Van start-ups in de beginfase tot gevestigde ondernemingen, factuurbeheer is een integraal onderdeel van het runnen van een onderneming. Effectieve facturatie kan de cashflow verbeteren, de efficiëntie verhogen en sterkere relaties met klanten bevorderen. Maar het is niet zo eenvoudig als het sturen van een document met een betalingsverzoek: facturatie vereist een zorgvuldige balans van nauwkeurige informatievoorziening, professionele presentatie en timing.

Het opstellen van een factuur is een kans om informatie op een vereenvoudigde, transparante manier te presenteren die de kans op verwarring, mogelijke geschillen en late betalingen minimaliseert. Ondernemingen kunnen facturen gebruiken om het behoud van klanten te verbeteren door professioneel te zijn en de ervaring gemakkelijk te maken, wat een positieve indruk achterlaat bij klanten.

Hieronder lichten we het proces voor het aanmaken van facturen toe, inclusief de onderdelen, welke informatie vereist is en best practices.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur?
  
• Wat zijn de verschillende soorten facturen?
  
• Factuurvereisten: welke informatie is verplicht om op te nemen?
  
• Een factuur stapsgewijs aanmaken
  
• Verschillende manieren om facturen aan te maken
  
• Wat zijn de best practices voor het aanmaken van facturen?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  
• Veelgestelde vragen over het aanmaken van een factuur
  

Wat is een factuur?

Een factuur is een formeel document met tijdstempel dat een verkoper aan een koper verstrekt, waarin een voltooide transactie is vastgelegd. Het vermeldt de geleverde goederen of diensten en de verschuldigde betaling, en dient zowel als betalingsverzoek en als officieel bewijs van de verkoop. Het maakt deel uit van de financiële administratie van de onderneming als bewijs van inkomsten.

Facturen dienen tegelijkertijd verschillende doelen:

• Betaling aanvragen: de klant laten weten wat het verschuldigde bedrag is

• Dossierbeheer: verkopen documenteren voor een nauwkeurige financiële administratie en beheer van de cashflow

• Verkopen bijhouden: ondernemingen helpen inkomstenbronnen en prestaties te monitoren

• Belastingvoorbereiding: bewijs van inkomsten voor de verkoper en bewijs van uitgaven voor de koper

• Juridische bescherming: bewijs van wat er is verkocht, voor welk bedrag en wanneer, in het geval van een geschil of audit

• Debiteurenbeheer (AR): betaalde en openstaande facturen bijhouden om de cashflow te beheren

• Klantcommunicatie: klanten duidelijke informatie geven over prijs en hoeveelheid en een beschrijving van wat ze hebben gekocht

Kortom, een factuur registreert de transactie, ondersteunt het financiële beheer en garandeert juridische en fiscale compliance voor beide partijen.

Wat zijn de verschillende soorten facturen?

Verschillende facturatiesituaties vereisen verschillende factuurindelingen. Het kiezen van de juiste houdt de zaken duidelijk en helpt je om sneller betaald te krijgen.

• Urenstaatfactuur: Dit factuurtype is typisch voor freelancers, consultants en advocatenkantoren, en specificeert de gewerkte uren en de in rekening gebrachte tarieven voor regelingen voor uurtarief.

• Terugkerende factuur: Ideaal voor abonnementen, voorschotten en doorlopende serviceovereenkomsten. Dit factuurtype automatiseert de facturatie met vaste intervallen voor een consistent bedrag.

• Commerciële factuur: Dit document is doorgaans vereist voor grensoverschrijdende zendingen en vermeldt de waarde van de goederen, zodat de douaneautoriteiten invoerrechten en belastingen kunnen beoordelen.

• Debetfactuur: Dit factuurtype verhoogt het bedrag dat een klant verschuldigd is, meestal om rekening te houden met extra werk, extra kosten of een eerder facturatietekort.

