Desde startups incipientes hasta grandes multinacionales, la gestión de facturas es un aspecto fundamental a la hora de dirigir una empresa. Si se hace de manera eficaz, puede mejorar el flujo de caja, aumentar la eficiencia y fomentar relaciones más estrechas con los clientes. Sin embargo, no es tan sencillo como enviar un documento con una petición de pago: para crear una factura es necesario encontrar un equilibrio entre la entrega precisa de la información, una presentación profesional y el momento oportuno.

Elaborar una factura es una oportunidad para presentar información de forma simplificada y transparente, y minimizar así las posibilidades de confusión, posibles disputas y retrasos en los pagos. Las empresas pueden usar las facturas para mejorar la retención de clientes mostrando un perfil profesional y facilitando el proceso, lo que deja una impresión positiva en los clientes.

A continuación, detallaremos el proceso para crear facturas, incluidos sus componentes, qué información se necesita y cuáles son las prácticas recomendadas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• Qué es una factura
  
• ¿Cuáles son los distintos tipos de facturas?
  
• Requisitos de las facturas: ¿qué información es obligatoria incluir?
  
• Cómo crear una factura paso a paso
  
• Distintas maneras de crear facturas
  
• ¿Cuáles son las prácticas recomendadas a la hora de crear facturas?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  
• Preguntas frecuentes sobre cómo crear una factura
  

Qué es una factura

Una factura es un documento formal, con marca temporal, que el vendedor emite al comprador para registrar una transacción completada. En ella se enumeran los bienes o servicios prestados y el pago adeudado, y sirve tanto de petición de pago como de registro oficial de la venta. Forma parte de la contabilidad de la empresa como prueba de los beneficios.

Las facturas cumplen varios propósitos a la vez:

• Petición de pago: informar al cliente de lo que debe

• Mantenimiento de registros: documentar las ventas para mantener registros financieros precisos y gestionar el flujo de caja

• Seguimiento de ventas: ayudar a las empresas a supervisar las fuentes de ingresos y el rendimiento

• Preparación de impuestos: comprobante de beneficios para el vendedor y prueba de gasto para el comprador

• Protección legal: prueba de lo que se vendió, por qué importe y cuándo, en caso de disputa o auditoría

• Gestión de cuentas por cobrar (AR, por sus siglas en inglés): hacer un seguimiento de las facturas pagadas y pendientes para gestionar el flujo de caja

• Comunicación con el cliente: dar a los clientes detalles claros sobre el precio y la cantidad, y una descripción de lo que han comprado

En resumen, una factura registra la transacción, ayuda en la gestión financiera y garantiza el cumplimiento de la normativa fiscal y legal de ambas partes.

¿Cuáles son los diferentes tipos de facturas?

Las diferentes situaciones de facturación requieren diferentes formatos de factura. Elegir el adecuado mantiene las cosas claras y te ayuda a recibir pagos más rápido.

• Factura de parte de horas: Típica entre autónomos, consultores y bufetes de abogados, este tipo de factura detalla las horas trabajadas y las tarifas cobradas para los acuerdos de facturación por horas.

• Factura recurrente: Ideal para suscripciones, igualas y acuerdos de servicios continuos, este tipo de factura automatiza la facturación a intervalos establecidos por un importe constante.

• Factura comercial: Generalmente requerida para envíos transfronterizos, este documento indica el valor de los bienes para que las autoridades aduaneras puedan evaluar los aranceles y los impuestos.

• Factura de débito: Este tipo de factura se suma al importe que debe un cliente, generalmente para contabilizar el trabajo adicional, los costes añadidos o un déficit de facturación anterior.

• Factura de crédito: A veces llamada nota de crédito, esto reduce lo que debe un cliente y se utiliza para reembolsos, artículos devueltos o para corregir una factura anterior.

• Factura final: Enviada cuando concluye un proyecto, este tipo de factura cubre cualquier saldo que quede después de cualquier pago parcial anterior.

• Factura provisional: Para proyectos largos, este documento divide el coste total en pagos por hitos para que el efectivo siga fluyendo a medida que avanza el trabajo.

• Factura proforma: Emitida antes de que comience el trabajo o se envíen los bienes, proporciona a los clientes una estimación de los costes por adelantado. También es común en el comercio internacional por motivos aduaneros.

• Factura estándar: La factura a la que se recurre para muchas transacciones, esta solicitud de pago se realiza una vez entregados los bienes o servicios, ya sea de forma inmediata o según las condiciones acordadas, como a 30\ días netos.

