Van beginnende start-ups tot gevestigde ondernemingen is het afhandelen van de facturatie is een integraal onderdeel van het runnen van een bedrijf. Effectieve facturatie kan de cashflow stroomlijnen, de efficiëntie verhogen en de relatie met klanten versterken. Maar er komt meer bij kijken dan gewoon een document sturen met een betalingsverzoek: facturatie vereist een zorgvuldige balans tussen nauwkeurige informatielevering, professionele presentatie en timing.

Het opstellen van een factuur is een kans om op een gestroomlijnde en transparante manier informatie te presenteren, waardoor de kans op verwarring, mogelijke geschillen en late betalingen tot een minimum wordt beperkt. Ondernemingen kunnen facturen gebruiken als een hulpmiddel om klantbehoud te verbeteren door een naadloze, professionele ervaring te bieden die een positieve indruk op klanten maakt.

Hieronder bespreken we de procedure voor het maken van doeltreffende, duidelijke en professionele facturen. We gaan in op de essentiële componenten van een factuur, hoe je het ontwerp en de branding in je voordeel gebruikt, de juiste facturatiesoftware selecteert en systemen voor snellere betalingen implementeert. Door je procedure voor het maken van facturen te verbeteren, leg je de basis voor efficiëntere en betrouwbaardere financiële activiteiten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur?
  
• Waarvoor worden facturen gebruikt?
  
• Hoe maak je een factuur: Vereiste informatie
  
• Hoe maak je een factuur: Best practices
  
• Kan Stripe facturen maken?
  

Wat is een factuur?

Een factuur is een formeel document met een tijdstempel dat een verkoper maakt voor een koper. Daarin legt de verkoper een zakelijke transactie vast die heeft plaatsgevonden. Dit handelsdocument geeft een overzicht van de goederen of diensten die de verkoper heeft geleverd en geeft aan welke betaling de koper daarvoor verschuldigd is. Vanuit het perspectief van de verkoper biedt een factuur een officieel bewijs van de verkoop. De factuur vormt een integraal onderdeel van de financiële rekeningen van de onderneming doordat deze dient als bewijs van inkomsten.

Een factuur dient niet alleen als betaalverzoek, maar speelt ook een belangrijke rol bij het beheren en volgen van de bedrijfsinkomsten. Ondernemingen kunnen hiermee een nauwkeurig financiële administratie voeren, hun cashflow beheren en de inkomsten bijhouden voor belastingdoeleinden. Facturen zijn voor ondernemingen ook een middel om trends te identificeren, het koopgedrag van klanten te volgen en toekomstige inkomsten te voorspellen. Vanuit het perspectief van de koper worden facturen gebruikt om aankopen te verifiëren, financiële rekeningen te reconciliëren en verzoeken voor belastingaftrek te ondersteunen.

Waarvoor worden facturen gebruikt?

Ondernemingen gebruiken facturen voor verschillende doeleinden. Dit zijn enkele voorbeelden:

• Betaalverzoek
  Een factuur is in wezen een rekening. Hierop staat hoeveel een klant verschuldigd is voor goederen of diensten die deze heeft ontvangen.

• Administratie
  Facturen bieden een overzicht van de verkopen voor zowel de verkoper als de koper, wat belangrijk is voor het bijhouden van een nauwkeurige financiële administratie en het beheer van de cashflow.

• Bijhouden van de verkoop
  Aan de hand van facturen kunnen ondernemingen de verkopen volgen en inzicht krijgen in hun inkomstenbronnen. Ze kunnen deze informatie gebruiken om hun prestaties te monitoren en weloverwogen beslissingen te nemen.

• Belastingvoorbereiding
  Voor zowel de verkoper als de koper zijn facturen belangrijk bij het opstellen van belastingaangiften. Ze dienen als bewijs van inkomen voor de verkoper en bewijs van uitgaven voor de koper.

• Rechtsbescherming
  In het geval van een geschil of audit fungeren facturen als juridische vastlegging van de transactie. Ze dienen als bewijs van wat er is verkocht, hoeveel er in rekening is gebracht en wanneer de transactie heeft plaatsgevonden.

• Debiteurenbeheer
  Facturen zijn een hulpmiddel om debiteuren te beheren. Door bij te houden welke facturen zijn betaald en welke niet, kan een onderneming effectiever de cashflow beheren.

• Communicatie met de klant
  Facturen zijn ook een communicatiemiddel. Ze bieden klanten gedetailleerde informatie over hun aankoop, waaronder de prijs, de hoeveelheid en de beschrijving van goederen of diensten.

De belangrijkste functie van een factuur is het vastleggen van zakelijke transacties, het beheren van financiën, het vergemakkelijken van communicatie en het waarborgen van wettelijke naleving.

