創業間もないスタートアップから世間に認められた大企業まで、ビジネスを運営するうえで、請求書の処理は欠かせません。請求処理を効果的に実施することで、キャッシュフローを合理化し、効率を高め、顧客との関係を強化できます。しかし、これは単に支払いリクエストが記載された書類を送るだけ、という単純なものではありません。正確な情報の伝達、プロフェッショナルな提示、タイミングなどのバランスに注意する必要があります。

請求書によって合理的かつ透明性の高い方法で情報を提示することで、混乱、不審請求の申請、支払い遅延の可能性を最小限に抑えることができます。請求書を通じて顧客にプロフェッショナルな体験をシームレスに提供し、好印象を与えることができれば、請求書は顧客維持率を向上させるツールになります。

ここでは、効果的で明確かつプロフェッショナルな請求書を作成するプロセスをご紹介します。これには、請求書の基本的な要素の理解、デザインやブランディングの活用、適切な請求処理ソフトウェアの選択、支払いを迅速化するシステムの導入、といった手順が含まれます。請求書作成プロセスを最適化することで、より効率的で信頼性の高い財務業務の基盤を築くことができます。

この記事の内容

• インボイスとは
  
• 請求書の用途
  
• 請求書の作成方法: 必要な情報
  
• 請求書の作成方法: ベストプラクティス
  
• Stripe で請求書を作成できますか？
  

請求書とは？

請求書は売り手が買い手に発行するタイムスタンプ付きの正式な文書であり、売り手は、実施された取引をこの文書に記録します。この商文書には、売り手が提供した商品またはサービスと、買い手が支払うべき代金が示されています。売り手側から見ると、請求書は公式な販売記録であり、収入を証明するものとして財務アカウントには不可欠なものです。

請求書は支払いリクエストとしての役割に加え、事業の売上を管理し追跡するうえで重要な役割を果たしています。たとえば、正確な財務記録の維持、キャッシュフローの管理、税務目的での収入の追跡だけでなく、傾向を把握したり、顧客の購買習慣を監視したり、将来の売上を予測したりするのにも役立ちます。買い手側の観点からは、請求書は購入の確認、金融口座の照合、税控除の請求の裏付けに使用されます。

請求書の用途

企業が請求書を使用する目的はさまざまです。ここでは、例をいくつかご紹介します。

• 支払いのリクエスト
  請求書によって、クライアントや顧客に商品やサービスの代金を伝え、請求します。

• 記録の保持
  請求書は、売り手と買い手の双方に販売記録を提供するもので、正確な財務記録を維持し、キャッシュフローを管理するうえで重要です。

• 売上の追跡
  請求書によって企業は売上を追跡し、収益源を把握できます。その情報を使って業績を監視し、情報に基づく意思決定を行うことができます。

• 税務書類作成
  売り手にとっても買い手にとっても、請求書は納税申告書を作成するうえで重要です。売り手にとっては収入の証明、買い手にとっては経費の証明になります。

• 法務面での保護
  不審請求の申請や監査の際、請求書は取引の法的記録として機能し、何が販売され、いくら請求され、いつ取引が行われたかを示す証拠となります。

• 売掛金管理
  売掛金を管理するツールとして請求書を利用できます。どの請求書が支払われ、どの請求書が未払いなのかを追跡することで、キャッシュフローをより効果的に管理することができます。

• クライアントとのコミュニケーション
  価格、数量、商品やサービスの内容など、購入に関する詳細な情報を、請求書を通じて顧客に提供することもできます。

請求書の主な役割は、ビジネス取引を記録し、財務管理をサポートし、円滑なコミュニケーションと法令遵守を確保することです。

請求書の作成方法: 必要な情報

請求書を作成するには、重要な情報をいくつか収集し、構造化された形式で整理する必要があります。請求書に含める重要な情報は以下のとおりです。

• 売り手の情報: 事業者名、住所、連絡先の詳細、VAT 番号や企業識別番号などのその他の関連情報など。個人事業主の場合は、氏名と連絡先で構成されます。

• 買い手の情報: クライアントまたは顧客の名前、住所、連絡先情報など。買い手が企業の場合は、企業名と住所を請求書に記載する必要があります。

• 請求書番号: 各請求書に一意の識別子または請求書番号を付けます。連番や日付に基づく番号を使用することも、ビジネスに適した他のシステムに従って付けることもできます。

• 日付: 請求書の発行日。

• 商品またはサービス: 提供された製品またはサービスの説明。商品の場合は、種類、数量、単価、行の合計などを記載します。サービスの場合は、サービスの種類、料金 (時間単価、日単価など)、時間数または日数、行の合計などを記載します。