Muchas empresas las envían como facturas electrónicas (documentos digitales estructurados que se entregan a través de plataformas de contabilidad o de gestión de proyectos), aunque en algunos casos se siguen utilizando facturas en papel.

Requisitos de la factura: ¿Qué información es obligatorio incluir?

Crear una factura implica recopilar diversa información clave y organizarla en un formato estructurado. Estos son los datos necesarios que deben figurar en una factura:

• Información del vendedor: Incluye el nombre de la empresa, la dirección, los datos de contacto y cualquier otra información pertinente, como el número de IVA o el número de identificación fiscal. En el caso de los empresarios individuales, consistirá en su nombre y datos de contacto.

• Información del comprador: Debe incluir el nombre, la dirección y la información de contacto del cliente. Si el comprador es una empresa, la factura debe indicar el nombre de la empresa y su dirección.

• Número de factura: Cada factura debe tener un identificador único o número de factura. Puede ser secuencial, basarse en la fecha o seguir cualquier otro sistema que se adapte a la empresa.

• Fecha: Debe ser la fecha de emisión de la factura.

• Productos o servicios: Debe haber una descripción detallada de los productos o servicios prestados. Para los bienes, esto podría incluir el tipo, la cantidad, el coste por unidad y el total de la partida individual. Para los servicios, podría incluir el tipo de servicio, la tarifa (p. ej., por hora o por día), el número de horas o días y el total de la partida individual.

• Costes: La factura debe enumerar claramente los costes de cada partida o servicio, incluido el coste unitario y el coste total de esa partida individual.

• Subtotal: El subtotal es el coste total antes de aplicar cualquier cargo adicional, descuento o impuesto.

• Descuentos (si los hubiera): Si se ha aplicado algún descuento a la transacción, debe indicarse.

• Impuestos: Deben calcularse y enumerarse los impuestos aplicables. La factura debe indicar el tipo de impuesto y el tipo impositivo.

• Cargos de envío o adicionales (si los hubiera): Si hay cargos adicionales, como comisiones de envío o manipulación, deben incluirse.

• Importe total: Es el importe final adeudado, incluidos todos los cargos, impuestos y descuentos.

• Condiciones de pago: La factura debe indicar claramente las condiciones de pago, como la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados.

• Notas (opcional): Incluye cualquier nota o comentario adicional del vendedor.

Dependiendo de tu ubicación geográfica y de tu sector, puede haber requisitos legales específicos sobre lo que debe incluir una factura. En determinados sectores, las empresas pueden tener que incluir información más especializada, como un desglose por horas de los trabajos facturables en una empresa de servicios o el peso y las dimensiones de los productos en una empresa de bienes. El tipo de empresa y la naturaleza de la transacción pueden influir considerablemente en el momento y la forma en que se crea y entrega una factura.

Ahora veremos en detalle cómo pueden afectar las distintas situaciones de un negocio:

• Empresas de servicios: En el caso de las empresas que ofrecen servicios, como consultoría y trabajo autónomo, es común facturar a la finalización del trabajo, una práctica que a veces se denomina «facturación a posteriori». Por ejemplo, un diseñador gráfico puede emitir una factura tras finalizar el diseño de un logotipo. En algunos casos, como los servicios continuos, puede ser apropiado enviar facturas periódicas (p. ej., mensuales o trimestrales) en las que se indiquen los servicios prestados durante un período determinado.

• Empresas de productos: Las empresas que venden bienes físicos suelen emitir una factura en el punto de venta o cuando se confirma un pedido. Por ejemplo, una tienda de ropa enviará una factura después de una compra, mientras que una empresa de e-commerce normalmente enviará una factura cuando se procese el pedido del cliente.

• Facturación por avances: En proyectos de mayor envergadura que abarcan períodos prolongados, como la construcción y el desarrollo de software a medida, las empresas suelen utilizar la facturación por avances. Esto significa que emiten facturas en distintos hitos del proyecto o etapas de finalización. La facturación por avances facilita el flujo de caja y mantiene al cliente informado sobre el progreso y los costes asociados.

• Facturación recurrente: Para los servicios por suscripción, como las cuotas del gimnasio y las suscripciones de software como servicio (SaaS), las empresas suelen enviar facturas en un ciclo regular (p. ej., mensual, trimestral o anual). Este tipo de facturación refleja la naturaleza recurrente del servicio.

