Dalle start-up alle prime armi alle grandi imprese consolidate, la gestione delle fatture è un aspetto chiave della gestione di un business. Un processo di fatturazione efficace può snellire il flusso di cassa, aumentare l'efficienza e promuovere relazioni più solide con i clienti. Ma non si tratta semplicemente di inviare un documento con una richiesta di pagamento: la fatturazione richiede un attento equilibrio tra la trasmissione di informazioni precise, la presentazione professionale e la tempistica.
La progettazione di una fattura è un'opportunità per presentare le informazioni in modo lineare e trasparente, riducendo al minimo le possibilità di confusione, di potenziali contestazioni e di ritardi nei pagamenti. Le attività possono utilizzare le fatture come strumento per migliorare la fidelizzazione dei clienti, offrendo un'esperienza professionale e fluida che lasci un'impressione positiva sui clienti.
Di seguito, illustreremo nei dettagli il processo di creazione di fatture efficaci, chiare e professionali, che include la conoscenza dei componenti essenziali di una fattura, l'uso del design e del branding a tuo vantaggio, la scelta del software più appropriato per la fatturazione e l'implementazione di sistemi per velocizzare i pagamenti. Ottimizzando il processo di creazione delle fatture, stai gettando le basi per migliorare l'efficienza e l'affidabilità delle operazioni finanziarie.
Contenuto dell'articolo
- Che cos'è una fattura?
- Quali sono gli scopi delle fatture?
- Come creare una fattura: informazioni obbligatorie
- Come creare una fattura: best practice
- Stripe può creare fatture?
Che cos'è una fattura?
La fattura è un documento formale con data che il venditore rilascia a un acquirente per registrare una transazione commerciale avvenuta. Questo documento commerciale elenca i beni o i servizi forniti dal venditore e indica il pagamento dovuto dall'acquirente. Dal punto di vista del venditore, la fattura è una registrazione ufficiale della vendita e costituisce parte integrante della contabilità finanziaria dell'attività, in quanto prova di reddito.
La fattura non serve solo come richiesta di pagamento, ma svolge anche un ruolo importante nella gestione e nel monitoraggio dei ricavi aziendali, oltre a essere utile per mantenere registri finanziari accurati, gestire il flusso di cassa e tenere traccia del reddito ai fini fiscali. Le fatture possono anche aiutare le attività a identificare le tendenze, monitorare le consuetudini di acquisto dei clienti e a prevedere le entrate future. Dal punto di vista dell'acquirente, le fatture servono per verificare gli acquisti, riconciliare i conti finanziari e supportare le richieste di detrazioni fiscali.
Quali sono gli scopi delle fatture?
Le fatture vengono utilizzate per diversi scopi in ambito aziendale. Ecco alcuni esempi:
Richiesta di pagamento
Una fattura è fondamentalmente un conto, che comunica al cliente quanto deve per i beni o i servizi ricevuti.Contabilità
Le fatture forniscono una registrazione delle vendite sia per il venditore che per l'acquirente, importante per mantenere registri finanziari accurati e gestire il flusso di cassa.Monitoraggio delle vendite
Le fatture aiutano le attività a tenere traccia delle vendite e a conoscere le fonti di reddito. Queste informazioni possono essere utilizzate per monitorare le prestazioni e prendere decisioni informate.Stesura della dichiarazione dei redditi
Sia per il venditore che per l'acquirente, le fatture sono importanti per la preparazione della dichiarazione dei redditi, in quanto servono come prova di reddito per il venditore e come prova di spesa per l'acquirente.Tutela legale
In caso di contestazioni o di revisione contabile, le fatture fungono da documentazione legale della transazione, fornendo una prova del venduto, dell'addebito e di quando è avvenuta la transazione.Gestione dei crediti
Le fatture sono uno strumento per la gestione dei crediti. Tenendo traccia delle fatture pagate e di quelle in sospeso, un'attività può gestire il flusso di cassa in modo più efficace.Comunicazioni con i clienti
Le fatture sono anche un mezzo di comunicazione, in quanto forniscono ai clienti informazioni dettagliate sull'acquisto, tra cui il prezzo, la quantità e la descrizione dei beni o dei servizi.
La funzione principale di una fattura è quella di registrare le transazioni commerciali, facilitare la gestione delle finanze, agevolare le comunicazioni e garantire la conformità legale.
