So erstellen Sie eine Rechnung: Was Unternehmen wissen müssen

Invoicing

Stripe Invoicing ist eine Softwareplattform für die globale Rechnungsstellung, mit der Sie Zeit sparen und Ihre Zahlungen schneller akzeptieren können. Erstellen Sie eine Rechnung und senden Sie sie innerhalb weniger Minuten an Ihre Kundinnen und Kunden – ohne Code.

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  1. Einführung
  2. Was ist eine Rechnung?
  3. Welche verschiedenen Arten von Rechnungen gibt es?
  4. Rechnungsanforderungen: Welche Informationen müssen zwingend angegeben werden?
  5. Schritt für Schritt eine Rechnung erstellen
    1. Entscheiden Sie, wie Sie die Rechnung erstellen möchten
    2. Geben Sie Ihre Unternehmensinformationen ganz oben an
    3. Fügen Sie die Details des Clients hinzu
    4. Vergeben Sie eine eindeutige Rechnungsnummer
    5. Notieren Sie das Ausstellungsdatum und das Fälligkeitsdatum
    6. Schlüsseln Sie auf, was berechnet wird
    7. Summieren Sie alles
    8. Erklären Sie, wie und wann Sie bezahlt werden möchten
    9. Korrektur lesen, dann absenden
  6. Verschiedene Möglichkeiten zum Erstellen von Rechnungen
  7. Was sind die Best Practices für die Rechnungserstellung?
  8. So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  9. FAQs zur Rechnungserstellung

Vom Start-up in der Frühphase bis hin zu etablierten Unternehmen ist das Rechnungsmanagement ein wesentlicher Bestandteil der Führung eines Unternehmens. Eine effektive Rechnungsstellung kann den Cashflow verbessern, die Effizienz steigern und stärkere Beziehungen zu Clients fördern. Aber es ist nicht so einfach wie das Senden eines Dokuments mit einer Zahlungsaufforderung: Die Rechnungsstellung erfordert ein sorgfältiges Gleichgewicht zwischen präziser Informationsbereitstellung, professioneller Präsentation und Timing.

Die Erstellung einer Rechnung ist eine Gelegenheit, Informationen auf vereinfachte, transparente Weise zu präsentieren, die das Risiko von Verwirrung, potenziellen Streitfällen und verspäteten Zahlungen minimiert. Unternehmen können Rechnungen nutzen, um die Kundenbindung zu verbessern, indem sie professionell auftreten und die Erfahrung komfortabel gestalten, was bei Clients einen positiven Eindruck hinterlässt.

Im Folgenden erläutern wir den Prozess der Erstellung von Rechnungen, einschließlich ihrer Komponenten, der erforderlichen Informationen und der Best Practices.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist eine Rechnung?
  • Welche verschiedenen Arten von Rechnungen gibt es?
  • Rechnungsanforderungen: Welche Informationen müssen zwingend angegeben werden?
  • Schritt für Schritt eine Rechnung erstellen
  • Verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen zu erstellen
  • Was sind die Best Practices für die Rechnungserstellung?
  • So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  • Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Erstellung einer Rechnung

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein formelles, mit einem Zeitstempel versehenes Dokument, das ein/e Verkäufer/in an eine/n Käufer/in ausstellt und das eine abgeschlossene Transaktion aufzeichnet. Es listet die gelieferten Waren oder Dienstleistungen und die geschuldete Zahlung auf und dient sowohl als Zahlungsaufforderung als auch als offizieller Beleg für den Verkauf. Es ist Teil der Finanzbuchhaltung des Unternehmens als Nachweis für das Einkommen.

Rechnungen erfüllen gleich mehrere Zwecke auf einmal:

  • Zahlungsaufforderung: Den Client darüber informieren, was er schuldet

  • Buchführung: Dokumentation von Verkäufen für genaue Finanzaufzeichnungen und das Cashflow-Management

  • Verfolgung von Verkäufen: Unterstützung von Unternehmen bei der Überwachung von Umsatzquellen und Leistung

  • Steuervorbereitung: Einkommensnachweis für die/den Verkäufer/in und Ausgabennachweis für die/den Käufer/in

  • Rechtsschutz: Beweis dafür, was zu welchem Preis und wann verkauft wurde, im Falle eines Streitfalls oder einer Prüfung

  • Debitorenmanagement (AR): Verfolgung bezahlter gegenüber ausstehender Rechnungen zur Verwaltung des Cashflows

  • Client-Kommunikation: Bereitstellung klarer Details zu Preis und Menge sowie einer Beschreibung des Gekauften für Clients

Kurz gesagt, eine Rechnung zeichnet die Transaktion auf, unterstützt das Finanzmanagement und stellt die rechtliche und steuerliche Compliance für beide Parteien sicher.

