Desde startups que están iniciando su andadura hasta corporaciones con décadas de trayectoria, lidiar con las facturas constituye un aspecto integral de llevar un negocio. Una facturación efectiva ayuda a optimizar el flujo de caja, aumentar la eficiencia y fortalecer las relaciones con la clientela. Pero esto no consiste solamente en enviar un documento con una solicitud de pago. No es tan sencillo: facturar implica un delicado equilibrio entre proporcionar información precisa, presentarla con personalidad y medir los tiempos.

Crear una factura representa una oportunidad para facilitar información de una forma transparente y bien estructurada, que minimice el riesgo de confusiones, las posibles disputas y los retrasos en los pagos. Si consiguen brindar una experiencia fluida y profesional que cause buena impresión, las facturas pueden servir perfectamente como herramientas para que las empresas refuercen la retención de clientes.

A continuación vamos a analizar pormenorizadamente cómo crear facturas efectivas, claras y profesionales. Para ello hay que conocer cuáles son los componentes básicos de una factura, explotar el diseño y la imagen de marca a tu favor, seleccionar el software idóneo e implementar sistemas que aceleren los pagos. Cuando optimizas el proceso de creación de facturas, plantas los cimientos para lograr que tus operaciones financieras sean más eficientes y fiables.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura?
  
• ¿Para qué se utilizan las facturas?
  
• Cómo crear una factura: información obligatoria
  
• Cómo crear una factura: mejores prácticas
  
• ¿Stripe puede crear facturas?
  

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento formal, con fecha, que un vendedor emite para un comprador. El vendedor especifica en ella la transacción empresarial que se ha producido. El mismo documento comercial enumera los bienes o servicios que el vendedor ha proporcionado e indica qué pago le adeuda en ese concepto el comprador. Desde la perspectiva del primero, una factura constituye un registro oficial de la venta y forma parte integral de las cuentas financieras de su empresa, dado que sirve como prueba de beneficios.

Además de servir como solicitud de pago, una factura cumple una función esencial para la gestión y el seguimiento de los ingresos del negocio. Ayuda a que las empresas mantengan la precisión en sus libros de finanza, gestionen su flujo de caja y rastreen los beneficios de cara a las declaraciones fiscales. También pueden ser útiles para detectar tendencias, monitorizar los hábitos de compra de la clientela y prever cuáles serán los ingresos futuros. Desde la perspectiva del comprador, las facturas sirven para verificar compras, conciliar las cuentas financieras y facilitar la reclamación de deducciones fiscales.

¿Para qué se utilizan las facturas?

Las empresas utilizan las facturas para diversos propósitos. Veamos algunos ejemplos:

• Solicitar pagos
  En esencia, una factura es una cuenta, como un recibo que le comunica al cliente o consumidor cuánto dinero debe pagar por los bienes o servicios que se le han proporcionado.

• Registro de datos
  Las facturas sirven como documento que registra las ventas, tanto para el vendedor como para el comprador. Este es un detalle muy importante para mantener la precisión en los registros de finanzas y gestionar el flujo de caja.

• Seguimiento de las ventas
  Las facturas contribuyen a que las empresas efectúen un seguimiento de sus ventas y conozcan cuáles son sus fuentes de ingresos. Esta información sirve para que el negocio supervise sus resultados y tome decisiones bien fundamentadas.

• Preparación de las declaraciones fiscales
  Tanto para vendedores como para compradores, las facturas son esenciales para preparar las declaraciones de impuestos. Actúan como prueba que demuestra los ingresos para el vendedor y como prueba documental de los gastos para el comprador.

• Protección legal
  Si surgiese una disputa o se produjese una auditoría, las facturas sirven como documento legal que registra la transacción y proporciona una prueba de qué se ha vendido, cuánto se ha pagado por ello y cuándo ha tenido lugar la transacción.

• Gestión de cuentas por cobrar
  Las facturas suponen una herramienta de gestión para las cuentas por cobrar. Si comprobamos qué facturas han sido abonadas y cuáles siguen pendientes de pago, nuestra empresa gestionará su flujo de caja con más eficacia.

• Comunicación con clientes
  Además de todo lo anterior, las facturas representan un medio de comunicación. Proporcionan a los clientes información detallada sobre su compra, como el precio, la cantidad y la descripción de los bienes adquiridos o servicios contratados.

La misión básica de una factura consiste en servir como registro documental de las transacciones empresariales, facilitar la gestión de las finanzas, favorecer la comunicación y asegurar el cumplimiento de la normativa jurídica.

