Qu'il s'agisse d'une jeune entreprise ou d'une société bien établie, le traitement des factures fait partie intégrante de la gestion d'une entreprise. Une facturation efficace permet de rationaliser les flux de trésorerie, de gagner en efficacité et de renforcer les relations avec les clients. Mais il ne s'agit pas simplement d'envoyer un document accompagné d'une demande de paiement. En effet, le processus de facturation implique de trouver un juste équilibre entre la transmission d'informations précises, une présentation professionnelle et le respect des délais.

La rédaction d'une facture doit permettre de présenter les informations de manière simplifiée et claire afin de minimiser les risques de confusion, les litiges potentiels et les retards de paiement. Les entreprises peuvent utiliser les factures comme un outil pour renforcer la fidélisation de leurs clients en proposant une expérience professionnelle et cohérente qui leur laisse une impression positive.

Ci-dessous, nous allons décomposer le processus à suivre pour créer des factures professionnelles, claires et effectives. Il s'agit notamment de comprendre les éléments essentiels d'une facture, de la conception à l'image de votre marque, de choisir le bon logiciel de facturation et de mettre en place des systèmes permettant d'accélérer les paiements. En optimisant votre processus de création de factures, vous posez les bases d'opérations financières plus efficaces et plus fiables.

Sommaire

• Caractéristiques de la facture
  
• Utilisation des factures
  
• Comment créer une facture : informations requises
  
• Comment créer une facture : bonnes pratiques
  
• Stripe permet-il de créer des factures ?
  

Caractéristiques d’une facture

Une facture est un document formel et daté qu'un marchand émet à l'intention d'un acheteur. Le marchand y enregistre une transaction commerciale qui a eu lieu. Ce document commercial énumère les biens ou les services fournis par le marchand et indique le paiement dû par l'acheteur. Du point de vue du marchand, une facture constitue un enregistrement officiel de la vente et fait partie intégrante des comptes financiers de l'entreprise en servant de preuve de revenu.

En plus de servir de demande de paiement, la facture joue un rôle important au niveau de la gestion et du suivi des revenus d’une entreprise. Elle permet aux entreprises de tenir des registres financiers précis, de gérer leur trésorerie et de suivre leurs revenus à des fins fiscales. Les factures peuvent également aider les entreprises à identifier les tendances, à suivre les habitudes d'achat des clients et à prévoir les revenus futurs. Du point de vue de l'acheteur, les factures sont utilisées pour vérifier les achats, rapprocher les comptes financiers et justifier les demandes de déductions fiscales.

Utilisation des factures

Les entreprises utilisent les factures à diverses fins. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples.

• Demande de paiement
  Une facture est, par essence, un acte de vente. Elle indique à un client le montant qu'il doit pour les biens ou les services qu'il a reçus.

• Archivage
  Les factures constituent un enregistrement des ventes pour le vendeur et l'acheteur, ce qui est important pour tenir des registres financiers précis et gérer les flux de trésorerie.

• Suivi des ventes
  Les factures permettent aux entreprises de suivre leurs ventes et de comprendre leurs sources de revenus. Les entreprises peuvent se servir de ces informations pour contrôler leurs performances et prendre des décisions en connaissance de cause.

• Déclarations fiscales
  Tant pour le marchand que pour l'acheteur, les factures sont importantes pour la préparation des déclarations fiscales. Elles servent de justificatifs de revenus pour le marchand et de justificatifs de dépenses pour l'acheteur.

• Protection juridique
  En cas de litige ou d'audit, les factures constituent un enregistrement légal de la transaction, en apportant la preuve de ce qui a été vendu, du montant facturé et de la date à laquelle la transaction a eu lieu.

• Gestion des comptes débiteurs
  Les factures sont un outil de gestion des comptes débiteurs. Le suivi des factures payées et des factures impayées permet à l'entreprise de gérer plus efficacement ses flux de trésorerie.

• Communication avec les clients
  Les factures sont également un moyen de communication, car elles fournissent aux clients des informations détaillées sur leurs achats, notamment le prix, la quantité et la description des biens ou des services.

La fonction principale d'une facture est d'enregistrer les transactions commerciales, d'aider à gérer les finances, de faciliter la communication et de garantir le respect de la législation.

Comment créer une facture : informations requises

La création d'une facture implique de rassembler plusieurs informations clés et de les organiser dans un format structuré. Ci-dessous, vous trouverez les informations essentielles qui doivent figurer sur une facture.

