilket stärker förtroendet och minskar risken för tvister.

• Förtydliga betalningsvillkoren
  Dina betalningsvillkor ska vara tydliga för mottagarna och innehålla detaljer som förfallodag och de olika betalningsmetoder som du accepterar. Om du tar ut straffavgifter för sena betalningar, se till att ange detta i förväg.

• Använd unika fakturanummer
  Se till att varje faktura har ett eget fakturanummer. Detta numreringssystem förenklar fakturahanteringen och kan vara viktigt vid tvister eller revisioner, så att du enkelt kan spåra och hämta rätt dokument.

• Leverera snabbt
  Skicka dina fakturor i god tid. Ju tidigare din kund får fakturan, desto större är sannolikheten att han eller hon betalar i förtid. Detta kan ha en positiv inverkan på ditt kassaflöde och din ekonomiska planering.

• Uppföljning
  Var proaktiv i uppföljningen av obetalda fakturor. Genom att artigt påminna dina kunder när en betalning förfaller eller löper ut håller du transaktionen på deras radar och signalerar din professionalism. Detta steg (och andra) kan automatiseras med en teknikdriven lösning som Stripe Invoicing, som vi kommer att diskutera mer detaljerat nedan.

• Hålla register
  Gör det till en vana att föra ett noggrant register över alla fakturor som utfärdas och mottagna betalningar. Dessa register fungerar som en utmärkt referens för att spåra betalningar och följa upp förfallna fakturor, och de är oumbärliga för ekonomisk förvaltning, revisioner och skatteskyldigheter. Genom att arbeta med en omfattande betalnings- och faktureringsleverantör som Stripe kan du minska komplexiteten och arbetsflödet i samband med underhåll av finansiella register.

• Använd digitala verktyg
  Låt tekniken göra jobbet åt dig genom att använda faktureringsprogram eller digitala plattformar. Dessa lösningar - inklusive de som erbjuds av Stripe - kan automatisera flera aspekter av faktureringsprocessen, till exempel att skapa återkommande fakturor, skicka påminnelser om uppföljning och upprätthålla digitala register. Detta kan spara värdefull tid och minska risken för mänskliga fel.

• Anpassa dina fakturor
  När det är lämpligt kan du överväga att lägga till en personlig anteckning eller ett enkelt tack till din kund för deras affärer. Denna lilla personliga touch kan hjälpa till att bygga en stark, positiv affärsrelation som varar efter transaktionen.

• Gör det enkelt att betala
  Förenkla betalningsprocessen för att underlätta betalningar i rätt tid. Genom att erbjuda flera olika betalningsmetoder och möjliggöra betalningar online kan du göra det enklare för kunderna att betala sina fakturor - vilket hjälper dig att få in betalningar snabbare.

Kan Stripe skapa fakturor?

Ja, Stripe kan skapa och hantera fakturor. Stripe gör det möjligt för företag att fakturera kunder med engångsfakturor eller återkommande fakturor, och kunder kan betala direkt via en länk som ingår i fakturan via en lösning som kallas Stripe Invoicing.

Stripe Invoicing inkluderar anpassningsbara alternativ, automatisk avstämning av betalningar och flexibla faktureringsfrekvenser för återkommande betalningar. Det ger också detaljerad rapportering och spårningsfunktioner, vilket gör det lättare för företag att hantera sina finanser.

Här kan du läsa mer om vad fakturering kan erbjuda företag:

• Effektivitet och hastighet
  Stripe Invoicing är utformat för att snabbt skapa och betala fakturor. Stripes avancerade funktioner och API:er möjliggör automatisering av kundfordringar, vilket effektiviserar hela processen från skapande av faktura till betalningsavstämning. Stripe verktyg för automatisk skatteberäkning underlättar ytterligare noggrannhet och efterlevnad inom ramen för ditt företags finansiella verksamhet.

• Flexibilitet och kundanpassning
  Stripe möjliggör en hög grad av anpassning för sina fakturor. Från att lägga till radposter, rabatter och skattesatser till att anpassa fakturans utseende efter ditt varumärke – den här flexibiliteten tillgodoser många affärskrav och användningsfall. Stripe stöder också både engångsbetalningar och återkommande betalningar, som ger företag mer flexibilitet att anpassa fakturering till sin affärsmodell.

• Global räckvidd och skalbarhet
  Med stöd för flera globala betalningsmetoder utöver flera språk och valutor kan Invoicing skalas upp i takt med att ditt företag växer och expanderar till nya marknader. Den är utformad för att uppfylla dina behov, oavsett företagets storlek eller komplexitet.

• Förbättrad betalningsgrad
  Majoriteten av Stripes fakturor betalas inom 24 timmar, till stor del på grund av kundernas möjlighet att betala på olika sätt – samt funktionen för fakturapåminnelser, som kan bidra till att minska förekomsten av obetalda fakturor.

• Integration och kompatibilitet
  Stripe Invoicing integreras enkelt med de flesta företags befintliga arbetsflöden. Det ger synkronisering i realtid med populära redovisningssystem och ERP-lösningar (Enterprise Resource Planning) och möjliggör dataimport via Stripes Reports API. Dessa funktioner kan göra det betydligt enklare att hantera finansiella poster och se till att ditt faktureringssystem fungerar sömlöst med din bredare ekonomiska miljö.

• Finansiell kontroll och tillsyn
  Stripe Dashboard ger tydliga, detaljerade rapporter som hjälper företag att övervaka obetalda fakturor, spåra betalningar och prioritera inkassoinsatser. Denna nivå av övervakning bidrar till en tydligare förståelse för ett företags finansiella hälsa och kan vara till nytta för den finansiella förvaltningen. Denna nivå av övervakning bidrar till en tydligare förståelse för ett företags finansiella hälsa och kan vara till nytta för den finansiella förvaltningen.

Dessa funktioner gör det möjligt för företag att ta ett mer strategiskt grepp om fakturahanteringen, vilket gör processen mindre betungande samtidigt som den finansiella verksamheten förbättras.

För att lära dig mer om Stripe Invoicing, tala med en expert för att komma igång.