从初创企业到成熟的企业，账单管理是运营业务不可或缺的一部分。有效的账单开具流程可以改善现金流，提高效率，并培养更紧密的客户关系。但这并不像发送带有付款请求的文件那么简单：开具账单需要仔细平衡精确的信息传递、专业的展示和时机。

制作账单是一个以简单、透明的方式呈现信息的好机会，可最大限度减少混淆、潜在争议和逾期付款的可能性。商家可以通过开具账单展示其专业素养，打造便捷的体验，从而给客户留下积极印象，提高客户留存率。

下面，我们将详细介绍如何创建账单的过程，包括它们的组成部分、需要哪些信息以及最佳实践。

本文内容

• 什么是账单？
  
• 有哪些不同类型的账单？
  
• 账单要求：哪些信息是必须包含的？
  
• 逐步创建账单的步骤
  
• 创建账单的不同方法
  
• 创建账单的最佳实践有哪些？
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  
• 关于创建账单的常见问题解答
  

什么是账单？

账单是卖方向买方开具的正式带有时间戳的文件，记录已完成的交易。它列出了提供的商品或服务以及应付账款，既用作付款请求，又用作销售的官方记录。它构成商家财务账目的一部分，作为收入证据。

账单可同时实现多种用途：

• 请求付款： 告诉客户他们欠款多少

• 记录保存： 记录销售，以便准确保存财务记录并管理现金流

• 跟踪销售： 帮助商家监控收入来源和业绩

• 税务准备： 卖方的收入证明和买方的支出证明

• 法律保护： 售出商品内容、金额和时间的证据，以备发生争议或审计之用

• 应收账款（AR）管理： 跟踪已付与未付账单，管理现金流

• 客户沟通： 向客户提供有关价格和数量的清晰详细信息，并说明他们购买了什么

简而言之，账单记录了交易，为财务管理提供支持，并确保双方的法律和税务合规。

账单有哪些不同类型？

不同的计费场景需要不同的账单格式。选择合适的格式可以让事情更清楚，帮助您更快地收到付款。

• 工时表账单：在自由职业者、顾问和律师事务所中很常见，这种账单类型针对按小时计费的安排列出工作小时数和收费费率。

• 循环账单：对于订阅、聘用协议和持续服务协议而言这是理想之选，这种账单类型会以固定的金额自动在设定的时间间隔开单。

• 商业发票：通常跨境货运会要求提供，此文件声明了商品的价值，以便海关当局评估关税和税费。

• 借记账单：这种账单类型会增加客户欠款的金额，通常是为了涵盖额外工作、增加的成本或之前的少收金额。

• 贷记账单：有时称为贷记通知单，它降低了客户的欠款金额，用于退款、退货或修正过去的账单。

• 最终账单：在项目结束时发送，这种账单类型涵盖任何早期部分付款后剩余的余额。

• 临时账单：针对长期项目，该文件将总成本分摊为里程碑付款，以便随着工作的进展保持现金流。

• 形式账单：在开始工作或发货前开出，为您提供前期的成本预估。出于海关目的在国际贸易中也很常见。

• 标准账单：对于许多交易而言这是首选账单，此付款请求会在交付商品或服务之后发出，可以是立即发出，也可以按照约定的条款（如 30 天净期限）发出。

许多商家会将这些作为电子账单（通过会计或项目管理平台递送的数字化、结构化文件）发送，尽管某些情况下仍在使用纸质账单。

账单要求：哪些信息是强制要求的？

创建账单需要收集几个关键信息，并以结构化的格式对其进行组织。以下是属于账单的必要细节：

• 卖方信息：这包括商家名称、地址、联系方式，以及任何其他相关信息，如增值税税号或营业执照号码。对于个体经营者来说，这包括其姓名和联系方式。

• 买方信息：这应该包括客户或买家的名称、地址和联系信息。当买方为商家时，账单上应列明其商家名称及地址。

• 账单号：每张账单都应该有一个唯一的标识符或账单号。它可以按顺序排列、基于日期，也可以遵循任何其他适合该商家的系统。

• 日期：这应该是账单的出具日期。

• 产品或服务：应对提供的产品或服务进行详细描述。如果是商品，可包括类型、数量、单价及行项总价。如果是服务，可以包括服务类型、费率（例如按小时、按天）、小时数或天数，以及行项目总价。