• Informations sur le marchand : il s'agit du nom de l'entreprise, de son adresse, de ses coordonnées et de toute autre information pertinente telle que le numéro de TVA ou le numéro d'identification de l'entreprise. Pour un entrepreneur individuel, ces informations se composent de son nom et de ses coordonnées.

• Informations sur l'acheteur : ces informations doivent inclure le nom, l'adresse et les coordonnées du client. Lorsque l'acheteur est une entreprise, la facture doit mentionner sa raison sociale et son adresse.

• Numéro de facture : chaque facture doit avoir un identifiant unique ou un numéro de facture. Il peut s'agir d'un système séquentiel ou basé sur la date, ou encore de tout autre système adapté à l'entreprise.

• Date : il s'agit de la date d'émission de la facture.

• Produits ou services : il s'agit d'une description détaillée des produits ou services fournis. Pour les marchandises, il peut s'agir du type, de la quantité, du coût unitaire et du total du poste. Pour les services, il peut s'agir du type de service, du taux (horaire, journalier, etc.), du nombre d'heures ou de jours et du total du poste.

• Coûts : indique clairement les coûts de chaque article ou service, notamment le coût unitaire et le coût total du poste.

• Sous-total : le sous-total correspond au coût total avant l'application des frais supplémentaires, des remises ou des taxes.

• Remises (le cas échéant) : si la transaction a fait l'objet d'une remise, n'oubliez pas de l'indiquer.

• Taxes : calcule et indique les taxes applicables. Veillez à indiquer le type de taxe et le taux.

• Frais d'expédition ou frais supplémentaires (le cas échéant) : s'il y a des frais supplémentaires, tels que des frais d'expédition ou de traitement, veillez à les ajouter.

• Montant total : il s'agit du montant final dû, y compris tous les frais, taxes et remises.

• Conditions de paiement : la facture doit indiquer clairement les conditions de paiement, telles que la date d'échéance et les moyens de paiement acceptés.

• Remarques (facultatif) : toute note ou tout commentaire supplémentaire de la part du marchand.

En fonction de votre situation géographique et de votre secteur d'activité, il peut exister des obligations légales spécifiques concernant les éléments à inclure dans une facture. Dans certains secteurs, les entreprises peuvent avoir besoin d'informations plus spécialisées, par exemple une ventilation horaire du travail facturable pour une entreprise de services, ou le poids et les dimensions des produits pour une entreprise de marchandises. Le type d'entreprise et la nature de la transaction peuvent influencer de manière significative le moment et la manière dont une facture est créée et délivrée.

Vous trouverez ci-dessous une vue d'ensemble de l'impact des différentes activités des entreprises sur les factures.

• Prestataires de services
  Pour les entreprises qui proposent des services, notamment dans le domaine du conseil ou du travail indépendant, il est courant de facturer lorsque le travail est terminé, ce que l'on appelle parfois la « facturation à terme échu ». Un graphiste, par exemple, peut émettre une facture après avoir finalisé la conception d'un logo. Dans certains cas, par exemple pour des services continus, il peut être opportun d'envoyer des factures périodiques (mensuelles, trimestrielles, etc.), mentionnant les services fournis au cours de cette période.

• Entreprises de commercialisation de biens
  Les entreprises qui vendent des biens matériels émettent généralement une facture au point de vente ou lorsqu'une commande est confirmée. Un magasin de vêtements, par exemple, enverra une facture au moment de l'achat, alors qu'une entreprise e-commerce enverra généralement une facture au moment du traitement de la commande du client.

• Facturation proportionnelle
  Pour les projets plus conséquents qui s'étendent sur de longues périodes, par exemple pour la construction de bâtiments ou le développement de logiciels personnalisés, les entreprises ont souvent recours à la facturation proportionnelle. Par conséquent, elles émettent des factures à différentes étapes du projet ou à différents stades d'achèvement. La facturation proportionnelle contribue à améliorer la trésorerie et permet au client d'être informé de l'état d'avancement des travaux et des coûts associés.

• Facturation récurrente
  Pour les services basés sur un abonnement, tels que les abonnements à des salles de sport ou à des logiciels en tant que service (SaaS), les entreprises envoient généralement des factures à intervalles réguliers (mensuellement, trimestriellement, annuellement, etc.) Ce type de facturation reflète la nature récurrente du service.