Cómo crear una factura: información obligatoria

Para crear una factura hay que recopilar ciertos datos esenciales y organizarlos según un formato bien estructurado. Estos son los detalles esenciales que no pueden faltar en una factura:

• Datos del vendedor: El nombre del vendedor, su domicilio, los datos de contacto y demás información relevante, como su número de IVA o el número de identificación de la empresa. Si es una empresa unipersonal, con una sola persona propietaria, se tratará de su nombre y sus datos de contacto personales.

• Datos del comprador: Deberían incluirse el nombre del cliente o consumidor, su domicilio y los datos de contacto. Si el comprador es una empresa, la factura debe indicar el nombre de la empresa y su domicilio social.

• Número de la factura: Cada factura debe presentar un número de factura o identificador único. Puede ser secuencial, estar en consonancia con la fecha o seguir cualquier otro sistema adecuado para la empresa.

• Fecha: La fecha en la que se haya emitido la factura.

• Productos o servicios: Este apartado debería ofrecer una descripción detallada de los productos proporcionados o los servicios prestados. En el primer caso, lo habitual es especificar el tipo de objeto o artículo, la cantidad, el coste por unidad y el total. En el segundo caso, se suele especificar el tipo de servicio, la tarifa (por horas, días, etc.), el número de horas o días y el total.

• Costes: Este apartado indica con claridad los costes de cada artículo o servicio, incluidos el coste unitario y el total para esa partida individual.

• Subtotal: El subtotal representa el coste total antes de que se aplique cualquier otro cargo, descuento o impuesto.

• Descuentos (si los hay): Si se ha aplicado algún descuento a la transacción, es obligatorio especificarlo.

• Impuestos: Calcula y enumera todos los impuestos que sean aplicables. No olvides indicar de qué tipo de impuesto se trata y su tasa.

• Tarifas de transporte y cargos adicionales (si los hay): Si se ha aplicado algún cargo adicional, como portes o tarifas por manipulación, también tienes que añadirlos.

• Importe total: Representa el importe final que adeuda el comprador, tras incluir todos los cargos, impuestos y descuentos.

• Condiciones de pago: La factura debe indicar con claridad cuáles son las condiciones de pago, como la fecha de vencimiento y los métodos que se admitan para abonar el dinero adeudado.

• Notes (opcional): Este apartado incluye más notas o comentarios del vendedor.

Teniendo en cuenta la legislación vigente localmente y las normativas de cada sector de actividad concreto, es posible que haya requisitos jurídicos específicos sobre qué información deben incluir las facturas. En algunos sectores, quizás sea obligatorio indicar información más especializada, como un desglose por horas para los trabajos facturables dentro de un servicio, o el peso y las dimensiones de los productos si hablamos de mercancías físicas. El tipo del negocio y la naturaleza de la transacción influyen de forma decisiva sobre cuándo y cómo se crean y entregan las facturas.

Ahora veremos en detalle cómo pueden afectar las distintas situaciones de un negocio:

• Empresas basadas en servicios
  Para las empresas que ofrecen servicios, como consultoras o profesionales independientes, lo más habitual es facturar tras concluir el trabajo. Por ejemplo, una diseñadora gráfica puede emitir la factura correspondiente en cuanto termine el diseño de un logotipo. En algunos casos, como es el caso de los servicios continuos, probablemente lo más apropiado sea remitir facturas periódicas (mensuales, trimestrales, etc.) que señalen qué servicios se prestaron durante ese plazo.

• Empresas basadas en productos
  Las empresas que comercializan bienes físicos suelen emitir las facturas en el punto de venta o cuando se confirma un pedido. Por ejemplo, una tienda de ropa entrega sus facturas al producirse una compra, mientras que si se trata de una empresa de e-commerce, lo más habitual es enviar la factura cuando se procesa el pedido del cliente.

• Facturación progresiva
  Para proyectos de mayor alcance, que se extienden en el tiempo, como pueden ser el desarrollo de software a medida o la construcción de edificios, a menudo se recurre a la facturación progresiva. Es decir, que la empresa emite facturas según se alcanzan diversos hitos o etapas del proyecto. La facturación progresiva estimula el flujo de caja y además, informa al cliente sobre los progresos del proyecto y los costes asociados.

• Facturación recurrente
  Para los servicios basados en suscripciones, como un gimnasio o una empresa que comercialice software en régimen SaaS (software como servicio), el procedimiento más normal es enviar facturas siguiendo ciclos regulares (con periodicidad mensual, trimestral, anual, etc.). El tipo de la facturación refleja la naturaleza recurrente del servicio.