Hoe maak je een factuur: Vereiste informatie

Bij het maken van een factuur moet je verschillende belangrijke stukjes informatie verzamelen en deze ordenen in een gestructureerde indeling. Dit zijn de essentiële gegevens die thuishoren op een factuur:

• Informatie van de verkoper: Dit omvat de naam, het adres en de contactgegevens van het bedrijf en eventuele andere relevante informatie zoals het btw-nummer of bedrijfsidentificatienummer. Voor een eenmanszaak zou dit bestaan uit de naam en contactgegevens.

• Informatie van de koper: Deze moet de naam, het adres en de contactgegevens van de klant bevatten. Als de koper een onderneming is, moeten de bedrijfsnaam en het adres op de factuur worden vermeld.

• Factuurnummer: Elke factuur moet een uniek kenmerk of factuurnummer hebben. Deze kunnen opeenvolgend zijn of op basis van datum, of elk ander systeem dat geschikt is voor de onderneming.

• Datum: Dit moet de datum zijn waarop de factuur wordt gemaakt.

• Producten of diensten: Hier moet een gedetailleerde beschrijving worden gegeven van de geleverde producten of diensten. Voor goederen kan dit het type, de hoeveelheid, de kosten per eenheid en het regeltotaal zijn. Voor diensten kan dit het soort dienst, het tarief (per uur, dagelijks, enz.), het aantal uren of dagen en het regeltotaal zijn.

• Kosten: Vermeld duidelijk de kosten van elk artikel of elke dienst, inclusief de kosten per eenheid en de totale kosten voor dat regelitem.

• Subtotaal: Het subtotaal is de totale kostprijs vóór eventuele extra kosten, kortingen of belastingen.

• Kortingen (indien van toepassing): Als er kortingen zijn toegepast op de transactie, zorg er dan voor dat je deze vermeldt.

• Belastingen: Bereken en vermeld alle relevante belastingen. Geef ook het soort belasting en het tarief aan.

• Verzend- of extra kosten (indien van toepassing): Als er extra kosten zijn, zoals verzend- of administratiekosten, zorg er dan voor dat je deze toevoegt.

• Totaalbedrag: Dit is het uiteindelijk verschuldigde bedrag, inclusief alle kosten, belastingen en kortingen.

• Betalingsvoorwaarden: Op de factuur moeten de betalingsvoorwaarden duidelijk worden vermeld, zoals de uiterste betaaldatum en geaccepteerde betaalmethoden.

• Opmerkingen (optioneel): Hier kan de verkoper eventuele aanvullende opmerkingen of commentaar vermelden.

Afhankelijk van de geografische locatie en branche kunnen er specifieke juridische vereisten gelden voor wat er op een factuur moet worden vermeld. In bepaalde bedrijfstakken moeten onderneming mogelijk meer specifieke informatie vermelden, zoals een uitsplitsing per uur voor declarabele werkzaamheden in een dienstverlenende onderneming, of het gewicht en de afmetingen van producten in een onderneming die goederen verkoopt. Het soort onderneming en de aard van de transactie kunnen van grote invloed zijn op wanneer en hoe een factuur wordt gemaakt en gestuurd.

Hieronder staat een overzicht van verschillende zakelijke situaties die van invloed kunnen zijn op de facturatie:

• Dienstverlenende ondernemingen
  Bij onderneming die diensten aanbieden, zoals consultants of freelancers, is het gebruikelijk om na voltooiing van het werk een factuur te sturen. Dit wordt ook wel 'achteraf factureren' genoemd. Een grafisch ontwerper kan bijvoorbeeld een factuur maken nadat het ontwerp voor een logo af is. In bepaalde gevallen, zoals bij doorlopende diensten, is het misschien meer aangewezen om periodiek (maandelijks, driemaandelijks, enz.) een factuur te sturen, met vermelding van de diensten die in die periode zijn geleverd.

• Ondernemingen die producten verkopen
  Ondernemingen die fysieke goederen verkopen, geven meestal een factuur bij het verkooppunt of wanneer een bestelling wordt bevestigd. Een kledingzaak verstuurt bijvoorbeeld een factuur bij aankoop, terwijl een e-commerceonderneming meestal een factuur verstuurt wanneer de bestelling van de klant wordt verwerkt.

• Facturatie conform de voortgang van het werk
  Voor grotere projecten die over langere perioden lopen, zoals in de bouw of bij softwareontwikkeling op maat, maken ondernemingen vaak gebruik van facturatie conform de voortgang. Dit houdt in dat ze facturen maken bij verschillende projectmijlpalen of voltooiingsfasen. Deze vorm van facturatie is gunstig voor de cashflow en houdt de klant ook op de hoogte van de voortgang en bijbehorende kosten.