• 費用: 各アイテムまたはサービスの費用を、単価とそのラインアイテムの合計金額を含めて明確に記載します。

• 小計: 追加料金、割引、税金が適用される前の合計金額です。

• 割引 (該当する場合): 取引に割引が適用されている場合は、必ず記載してください。

• 税金: 適用される税金を計算し、記載します。税金の種類と税率を必ず明記してください。

• 送料または追加料金 (該当する場合): 送料や手数料などの追加料金が発生する場合は、必ず記載してください。

• 合計金額: 最終的な支払い金額です (すべての料金、税金、割引を含む)。

• 支払い条件: 支払い期日や支払い方法などの支払い条件を、請求書に明記する必要があります。

• 備考 (任意): 売り手からの追加の注意事項やコメントを記載します。

地域や業種によっては、請求書に記載する内容に関して法的要件が課される場合があります。ある業界ではより専門的な情報、たとえばサービス提供型ビジネスの場合は、請求可能な作業の時間単位の内訳、商品提供型ビジネスの場合は、製品の重量や寸法の記載が求められることがあります。ビジネスの種類や取引の性質が、請求書をいつどのように発行するかに大きく影響します。

ここでは、さまざまなビジネス状況が請求書にどのように影響するかについて説明します。

• サービス提供型ビジネス
  コンサルティングやフリーランスなど、サービスを提供するビジネスでは、仕事が完了した時点で請求書を発行するのが一般的です。これは「後払い請求」と呼ばれることもあります。たとえば、グラフィックデザイナーは、ロゴデザインを完成させた後に請求書を発行します。サービスを継続的に提供している場合は、定期的 (毎月、四半期ごとなど) に、その期間に提供したサービスを記載した請求書を送付するのが適切な場合もあります。

• 製品提供型ビジネス
  物理的な商品を販売しているビジネスでは、通常、販売時点または注文が確定した時点で請求書を発行します。たとえば、衣料品店では購入時に請求書を送付します。ただし、EC ストアビジネスの場合は、顧客の注文が処理された時点で請求書を送るのが一般的です。

• 分割請求
  建設やカスタマイズソフトウェアの開発など、長期にわたる大規模プロジェクトでは、分割請求が行われることがよくあります。つまり、プロジェクトのさまざまなマイルストーンまたは各ステージが完了した時点で、企業が請求書を発行します。分割請求は資金繰りに役立つだけでなく、これによりプロジェクトの進捗状況や関連コストをクライアントに知らせることができます。

• 継続請求
  ジムの会費や SaaS (サービスとしてのソフトウェア) サブスクリプションなどのサブスクリプション型サービスでは、通常、定期的 (毎月、四半期、毎年など) に請求書が送付されます。この種類の請求書には、サービスの継続的性質が反映されています。

• 前払い
  状況によっては、前払いが必要になることがあります。特に特注品を扱う場合や、顧客の信用が不確かな場合などです。この場合企業は、商品を引き渡す前、またはサービスを提供する前に、前払いの詳細を記載した請求書を発行します。

• リテーナーモデル
  法律事務所や PR 代理店などのビジネスは、多くの場合、クライアントが所定の料金を定期的に支払うリテーナーモデルで運営されています。この場合は、料金の内訳 (労働時間など) と、リテーナー以外の追加コストが記載された請求書が、あらかじめ決められた頻度で発行されます。

上記のすべてのケースでビジネスにとって重要なのは、支払いに関する期待事項を明確に伝え、迅速に請求書を発行し、必要に応じて支払いのフォローアップを行うことです。

請求書の作成方法: ベストプラクティス

収益創出とキャッシュフロー管理の基本的な要素、請求書の作成と管理に、戦略的なベストプラクティスを採用すれば、支払いの迅速化、支払い関連の問い合わせの削減、顧客との関係強化が実現します。ここでは、ビジネスにとってのベストプラクティスをご紹介します。

• プロフェッショナルなレイアウトを使用する
  請求書はプロフェッショナルな外観で、顧客にとって読みやすいものでなければなりません。また、自社のブランドとサービスの質の高さを反映させる必要もあります。レイアウトに一貫性を持たせてプロフェッショナリズムを演出すると同時に、顧客が重要な情報をすばやく見つけられるようにしましょう。これが迅速な支払いにつながります。請求書テンプレートや専用ソフトウェアを使用することで、送付するすべての請求書でプロフェッショナルな基準が確保され、このプロセスを簡素化することができます。

• 必要な情報すべてを記載する
  請求書には、会社名、住所、商品やサービスの内容、合計請求金額など、重要な詳細情報すべてを確実に記載します。法律で義務付けられている場合は、納税者番号も必ず記載する必要があります。

• サービスや商品の項目別明細を記載する
  提供したサービスや商品について、その関連費用を含め、時間をかけて詳しく説明します。請求書に項目別明細を記載することで、クライアントに対する請求内容からあいまいな部分がなくなり、信頼関係が強化され、不審請求の申請が起こりにくくなります。

• 支払い条件を明確に示す
  支払い期日や利用可能な支払い方法など、支払い条件の具体的な内容を、受取人に明確に示す必要があります。支払い遅延に対して違約金が発生する場合は、その旨を事前に明記しておいてください。

• 一意の請求書番号を使用する
  各請求書に必ず固有の請求書番号を付けます。番号を付けることで請求書が管理しやすくなります。これは不審請求の申請や監査の際に重要な役割を果たし、適切な文書を簡単に追跡し、取り出せるようにします。