• Creditfactuur: Soms een creditnota genoemd, dit verlaagt wat een klant verschuldigd is en wordt gebruikt voor terugbetalingen, geretourneerde artikelen of het corrigeren van een eerdere factuur.

• Eindfactuur: Dit factuurtype wordt verzonden wanneer een project is afgerond en dekt het eventuele restsaldo na eerdere gedeeltelijke betalingen.

• Tussentijdse factuur: Voor langdurige projecten splitst dit document de totale kosten op in mijlpaalbetalingen, zodat de cashflow op gang blijft naarmate het werk vordert.

• Pro-formafactuur: Deze wordt uitgegeven voordat de werkzaamheden beginnen of goederen worden verzonden, en geeft cliënten vooraf een kostenraming. Het is ook gebruikelijk in de internationale handel voor douanedoeleinden.

• Standaardfactuur: De go-to factuur voor veel transacties. Dit betalingsverzoek komt nadat goederen of diensten zijn geleverd, onmiddellijk of onder de overeengekomen voorwaarden zoals netto 30 dagen.

Veel ondernemingen verzenden deze als e-facturen, oftewel digitale, gestructureerde documenten die worden geleverd via boekhoud- of projectmanagementplatforms, hoewel er in sommige gevallen nog steeds papieren facturen worden gebruikt.

Factuurvereisten: welke gegevens zijn verplicht?

Voor het maken van een factuur moet je verschillende belangrijke gegevens verzamelen en deze in een gestructureerde indeling ordenen. Dit zijn de vereiste gegevens die op een factuur horen:

• Gegevens van de verkoper: Dit omvat de bedrijfsnaam, het adres, de contactgegevens en andere relevante informatie, zoals het btw-nummer of het bedrijfsidentificatienummer. Voor een eenmanszaak zou dit bestaan uit de naam en contactgegevens.

• Gegevens van de koper: Dit moet de naam, het adres en de contactgegevens van de klant bevatten. Als de koper een onderneming is, moet de bedrijfsnaam en het adres op de factuur worden vermeld.

• Factuurnummer: Elke factuur moet een unieke ID of factuurnummer hebben. Dit kan opeenvolgend zijn, gebaseerd op datum of een ander systeem volgen dat bij de onderneming past.

• Datum: Dit moet de datum zijn waarop de factuur is uitgereikt.

• Producten of services: Er moet een gedetailleerde beschrijving zijn van de geleverde producten of services. Voor goederen kan dit het type, de hoeveelheid, de kosten per stuk en het totaal per regel omvatten. Voor services kan dit het type service, het tarief (bijv. per uur, per dag), het aantal uren of dagen en het totaal per regel omvatten.

• Kosten: De factuur moet de kosten van elk item of elke service duidelijk vermelden, inclusief de kosten per stuk en de totale kosten voor die factuurregel.

• Subtotaal: Het subtotaal zijn de totale kosten voordat er extra kosten, kortingen of belastingen worden toegepast.

• Kortingen (indien van toepassing): Als er kortingen zijn toegepast op de transactie, moeten deze worden vermeld.

• Belastingen: Eventuele toepasselijke belastingen moeten worden berekend en vermeld. De factuur moet de belastingsoort en het tarief vermelden.

• Verzendkosten of extra kosten (indien van toepassing): Als er extra kosten zijn, zoals verzend- of verwerkingskosten, moeten deze worden vermeld.

• Totaalbedrag: Dit is het definitieve verschuldigde bedrag, inclusief alle kosten, belastingen en kortingen.

• Betalingsvoorwaarden: De factuur moet duidelijk de betalingsvoorwaarden vermelden, zoals de vervaldatum en geaccepteerde betaalmethoden.

• Opmerkingen (optioneel): Dit omvat eventuele aanvullende opmerkingen van de verkoper.