• Pago por adelantado: En determinadas situaciones, especialmente cuando se trata de productos a medida o el crédito del cliente es dudoso, puede ser necesario un pago por adelantado. En este caso, la empresa emitirá una factura en la que se detalle el adelanto necesario antes de entregar los bienes o realizar los servicios.

• Modelo de iguala: Las empresas, como los bufetes de abogados y las agencias de relaciones públicas, suelen operar con un modelo de iguala, en el que el cliente paga una comisión regular y predeterminada. En este caso, la empresa emitiría una factura con una periodicidad preestablecida en la que se mostraría cómo se ha asignado esa comisión (p. ej., las horas trabajadas), junto con cualquier coste adicional que supere la iguala.

En todos estos casos, es importante que las empresas comuniquen claramente las expectativas de pago, garanticen una facturación rápida y realicen un seguimiento del pago cuando proceda.

Cómo crear una factura paso a paso

Aquí tienes una guía práctica paso a paso que puedes seguir cada vez que factures a un cliente.

Decide cómo crear la factura

Lo primero es elegir el método: puedes optar por una plantilla ya creada, un software de contabilidad, un generador en línea o un documento creado por ti mismo. Si facturas de forma ocasional, con una plantilla sencilla bastará. Sin embargo, si facturas con frecuencia, un software que se encargue de los cálculos y haga un seguimiento del pago por ti te ahorrará tiempo.

Incluye la información de la empresa en la parte superior

Empieza con el nombre de la empresa, la dirección postal, el número de teléfono, el correo electrónico y el logotipo, si lo tienes. Esto informará de inmediato al destinatario a quién va a pagar y aportará un aspecto profesional.

Añade la información del cliente

Incluye el nombre del cliente (o el nombre de su empresa), la dirección de facturación y, si es posible, a la persona o el departamento en concreto que se encarga de los pagos. Hacerlo bien es importante, ya que una factura enviada al contacto equivocado es una de las principales causas de retraso en los pagos.

Asígnale un número de factura único

Asigna a cada factura su propio número identificativo, a ser posible en una secuencia lógica (por ejemplo: 0001, 0002, etc.). Esto facilitará en gran medida la organización de los libros contables y hará que resulte más sencillo hacer referencia a una factura determinada más adelante en caso de duda.

Anota la fecha de emisión y la fecha de vencimiento

Registra la fecha de envío de la factura y especifica exactamente cuándo prevés que se realice el pago. En lugar de escribir «30 netos», calcula y anota la fecha exacta; esto aclarará cualquier duda por parte del cliente.

Desglosa todo lo que vayas a cobrar

Incluye cada producto o servicio por separado en lugar de agrupar los cargos. En cada línea, anota el producto o el servicio proporcionado, la cantidad o el tiempo empleado, la tarifa y el total resultante. Cuanto más específicas sean las descripciones, menos probabilidades habrá de que el cliente cuestione o retrase el cargo.

Suma todo

Suma las líneas de artículo en un subtotal y, a continuación, aplica los impuestos, los descuentos o las comisiones adicionales en líneas independientes. Haz que el importe final total que se adeuda destaque claramente, por ejemplo con texto en negrita o con un tamaño de fuente mayor en la parte inferior.

Explica cómo y cuándo quieres que te paguen

Aclara qué métodos de pago aceptas (p. ej., transferencia bancaria, tarjeta, cheque, aplicaciones de pago digitales), además de las posibles penalizaciones por pago atrasado o los incentivos por pago anticipado que ofrezcas.

Revisa la factura y envíala

Haz una última revisión a todo el documento para comprobar que no haya errores tipográficos, importes erróneos ni información que falte antes de enviarlo. Guárdalo como PDF para que el formato se mantenga intacto y envíalo mediante el método que mejor se adapte al cliente (por correo electrónico, a través de un portal de pago o tu plataforma de facturación).

Diferentes formas de crear facturas

Por lo general, las empresas eligen entre dos enfoques de facturación: herramientas automatizadas creadas para tal fin o métodos manuales.

¿Cuáles son las prácticas recomendadas para la creación de facturas?

Crear y gestionar facturas es un componente fundamental para la generación de ingresos y la gestión del flujo de caja. Emplear aquí las prácticas recomendadas puede dar lugar a pagos más rápidos, menos consultas relacionadas con los pagos y relaciones más estrechas con los clientes.

