Desde startups em estágio inicial até corporações estabelecidas, a gestão de faturas é um aspecto essencial da administração de uma empresa. O faturamento eficaz pode melhorar o fluxo de caixa, aumentar a eficiência e promover relacionamentos mais fortes com os clientes. No entanto, não é tão simples quanto enviar um documento com uma solicitação de pagamento: o faturamento envolve um equilíbrio cuidadoso na entrega de informações precisas, apresentação profissional e tempo.

A elaboração de uma fatura é uma oportunidade de apresentar informações de forma simplificada e transparente, minimizando a chance de confusão, possíveis contestações e pagamentos atrasados. As empresas podem usar faturas para melhorar a retenção de clientes sendo profissionais e tornando a experiência conveniente, o que deixa uma impressão positiva neles.

Abaixo, detalharemos o processo de criação de faturas, incluindo seus componentes, as informações necessárias e as práticas recomendadas.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é uma fatura?
  
• Quais são os diferentes tipos de faturas?
  
• Requisitos da fatura: quais informações são obrigatórias?
  
• Como criar uma fatura passo a passo
  
• Diferentes maneiras de criar faturas
  
• Quais são as práticas recomendadas para criação de faturas?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  
• Perguntas frequentes sobre como criar uma fatura
  

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento formal, com carimbo de data/hora, que o vendedor emite para o comprador, registrando uma transação concluída. Ela lista os bens ou serviços fornecidos e o pagamento devido, servindo tanto como uma solicitação de pagamento quanto como um registro oficial da venda. Ela faz parte das contas financeiras da empresa como comprovante de renda.

As faturas atendem a vários propósitos ao mesmo tempo:

• Solicitação de pagamento: informa ao cliente o que ele deve

• Manutenção de registros: documenta vendas para registros financeiros precisos e gestão do fluxo de caixa

• Acompanhamento de vendas: ajuda as empresas a monitorar fontes de receita e desempenho

• Preparação de impostos: comprovante de renda para o vendedor e comprovante de despesa para o comprador

• Proteção jurídica: comprovante do que foi vendido, por quanto e quando, em caso de contestação ou auditoria

• Gestão de contas a receber (AR): acompanha faturas pagas em comparação com faturas pendentes para gerenciar o fluxo de caixa

• Comunicação com o cliente: fornece aos clientes detalhes claros sobre preço e quantidade, além de uma descrição do que eles compraram

Em resumo, uma fatura registra a transação, apoia a gestão financeira e garante a conformidade fiscal e jurídica para ambas as partes.

Quais são os diferentes tipos de faturas?

Diferentes situações de faturamento exigem formatos de fatura diferentes. Escolher a opção certa mantém a clareza e ajuda você a receber pagamentos mais rápido.

• Fatura de quadro de horários: comum entre freelancers, consultores e escritórios de advocacia, esse tipo de fatura detalha as horas trabalhadas e as tarifas cobradas para acordos de faturamento por hora.

• Fatura recorrente: ideal para assinaturas, contratos de honorários e acordos de serviço contínuos, esse tipo de fatura automatiza o faturamento em intervalos definidos para um valor consistente.

• Fatura comercial: geralmente exigida para remessas internacionais, esse documento declara o valor das mercadorias para que as autoridades alfandegárias possam avaliar taxas e impostos.

• Fatura de débito: esse tipo de fatura é adicionado ao valor que o cliente deve, geralmente para contabilizar trabalho extra, custos adicionais ou um déficit de faturamento anterior.

• Fatura de crédito: também chamada de nota de crédito, ela reduz o valor que o cliente deve e é usada para reembolsos, itens devolvidos ou correção de uma fatura anterior.

• Fatura final: enviada quando um projeto é concluído, esse tipo de fatura cobre qualquer saldo remanescente após pagamentos parciais anteriores.

• Fatura provisória: para projetos demorados, esse documento divide o custo total em pagamentos por etapas para que o caixa continue fluindo à medida que o trabalho avança.

• Fatura proforma: emitida antes do início do trabalho ou do envio de mercadorias, ela fornece aos clientes uma estimativa de custo inicial. Também é comum no comércio internacional para fins alfandegários.

• Fatura padrão: a fatura ideal para muitas transações, essa solicitação de pagamento ocorre após a entrega de mercadorias ou serviços, seja imediatamente ou sob os termos acordados, como 30 dias líquidos.

