Von jungen Start-ups bis hin zu etablierten Unternehmen ist der Umgang mit Rechnungen ein fester Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Eine effektive Rechnungsstellung kann den Cashflow optimieren, die Effizienz steigern und die Beziehungen zu den Kunden stärken. Aber es geht nicht darum, einfach nur ein Dokument mit einer Zahlungsaufforderung zu verschicken: Die Rechnungsstellung erfordert eine sorgfältige Abwägung zwischen präziser Informationsübermittlung, professioneller Präsentation und Timing.

Beim Erstellen einer Rechnung sollten die Informationen auf eine rationale und transparente Weise präsentiert werden, damit das Risiko von Unklarheiten, potenziellen Streitigkeiten und verspäteten Zahlungen minimiert wird. Unternehmen können Rechnungen als Instrument nutzen, um die Bindung von Kundinnen und Kunden zu verbessern. Hierfür wird eine nahtlose, professionelle Erfahrung geboten, die bei den Kundinnen und Kunden einen positiven Eindruck hinterlässt.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen, wie Sie effektive, klare und professionelle Rechnungen erstellen. Dazu gehören die Kenntnis der wesentlichen Bestandteile einer Rechnung, die sinnvolle Nutzung von Design und Branding, die Auswahl der richtigen Rechnungssoftware und die Implementierung von Systemen zur Beschleunigung der Zahlung. Indem Sie Ihren Rechnungserstellungsprozess optimieren, legen Sie den Grundstein für effizientere und zuverlässigere Finanzvorgänge.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnung?
  
• Wofür werden Rechnungen verwendet?
  
• So erstellt man eine Rechnung: Pflichtangaben
  
• So erstellt man eine Rechnung: Best Practices
  
• Kann Stripe Rechnungen erstellen?
  

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein formelles, mit einem Zeitstempel versehenes Dokument, das eine Verkäuferin/ein Verkäufer an eine Käuferin oder einen Käufer ausstellt. Darin hält die Verkäuferin/der Verkäufer einen erfolgten Geschäftsvorgang fest. In diesem Geschäftsdokument werden die von der Verkäuferin/vom Verkäufer gelieferten Waren oder Dienstleistungen aufgeführt und die von der Käuferin/vom Käufer geschuldete Zahlung angegeben. Aus Sicht der Verkäuferin/des Verkäufers ist die Rechnung ein offizieller Beleg für den Verkauf und ein wesentlicher Bestandteil der Finanzbuchhaltung des Unternehmens, da sie als Einkommensnachweis dient.

Eine Rechnung dient nicht nur als Zahlungsaufforderung, sondern spielt auch eine wichtige Rolle bei der Verwaltung und Erfassung der Unternehmenseinnahmen. Mithilfe von Rechnungen können Unternehmen genaue Finanzunterlagen führen, ihren Cashflow verwalten und ihre Einnahmen für Steuerzwecke aufzeichnen. Mit Rechnungen können Unternehmen außerdem Trends erkennen, die Kaufgewohnheiten ihrer Kundschaft überwachen und künftige Einnahmen prognostizieren. Aus Sicht der Käuferin/des Käufers dienen Rechnungen dazu, Einkäufe zu überprüfen, Finanzkonten abzustimmen und Steuerabzugsansprüche zu belegen.

Wofür werden Rechnungen verwendet?

Unternehmen verwenden Rechnungen für eine Vielzahl von Zwecken. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele:

• Zahlungsaufforderung
  In einer Rechnung wird im Grunde einer Kundin oder einem Kunden mitgeteilt, wie viel sie oder er für die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen bezahlen muss.

• Buchführung
  Rechnungen sind sowohl für die Verkäuferin/den Verkäufer als auch für die Käuferin/den Käufer ein Verkaufsnachweis, der für die Führung genauer Finanzunterlagen und die Verwaltung des Cashflows wichtig ist.

• Verkäufe nachverfolgen
  Mit Rechnungen können Unternehmen ihre Verkäufe nachverfolgen und ihre Umsatzquellen nachvollziehen. Die Unternehmen können anhand dieser Informationen ihre Leistung analysieren und fundierte Entscheidungen treffen.

• Steuervorbereitung
  Sowohl für die Verkäuferin/den Verkäufer als auch für die Käuferin/den Käufer sind die Rechnungen wichtig für die Erstellung der Steuererklärung. Sie dienen der Verkäuferin/dem Verkäufer als Einkommensnachweis und der Käuferin/dem Käufer als Nachweis der Ausgaben.