• Terugkerende facturatie
  Voor abonnementsdiensten, zoals lidmaatschap van een sportschool of een abonnement op Software-as-a-Service (SaaS), versturen ondernemingen doorgaans facturen volgens een regelmatige cyclus (maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks, enz.). Dit type facturatie weerspiegelt het terugkerende karakter van de dienst.

• Vooruitbetaling
  In bepaalde situaties, met name wanneer het gaat om producten op maat of bij onzekerheid over het krediet van de klant, kan een vooruitbetaling nodig zijn. In dit geval maakt een onderneming een factuur met vermelding van het voorschot dat moet worden betaald voordat de goederen worden geleverd of de diensten worden uitgevoerd.

• Retainermodel
  Ondernemingen zoals advocatenkantoren of PR-bureaus werken vaak met een retainermodel. Hierbij betaalt de klant een regelmatige, vooraf vastgestelde vergoeding. In dit geval maakt de onderneming met een vooraf afgesproken regelmaat een factuur waarop is aangegeven waarvoor de vergoeding is gebruikt (zoals gewerkte uren), samen met eventuele extra kosten naast het vaste bedrag.

In alle bovenstaande gevallen is het belangrijk dat ondernemingen duidelijk communiceren over de betalingsverwachtingen, ervoor zorgen dat facturen tijdig worden verstuurd en waar nodig deze opvolgen voor de betaling.

Hoe maak je een factuur: Best practices

Het maken en beheren van facturen is een fundamenteel onderdeel van het genereren van inkomsten en het beheren van de cashflow. Door hier strategische best practices toe te passen, kun je sneller betaald worden, minder vragen over betalingen krijgen en de relatie met klanten verbeteren. Dit zijn de best practices voor ondernemingen:

• Gebruik een professionele opmaak
  Je factuur moet er professioneel uitzien en gemakkelijk te lezen zijn voor de klant. Hij moet een afspiegeling zijn van de hoge kwaliteit van je merk en service. Consistentie in de opmaak maakt een professionele indruk en helpt je klanten ook om belangrijke informatie snel te vinden, wat op zijn beurt weer kan zorgen voor een snellere betaling. Met een factuursjabloon of gespecialiseerde software kun je dit proces vereenvoudigen doordat je bij elke factuur die je stuurt dezelfde professionele standaard handhaaft.

• Voeg alle benodigde informatie toe
  Zorg ervoor dat je factuur alle belangrijke gegevens bevat, waaronder je bedrijfsnaam en -adres, de beschrijving van de goederen of diensten en het totale verschuldigde bedrag. Vergeet niet om ook je btw-nummer op te nemen als dit wettelijk verplicht is.

• Specificeer je diensten of producten
  Neem de tijd om alle geleverde diensten of producten in detail te beschrijven, inclusief de bijbehorende kosten. Met een gespecificeerde factuur neem je elke onduidelijkheid weg over wat je aan de klant factureert, waardoor het vertrouwen wordt versterkt en er minder kans is op een geschil.

• Vermeld duidelijke betalingsvoorwaarden
  Je betalingsvoorwaarden moeten duidelijk zijn voor de ontvanger, waaronder informatie over de uiterste betaaldatum en de verschillende betaalmethoden die je accepteert. Als je boetes in rekening brengt voor te late betalingen, zorg er dan voor dat je dit van tevoren vermeldt.

• Gebruik unieke factuurnummers
  Zorg ervoor dat elke factuur een eigen factuurnummer heeft. Dit nummeringssysteem vereenvoudigt het factuurbeheer en kan belangrijk zijn in geval van geschillen of audits, omdat je dan gemakkelijk het juiste document kunt opsporen en terughalen.

• Factureer snel
  Verstuur je facturen meteen. Hoe eerder je klant de factuur ontvangt, hoe groter de kans dat er eerder wordt betaald. Dit kan een positief effect hebben op je cashflow en financiële planning.

• Volg facturen op
  Wees proactief in het opvolgen van onbetaalde facturen. Door je klanten er beleefd aan te herinneren dat er een betaling verschuldigd of achterstallig is, blijft de transactie op hun radar en geef je blijk van een professionele instelling. Deze stap (en andere) kun je automatiseren met een technische oplossing zoals Stripe Invoicing. Dit wordt hieronder meer detail besproken.

• Houd een administratie bij
  Maak er een gewoonte van om alle gemaakte facturen en ontvangen betalingen nauwgezet bij te houden. Deze administratie is een uitstekende referentie voor het bijhouden van betalingen en het opvolgen van achterstallige facturen en is onmisbaar voor financieel beheer, audits en belastingverplichtingen. Door samen te werken met een alomvattende betaal- en facturatieprovider zoals Stripe kun je de complexiteit en workflows beperken die gepaard gaan met het bijhouden van financiële gegevens.