• Pago inicial
  En ciertas situaciones, sobre todo si afectan a productos a la carta o cuando no existe seguridad total sobre el crédito del cliente, quizás sea necesario exigir un pago inicial. En este caso, la empresa emitirá una factura que detalle el pago por adelantado antes de entregar los productos o ejecutar los servicios.

• Modelo de anticipo
  Las empresas como los bufetes de abogados o las agencias de relaciones públicas funcionan con un modelo de anticipo, donde el cliente paga una comisión periódica predeterminada. En este caso, la empresa emite una factura con una regularidad preacordada, donde se señala cómo se asigna la comisión (por ejemplo, según las horas trabajadas), además de constatar los costes adicionales que se añaden al anticipo.

En todos los casos anteriores, es importante que las empresas comuniquen con claridad cuáles son las expectativas sobre pagos, se aseguren de facturar a su debido tiempo y vigilen los cobros cuando sea adecuado.

Cómo crear una factura: mejores prácticas

Crear y gestionar facturas es un componente fundamental de la generación de ingresos y la gestión de los flujos de caja. En este contexto, emplear las mejores prácticas estratégicas contribuye a acelerar los pagos, reducir las consultas relativas a pagos y fortalecer la relación con la clientela. Estas son las mejores prácticas para las empresas:

• Usar un diseño profesional
  Tu factura debe lucir un aspecto profesional. Que sea fácil de leer para tus clientes y refleje la calidad de la marca y del servicio. Cuidar la coherencia en el diseño y la estructura refuerza esa profesionalidad y facilita que los clientes localicen los datos clave rápidamente. Y a su vez, eso permite agilizar los pagos. Todo este proceso se puede simplificar usando una plantilla o un software especializado, porque garantizarán que todas las facturas que envíes respeten ese estándar de profesionalidad.

• Incluir toda la información necesaria
  Comprueba que tus facturas contengan todos los detalles importantes, como el nombre y domicilio de la empresa, la descripción de los bienes o servicios y el importe total. No olvides indicar tu ID fiscal si la legislación lo requiere.

• Especifica individualmente los servicios o productos
  Dedica el tiempo necesario a detallar cada servicio o producto entregado, indicando el coste asociado. Una factura bien detallada no deja espacio a la ambigüedad y comunica con total claridad qué conceptos estás facturando. Así se refuerza la confianza y es menos probable que surjan disputas.

• Indicar con claridad las condiciones de pago
  Las condiciones del pago deben quedar claras para las personas destinatarias de las facturas, con datos específicos como la fecha de vencimiento y los métodos de pago que aceptas. Si aplicas sanciones o recargos por retrasos al pagar, es fundamental que avises con claridad.

• Utilizar números de factura únicos
  Comprueba que cada factura cuente con su propio número individual y único. El sistema de numeración facilita la gestión de las facturas y es muy importante cuando surgen disputas o auditorías, porque permite rastrear y recuperar sin problemas el documento oportuno.

• Enviar las facturas puntualmente
  Evita las demoras al enviar facturas; cuanto antes las reciban tus clientes, más probable será que abonen el pago rápidamente. Y eso es positivo para el flujo de caja y la planificación financiera.

• Hacer un seguimiento
  Debes adoptar una actitud proactiva y seguir de cerca las facturas que estén sin pagar. Si recuerdas educadamente a tus clientes que la fecha de un pago se aproxima o ha vencido, lograrás que le presten atención al asunto y será un buen detalle de tu profesionalidad. Este paso, así como otros, se puede automatizar con la ayuda de una solución tecnológica como Stripe Invoicing, de la que hablaremos en profundidad a continuación.

• Conservar la documentación
  Convierte en un hábito la práctica de conservar un registro meticuloso de todas las facturas emitidas y los pagos recibidos. Esa documentación servirá para consultar y rastrear pagos, pero también para vigilar las facturas que hayan vencido y continúen impagadas. Además, es indispensable para fines de gestión financiera, auditorías y obligaciones tributarias. Si eliges trabajar con un proveedor de servicios completos de pago y facturación como es Stripe, la tarea resultará más sencilla y se simplificará el flujo de trabajo ligado a la conservación de la documentación de registro financiera.

