De startups iniciantes a corporações estabelecidas, lidar com faturas é um aspecto integral da administração de uma empresa. Um faturamento eficaz pode agilizar o fluxo de caixa, aumentar a eficiência e promover relacionamentos mais fortes com os clientes. Mas não é tão simples quanto enviar um documento com uma solicitação de pagamento: o faturamento envolve um equilíbrio cuidadoso entre entrega precisa de informações, apresentação profissional e cronograma.

A elaboração de uma fatura é uma oportunidade de apresentar as informações de forma simplificada e transparente, minimizando a chance de confusões, possíveis contestações e atrasos nos pagamentos. As empresas podem usar as faturas como uma ferramenta para melhorar a retenção de clientes, proporcionando uma experiência profissional integrada que deixa uma impressão positiva nos clientes.

Abaixo, detalharemos o processo de criação de faturas efetivas, claras e profissionais. Isso inclui entender os componentes essenciais de uma fatura, usar o design e a marca a seu favor, selecionar o software de faturamento correto e implementar sistemas para acelerar o pagamento. Ao otimizar seu processo de criação de faturas, você cria as bases para operações financeiras mais eficientes e confiáveis.

Neste artigo:

• O que é uma fatura?
  
• Para que servem as faturas?
  
• Como criar uma fatura: informações necessárias
  
• Como criar uma fatura: práticas recomendadas
  
• A Stripe pode criar faturas?
  

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento formal, com carimbo de data/hora, emitido por um vendedor para um comprador. Nela, o vendedor registra uma transação comercial ocorrida. Esse documento comercial lista os bens ou serviços fornecidos pelo vendedor e indica o pagamento que o comprador deve. Do ponto de vista do vendedor, uma fatura fornece um registro oficial da venda e é parte integrante das contas financeiras da empresa, servindo como comprovante de renda.

Além de servir como solicitação de pagamento, a fatura desempenha um papel importante no gerenciamento e acompanhamento da receita comercial. Ela ajuda as empresas a manter registros financeiros precisos, gerenciar o fluxo de caixa e acompanhar a receita para fins fiscais. As faturas também podem ajudar as empresas a identificar tendências, monitorar hábitos de compra dos clientes e prever receitas futuras. Do ponto de vista do comprador, as faturas são usadas para verificar compras, reconciliar contas financeiras e apoiar pedidos de dedução fiscal.

Para que servem as faturas?

As empresas usam as faturas para diversas finalidades. Alguns exemplos:

• Solicitação de pagamento
  Uma fatura é, em essência, uma conta. Ela informa a um cliente quanto ele deve por bens ou serviços que recebeu.

• Manutenção de registros
  As faturas fornecem um registro de vendas para o vendedor e o comprador, o que é importante para manter registros financeiros precisos e gerenciar o fluxo de caixa.

• Acompanhamento de vendas
  As faturas ajudam as empresas a acompanhar as vendas e entender suas fontes de receita. As empresas podem usar essas informações para monitorar seu desempenho e tomar decisões informadas.

• Preparação de impostos
  Tanto para o vendedor quanto para o comprador, as notas fiscais são importantes na preparação das declarações fiscais. Elas servem como comprovante de renda para o vendedor e comprovante de despesas para o comprador.

• Proteção jurídica
  No caso de uma contestação ou auditoria, as faturas funcionam como um registro jurídico da transação, fornecendo evidências do que foi vendido, quanto foi cobrado e quando a transação ocorreu.

• Gestão de contas a receber
  As faturas são uma ferramenta para gerenciar contas a receber. Ao controlar quais faturas foram pagas e quais estão pendentes, uma empresa pode gerenciar seu fluxo de caixa com mais eficácia.

• Comunicação com o cliente
  As faturas também são um meio de comunicação, fornecendo aos clientes informações detalhadas sobre sua compra, incluindo o preço, a quantidade e a descrição de mercadorias ou serviços.

A principal função de uma fatura é registrar transações comerciais, ajudar a gerenciar finanças, facilitar a comunicação e garantir a conformidade legal.