Welche verschiedenen Arten von Rechnungen gibt es?

Unterschiedliche Abrechnungssituationen erfordern unterschiedliche Rechnungsformate. Die Wahl des richtigen Formats sorgt für Übersichtlichkeit und hilft Ihnen, schneller bezahlt zu werden.

  • Stundenzettel-Rechnung: Diese Rechnungsart ist typisch für Freiberufler/innen, Berater/innen und Anwaltskanzleien und schlüsselt die geleisteten Arbeitsstunden und berechneten Sätze für stundenweise Abrechnungen auf.

  • Wiederkehrende Rechnung: Diese Rechnungsart ist ideal für Abonnements, Vorschüsse und laufende Servicevereinbarungen und automatisiert die Abrechnung in festgelegten Intervallen für einen konstanten Betrag.

  • Handelsrechnung: Dieses Dokument ist in der Regel für grenzüberschreitende Sendungen erforderlich und gibt den Wert der Waren an, damit die Zollbehörden Zölle und Steuern festlegen können.

  • Lastschriftrechnung: Diese Rechnungsart erhöht den Betrag, den ein/e Kundin/Kunde schuldet, in der Regel, um zusätzliche Arbeit, zusätzliche Kosten oder einen vorherigen Fehlbetrag in der Abrechnung zu berücksichtigen.

  • Gutschrift: Manchmal auch als Gutschriftanzeige bezeichnet. Sie verringert den geschuldeten Betrag einer Kundin oder eines Kunden und wird für Rückerstattungen, zurückgegebene Artikel oder die Korrektur einer früheren Rechnung verwendet.

  • Schlussrechnung: Diese Rechnungsart wird beim Abschluss eines Projekts gesendet und deckt den Restbetrag ab, der nach eventuellen früheren Teilzahlungen noch offen ist.

  • Zwischenrechnung: Bei langwierigen Projekten teilt dieses Dokument die Gesamtkosten in Meilensteinzahlungen auf, sodass der Cashflow im Verlauf der Arbeiten erhalten bleibt.

  • Pro-forma-Rechnung: Sie wird vor Beginn der Arbeiten oder dem Versand der Waren ausgestellt und gibt Kundinnen und Kunden eine Vorabkostenschätzung. Sie ist auch im internationalen Handel für Zollzwecke üblich.

  • Standardrechnung: Dies ist die bevorzugte Rechnung für viele Transaktionen. Diese Zahlungsaufforderung erfolgt nach Lieferung der Waren oder Dienstleistungen, entweder sofort oder zu vereinbarten Bedingungen (z. B. 30 Tage netto).

Viele Unternehmen versenden diese als E-Rechnungen – digitale, strukturierte Dokumente, die über Buchhaltungs- oder Projektmanagementplattformen bereitgestellt werden –, obwohl in einigen Fällen immer noch Papierrechnungen verwendet werden.

Rechnungsanforderungen: Welche Informationen müssen zwingend angegeben werden?

Das Erstellen einer Rechnung umfasst das Zusammentragen verschiedener wichtiger Informationen und deren Organisation in einem strukturierten Format. Hier sind die erforderlichen Details, die in eine Rechnung gehören:

  • Informationen des Verkäufers/der Verkäuferin: Dazu gehören der Unternehmensname, die Adresse, die Kontaktdaten und alle anderen relevanten Informationen wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder die Unternehmensidentifikationsnummer. Bei einem Einzelunternehmen besteht dies aus dem Namen und den Kontaktdaten.

  • Informationen des Käufers/der Käuferin: Diese sollten den Namen, die Adresse und die Kontaktinformationen der Kundinnen und Kunden enthalten. Wenn der Käufer oder die Käuferin ein Unternehmen ist, sollte auf der Rechnung dessen Unternehmensname und Adresse aufgeführt sein.

  • Rechnungsnummer: Jede Rechnung sollte eine eindeutige Kennung oder Rechnungsnummer haben. Diese kann sequenziell, datumsbasiert oder nach einem anderen System erfolgen, das zum Unternehmen passt.

  • Datum: Dies sollte das Ausstellungsdatum der Rechnung sein.