• Paiement préalable
  Dans certaines situations, notamment lorsqu'il s'agit de produits sur mesure ou lorsque le crédit du client est incertain, un paiement anticipé peut être nécessaire. Dans ce cas, l'entreprise émet une facture détaillant le paiement anticipé requis avant la livraison des marchandises ou la prestation des services.

• Modèle par facturation d'honoraires
  Les entreprises telles que les cabinets d'avocats ou les agences de relations publiques fonctionnent souvent sur la base d'un modèle d'honoraires, selon lequel le client paie des honoraires réguliers et prédéterminés. Dans ce cas, l'entreprise émettra une facture à une fréquence préétablie, en indiquant la répartition des honoraires (par exemple, le nombre d'heures travaillées), ainsi que tout coût supplémentaire au-delà de l'acompte.

Dans tous les cas susmentionnés, il est important que les entreprises communiquent clairement sur leurs attentes en matière de paiement, qu'elles veillent à ce que les factures soient établies rapidement et qu'elles assurent le suivi du paiement le cas échéant.

Comment créer une facture : bonnes pratiques

La création et la gestion des factures est un élément fondamental de la génération de revenus et de la gestion des flux de trésorerie. En mettant en œuvre les bonnes pratiques stratégiques, il est possible d'accélérer les paiements, de réduire les demandes de renseignements liées aux paiements et de renforcer les relations avec les clients. Nous vous présentons ci-dessous les bonnes pratiques que vous pouvez adopter.

• Utilisez une mise en page professionnelle
  Votre facture doit avoir un aspect professionnel et être facile à lire pour votre client. Elle doit refléter la qualité de votre marque et de votre service. Une présentation cohérente confère un certain professionnalisme tout en aidant vos clients à repérer rapidement les informations clés, ce qui permet d'accélérer les paiements. L'utilisation d'un modèle de facture ou d'un logiciel spécialisé peut simplifier ce processus en garantissant que chaque facture que vous envoyez respecte vos normes professionnelles.

• Incluez toutes les informations nécessaires
  Veillez à ce que votre facture contienne toutes les informations importantes, notamment le nom et l'adresse de votre entreprise, la description des biens ou des services et le montant total dû. Veillez également à intégrer votre numéro d'identification fiscale si la loi l'exige.

• Détaillez vos services ou vos produits
  Prenez le temps de détailler chaque service ou produit fourni, y compris son coût. Grâce à une facture détaillée, il n'y a plus d'ambiguïté sur ce que vous facturez à votre client, ce qui permet de renforcer la confiance et d'améliorer l'image de marque de l'entreprise.

• Clarifiez les conditions de paiement
  Vos conditions de paiement doivent être claires pour les clients, notamment en ce qui concerne la date d'échéance et les différents moyens de paiement que vous acceptez. Si vous facturez des pénalités pour les retards de paiement, veillez à le préciser d'emblée.

• Utilisez des numéros de facture uniques
  Veillez à ce que chaque facture ait son propre numéro. Ce système de numérotation simplifie la gestion des factures et peut s'avérer important en cas de litige ou d'audit, car il vous permet de retrouver facilement le bon document.

• Fournissez vos factures dans les plus brefs délais
  Envoyez vos factures sans tarder. Plus votre client reçoit la facture tôt, plus il est probable qu'il règle le paiement à l'avance. De cette façon, vous pouvez avoir un impact positif sur votre flux de trésorerie et votre planification financière.

• Relancez le client
  Soyez proactif en matière de suivi des factures impayées. En rappelant aimablement à vos clients qu'un paiement est dû ou en retard, vous leur permettez de ne pas oublier la transaction et vous témoignez de votre professionnalisme. Cette étape (et d'autres) peut être automatisée à l'aide d'une solution technologique comme Stripe Invoicing, dont nous vous parlerons plus en détail ci-dessous.

• Tenez des registres
  Prenez l'habitude de tenir un registre précis de toutes les factures émises et de tous les paiements reçus. Ces registres constituent une excellente référence pour le suivi des paiements et des factures impayées, et sont indispensables pour la gestion financière, les audits et les obligations fiscales. En travaillant avec un fournisseur de services de paiement et de facturation complet comme Stripe, vous pouvez simplifier la gestion de vos registres financiers et réduire votre charge de travail.