Como criar uma fatura: informações necessárias

A criação de uma fatura envolve reunir várias informações importantes e organizá-las em um formato estruturado. Estes são os dados essenciais de uma fatura:

• Informações do vendedor: Isso inclui o nome da empresa, endereço, dados de contato e quaisquer outras informações relevantes, como o número de IVA ou o número de identificação da empresa. Para um empresário individual, isso consistiria em seu nome e dados de contato.

• Informações do comprador: Deve incluir o nome, o endereço e os dados de contato do cliente. Quando o comprador for uma empresa, a fatura deve incluir o nome e o endereço da empresa.

• Número da fatura: Cada fatura deve ter um identificador ou número de fatura único. Ele pode ser sequencial ou baseado na data, ou pode seguir qualquer outro sistema que se adapte ao negócio.

• Data: Essa deve ser a data de emissão da fatura.

• Produtos ou serviços: Descrição detalhada dos produtos ou serviços fornecidos. Para mercadorias, isso pode incluir o tipo, a quantidade, o custo por unidade e o total. Para serviços, pode incluir o tipo de serviço, a taxa (horária, diária etc.), o número de horas ou dias e o total.

• Custos: Liste claramente os custos de cada item ou serviço, incluindo o custo unitário e o custo total desse item.

• Subtotal: O subtotal é o custo total antes da aplicação de cobranças, descontos ou impostos adicionais.

• Descontos (se houver): Se houver descontos aplicados à transação, não deixe de mostrá-los.

• Impostos: Calcule e liste todos os impostos aplicáveis. Não se esqueça de indicar o tipo de imposto e a alíquota.

• Frete ou encargos adicionais (se houver): Se houver cobranças adicionais, como tarifas de envio ou manuseio, não se esqueça de adicioná-las.

• Valor total: Este é o valor final devido, incluindo todas as cobranças, impostos e descontos.

• Condições de pagamento: A fatura deve indicar claramente as condições de pagamento, como a data de vencimento e as formas de pagamento aceitas.

• Notas (opcional): Isso inclui quaisquer observações ou comentários adicionais do vendedor.

Dependendo da sua localização geográfica e setor, pode haver requisitos jurídicos específicos para o que você precisa incluir em uma fatura. Em determinados setores, as empresas podem precisar incluir informações mais especializadas, como uma discriminação por hora para trabalho faturável em uma empresa de serviços ou o peso e as dimensões dos produtos em uma empresa de bens. O tipo de negócio e a natureza da transação podem influenciar significativamente quando e como uma fatura é criada e entregue.

Veja a seguir um detalhamento de como diferentes situações de negócios podem afetar as faturas:

• Empresas de serviços
  Para empresas que prestam serviços, como consultoria ou freelancing, é comum faturar após a conclusão do trabalho, o que às vezes é chamado de "faturamento atrasado". Por exemplo, um designer gráfico pode emitir uma fatura após finalizar um design de logotipo. Em certos casos, como no caso de serviços contínuos, pode ser apropriado enviar faturas periódicas (mensais, trimestrais etc.), informando os serviços prestados durante esse período.

• Empresas de bens
  Empresas que vendem bens físicos normalmente emitem uma fatura no ponto de venda ou quando um pedido é confirmado. Por exemplo, uma loja de roupas enviaria uma fatura no ato da compra, enquanto uma empresa de e-commerce normalmente enviam uma fatura quando o pedido do cliente é processado.

• Cobrança progressiva
  Para projetos maiores que abrangem períodos prolongados, como construção ou desenvolvimento de software personalizado, as empresas costumam usar a cobrança progressiva. Isso significa que elas emitem faturas em vários marcos ou estágios de conclusão do projeto. A cobrança progressiva ajuda no fluxo de caixa, além de manter o cliente informado sobre o andamento e os custos associados.

• Cobrança recorrente
  Para serviços baseados em assinatura, como planos de academia ou assinaturas de software como serviço (SaaS), as empresas normalmente enviam faturas em um ciclo regular (mensal, trimestral, anual etc.). Esse tipo de faturamento reflete a natureza recorrente do serviço.