• Usar herramientas digitales
  Aprovecha las bondades de la tecnología a tu favor con la ayuda de un software o una plataforma digital para la facturación. Estas soluciones (que también ofrece Stripe) permiten automatizar diversos aspectos del proceso de facturación, como crear facturas recurrentes, enviar recordatorios de seguimiento y conservar los registros de documentación en formato digital. Con todo ello ahorrarás un tiempo valiosísimo y reducirás la probabilidad de cometer errores humanos.

• Personalizar tus facturas
  En los casos en que resulte apropiado, piensa en añadir una nota personalizada o un sencillo agradecimiento a tu cliente. Ese toquecito personal contribuirá positivamente a consolidar la relación profesional y a profundizarla más allá de esa transacción en concreto.

• Facilitar las cosas para que tu clientela pague
  Si quieres favorecer que los pagos se abonen puntualmente, simplifica el proceso de pago. Ofrece distintos métodos de pago y habilita los pagos por Internet; así será más cómodo que tus clientes abonen los pagos y como consecuencia, tú los recibirás más rápido.

¿Stripe puede crear facturas?

Efectivamente, Stripe puede crear y gestionar facturas. Stripe habilita a las empresas para que facturen a sus clientes, ya sea mediante facturas individuales o recurrentes. Y por su parte, la clientela podrá pagar directamente a través de un enlace que va incluido en la factura, con la ayuda de una solución denominada Stripe Invoicing.

Stripe Invoicing incorpora opciones personalizables, funciones de conciliación automática de pagos y frecuencias de facturación flexibles para los pagos recurrentes. También dispone de funciones de seguimiento y elaboración de informes detallados, muy útiles para que las empresas gestionen sus finanzas.

Veamos qué ventajas ofrece Invoicing para las empresas:

• Eficiencia y velocidad
  Stripe Invoicing es una solución concebida para agilizar la creación de facturas y los pagos. Sus funciones avanzadas y sus API permiten automatizar las cuentas a cobrar, con lo que se agiliza todo el proceso: desde la creación de la factura hasta la conciliación del pago correspondiente. Las herramientas de cálculo automático de impuestos de Stripe son una gran ayuda para fomentar la precisión y el cumplimiento de la normativa en todo el ámbito de las operaciones financieras de tu negocio.

• Flexibilidad y personalización
  Stripe permite diseñar facturas a medida de una manera muy pormenorizada: desde añadir partidas individuales y descuentos, pasando por tipos impositivos, hasta personalizar el aspecto para que sea coherente con tu marca. Esa flexibilidad se adapta a las necesidades y los casos de uso de muchas empresas. Además, Stripe admite tanto pagos puntuales como pagos recurrentes, así que ofrece aún más flexibilidad a las empresas para que coordinen la facturación con su modelo de negocio.

• Escalabilidad y alcance internacional
  Dado que es compatible con varios métodos de pago internacionales, está disponible en varios idiomas y funciona con gran variedad de divisas, Invoicing se amolda a las dimensiones y necesidades de las empresas en expansión que penetran en nuevos mercados. Es una solución diseñada para responder a lo que tú necesites, sea cual sea el tamaño o el nivel de complejidad de la empresa.

• Mejora de los índices de pagos
  La mayoría las facturas de Stripe se abonan en 24 horas, lo que en buena medida obedece a que los clientes pueden pagar con muy distintos métodos, sin olvidar la función de envío de recordatorios, que ayuda a reducir el número de facturas que se quedan sin pagar.

• Integración y compatibilidad
  Stripe Invoicing es muy fácil de integrar con la mayoría de los flujos de trabajo de las empresas. Admite la sincronización en tiempo real con los sistemas de contabilidad y las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) más utilizados. Además, permite importar datos a través de la API de informes de Stripe. Con la asistencia de estas funciones, gestionar los registros financieros resulta mucho más fácil. También contribuyen a que el sistema de facturación desempeñe su labor sin fricciones dentro del entorno financiero de la compañía.

• Control y supervisión de las finanzas
  El Dashboard de Stripe presenta informes claros y detallados, perfectos para que las empresas monitoricen las facturas pendientes, sigan los pagos y den prioridad a los cobros. Con ese nivel de supervisión se consigue más claridad sobre la salud financiera de la empresa y además, también es positivo para la gestión de las finanzas.

Este conjunto de características permite que cualquier empresa adopte una actitud más estratégica sobre la gestión de las facturas, alivia la carga de trabajo que supone ese proceso y potencia las operaciones financieras.

Si quieres informarte a fondo sobre Stripe Invoicing, habla con un experto para empezar.