Muitas empresas as enviam como faturas eletrônicas, ou seja, documentos digitais e estruturados entregues por meio de plataformas de contabilidade ou de gestão de projetos, embora faturas em papel ainda sejam usadas em alguns casos.

Requisitos da fatura: quais informações são obrigatórias?

A criação de uma fatura envolve a coleta de várias informações importantes e sua organização em um formato estruturado. Aqui estão os detalhes necessários que pertencem a uma fatura:

• Informações do vendedor: incluem o nome da empresa, endereço, detalhes de contato e quaisquer outras informações relevantes, como o número de IVA ou o número de identificação da empresa. Para um único proprietário, isso consistiria em seu nome e detalhes de contato.

• Informações do comprador: devem incluir o nome do cliente, o endereço e as informações de contato. Se o comprador for uma empresa, a fatura deverá listar seu nome e endereço.

• Número da fatura: cada fatura deve ter um identificador exclusivo ou um número de fatura. Isso pode ser sequencial, com base na data, ou seguir qualquer outro sistema adequado para a empresa.

• Data: deve ser a data em que a fatura foi emitida.

• Produtos ou serviços: deve haver uma descrição detalhada dos produtos ou serviços prestados. No caso de mercadorias, isso pode incluir tipo, quantidade, custo unitário e total da linha. Para serviços, pode incluir o tipo de serviço, a taxa (por exemplo, por hora ou dia), o número de horas ou dias e o total da linha.

• Custos: a fatura deve listar claramente os custos de cada item ou serviço, incluindo o custo unitário e o custo total para esse item de linha.

• Subtotal: o subtotal é o custo total antes de serem aplicados quaisquer encargos adicionais, descontos ou impostos.

• Descontos (se houver): se algum desconto tiver sido aplicado à transação, ele deverá ser listado.

• Impostos: todos os impostos aplicáveis devem ser calculados e listados. A fatura deve indicar o tipo de imposto e a taxa.

• Frete ou cobranças adicionais (se houver): se houver cobranças adicionais, como taxas de frete ou manuseio, elas deverão ser incluídas.

• Valor total: esse é o valor final devido, incluindo todos os encargos, impostos e descontos.

• Termos de pagamento: a fatura deve informar claramente os termos de pagamento, como a data de vencimento e as formas de pagamento aceitas.

• Notas (opcionais): isso inclui quaisquer anotações ou comentários adicionais do vendedor.

Dependendo da sua localização geográfica e do seu setor, pode haver requisitos legais específicos sobre o que incluir em uma fatura. Em alguns setores, as empresas podem precisar incluir informações mais especializadas, como uma divisão por hora do trabalho faturável em uma empresa de serviços ou o peso e as dimensões dos produtos em uma empresa com base em mercadorias. O tipo de empresa e a natureza da transação podem influenciar significativamente o momento e a forma como uma fatura é criada e entregue.

Veja a seguir um detalhamento de como diferentes situações de negócios podem afetar as faturas:

• Empresas baseadas em serviços: para empresas que oferecem serviços, como consultoria e trabalhos freelancers, é comum faturar na conclusão do trabalho — uma prática às vezes chamada de "faturamento em atraso". Por exemplo, um designer gráfico pode emitir uma fatura após finalizar o design de um logotipo. Em alguns casos, como para serviços contínuos, pode ser apropriado enviar faturas periódicas (por exemplo, mensais ou trimestrais) que informem os serviços prestados durante um determinado período.

• Empresas baseadas em produtos: as empresas que vendem bens físicos geralmente emitem uma fatura no ponto de venda ou quando um pedido é confirmado. Por exemplo, uma loja de roupas enviaria uma fatura após uma compra, enquanto uma empresa de e-commerce geralmente enviaria uma fatura quando o pedido do cliente for processado.

• Faturamento de andamento: para projetos maiores que se estendem por períodos mais longos, como construção civil e desenvolvimento de software personalizado, as empresas costumam usar o faturamento de andamento. Isso significa que eles emitem faturas em vários marcos do projeto ou estágios de conclusão. O faturamento de andamento facilita o fluxo de caixa e mantém o cliente informado sobre o progresso e os custos associados.

• Cobrança recorrente: para serviços baseados em assinatura, como mensalidades de academias e assinaturas de software como serviço (SaaS), as empresas geralmente enviam faturas em um ciclo regular (por exemplo, mensal, trimestral ou anual). Esse tipo de faturamento reflete a natureza recorrente do serviço.