• Pagamento adiantado
  Em determinadas situações, especialmente quando se trata de produtos sob medida ou quando o crédito do cliente é incerto, um pagamento antecipado pode ser necessário. Aqui, uma empresa emite uma fatura detalhando o pagamento antecipado necessário antes de entregar as mercadorias ou executar os serviços.

• Modelo de retenção
  Empresas como escritórios de advocacia ou agências de RP geralmente operam em um modelo de retenção, no qual o cliente paga uma taxa regular e pré-determinada. Nesse caso, a empresa emitiria uma fatura em uma cadência combinada mostrando como essa tarifa foi alocada (como horas trabalhadas), além de quaisquer custos adicionais além da retenção.

Em todos os casos acima, é importante que as empresas comuniquem claramente as expectativas de pagamento, assegurem o faturamento imediato e acompanhem o pagamento quando apropriado.

Como criar uma fatura: práticas recomendadas

Criar e gerenciar faturas é um componente essencial da geração de receitas e gestão de fluxo de caixa. Usar práticas recomendadas estratégicas aqui pode resultar em pagamentos mais rápidos, menos consultas relacionadas a pagamentos e relacionamentos mais sólidos com os clientes. Essas são as práticas recomendadas para empresas:

• Use um layout profissional
  Sua fatura deve parecer profissional e ser de fácil leitura para seu cliente, refletindo a alta qualidade de sua marca e serviço. A consistência no layout confere profissionalismo e, ao mesmo tempo, ajuda seus clientes a localizar informações importantes rapidamente, o que, por sua vez, facilita o pagamento mais rápido. Usar um modelo de fatura ou um software especializado pode simplificar esse processo, garantindo que cada fatura enviada mantenha seu padrão profissional.

• Inclua todas as informações necessárias
  Verifique se a fatura contém todos os detalhes importantes, inclusive nome e endereço da empresa, descrição das mercadorias ou serviços e o valor total devido. Certifique-se de incorporar também seu ID fiscal, se for exigido por lei.

• Detalhe seus serviços ou produtos
  Dedique um tempo para detalhar cada serviço ou produto fornecido, incluindo seu custo associado. Uma fatura detalhada elimina qualquer ambiguidade sobre o que você está cobrando do seu cliente, reforçando a confiança e tornando as contestações menos prováveis.

• Esclareça as condições de pagamento
  Suas condições de pagamento devem ser claras para os destinatários, incluindo detalhes como a data de vencimento e as diferentes formas de pagamento que você aceita. Se você cobrar multas por pagamentos atrasados, não se esqueça de declarar isso antecipadamente.

• Use números de fatura únicos
  Assegure que cada fatura tenha seu próprio número de fatura. Esse sistema de numeração simplifica o gerenciamento de faturas e pode ser importante em caso de contestações ou auditorias, permitindo que você rastreie e recupere facilmente o documento correto.

• Entregue prontamente
  Envie suas faturas prontamente. Quanto mais cedo o cliente receber a fatura, maior a probabilidade de liquidar o pagamento antecipadamente. Isso pode ter um impacto positivo no seu fluxo de caixa e planejamento financeiro.

• Acompanhe
  Seja proativo no acompanhamento de faturas não pagas. Lembrar educadamente seus clientes quando um pagamento está vencido ou atrasado mantém a transação no radar deles e sinaliza seu profissionalismo. Essa etapa (e outras) pode ser automatizada com uma solução tecnológica como o Stripe Invoicing, que discutiremos com mais detalhes a seguir.

• Mantenha registros
  Torne uma prática manter um registro meticuloso de todas as faturas emitidas e pagamentos recebidos. Esses registros servem como excelente referência para acompanhamento de pagamentos e acompanhamento de faturas vencidas, sendo indispensáveis para gestão financeira, auditorias e obrigações fiscais. Trabalhar com um provedor abrangente de pagamentos e cobrança, como a Stripe, pode reduzir a complexidade e o fluxo de trabalho associados à manutenção de registros financeiros.