A continuación se indican algunas prácticas recomendadas para las empresas:

• Usa un diseño profesional: Tu factura debe tener un aspecto profesional y ser fácil de leer para tu cliente, lo que refleja la alta calidad de tu marca y servicio. La coherencia en el diseño demuestra profesionalidad, a la vez que ayuda a tus clientes a localizar la información clave rápidamente, lo que a su vez facilita un pago más rápido. El uso de una plantilla de factura o de un software especializado puede simplificar este proceso al garantizar que cada factura que envíes mantenga tu nivel de profesionalidad.

• Incluye toda la información necesaria: Asegúrate de que tu factura contiene todos los detalles importantes, incluidos el nombre de la empresa y la dirección, una descripción de los bienes o servicios proporcionados y el importe total adeudado. Incorpora también tu ID fiscal si la ley lo exige.

• Desglosa tus servicios o productos: Detalla cada servicio o producto proporcionado, incluido su coste asociado. Una factura desglosada elimina cualquier ambigüedad sobre lo que le estás facturando a tu cliente, lo que refuerza la confianza y reduce la probabilidad de disputas.

• Aclara las condiciones de pago: Tus condiciones de pago deben estar claras para los destinatarios, e incluir detalles como la fecha de vencimiento y los diferentes métodos de pago que aceptas. Si cobras penalizaciones por pagos atrasados, indícalo por adelantado.

• Usa números de factura únicos: Asegúrate de que cada factura tenga su propio número de factura. Este sistema de numeración simplifica la gestión de las facturas y puede ser importante en caso de disputas o auditorías, ya que te permite realizar un seguimiento y recuperar el documento correcto fácilmente.

• Realiza la entrega a tiempo: Envía tus facturas a tiempo. Cuanto antes reciba la factura tu cliente, mayor será la probabilidad de que realice el pago pronto. Esto puede tener un impacto positivo en tu flujo de caja y en la planificación financiera.

• Haz un seguimiento: Sé proactivo a la hora de realizar un seguimiento de las facturas impagadas. Recordar educadamente a tus clientes cuándo vence o se ha retrasado un pago mantiene la transacción en su radar y demuestra tu profesionalidad. Este paso (y otros) se puede automatizar con una solución tecnológica como Stripe Invoicing, que trataremos con más detalle a continuación.

• Mantén registros: Mantén un registro exhaustivo de todas las facturas emitidas y los pagos recibidos. Estos registros sirven como una excelente referencia para realizar un seguimiento de los pagos y hacer el seguimiento de las facturas atrasadas, y son indispensables para la gestión financiera, las auditorías y las obligaciones fiscales. Trabajar con un proveedor integral de pagos y facturación como Stripe puede minimizar la complejidad y el flujo de trabajo asociados con el mantenimiento de los registros financieros.

• Usa herramientas digitales: Utiliza un software de facturación o plataformas digitales. Estas soluciones (incluidas las que ofrece Stripe) pueden automatizar varios aspectos del proceso de facturación, como la creación de facturas recurrentes, el envío de recordatorios de seguimiento y el mantenimiento de registros digitales. Esto puede ahorrarte un tiempo valioso y reducir la posibilidad de cometer errores humanos.

• Personaliza tus facturas: Cuando sea apropiado, plantéate añadir una nota personalizada o un sencillo agradecimiento para tu cliente. Este pequeño toque personal puede ayudar a forjar una relación comercial sólida y positiva que perdure más allá de la transacción.

• Facilita el pago: Simplifica el proceso de pago para facilitar los pagos puntuales. Ofrecer múltiples métodos de pago y habilitar los pagos por Internet puede hacer que sea más cómodo para los clientes pagar sus facturas, lo que te ayuda a recibir los pagos más rápido.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica tu proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya estés gestionando facturación puntual o facturación recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos con mayor rapidez y optimizar las operaciones:

• Automatiza la contabilidad: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin programación. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de las facturas, envía recordatorios de pagos y procesa reembolsos, lo que te ayuda a controlar tu flujo de caja.

• Expandirte internacionalmente: aumenta la conversión ofreciendo los métodos de pagos preferidos por tus clientes. Stripe acepta más de 100 métodos de pagos locales y más de 130 divisas.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pagos moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado al cobro a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de factura alojada por Stripe.

• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.

Obtén más información sobre cómo Stripe puede simplificar tu proceso de cuentas por cobrar o empieza hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre la creación de una factura

A continuación se ofrecen respuestas a algunas preguntas habituales que tienen las empresas sobre la creación y el envío de facturas.