• 成本：账单应当清晰列出每项物品或服务的成本，包括各项该行项目的单价及总成本。

• 小计：小计为应用任何额外费用、折扣或税费之前的总成本。

• 折扣（如有）：如已在交易中应用任何折扣，必须列明。

• 税务：如有任何适用的税费，均须计算并列明。账单应注明税种及税率。

• 运费或附加费用（如有）：如有任何其他收费（例如运费或手续费），均须包括在内。

• 总金额：这是最终到期金额，包括所有费用、税务和折扣。

• 支付条款：账单应该明确写明付款条款，例如到期日和可接受的支付方式。

• 注释（可选）：这包括来自卖方的任何额外注意事项或评论。

根据您所在的地理位置和行业，账单上需要包含哪些信息可能有具体的法律要求。在某些行业，商家可能需要包含更专业的信息，例如服务行业的计费按小时明细或货物买卖的产品的重量和尺寸。商家类型及交易性质可能会显著影响开具及交付账单的时间及方式。

以下是不同业务情况对发票影响的细分：

• 基于服务的商家：对于提供服务（例如咨询和自由撰稿）的商家来说，在工作完成时开具账单是很常见的——这种做法有时被称为“发票后结”。例如，平面设计师可以在最终完成标志设计后开具账单。在某些情况下（例如持续的服务），在此发送明确特定期间所提供服务的定期账单（例如，每月、每季度）可能是合适的。

• 基于产品的商家：销售实体商品的商家通常在销售点或订单确认时开具账单。例如，服装店在购买后发送账单，而电商商家通常会在客户订单被处理时发送账单。

• 进度开单：针对长期的大型项目（如施工及定制软件开发），商家通常采用按进度开单的方式。这意味着他们在各个项目里程碑或完成阶段开具账单。按进度开单有利于实现资金流动，并使客户了解进展及相关成本。

• 定期开单：对于基于订阅的服务，如健身房会员资格及软件即服务 (SaaS) 订阅，商家一般定期（例如，每月、每季、每年）发送账单。这种类型的开单反映了该服务的定期性质。

• 预付支付：在某些情况下，尤其是在涉及定制产品或不确定客户的信用时，可能需要预付。在此情况下，商家将出具一份账单，其中详细列明了在交付货物或履行服务前所需支付的预借现金。

• 聘用费模式：像律师事务所和公关公司这样的商家通常采用聘用费模式，即客户支付一笔定期的预先确定的费用。在此情况下，公司将在预先安排好账单时开具账单以展示该费用的分配方式（如工作小时数）以及任何超出聘用费用的其他费用。

在所有这些情况下，对于商家来说，重要的是清晰地传达有关支付预期的沟通，确保迅速开单，并在适当时进行跟进以进行付款。

逐步创建账单的步骤

这里有一份实用的分步指南，供您每次向客户开具账单时遵循

确定构建账单的方法

首先确定你的方法，不管是使用预制的模板、会计软件、在线生成器，还是自己建立文件。如果你只是偶尔开具账单，一个简单的模板就可以了。如果您定期开单，自动计算金额并跟踪付款情况的软件将为您节省时间。

在顶部提供您的商家信息

最前面的是您的公司名称、邮寄地址、电话号码、电子邮件，如果您有徽标，也可以加上。这可以立即告诉收件人他们在向谁付款，并增添一种专业感。

添加客户详情

包含客户姓名（或其公司名称）、账单地址，如果可能，还应包含负责处理付款的具体人员或部门。做到这点很重要；将账单发给错误的联系人很容易导致逾期收款。

赋予一个唯一的账单编号

为每张账单分配一个唯一的识别码，最好按照一致的顺序（如 0001、0002 等）。这使得保持账目井井有条，并在之后出现问题时更容易参考特定的账单。

注明开具日期和到期日期

记录您发送账单的日期，并明确预期的付款时间。与其只写“30 天净付”，不如计算并列出实际的日历日期——这可以消除客户的任何猜测。

细分扣款项目

单独列出每个产品或服务，而不是将扣款混合在一起。对于每一行，注明提供的内容、数量或所涉时间、费率以及由此产生的总计。您的描述越具体，客户就越不可能对扣款提出质疑或拖延付款。

汇总所有内容

将各明细项目相加得出小计，然后将任何税款、折扣或额外费用单独列为一行。使最终应付总额清晰醒目——底部的粗体文本或较大的字体效果很好。

说明您希望如何以及何时获得付款

明确您接受哪些支付方式（如银行转账、银行卡、支票、数字支付应用程序），以及您提供的任何逾期付款罚金或提前付款激励措施。

仔细核对，然后发送

在寄出之前，最后检查一次整份文件是否有错别字、错误金额或遗漏细节。将其保存为 PDF 格式，以便保持格式完整，然后通过最适合您客户的方法进行递送，例如电子邮件、付款门户或您的账单开具平台。