• Gebruik digitale tools
  Zet de technologie aan het werk met facturatiesoftware of digitale platforms. Deze oplossingen, waaronder die van Stripe, kunnen verschillende aspecten van het facturatieproces automatiseren, zoals het maken van terugkerende facturen, het verzenden van herinneringen en het bijhouden van digitale records. Hiermee kun je kostbare tijd besparen en de kans op menselijke fouten verkleinen.

• Personaliseer je facturen
  Overweeg waar dat gepast is om een persoonlijk briefje of een eenvoudig bedankje voor de gedane zaken toe te voegen voor je klant. Zo'n kleine persoonlijke noot kan bijdragen aan het opbouwen van een sterke, positieve zakelijke relatie die ook nog na de transactie voortduurt.

• Maak het gemakkelijk om te betalen
  Vereenvoudig het betaalproces zodat klanten gemakkelijk op tijd kunnen betalen. Als je meerdere betaalmethoden aanbiedt en online betalingen inschakelt, maak je het voor klanten handiger om hun facturen betalen en ontvang jij de betalingen sneller.

Kan Stripe facturen maken?

Ja, Stripe kan facturen maken en beheren. het voor bedrijvStripe biedt ondernemingen de mogelijkheid om eenmalige of terugkerende facturen naar klanten te sturen, die de klant dan rechtstreeks kan betalen via een link in de factuur. Deze oplossing heet Stripe Invoicing.

Stripe Invoicing biedt opties op maat, automatische reconciliatie van betalingen en flexibele frequenties voor terugkerende betalingen. Het biedt ook gedetailleerde rapportage- en trackingfuncties, waardoor ondernemingen hun financiën gemakkelijker kunnen beheren.

Hieronder staat meer informatie over wat Invoicing ondernemingen te bieden heeft:

• Efficiëntie en snelheid
  Stripe Invoicing is ontworpen om snel facturen te maken en te betalen. Met de geavanceerde functies en API's van Stripe kun je de debiteurenadministratie automatiseren en het hele proces van het maken van facturen tot het reconciliëren van betalingen stroomlijnen. De tools voor automatische belastingberekening van Stripe zorgen voor nog meer nauwkeurigheid en compliance van alle financiële activiteiten van je onderneming.

• Flexibiliteit en maatwerk
  Stripe biedt een hoge mate van maatwerk voor de facturen. Met opties van het toevoegen van regelitems, kortingen en belastingtarieven tot het aanpassen van het uiterlijk van facturen aan je merk, is het een flexibel systeem dat tegemoet komt aan een groot aantal zakelijke vereisten en use cases. Stripe ondersteunt ook zowel eenmalige als terugkerende betalingen, wat ondernemingen meer flexibiliteit biedt om de facturatie af te stemmen op hun bedrijfsmodel.

• Wereldwijd bereik en schaalbaarheid
  Met ondersteuning voor verschillende wereldwijde betaalmethoden en meerdere talen en valuta's, kan Invoicing meegroeien met de groei van je onderneming en de uitbreiding naar nieuwe markten. Het is ontworpen om aan jouw behoeften te voldoen, ongeacht de grootte of complexiteit van je onderneming.

• Verbeterde betalingstarieven
  Het merendeel van de facturen van Stripe wordt binnen 24 uur betaald, vooral omdat klanten op verschillende manieren kunnen betalen. Ook is er een functie voor betalingsherinneringen, wat het aantal onbetaalde facturen beperkt.

• Integratie en compatibiliteit
  Stripe Invoicing kan eenvoudig worden geïntegreerd met de bestaande workflows van de meeste ondernemingen. Het biedt realtime synchronisatie met populaire boekhoudsystemen en ERP-oplossingen (Enterprise Resource Planning) en maakt het mogelijk om gegevens te importeren via rapporten-API van Stripe. Deze mogelijkheden kunnen het beheer van je financiële administratie aanzienlijk eenvoudiger maken en ervoor zorgen dat je facturatiesysteem naadloos samenwerkt met je bredere financiële omgeving.

• Financiële controle en toezicht
  In het Dashboard van Stripe staan duidelijke, gedetailleerde rapporten waarmee ondernemingen uitstaande facturen kunnen monitoren, betalingen kunnen bijhouden en prioriteit kunnen geven aan incasso-inspanningen. Deze mate van toezicht draagt bij aan een beter inzicht in de financiële gezondheid van een onderneming en kan bevorderlijk zijn voor het financieel beheer.

Met deze mogelijkheden kunnen ondernemingen een meer strategische benadering van factuurbeheer hanteren, waardoor het proces minder omslachtig wordt en de financiële bedrijfsvoering wordt verbeterd.

Voor meer informatie over Stripe Invoicing kun je contact opnemen met een expert om aan de slag te gaan.