  • Produkte oder Dienstleistungen: Die bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen sollten detailliert beschrieben sein. Bei Waren könnten dies die Art, die Menge, die Kosten pro Einheit und die Zeilensumme sein. Bei Dienstleistungen könnten dies die Art der Dienstleistung, der Tarif (z. B. stündlich, täglich), die Anzahl der Stunden oder Tage und die Zeilensumme sein.

  • Kosten: Auf der Rechnung sollten die Kosten für jeden Posten oder jede Dienstleistung deutlich aufgeführt sein, einschließlich der Stückkosten und der Gesamtkosten für diesen Posten.

  • Zwischensumme: Die Zwischensumme sind die Gesamtkosten, bevor zusätzliche Gebühren, Rabatte oder Steuern angewendet werden.

  • Rabatte (falls vorhanden): Wenn Rabatte auf die Transaktion angewendet wurden, müssen diese aufgeführt werden.

  • Steuern: Alle anfallenden Steuern müssen berechnet und aufgeführt werden. Die Rechnung sollte die Art der Steuer und den Steuersatz angeben.

  • Versand- oder Zusatzkosten (falls vorhanden): Wenn zusätzliche Gebühren anfallen, wie z. B. Versand- oder Bearbeitungskosten, müssen diese enthalten sein.

  • Gesamtbetrag: Dies ist der fällige Endbetrag, einschließlich aller Gebühren, Steuern und Rabatte.

  • Zahlungsbedingungen: Auf der Rechnung sollten die Zahlungsbedingungen, wie z. B. das Fälligkeitsdatum und die akzeptierten Zahlungsmethoden, deutlich angegeben sein.

  • Notizen (optional): Dazu gehören zusätzliche Notizen oder Kommentare des Verkäufers/der Verkäuferin.

Je nach Ihrem geografischen Standort und Ihrer Branche gibt es möglicherweise spezifische gesetzliche Anforderungen dafür, was auf einer Rechnung stehen muss. In bestimmten Branchen müssen Unternehmen möglicherweise spezialisiertere Informationen aufnehmen, wie z. B. eine stündliche Aufschlüsselung der abrechenbaren Arbeit in einem Dienstleistungsunternehmen oder das Gewicht und die Abmessungen von Produkten in einem warenbasierten Unternehmen. Die Art des Unternehmens und die Art der Transaktion können erheblich beeinflussen, wann und wie eine Rechnung erstellt und zugestellt wird.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen, wie sich verschiedene Geschäftssituationen auf Rechnungen auswirken können:

  • Dienstleistungsbasierte Unternehmen: Für Unternehmen, die Dienstleistungen wie Beratung und freiberufliche Tätigkeiten anbieten, ist es üblich, nach Abschluss der Arbeit abzurechnen – eine Praxis, die manchmal als „nachträgliche Abrechnung“ bezeichnet wird. Beispielsweise könnte eine Grafikdesign-Agentur eine Rechnung ausstellen, nachdem sie ein Logodesign finalisiert hat. In bestimmten Fällen, z. B. bei fortlaufenden Dienstleistungen, kann es angemessen sein, regelmäßige Rechnungen (z. B. monatlich, vierteljährlich) auszustellen, in denen die in einem bestimmten Zeitraum erbrachten Dienstleistungen aufgeführt sind.

  • Produktbasierte Unternehmen: Unternehmen, die physische Güter verkaufen, stellen in der Regel eine Rechnung am Point of Sale oder bei Bestellbestätigung aus. Beispielsweise würde ein Bekleidungsgeschäft nach einem Kauf eine Rechnung senden, während ein E-Commerce-Unternehmen normalerweise eine Rechnung senden würde, wenn die Bestellung der Kundinnen und Kunden verarbeitet wird.

  • Abrechnung nach Baufortschritt: Bei größeren Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, wie z. B. Bauwesen und kundenspezifische Softwareentwicklung, nutzen Unternehmen häufig die Abrechnung nach Baufortschritt. Dies bedeutet, dass sie Rechnungen zu verschiedenen Projektmeilensteinen oder Fertigstellungsphasen ausstellen. Die Abrechnung nach Baufortschritt erleichtert den Cashflow und hält die Kundschaft über den Fortschritt und die damit verbundenen Kosten auf dem Laufenden.

  • Wiederkehrende Abrechnung: Für abonnementbasierte Dienstleistungen, wie Mitgliedschaften im Fitnessstudio und Software-as-a-Service (SaaS)-Abonnements, senden Unternehmen typischerweise Rechnungen in einem regelmäßigen Zyklus (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich). Diese Art der Abrechnung spiegelt den wiederkehrenden Charakter der Dienstleistung wider.