• Utilisez des outils numériques
  Mettez la technologie à votre service en faisant appel à des logiciels de facturation ou à des plateformes numériques. Ces solutions, notamment celles proposées par Stripe, peuvent automatiser plusieurs aspects du processus de facturation, notamment la création de factures récurrentes, l'envoi de rappels de suivi et la tenue d'archives numériques. De cette manière, vous pouvez gagner un temps précieux et réduire le risque d'erreur humaine.

• Personnalisez vos factures
  Le cas échéant, pensez à ajouter une note personnalisée ou un simple remerciement à votre client pour sa confiance. Cette petite touche personnelle peut contribuer à l'établissement d'une relation d'affaires solide et positive qui dure au-delà de la transaction.

• Facilitez le paiement
  Simplifiez le processus de paiement pour faciliter les paiements dans les délais impartis. En proposant plusieurs moyens de paiement et en autorisant les paiements en ligne, vous facilitez le règlement des factures par les clients, ce qui vous permet d’être payé plus rapidement.

Stripe permet-il de créer des factures ?

Oui, Stripe peut créer et gérer des factures. Stripe permet aux entreprises de facturer les clients avec des factures uniques ou récurrentes, et les clients peuvent payer directement via un lien inclus dans la facture grâce à une solution appelée Stripe Invoicing.

Stripe Invoicing permet de personnaliser les options, de rapprocher automatiquement les paiements et d'établir des fréquences de facturation flexibles pour les paiements récurrents. Elle offre également des fonctionnalités de reporting et de suivi détaillées, ce qui facilite la gestion financière des entreprises.

Voici plus d'informations sur ce que la facturation peut apporter aux entreprises.

• Efficacité et rapidité
  Stripe Invoicing a été conçu pour créer et payer rapidement des factures. Les fonctionnalités avancées et les API de Stripe permettent d'automatiser les comptes débiteurs, ce qui simplifie l'ensemble du processus, de la création de la facture au rapprochement des paiements. Les outils de calcul automatique des taxes de Stripe permettent de renforcer l'exactitude et la conformité de l'ensemble des opérations financières de votre entreprise.

• Adaptabilité et personnalisation
  Stripe permet de personnaliser les factures à un niveau très élevé. De l'ajout d'articles, de remises et de taux d'imposition à la personnalisation de l'apparence des factures en fonction de votre marque, cette flexibilité répond à de nombreux besoins et cas d'utilisation. Stripe prend également en charge les paiements uniques et récurrents, ce qui offre aux entreprises une plus grande flexibilité pour aligner la facturation sur leur modèle économique.

• Portée mondiale et évolutivité
  Avec la prise en charge de plusieurs moyens de paiement internationaux en plus de plusieurs langues et devises, la facturation peut évoluer avec votre entreprise au fur et à mesure qu'elle se développe et s'étend sur de nouveaux marchés. Il a été conçu pour répondre à vos besoins, quelle que soit la taille ou la complexité de votre entreprise.

• Amélioration des taux de paiement
  La majorité des factures de Stripe sont payées dans les 24 heures, en grande partie parce que les clients ont la possibilité de payer par le biais d'une variété de moyens ainsi que grâce à la fonction de rappel des factures, qui peut permettre de réduire l'occurrence des factures impayées.

• Intégration et compatibilité
  Stripe Invoicing s'intègre facilement aux flux de travail de la plupart des entreprises. Il permet de synchroniser les données en temps réel avec les systèmes de comptabilité et les solutions de planification des ressources de l'entreprise (ERP) les plus courants, ainsi que d'importer des données via des rapport depuis l'API. Ces fonctionnalités permettent de faciliter considérablement la gestion des registres financiers et de garantir que votre système de facturation fonctionne de manière fluide au sein de votre environnement financier au sens large.

• Contrôle financier et surveillance
  Le Dashboard de Stripe fournit des rapports clairs et détaillés qui permettent aux entreprises de contrôler les factures impayées, de suivre les paiements et de prioriser les efforts de recouvrement. Ce niveau de contrôle contribue à une meilleure compréhension de la santé financière de l'entreprise et peut être bénéfique pour sa gestion financière.

Ces fonctionnalités permettent aux entreprises d'adopter une approche plus stratégique en matière de gestion des factures, ce qui allège le processus tout en optimisant les opérations financières.

Pour en savoir plus sur Stripe Invoicing, contactez l'un de nos experts pour commencer.