• 迅速に提供する
  請求書は迅速に送付してください。クライアントが請求書を受け取るのが早いほど、早期決済の可能性が高くなります。これはキャッシュフローや財務計画に良い影響を与えます。

• フォローアップする
  未払い請求書のフォローアップを積極的に行ってください。支払い期日が来たこと、または過ぎたことをクライアントに丁寧に伝え、取引についてクライアントに常に意識してもらい、自分のプロ意識を示します。このステップ (およびその他のステップ) は、ハイテクを駆使した Stripe Invoicing などのソリューションで自動化することができます。これについては後で説明します。

• 記録する
  請求書の発行と代金の受け取りすべてを細かく記録することを習慣づけます。この記録は、支払いを追跡したり、期日が過ぎた請求書をフォローアップしたりする際の参考資料として利用でき、財務管理、監査、納税義務には不可欠なものです。Stripe などの包括的な支払い請求プロバイダーと連携すれば、財務記録の管理に伴う複雑さとワークフローを軽減することができます。

• デジタルツールを使う
  請求処理ソフトウェアやデジタルプラットフォームによってテクノロジーを活用しましょう。こうしたソリューション (Stripe が提供するソリューションを含む) で請求処理プロセスのいくつかの側面、たとえば定期請求書の作成、フォローアップリマインダーの送信、デジタル記録の管理を自動化すれば、貴重な時間を節約し、人為的なミスの可能性を減らすことができます。

• 請求書をパーソナライズする
  必要に応じて、個人的なメモや、取引先への簡単なお礼を添えることを検討します。このようなささやかな心遣いが、取引を超えて持続する強固で良好なビジネス関係を築くうえで役立ちます。

• 支払いやすくする
  支払いプロセスをシンプルにして、タイムリーな支払いを促進します。複数の支払い方法を提供する、オンライン決済を可能にする、といった方法によりクライアントが請求書を決済しやすくすることで、より迅速に支払いを受け取れるようになります。

Stripe で請求書を作成できますか？

はい、Stripe では請求書を作成し管理することができます。Stripe を使用すると、顧客に対して 1 回限りの請求書または定期請求書を発行できます。また、顧客は、Stripe Invoicing と呼ばれるソリューションを使って、請求書に含まれるリンクから直接支払いを行うことができます。

Stripe Invoicing には、カスタマイズ可能なオプションや支払いの自動照合機能が含まれているほか、継続支払いの請求サイクルを柔軟に設定することもできます。また、詳細なレポート作成および追跡機能を備えており、企業の財務管理がさらに容易になります。

ここでは、Invoicing が企業にもたらすメリットを詳しくご紹介します。

• 効率性とスピード
  Stripe Invoicing は、請求書作成と支払いを迅速に行うために作られたもので、Stripe の高度な機能と API により売掛金管理の自動化が可能になり、請求書の作成から支払い照合までのプロセス全体が効率化されます。また、Stripe の税金の自動計算ツールは、ビジネスの財務業務全般にわたり正確性と法令遵守を促進します。

• 柔軟性とカスタマイズ
  Stripe では、請求書の高度なカスタマイズが可能です。ラインアイテム、割引、税率を追加する、ブランドに合わせて請求書の外観をカスタマイズする、といった作業を柔軟に行えるため、多くのビジネス要件やユースケースに対応することができます。また、Stripe は 1 回限りの支払いと継続支払いの両方をサポートしており、企業の請求書をビジネスモデルに合わせて柔軟に調整できます。

• グローバルな展開と拡張性
  Invoicing は、複数の言語と通貨のほか、グローバルな決済手段をサポートしています。ビジネスの成長と新しい市場への進出に合わせて拡張でき、ビジネスの規模や複雑さに関係なく、ニーズに応えられるよう設計されています。

• 支払い率の改善
  Stripe の請求書の大半が 24 時間以内に支払われていますが、これは顧客がさまざまな方法で支払えること、そして請求書のリマインダー機能によるところが大きく、これにより請求が未払いになるのを抑えることができます。

• 連携機能と互換性
  Stripe Invoicing は、企業で使われている既存のワークフローのほとんどに簡単に統合できます。一般的な会計システムやエンタープライズ・リソースプランニング (ERP) ソリューションとのリアルタイム同期が可能で、Stripe の Reports API を使ってデータをインポートすることもできます。このような機能によって財務記録の管理が大幅に容易になり、請求処理システムがより広範な財務環境とシームレスに連携するようになります。

• 財務管理と監視
  Stripe のダッシュボードで利用できる明確かつ詳細なレポートは、未払いの請求書の監視、支払い状況の追跡、回収の優先順位の設定に役立ちます。このレベルで監視することで、企業の財務の健全性をより明確に把握し、それが財務管理に役立ちます。

このような機能により、企業はより戦略的に請求書管理にアプローチし、財務業務を強化しながらプロセスの負担を軽減することができます。

Stripe Invoicing の詳細については、エキスパートにお問い合わせください。