• Utilize ferramentas digitais
  Faça a tecnologia trabalhar para você usando softwares de faturamento ou plataformas digitais. Essas soluções, incluindo as oferecidas pela Stripe, podem automatizar vários aspectos do processo de faturamento, como a criação de faturas recorrentes, o envio de lembretes de acompanhamento e a manutenção de registros digitais. Isso pode economizar um tempo valioso e reduzir a chance de erro humano.

• Personalize suas faturas
  Quando apropriado, considere adicionar uma nota personalizada ou um simples agradecimento ao seu cliente por seus negócios. Esse pequeno toque pessoal pode ajudar a construir um relacionamento comercial forte e positivo que dure além da transação.

• Facilite o pagamento
  Simplifique o processo de pagamento para facilitar pagamentos em tempo hábil. A disponibilização de várias formas de pagamento e a ativação de pagamentos online podem tornar mais conveniente a liquidação de faturas pelos clientes, acelerando o recebimento dos pagamentos.

A Stripe pode criar faturas?

Sim, a Stripe pode criar e gerenciar faturas. A Stripe permite que as empresas cobrem os clientes com faturas avulsas ou recorrentes, e os clientes podem pagar diretamente por meio de um link incluído na fatura com uma solução chamada Stripe Invoicing.

O Stripe Invoicing inclui opções personalizáveis, reconciliação automática de pagamentos e frequências de cobrança flexíveis para pagamentos recorrentes. Ele também fornece relatórios detalhados e recursos de rastreamento, facilitando o gerenciamento financeiro para as empresas.

Veja mais sobre o que o Invoicing pode oferecer às empresas:

• Eficiência e rapidez
  O Stripe Invoicing foi criado para permitir a criação e o pagamento rápidos de faturas. Os recursos avançados e as APIs da Stripe permitem a automação de contas a receber, o que agiliza todo o processo, desde a criação da fatura até a reconciliação do pagamento. As ferramentas para cálculo automático de impostos da Stripe facilitam ainda mais a precisão e a conformidade em todo o escopo das operações financeiras da sua empresa.

• Flexibilidade e customização
  A Stripe permite um alto nível de personalização para suas faturas. Essa flexibilidade atende a muitos requisitos de negócios e casos de uso, desde a adição de itens, descontos e taxas de impostos até a personalização da aparência da fatura para combinar com sua marca. A Stripe também aceita pagamentos avulsos e recorrentes, que proporciona às empresas mais flexibilidade para alinhar o faturamento ao seu modelo de negócios.

• Alcance global e escalabilidade
  Com suporte a várias formas de pagamento globais, além de vários idiomas e moedas, o Invoicing pode acompanhar o crescimento e a expansão da sua empresa para novos mercados. Ele foi criado para atender às suas necessidades, independentemente do tamanho ou da complexidade da empresa.

• Melhoria nas tarifas de pagamento
  A maioria das faturas da Stripe é paga em até 24 horas, em grande parte devido à capacidade dos clientes de pagar por diversas formas de pagamento, além do recurso de lembretes de fatura, que pode ajudar a reduzir a ocorrência de faturas não pagas.

• Integração e compatibilidade
  O Stripe Invoicing integra-se facilmente aos fluxos de trabalho atuais da maioria das empresas. Ele fornece sincronização em tempo real com sistemas de contabilidade populares e soluções de planejamento de recursos empresariais (ERP), e permite a importação de dados pela API Reports da Stripe. Esses recursos podem facilitar significativamente o gerenciamento de registros financeiros e garantir que seu sistema de faturamento funcione perfeitamente com seu ambiente financeiro mais amplo.

• Controle e supervisão financeira
  O Stripe Dashboard fornece relatórios claros e detalhados que ajudam as empresas a monitorar faturas pendentes, acompanhar pagamentos e priorizar esforços de cobrança. Esse nível de supervisão contribui para uma compreensão mais clara da saúde financeira de uma empresa e pode ser benéfico para a gestão financeira.

Esses recursos permitem que as empresas adotem uma abordagem mais estratégica no gerenciamento de faturas, tornando o processo menos oneroso e aprimorando as operações financeiras.

Para saber mais sobre o Stripe Invoicing, fale com um especialista para começar.