Afhankelijk van je geografische locatie en branche kunnen er specifieke wettelijke vereisten zijn voor wat je op een factuur moet vermelden. In bepaalde branches moeten ondernemingen mogelijk meer gespecialiseerde informatie toevoegen, zoals een urenoverzicht voor factureerbaar werk in een dienstverlenend bedrijf of het gewicht en de afmetingen van producten in een productgebaseerde onderneming. Het type onderneming en de aard van de transactie kunnen van grote invloed zijn op wanneer en hoe een factuur wordt gemaakt en geleverd.

Hieronder staat een overzicht van verschillende zakelijke situaties die van invloed kunnen zijn op de facturatie:

• Servicegerichte ondernemingen: Voor ondernemingen die services aanbieden, zoals consultancy en freelancing, is het gebruikelijk om te factureren na voltooiing van het werk, een praktijk die soms 'achteraf factureren' wordt genoemd. Een grafisch ontwerper kan bijvoorbeeld een factuur sturen na afronding van een logo-ontwerp. In bepaalde gevallen, zoals voor lopende services, kan het gepast zijn om periodieke facturen te sturen (bijv. maandelijks, per kwartaal) waarop de services staan vermeld die gedurende een bepaalde periode zijn geleverd.

• Productgerichte ondernemingen: Ondernemingen die fysieke goederen verkopen, schrijven meestal een factuur uit op het moment van verkoop of wanneer een bestelling is bevestigd. Een kledingwinkel zou bijvoorbeeld een factuur sturen na een aankoop, terwijl een e-commercebedrijf doorgaans een factuur zou sturen wanneer de bestelling van de klant wordt verwerkt.

• Factureren op basis van voortgang: Voor grotere projecten die over een langere periode lopen, zoals bouwprojecten en aangepaste softwareontwikkeling, gebruiken ondernemingen vaak facturatie op basis van voortgang. Dit betekent dat ze facturen uitreiken bij verschillende projectmijlpalen of fasen van voltooiing. Facturatie op basis van voortgang bevordert de cashflow en houdt de klant op de hoogte van de voortgang en bijbehorende kosten.

• Terugkerende facturatie: Voor abonnementsservices, zoals sportschoolabonnementen en abonnementen op Software-as-a-Service (SaaS), sturen ondernemingen doorgaans facturen in een regelmatige cyclus (bijv. maandelijks, per kwartaal, jaarlijks). Dit type facturatie weerspiegelt de terugkerende aard van de service.

• Vooruitbetaling: In bepaalde situaties, vooral wanneer het gaat om op maat gemaakte producten of wanneer de kredietwaardigheid van de klant onzeker is, kan een vooruitbetaling noodzakelijk zijn. Hierbij zou een onderneming een factuur uitreiken met vermelding van de vooruitbetaling die vereist is voordat de goederen worden geleverd of de services worden uitgevoerd.

• Retainermodel: Ondernemingen zoals advocatenkantoren en pr-bureaus werken vaak op basis van een retainermodel, waarbij de klant een regulier, vooraf bepaald bedrag betaalt. In dit geval stuurt het bedrijf een factuur in een vooraf afgesproken frequentie waarop te zien is hoe dat tarief is toegewezen (bijv. gewerkte uren), samen met eventuele extra kosten die buiten het retainermodel vallen.

In al deze gevallen is het belangrijk voor ondernemingen om duidelijk te communiceren over de betalingsverwachtingen, te zorgen voor een snelle facturatie en indien van toepassing de betaling op te volgen.

Een factuur stapsgewijs aanmaken

Hier is een praktische stapsgewijze handleiding die je kunt volgen telkens wanneer je een klant factureert

Bepalen hoe je de factuur gaat opstellen

Kies eerst de methode: een vooraf gemaakt sjabloon, boekhoudsoftware, een online generator of een document dat je zelf opstelt. Als je maar af en toe factureert, volstaat een eenvoudig sjabloon. Als je regelmatig factureert, bespaart software die de berekeningen afhandelt en de betaling voor je bijhoudt, veel tijd.