  • Zahlung im Voraus: In bestimmten Situationen, insbesondere bei Maßanfertigungen oder wenn die Bonität der Kundinnen und Kunden unsicher ist, kann eine Vorabzahlung erforderlich sein. In diesem Fall würde ein Unternehmen eine Rechnung ausstellen, in der die erforderliche Vorauszahlung aufgeführt ist, bevor die Waren geliefert oder die Dienstleistungen erbracht werden.

  • Retainer-Modell: Unternehmen wie Anwaltskanzleien und PR-Agenturen arbeiten häufig nach einem Retainer-Modell, bei dem die Kundschaft eine regelmäßige, im Voraus festgelegte Gebühr zahlt. In diesem Fall würde das Unternehmen eine Rechnung in einem vorher vereinbarten Rhythmus ausstellen, aus der hervorgeht, wie diese Gebühr zugewiesen wurde (z. B. geleistete Stunden), sowie etwaige zusätzliche Kosten über den Vorschuss hinaus.

In all diesen Fällen ist es für Unternehmen wichtig, klar über Zahlungserwartungen zu kommunizieren, eine zeitnahe Rechnungsstellung sicherzustellen und bei Bedarf Zahlungen nachzuverfolgen.

Schritt für Schritt eine Rechnung erstellen

Hier ist eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung, der Sie bei jeder Abrechnung an Kundinnen und Kunden folgen können

Entscheiden Sie, wie Sie die Rechnung erstellen möchten

Ermitteln Sie zunächst Ihre Methode, sei es eine vorgefertigte Vorlage, eine Buchhaltungssoftware, ein Online-Generator oder ein Dokument, das Sie selbst erstellen. Wenn Sie nur gelegentlich Rechnungen ausstellen, reicht eine einfache Vorlage aus. Wenn Sie regelmäßig Rechnungen stellen, spart eine Software, die die Berechnungen durchführt und Zahlungen für Sie verfolgt, Zeit.

Geben Sie Ihre Unternehmensinformationen ganz oben an

Beginnen Sie mit Ihrem Firmennamen, Ihrer Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ihrem Logo, falls vorhanden. Dies teilt der/dem Empfänger/in sofort mit, wen er/sie bezahlt, und sorgt für ein professionelles Erscheinungsbild.

Fügen Sie die Details des Clients hinzu

Geben Sie den Namen der Kundin/des Kunden (oder den Namen des Unternehmens), die Rechnungsadresse und, falls möglich, die spezifische Person oder Abteilung an, die die Zahlungen auf ihrer Seite abwickelt. Darauf zu achten, ist wichtig; eine Rechnung, die an den falschen Kontakt gesendet wird, führt leicht zu verspäteten Zahlungen.

Vergeben Sie eine eindeutige Rechnungsnummer

Weisen Sie jeder Rechnung eine eigene Identifikationsnummer zu, idealerweise in einer konsistenten Reihenfolge (z. B. 0001, 0002 usw.). Dies erleichtert es erheblich, Ihre Bücher übersichtlich zu halten und später auf eine bestimmte Rechnung Bezug zu nehmen, wenn Fragen auftauchen.

Notieren Sie das Ausstellungsdatum und das Fälligkeitsdatum

Notieren Sie das Datum, an dem Sie die Rechnung senden, und geben Sie genau an, wann die Zahlung erwartet wird. Anstatt einfach „netto 30“ zu schreiben, berechnen Sie das tatsächliche Kalenderdatum und listen Sie es auf – das beseitigt alle Unklarheiten für den Client.

Schlüsseln Sie auf, was berechnet wird

Führen Sie jedes Produkt oder jede Dienstleistung separat auf, anstatt Gebühren zusammenzufassen. Notieren Sie für jede Zeile, was bereitgestellt wurde, die Menge oder die aufgewendete Zeit, den Satz und die daraus resultierende Gesamtsumme. Je spezifischer Ihre Beschreibungen sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Client die Abbuchung infrage stellt oder verzögert.

Summieren Sie alles

Addieren Sie Ihre Rechnungsposten zu einer Zwischensumme und weisen Sie dann alle Steuern, Rabatte oder zusätzlichen Gebühren als eigene Zeilen aus. Heben Sie den endgültigen fälligen Gesamtbetrag deutlich hervor – fettgedruckter Text oder eine größere Schriftart unten auf der Seite eignen sich gut.