Come creare una fattura: informazioni obbligatorie
La creazione di una fattura implica la raccolta di diverse informazioni chiave e la loro organizzazione in un formato strutturato. Ecco i dettagli essenziali che devono figurare in una fattura:
Informazioni sul venditore: sono inclusi il nome dell'azienda, l'indirizzo, i recapiti e qualsiasi altra informazione rilevante, come il numero di partita IVA o il numero di identificazione dell'attività. Nel caso di una ditta individuale, si tratta del nome e dei recapiti.
Informazioni sull'acquirente: dovrebbero includere il nome, l'indirizzo e le informazioni di contatto del cliente o del committente. Se l'acquirente è un'attività, la fattura deve riportare la ragione sociale e l'indirizzo.
Numero di fattura: ogni fattura deve avere un identificativo o un numero di fattura unico, che può essere sequenziale o basato sulla data oppure seguire qualsiasi altro sistema idoneo per l'attività.
Data: questa deve essere la data di emissione della fattura.
Prodotti o servizi: una descrizione dettagliata dei prodotti o dei servizi forniti. Nel caso dei prodotti, le informazioni potrebbero includere il tipo, la quantità, il costo unitario e il totale della riga. Per i servizi, potrebbero essere indicati il tipo di servizio, la tariffa (oraria, giornaliera, ecc.), il numero di ore o di giorni e il totale della riga.
Costi: un elenco chiaro dei costi di ciascun articolo o servizio, compresi il costo unitario e il costo totale per ogni voce riga.
Subtotale: il subtotale è il costo totale prima dell'aggiunta di eventuali costi ulteriori, sconti o imposte.
Sconti (eventuali): se sono stati applicati sconti alla transazione, assicurati di indicarli.
Imposte: calcola e indica le eventuali imposte applicabili, assicurandoti di specificare il tipo di imposta e l'aliquota.
Spese di spedizione o costi aggiuntivi (eventuali): se ci sono costi aggiuntivi, come spese di spedizione o di gestione, assicurati di aggiungerli.
Importo totale: questo è l'importo finale dovuto, comprensivo di tutti i costi, le imposte e gli sconti.
Termini di pagamento: la fattura deve indicare chiaramente i termini di pagamento, come la data di scadenza e le modalità di pagamento supportate.
Note (facoltative): eventuali note o commenti aggiuntivi del venditore.
A seconda della tua posizione geografica e del settore di appartenenza, possono esistere requisiti legali specifici per gli elementi da includere in una fattura. In alcuni settori, è possibile che le attività debbano includere informazioni più specifiche, come una suddivisione oraria del lavoro fatturabile per un'attività di servizi oppure il peso e le dimensioni dei prodotti per una fornitura di beni. Il tipo di attività e la natura della transazione possono influire in modo significativo sui tempi e le modalità di creazione e consegna della fattura.
Ecco una panoramica di come le diverse situazioni aziendali possono influire sulle fatture:
Attività incentrate sui servizi
Per le attività che offrono servizi, come consulenze o freelance, è comune fatturare al completamento del lavoro, una condizione definita a volte "fatturazione posticipata". Ad esempio, un grafico potrebbe emettere una fattura dopo aver completato il design di un logo. In alcuni casi, ad esempio per i servizi continuativi, potrebbe essere opportuno inviare fatture periodiche (mensili, trimestrali, ecc.), indicando i servizi prestati in quel periodo.Attività incentrate sui prodotti
Le attività che vendono beni fisici di solito emettono una fattura al momento della vendita o della conferma dell'ordine. Ad esempio, un negozio di abbigliamento invierebbe una fattura al momento dell'acquisto, mentre un'attività di e-commerce invierebbe in genere la fattura in concomitanza con l'elaborazione dell'ordine del cliente.Addebito di avanzamento lavori
Per i progetti più grandi che si estendono per un lungo periodo, come la costruzione o lo sviluppo di software personalizzato, le attività utilizzano spesso fatture di avanzamento lavori. Ciò significa che emettono fatture in corrispondenza di varie tappe specifiche del progetto o per vari stadi di completamento. Le fatture di avanzamento lavori sono utili per il flusso di cassa, oltre a mantenere informato il cliente sui progressi e sui costi associati.Addebito ricorrente
Per i servizi in abbonamento, come gli abbonamenti a palestre o Software-as-a-Service (SaaS), le attività inviano di solito le fatture a cadenza regolare (mensile, trimestrale, annuale, ecc.). Questo tipo di fatturazione riflette la natura ricorrente del servizio.Pagamento anticipato
In alcune situazioni, soprattutto quando si tratta di prodotti su misura o quando la solvibilità del cliente è incerta, può essere necessario un pagamento anticipato. In questo caso, un'attività emette una fattura in cui viene specificato il pagamento anticipato richiesto prima della consegna della merce o dell'erogazione dei servizi.Modello basato su acconto
Le attività come gli studi legali o le agenzie di pubbliche relazioni operano spesso secondo un modello basato su acconto, in cui il cliente paga un onorario regolare e predeterminato. In questo caso, l'attività emette una fattura con una cadenza prestabilita, indicando la ripartizione dell'onorario (ad esempio, le ore lavorate) e gli eventuali costi aggiuntivi rispetto alla parcella.