De gegevens van de onderneming bovenaan plaatsen

Begin met de bedrijfsnaam, het postadres, het telefoonnummer, de e-mail en het logo als je dat hebt. Zo weet de ontvanger meteen aan wie deze betaalt en het zorgt voor een professionele uitstraling.

De gegevens van de klant toevoegen

Voeg de naam van de klant (of de bedrijfsnaam), het factuuradres en, indien mogelijk, de specifieke persoon of afdeling toe die de betalingen voor deze klant afhandelt. Het is belangrijk dat dit klopt; een factuur die naar de verkeerde contactpersoon wordt gestuurd, leidt al snel tot een late betaling.

Een uniek factuurnummer toewijzen

Wijs aan elke factuur een eigen identificatienummer toe, idealiter in een consistente reeks (bijv. 0001, 0002 enzovoort). Dit maakt het veel gemakkelijker om de boekhouding op orde te houden en later naar een specifieke factuur te verwijzen als er vragen rijzen.

De uitgiftedatum en de vervaldatum vermelden

Noteer de datum waarop je de factuur verstuurt en geef precies aan wanneer de betaling wordt verwacht. In plaats van gewoon 'netto 30' te schrijven, bereken en vermeld je de werkelijke kalenderdatum, dit neemt al het giswerk voor de klant weg.

Specificeren wat er in rekening wordt gebracht

Vermeld elk product of elke dienst afzonderlijk in plaats van kosten samen te voegen. Noteer voor elke regel wat er is geleverd, de hoeveelheid of de betrokken tijd, het tarief en het resulterende totaal. Hoe specifieker de beschrijvingen zijn, hoe kleiner de kans is dat de klant de betaling in twijfel trekt of vertraagt.

Alles bij elkaar optellen

Tel de regelitems op tot een subtotaal en pas vervolgens eventuele belastingen, kortingen of extra kosten toe als afzonderlijke regels. Zorg dat het definitieve verschuldigde totaalbedrag duidelijk opvalt; vetgedrukte tekst of een groter lettertype onderaan werkt goed.

Uitleggen hoe en wanneer je betaald wilt worden

Verduidelijk welke betaalmethoden je accepteert (bijv. bankoverschrijving, betaalkaart, cheque, digitale betaalapps), samen met eventuele boetes voor te late betaling of stimulansen voor vroegtijdige betaling die je aanbiedt.

Proeflezen en vervolgens verzenden

Controleer het hele document nog een laatste keer op typefouten, verkeerde bedragen of ontbrekende gegevens voordat het wordt verzonden. Sla het op als pdf zodat de opmaak behouden blijft, en lever het aan via de methode die het beste werkt voor je klant: e-mail, een betaalportaal of je facturatieplatform.

Verschillende manieren om facturen te maken

Ondernemingen kiezen voor facturatie over het algemeen tussen twee benaderingen: geautomatiseerde tools die speciaal voor dit doel zijn ontwikkeld of handmatige methoden.

Wat zijn de best practices voor het maken van een factuur?

Het maken en beheren van een factuur is een fundamenteel onderdeel van inkomsten genereren en cashflowbeheer. Het toepassen van best practices hierbij kan leiden tot snellere betalingen, minder vragen over betalingen en sterkere relaties met cliënten.

Hier zijn enkele best practices voor ondernemingen:

• Gebruik een professionele lay-out: Je factuur moet er professioneel uitzien en gemakkelijk te lezen zijn voor je cliënt, wat de hoge kwaliteit van je merk en service weerspiegelt. Consistentie in de lay-out toont professionaliteit, terwijl het je cliënten helpt om snel belangrijke informatie te vinden, wat op zijn beurt een snellere betaling mogelijk maakt. Het gebruik van een factuursjabloon of gespecialiseerde software kan dit proces vereenvoudigen door ervoor te zorgen dat elke factuur die je verzendt, voldoet aan je professionele standaard.