创建账单的不同方式

商家通常在两种开单方式中进行选择：为此构建的自动化工具或手动方法。

开具账单的最佳实践是什么？

创建和管理账单是产生收入和现金流管理的基本组成部分。采用最佳实践可以加快付款速度，减少与付款相关的查询，并加强客户关系。

以下是一些适合商家的最佳实践：

• 采用专业的排版：您的账单应看起来专业且便于您的客户阅读，体现您品牌和服务的高质量。一致的排版可以展示专业精神，同时帮助您的客户快速找到关键信息，进而促进更快的支付。使用账单模板或专门的软件可以通过确保您发送的每一份账单都保持专业标准来简化这一流程。

• 包含所有必要信息：确保您的账单包含所有重要细节，包括您的商家名称和地址、所提供商品或服务的描述以及到期总额。如果法律有要求，还要包含您的税号。

• 列出您的服务或产品明细：详细说明提供的每项服务或产品，包括其相关费用。明细账单消除了您向客户开单项目的任何歧义，增强了信任，降低了发生争议的可能性。

• 明确支付条款：您的支付条款应向收款人清晰说明，包括到期日和您接受的不同支付方式等细节。如果您对逾期付款收取罚金，请提前说明。

• 使用唯一的账单编号：确保每张账单都有自己的账单编号。这种编号系统简化了账单管理，并且在发生争议或审计时可能发挥重要作用，使您能够轻松追踪和检索正确的文件。

• 及时送达：及时发送您的账单。您的客户越早收到账单，他们及早结清付款的可能性就越高。这对您的现金流和财务规划有着积极的影响。

• 跟进：主动跟进未付账单。在付款到期或逾期时礼貌地提醒您的客户，可以让这笔交易保持在他们的关注范围内，并彰显您的专业素养。此步骤（及其他步骤）可以通过技术驱动的解决方案自动完成，例如 Stripe Invoicing，我们将在下文中更详细地讨论。

• 保留记录：全面记录所有已开具的账单和收到的付款。这些记录是追踪付款和跟进逾期账单的绝佳参考，并且对于财务管理、审计和纳税义务必不可少。与 Stripe 这样全面的支付和开单服务商合作，可以最大限度地降低与维护财务记录相关的复杂性和工作流。

• 使用数字化工具：使用开单软件或数字化平台。这些解决方案（包括 Stripe 提供的方案）可以自动处理开单流程的多个环节，例如创建循环账单、发送跟进提醒以及维护数字化记录。这可以为您节省宝贵的时间并减少人为错误的机会。

• 提供个性化账单：在适当的情况下，考虑为您的客户添加个性化备注或简单的感谢语。这种小小的个人色彩有助于建立一种牢固的、超越交易本身且积极的商业关系。

• 简化支付：简化支付流程以促进按时付款。提供多种支付方式并启用在线支付可以使客户更方便地结清账单，从而帮助您更快地收到付款。

Stripe Invoicing 如何提供帮助

Stripe Invoicing 简化了您的应收账款处理流程——从创建账单到欠款回收。无论您管理的是一次性开单还是定期开单，Stripe 都能帮助商家加快收款速度，简化操作流程：

• 自动化应收账款：轻松创建、自定义和发送专业账单——无需代码。Stripe 会自动跟踪账单状态、发送付款提醒并处理退款，助您随时掌握现金流。

• 加速现金流：通过集成的全球支付、自动提醒和 AI 驱动的催款工具，缩短应收账款周转天数 (DSO)，并加快收款速度，帮助您收回更多收入。

• 增强客户体验：提供现代化的支付体验，支持 25 种以上语言、135 种以上货币和 100 种以上支付方式。客户可通过自助客户门户轻松访问并支付账单。

• 减少后台工作量：在几分钟内生成账单，并通过自动提醒和 Stripe 托管账单支付页面减少催款时间。

• 与现有系统集成：Stripe Invoicing 与流行的会计和企业资源规划 (ERP) 软件集成，助您保持系统同步，减少手动数据录入工作量。

进一步了解 Stripe 如何简化您的应收账款流程，或立即开始使用。

关于创建账单的常见问题

以下是商家关于创建和发送账单时一些常见问题的解答。