In tutti questi casi, è importante che le attività comunichino chiaramente le aspettative per il pagamento, assicurino una fatturazione tempestiva e sollecitino il pagamento quando appropriato.
Come creare una fattura: best practice
La creazione e la gestione delle fatture sono aspetti fondamentali della generazione di ricavi e della gestione del flusso di cassa. Adottare best practice strategiche in questo ambito può portare a pagamenti più rapidi, a una riduzione delle domande correlate ai pagamenti e al consolidamento delle relazioni con i clienti. Ecco le best practice per le attività:
Usa un layout professionale
La fattura deve avere un aspetto professionale ed essere di facile lettura per il cliente, rispecchiando l'alta qualità del tuo brand e del tuo servizio. La coerenza del layout conferma un'immagine di professionalità e aiuta i clienti a individuare rapidamente le informazioni chiave, facilitando così un pagamento più rapido. L'utilizzo di un modello di fattura o di un software specializzato può semplificare questo processo, garantendo che ogni fattura inviata sia all'altezza dei tuoi standard professionali.Includi tutte le informazioni necessarie
Assicurati che la fattura contenga tutti i dettagli importanti, tra cui la ragione sociale e l'indirizzo, la descrizione dei beni o dei servizi e l'importo totale dovuto. Non dimenticare di incorporare anche il tuo ID fiscale, se richiesto dalla legge.Crea voci dettagliate per i servizi o i prodotti
Prenditi il tempo di dettagliare ogni servizio o prodotto fornito, compreso il relativo costo. Una fattura dettagliata elimina qualsiasi ambiguità sull'addebito al cliente, rafforzando la fiducia e rendendo meno probabili le contestazioni.Chiarisci i termini di pagamento
I termini di pagamento devono essere chiari per i destinatari e includere informazioni specifiche come la data di scadenza e le diverse modalità di pagamento accettate. Se applichi penali per i ritardi di pagamento, assicurati di dichiararlo in anticipo.Utilizza numeri di fattura univoci
Assicurati che ogni fattura abbia un proprio numero di fattura. Questo sistema di numerazione semplifica la gestione delle fatture e può essere importante in caso di contestazioni o revisioni contabili, consentendo di rintracciare e recuperare facilmente il documento giusto.Consegna in tempi brevi
Invia tempestivamente le fatture. Prima il cliente riceve la fattura, maggiore è la probabilità che saldi in anticipo, con potenziali effetti positivi sul tuo flusso di cassa e sulla pianificazione finanziaria.Follow-up
Sollecita in modo proattivo le fatture non pagate. Ricordare gentilmente ai tuoi clienti la scadenza di un pagamento o quando sono in ritardo mantiene alta la loro attenzione ed è un segnale di professionalità da parte tua. Questo passaggio (e altri) possono essere automatizzati con una soluzione tecnologica come Stripe Invoicing, di cui parleremo in dettaglio più avanti.Registra le operazioni
È buona norma tenere un registro meticoloso di tutte le fatture emesse e dei pagamenti ricevuti. Questi registri sono un ottimo riferimento per monitorare i pagamenti e sollecitare il saldo delle fatture scadute, oltre a essere indispensabili per la gestione finanziaria, le revisioni contabili e gli obblighi fiscali. La collaborazione con un fornitore di servizi di pagamento e addebito completi, come Stripe, può ridurre la complessità e il flusso di lavoro associati alla tenuta dei registri finanziari.Usa strumenti digitali
Fai lavorare la tecnologia al tuo posto, utilizzando un software di fatturazione o piattaforme digitali. Queste soluzioni, comprese quelle offerte da Stripe, possono automatizzare diversi aspetti del processo di fatturazione, come la creazione di fatture ricorrenti, l'invio di promemoria di follow-up e la conservazione di registri digitali. In questo modo puoi risparmiare tempo prezioso e ridurre la possibilità di errori umani.Personalizza le tue fatture
Se opportuno, aggiungi una nota personalizzata o un semplice ringraziamento per il cliente. Questo piccolo tocco personale può aiutare a costruire un rapporto solido e positivo destinato a durare oltre la transazione.Facilita i pagamenti
Semplifica il processo di pagamento per favorire la puntualità. L'offerta di più modalità di pagamento e l'abilitazione dei pagamenti online possono rendere più comodo il saldo delle fatture da parte dei clienti e questo può contribuire a velocizzare i cicli di pagamento.