• Pagamento adiantado: em certas situações, especialmente quando envolvem produtos sob medida ou o crédito do cliente é incerto, pode ser necessário um pagamento adiantado. Neste caso, uma empresa emitiria uma fatura detalhando o pagamento antecipado exigido antes de entregar os produtos ou realizar os serviços.

• Modelo de honorários: empresas como escritórios de advocacia e agências de relações públicas frequentemente operam em um modelo de honorários, onde o cliente paga uma taxa regular e predeterminada. Nesse caso, a empresa emitiria uma fatura em uma cadência preestabelecida mostrando como essa taxa foi alocada (por exemplo, horas trabalhadas), juntamente com quaisquer custos adicionais além dos honorários.

Em todos esses casos, é importante que as empresas comuniquem claramente as expectativas de pagamento, garantam um faturamento rápido e acompanhem o pagamento quando apropriado.

Como criar uma fatura passo a passo

Aqui está um guia prático, passo a passo, que você pode seguir cada vez que cobrar um cliente

Decida como você criará a fatura

Descubra seu método primeiro, seja um modelo pronto, um software de contabilidade, um gerador online ou um documento que você mesmo crie. Se você fatura apenas ocasionalmente, um modelo simples é suficiente. Se você cobra regularmente, um software que lida com os cálculos e rastreia o pagamento economizará tempo.

Coloque as informações da sua empresa na parte superior

Comece com o nome da sua empresa, endereço para correspondência, número de telefone, e-mail e logotipo, se tiver. Isso informa imediatamente ao destinatário quem ele está pagando e adiciona uma aparência profissional.

Adicione os detalhes do cliente

Inclua o nome do cliente (ou o nome da empresa dele), endereço de cobrança e, se possível, a pessoa ou departamento específico que lida com os pagamentos dele. Acertar isso é importante: uma fatura enviada para o contato errado é uma maneira fácil de receber o pagamento atrasado.

Forneça um número de fatura exclusivo

Atribua a cada fatura seu próprio número de identificação, idealmente em uma sequência consistente (por exemplo, 0001, 0002 e assim por diante). Isso torna muito mais fácil manter seus livros organizados e referenciar uma conta específica mais tarde, caso surjam dúvidas.

Anote a data de emissão e a data de vencimento

Registre a data em que você está enviando a fatura e especifique exatamente quando o pagamento é esperado. Em vez de escrever apenas "líquido de 30 dias", calcule e liste a data real do calendário: isso remove qualquer adivinhação para o cliente.

Detalhe o que está sendo cobrado

Liste cada produto ou serviço separadamente, em vez de agrupar as cobranças. Para cada linha, anote o que foi fornecido, a quantidade ou tempo envolvido, a taxa e o total resultante. Quanto mais específicas forem suas descrições, menor será a probabilidade de o cliente questionar ou atrasar a cobrança.

Totalize tudo

Adicione seus itens de linha a um subtotal e aplique impostos, descontos ou taxas extras como suas próprias linhas. Faça com que o total final devido se destaque claramente (um texto em negrito ou em uma fonte maior na parte inferior funciona bem).

Explique como e quando você deseja receber o pagamento

Esclareça quais formas de pagamento você aceita (por exemplo, transferência bancária, cartão, cheque, aplicativos de pagamento digital), juntamente com quaisquer penalidades por atraso ou incentivos de pagamento antecipado que você esteja oferecendo.

Revise e envie

Dê ao documento inteiro uma última verificação em busca de erros de digitação, valores incorretos ou detalhes ausentes antes de enviá-lo. Salve-o como um PDF para que a formatação permaneça intacta e entregue-o pelo método que funcionar melhor para seu cliente (e-mail, um portal de pagamento ou sua plataforma de faturamento).

Diferentes maneiras de criar faturas

Geralmente, as empresas escolhem entre duas abordagens para o faturamento: ferramentas automatizadas criadas para o trabalho ou métodos manuais.

Quais são as práticas recomendadas para a criação de faturas?

A criação e a gestão de faturas são componentes fundamentais da geração de receita e da gestão do fluxo de caixa. O uso de práticas recomendadas nesse caso pode resultar em pagamentos mais rápidos, redução de dúvidas sobre pagamentos e relacionamentos mais fortes com os clientes.