Erklären Sie, wie und wann Sie bezahlt werden möchten

Klären Sie, welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren (z. B. Banküberweisung, Karte, Scheck, digitale Zahlungs-Apps), sowie etwaige Strafen für verspätete Zahlungen oder Anreize für vorzeitige Zahlungen, die Sie anbieten.

Korrektur lesen, dann absenden

Überprüfen Sie das gesamte Dokument ein letztes Mal auf Tippfehler, falsche Beträge oder fehlende Details, bevor es versendet wird. Speichern Sie es als PDF, damit die Formatierung erhalten bleibt, und übermitteln Sie es über die Methode, die für Ihren Client am besten geeignet ist – per E-Mail, über ein Zahlungsportal oder Ihre Rechnungsplattform.

Verschiedene Möglichkeiten zum Erstellen von Rechnungen

Unternehmen wählen bei der Abrechnung in der Regel zwischen zwei Ansätzen: automatisierte Tools, die für diesen Zweck entwickelt wurden, oder manuelle Methoden.

Automatisierte Abrechnung
Manuelle Abrechnung (z. B. Word, Excel, handgeschriebene Rechnungen)
Einrichtungszeit Schnell – Sie wählen eine Vorlage oder einen Generator aus und füllen Felder aus Langsamer – Sie erstellen das Layout und die Formeln selbst
Genauigkeit Berechnungen (Gesamtsummen, Steuern und Rabatte) erfolgen automatisch, was mathematische Fehler reduziert Anfällig für Tipp- und Rechenfehler, insbesondere bei handgeschriebenen oder unformatierten Rechnungen
Konsistenz Einheitliches Branding und Formatierung auf jeder Rechnung Leichtes Abweichen der Formatierung zwischen Rechnungen im Laufe der Zeit
Verfolgung und Aufzeichnungen Beinhaltet häufig integrierte Statusverfolgung, Zahlungsverlauf und durchsuchbare Aufzeichnungen Erfordert ein separates System (Ordner und Tabellenkalkulationen), um zu verfolgen, was bezahlt wurde oder ausstehend ist
Zahlungseinzug Kann direkte Zahlungslinks einbetten, sodass Kundinnen und Kunden mit einem Klick bezahlen können Die Kundschaft muss die Zahlung separat veranlassen (z. B. Scheck, Banküberweisung)
Wiederkehrende Abrechnung Kann Rechnungen nach einem festgelegten Zeitplan automatisch generieren und versenden Jede wiederkehrende Rechnung muss manuell neu erstellt oder kopiert werden
Kosten Für die grundlegende Nutzung oft kostenlos; kostenpflichtige Stufen fügen Automatisierungsfunktionen hinzu Kostenlos bei Verwendung vorhandener Tools wie Word und Excel, kostet aber Zeit
Am besten für Wachsende Unternehmen oder alle, die regelmäßig abrechnen Freiberufliche Personen oder kleine Betriebe, die gelegentlich Rechnungen versenden

Was sind die Best Practices für die Rechnungserstellung?

Die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen ist ein wesentlicher Bestandteil für die Generierung von Umsatz und das Cashflow-Management. Die Anwendung von Best Practices in diesem Bereich kann zu schnelleren Zahlungen, weniger zahlungsbezogenen Rückfragen und stärkeren Kundenbeziehungen führen.

Hier sind einige Best Practices für Unternehmen:

  • Verwenden Sie ein professionelles Layout: Ihre Rechnung sollte professionell aussehen und für Ihre Kundinnen und Kunden leicht lesbar sein, was die hohe Qualität Ihrer Marke und Ihres Services widerspiegelt. Ein einheitliches Layout zeigt Professionalität und hilft Ihren Kundinnen und Kunden, wichtige Informationen schnell zu finden, was wiederum eine schnellere Zahlung begünstigt. Die Verwendung einer Rechnungsvorlage oder spezieller Software kann diesen Prozess vereinfachen, indem sichergestellt wird, dass jede von Ihnen gesendete Rechnung Ihrem professionellen Standard entspricht.

  • Geben Sie alle erforderlichen Informationen an: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Rechnung jedes wichtige Detail enthält, einschließlich Ihres Unternehmensnamens und Ihrer Adresse, einer Beschreibung der bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen und des fälligen Gesamtbetrags. Geben Sie auch Ihre Steueridentifikationsnummer an, falls dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

  • Schlüsseln Sie Ihre Dienstleistungen oder Produkte auf: Geben Sie jede bereitgestellte Dienstleistung oder jedes bereitgestellte Produkt sowie die damit verbundenen Kosten detailliert an. Eine aufgeschlüsselte Rechnung beseitigt jegliche Unklarheit darüber, was Sie Ihren Kundinnen und Kunden in Rechnung stellen, stärkt das Vertrauen und macht Streitigkeiten unwahrscheinlicher.