Stripe può creare fatture?
Sì, Stripe può creare e gestire le fatture. Stripe consente alle attività di gestire gli addebiti ai clienti con fatture una tantum o ricorrenti e i clienti possono pagare direttamente tramite un link incluso nella fattura tramite una soluzione chiamata Stripe Invoicing.
Invoicing include opzioni personalizzabili, la riconciliazione automatica dei pagamenti e frequenze di addebito flessibili per i pagamenti ricorrenti, oltre a funzionalità di reportistica e monitoraggio dettagliati, semplificando anche la gestione delle finanze aziendali.
Ecco altre informazioni sui vantaggi offerti da Invoicing alle attività:
Efficienza e velocità
Invoicing è progettato per creare e pagare rapidamente le fatture. Le funzionalità avanzate e le API di Stripe consentono di automatizzare la gestione dei crediti, snellendo l'intero processo, dalla creazione della fattura alla riconciliazione dei pagamenti. Gli strumenti per il calcolo automatico delle imposte di Stripe favoriscono ulteriormente l'accuratezza e la conformità nell'ambito delle operazioni finanziarie della tua attività.Flessibilità e personalizzazione
Stripe supporta un alto livello di personalizzazione per le fatture. Dall'aggiunta di voci riga, sconti e aliquote fiscali alla personalizzazione dell'aspetto della fattura per adattarla al tuo brand, questa flessibilità soddisfa molti requisiti e casi d'uso aziendali. Stripe supporta anche pagamenti una tantum e pagamenti ricorrenti, offrendo così maggiore flessibilità per allineare la fatturazione al modello di business.Copertura globale e possibilità di crescita
Grazie al supporto di diverse modalità di pagamento globali, oltre a più lingue e valute, la fatturazione può scalare insieme alla tua attività che cresce e si espande in nuovi mercati. È progettato per soddisfare le tue esigenze, indipendentemente dalle dimensioni o dalla complessità del business.Miglioramento dei tassi di pagamento
La maggior parte delle fatture di Stripe viene pagata entro 24 ore, in gran parte grazie alla possibilità per i clienti di scegliere tra svariate modalità di pagamento e alla funzionalità per i promemoria delle fatture, che può contribuire a ridurre il numero di fatture non pagate.Integrazione e compatibilità
Invoicing si integra facilmente con i flussi di lavoro esistenti della maggior parte delle attività. Supporta la sincronizzazione in tempo reale con i più diffusi sistemi di contabilità e soluzioni Enterprise Resource Planning (ERP), oltre a consentire l'importazione di dati tramite l'API Reports di Stripe. Queste funzionalità possono semplificare notevolmente la gestione dei registri finanziari e garantire che il tuo sistema di fatturazione si integri perfettamente con l'ambiente finanziario nel suo complesso.Controllo e supervisione delle finanze
La Dashboard di Stripe offre report chiari e dettagliati utili per monitorare le fatture in sospeso, tenere traccia dei pagamenti e stabilire le priorità per le iniziative di riscossione. Questo livello di supervisione favorisce una maggiore comprensione dello stato di salute finanziaria dell'attività e può essere utile per la gestione finanziaria.
Queste funzionalità consentono di adottare un approccio più strategico alla gestione delle fatture, rendendo il processo meno oneroso e ottimizzando contemporaneamente le operazioni finanziarie.
Per altre informazioni su Invoicing, parla con un esperto per iniziare.