Confira algumas práticas recomendadas para empresas:

• Use um layout profissional: sua fatura deve ter uma aparência profissional e ser fácil de ler para o cliente, refletindo a alta qualidade da sua marca e do seu serviço. A consistência no layout demonstra profissionalismo e ajuda seus clientes a localizar informações importantes rapidamente, o que, por sua vez, facilita o pagamento mais rápido. O uso de um modelo de fatura ou de um software especializado pode simplificar esse processo, garantindo que cada fatura enviada mantenha seu padrão profissional.

• Inclua todas as informações necessárias: certifique-se de que sua fatura contenha todos os detalhes importantes, incluindo o nome da empresa e o endereço, uma descrição dos produtos ou serviços prestados e o valor total devido. Adicione também seu ID fiscal, se exigido por lei.

• Detalhe seus serviços ou produtos: detalhe cada serviço ou produto fornecido, incluindo o custo associado. Uma fatura detalhada elimina qualquer ambiguidade sobre o que você está cobrando do cliente, reforçando a confiança e reduzindo a probabilidade de contestações.

• Esclareça os termos de pagamento: os termos de pagamento devem ser claros para os destinatários, incluindo detalhes como a data de vencimento e as diferentes formas de pagamento que você aceita. Se você cobrar multas por atraso de pagamento, informe isso com antecedência.

• Use números de fatura exclusivos: certifique-se de que cada fatura tenha seu próprio número. Esse sistema de numeração simplifica a gestão de faturas e pode ser importante em caso de contestações ou auditorias, permitindo que você rastreie e recupere facilmente o documento correto.

• Entregue pontualmente: envie suas faturas pontualmente. Quanto mais cedo o cliente receber a fatura, maior será a probabilidade de ele pagar o valor antecipadamente. Isso pode ter um impacto positivo no seu fluxo de caixa e no seu planejamento financeiro.

• Acompanhe: seja proativo no acompanhamento de faturas não pagas. Lembrar educadamente os clientes quando um pagamento venceu ou está atrasado mantém a transação no radar deles e sinaliza seu profissionalismo. Essa etapa (e outras) pode ser automatizada com uma solução tecnológica como o Stripe Invoicing, que discutiremos com mais detalhes abaixo.

• Mantenha registros: mantenha um registro abrangente de todas as faturas emitidas e dos pagamentos recebidos. Esses registros servem como uma excelente referência para rastrear pagamentos e acompanhar faturas em atraso, e são indispensáveis para a gestão financeira, auditorias e obrigações fiscais. Trabalhar com um provedor abrangente de faturamento e pagamentos como a Stripe pode minimizar a complexidade e o fluxo de trabalho associados à manutenção de registros financeiros.

• Use ferramentas digitais: use softwares de emissão de faturas ou plataformas digitais. Essas soluções, incluindo as oferecidas pela Stripe, podem automatizar vários aspectos do processo de emissão de faturas, como a criação de faturas recorrentes, o envio de lembretes de acompanhamento e a manutenção de registros digitais. Isso pode economizar muito tempo e reduzir a chance de erro humano.

• Personalize suas faturas: quando apropriado, considere adicionar uma observação personalizada ou um simples agradecimento para o cliente. Esse pequeno toque pessoal pode ajudar a construir um relacionamento comercial forte e positivo que dure além da transação.

• Facilite o pagamento: simplifique o processo de pagamento para facilitar pagamentos pontuais. Oferecer várias formas de pagamento e habilitar pagamentos online pode tornar mais conveniente para os clientes pagarem suas faturas, o que ajuda você a receber pagamentos mais rápido.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber (AR) — desde a criação da fatura até a cobrança do pagamento. Independentemente de você gerenciar faturamento único ou recorrente, a Stripe ajuda as empresas a receber pagamentos com mais rapidez e a otimizar as operações:

• Automatizar contas a receber (AR): crie, personalize e envie faturas profissionais facilmente — sem necessidade de programação. A Stripe acompanha automaticamente o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o fluxo de caixa sob controle.

• Acelerar o fluxo de caixa: Reduza os dias de recebimento de vendas (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte para mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal do cliente self-service.

• Reduza a carga de trabalho de back-office: gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integrar com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing integra-se a softwares populares de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e reduzir a entrada manual de dados.

Saiba Mais sobre como a Stripe pode simplificar seu processo de AR, ou comece já.

Perguntas frequentes sobre a criação de faturas

Confira as respostas para algumas perguntas comuns que as empresas têm sobre a criação e o envio de faturas.