  • Klären Sie die Zahlungsbedingungen: Ihre Zahlungskonditionen sollten für die Empfänger/innen klar sein, einschließlich spezifischer Angaben wie dem Fälligkeitsdatum und den verschiedenen Zahlungsmethoden, die Sie akzeptieren. Wenn Sie Säumniszuschläge für verspätete Zahlungen erheben, geben Sie dies im Voraus an.

  • Verwenden Sie eindeutige Rechnungsnummern: Stellen Sie sicher, dass jede Rechnung über eine eigene Rechnungsnummer verfügt. Dieses Nummerierungssystem vereinfacht die Rechnungsverwaltung und kann im Falle von Streitigkeiten oder Prüfungen wichtig sein, da Sie das richtige Dokument leicht nachverfolgen und abrufen können.

  • Liefern Sie umgehend: Versenden Sie Ihre Rechnungen zügig. Je früher Ihre Kundinnen und Kunden die Rechnung erhalten, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie die Zahlung frühzeitig begleichen. Dies kann sich positiv auf Ihren Cashflow und Ihre Finanzplanung auswirken.

  • Fassen Sie nach: Seien Sie proaktiv, wenn es darum geht, unbezahlte Rechnungen nachzuverfolgen. Indem Sie Ihre Kundinnen und Kunden höflich daran erinnern, wenn eine Zahlung fällig oder überfällig ist, bleibt die Transaktion auf deren Radar und signalisiert Ihre Professionalität. Dieser (und weitere) Schritte können mit einer technologiegestützten Lösung wie Stripe Invoicing automatisiert werden, worauf wir weiter unten näher eingehen.

  • Führen Sie Aufzeichnungen: Führen Sie eine umfassende Aufzeichnung aller ausgestellten Rechnungen und erhaltenen Zahlungen. Diese Aufzeichnungen dienen als hervorragende Referenz für die Verfolgung von Zahlungen und die Nachverfolgung überfälliger Rechnungen und sind für das Finanzmanagement, Audits und steuerliche Verpflichtungen unerlässlich. Die Zusammenarbeit mit einem umfassenden Anbieter für Zahlungs- und Abrechnungslösungen wie Stripe kann die Komplexität und den Arbeitsaufwand für die Pflege von Finanzunterlagen minimieren.

  • Nutzen Sie digitale Tools: Verwenden Sie Rechnungssoftware oder digitale Plattformen. Diese Lösungen – einschließlich der von Stripe angebotenen – können mehrere Aspekte des Rechnungsstellungsprozesses automatisieren, z. B. die Erstellung wiederkehrender Rechnungen, das Versenden von Folgeerinnerungen und die Pflege digitaler Aufzeichnungen. Dies kann Ihnen wertvolle Zeit sparen und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler verringern.

  • Personalisieren Sie Ihre Rechnungen: Wenn es angemessen ist, sollten Sie eine persönliche Notiz oder ein einfaches Dankeschön für Ihre Kundinnen und Kunden hinzufügen. Diese kleine persönliche Note kann dazu beitragen, eine starke, positive Geschäftsbeziehung aufzubauen, die über die Transaktion hinaus Bestand hat.

  • Machen Sie das Bezahlen einfach: Vereinfachen Sie den Zahlungsprozess, um pünktliche Zahlungen zu erleichtern. Das Anbieten mehrerer Zahlungsmethoden und die Ermöglichung von Online-Zahlungen können es für Kundinnen und Kunden bequemer machen, ihre Rechnungen zu begleichen, wodurch Sie Zahlungen schneller erhalten.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Stripe Invoicing vereinfacht Ihren AR-Prozess – von der Rechnungserstellung bis zum Zahlungseinzug. Unabhängig davon, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnung verwalten, hilft Stripe Unternehmen dabei, schneller bezahlt zu werden und die Betriebsabläufe zu optimieren:

  • Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

  • Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

  • Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

  • Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

  • In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Debitorenbuchhaltung vereinfachen kann oder legen Sie gleich los.

FAQs zur Rechnungserstellung

Hier finden Sie Antworten auf einige häufig gestellte Fragen von Unternehmen zur Erstellung und zum Versand von Rechnungen.

Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.

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