• Neem alle nodige informatie op: Zorg ervoor dat je factuur elk belangrijk detail bevat, inclusief je bedrijfsnaam en adres, een beschrijving van de geleverde goederen of diensten en het totaal te betalen bedrag. Neem ook je belasting-ID op als dit wettelijk verplicht is.

• Specificeer je diensten of producten: Beschrijf elke geleverde dienst of product, inclusief de bijbehorende kosten. Een gespecificeerde factuur neemt eventuele onduidelijkheid weg over wat je je cliënt in rekening brengt, wat het vertrouwen versterkt en de kans op geschillen verkleint.

• Verduidelijk betalingsvoorwaarden: Je betalingsvoorwaarden moeten duidelijk zijn voor ontvangers, inclusief specifieke details zoals de vervaldatum en de verschillende betaalmethoden die je accepteert. Als je boetes in rekening brengt voor late betalingen, vermeld dit dan vooraf.

• Gebruik unieke factuurnummers: Zorg ervoor dat elke factuur een eigen factuurnummer heeft. Dit nummeringssysteem vereenvoudigt het factuurbeheer en kan belangrijk zijn in geval van geschillen of audits, waardoor je gemakkelijk het juiste document kunt volgen en ophalen.

• Lever snel af: Verstuur je facturen snel. Hoe eerder je cliënt de factuur ontvangt, hoe groter de kans is dat ze de betaling vroegtijdig voldoen. Dit kan een positieve impact hebben op je cashflow en financiële planning.

• Volg op: Wees proactief in het opvolgen van onbetaalde facturen. Je cliënten beleefd herinneren wanneer een betaling verschuldigd is of te laat is, houdt de transactie op hun radar en signaleert je professionaliteit. Deze stap (en andere) kan worden geautomatiseerd met een technologische oplossing zoals Stripe Invoicing, die we hieronder in meer detail bespreken.

• Houd een administratie bij: Houd een uitgebreide administratie bij van alle uitgegeven facturen en ontvangen betalingen. Deze administratie dient als een uitstekende referentie voor het volgen van betalingen en het opvolgen van te late facturen, en is onmisbaar voor financieel beheer, audits en belastingverplichtingen. Werken met een uitgebreide aanbieder van betalingen en facturatie zoals Stripe kan de complexiteit en workflow minimaliseren die gepaard gaan met het bijhouden van de financiële administratie.

• Gebruik digitale tools: Gebruik facturatiesoftware of digitale platforms. Deze oplossingen (waaronder die van Stripe) kunnen verschillende aspecten van het facturatieproces automatiseren, zoals het maken van terugkerende facturen, het verzenden van follow-upherinneringen en het bijhouden van een digitale administratie. Dit kan je kostbare tijd besparen en de kans op menselijke fouten verkleinen.

• Personaliseer je facturen: Overweeg waar van toepassing om een gepersonaliseerde notitie of een eenvoudig bedankje voor je cliënt toe te voegen. Deze kleine persoonlijke touch kan helpen bij het opbouwen van een sterke, positieve zakelijke relatie die voortduurt na de transactie.

• Maak betalen gemakkelijk: Vereenvoudig het betalingsproces om tijdige betalingen te vergemakkelijken. Het aanbieden van meerdere betaalmethoden en het mogelijk maken van online betalingen kan het voor cliënten handiger maken om hun factuur te voldoen, waardoor je sneller betalingen ontvangt.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing vereenvoudigt je AR-proces: van het maken van facturen tot de ontvangst van de betaling. Of je nu eenmalige of terugkerende facturatie beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betalingen te ontvangen en operationele processen te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen – zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je kasstroom goed kunt bijhouden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Lees meer over hoe Stripe je debiteurenbeheer kan vereenvoudigen, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over het maken van een factuur

Hier zijn antwoorden op enkele veelgestelde vragen van ondernemingen over het maken en verzenden van een factuur.