• Rechtliche Absicherung
  Im Falle eines Rechtsstreits oder einer Betriebsprüfung dienen Rechnungen als rechtlicher Beleg für die Transaktion, da sie die verkauften Waren oder Dienstleistungen, die Höhe des bezahlten Betrags und den Zeitpunkt der Transaktion belegen.

• Verwaltung der Forderungen
  Rechnungen sind ein Instrument zur Verwaltung von Forderungen. Wenn ein Unternehmen nachverfolgen kann, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche noch offen sind, kann es seinen Cashflow effektiver verwalten.

• Kommunikation mit der Kundin/dem Kunden
  Rechnungen sind auch ein Kommunikationsmittel, mit dem Kundinnen und Kunden detaillierte Informationen über ihren Kauf erhalten, einschließlich Preis, Menge und Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen.

Die Hauptfunktion einer Rechnung besteht darin, Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen, die Finanzverwaltung zu unterstützen, die Kommunikation zu erleichtern und die Einhaltung von Rechtsvorschriften zu gewährleisten.

So erstellt man eine Rechnung: Pflichtangaben

Um eine Rechnung zu erstellen, müssen mehrere wichtige Informationen zusammengetragen und in ein strukturiertes Format gebracht werden. Hier sind die wichtigsten Angaben, die in eine Rechnung gehören:

• Informationen über die Verkäuferin/den Verkäufer: Dazu gehören Name, Anschrift, Kontaktdaten und sonstige relevante Informationen wie z. B. Umsatzsteuernummer. Bei einer Einzelunternehmerin oder einem Einzelunternehmer müssen Name und Kontaktdaten angegeben werden.

• Informationen über die Käuferin/den Käufer: Anzugeben sind Name, Anschrift und Kontaktinformationen der Kundin oder des Kunden. Handelt es sich bei der Käuferin/dem Käufer um ein Unternehmen, muss die Rechnung deren/dessen Namen und Anschrift enthalten.

• Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine eindeutige Kennung oder Rechnungsnummer aufweisen. Diese kann fortlaufend oder datumsabhängig sein oder einem anderen, für das jeweilige Unternehmen geeigneten System folgen.

• Datum: Hier muss das Ausstellungsdatum der Rechnung angegeben werden.

• Produkte oder Dienstleistungen: Hier ist eine ausführliche Beschreibung der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen aufzuführen. Bei Waren gehören dazu Art, Menge, Stückkosten und die Gesamtsumme des Postens. Bei Dienstleistungen sind Art der Dienstleistung, Satz (Stundensatz, Tagessatz usw.), Anzahl der Stunden oder Tage und die Gesamtsumme anzugeben.

• Kosten: Führen Sie die Kosten für jeden Artikel oder jede Dienstleistung deutlich auf, einschließlich der Stückkosten und der Gesamtkosten für diesen Posten.

• Zwischensumme: Die Zwischensumme entspricht dem Gesamtpreis vor etwaigen zusätzlichen Gebühren, Rabatten oder Steuern.

• Rabatte (sofern zutreffend): Falls für die Transaktion Rabatte gewährt wurden, sind diese unbedingt aufzuführen.

• Steuern: Berechnen Sie alle anfallenden Steuern und führen Sie sie auf. Dabei müssen Sie die Steuerart und den Steuersatz angeben.

• Versandkosten oder zusätzliche Kosten (sofern zutreffend): Falls zusätzliche Kosten anfallen, wie z. B. Versand- oder Bearbeitungsgebühren, geben Sie diese unbedingt an.

• Gesamtbetrag: Hierbei handelt es sich um den fälligen Endbetrag, einschließlich aller Gebühren, Steuern und Rabatte.

• Zahlungsbedingungen: Die Rechnung muss klare Angaben zu den Zahlungsbedingungen enthalten, z. B. das Fälligkeitsdatum und die zulässigen Zahlungsmethoden.

• Anmerkungen (optional): Hier kann die Verkäuferin/der Verkäufer zusätzliche Anmerkungen einfügen.

Je nach geografischem Standort und Branche gelten ggf. bestimmte gesetzliche Vorschriften für die Pflichtangaben auf einer Rechnung. In bestimmten Branchen müssen Unternehmen u. U. speziellere Angaben machen, z. B. eine Aufschlüsselung der Stunden für abrechenbare Arbeiten in einem Dienstleistungsunternehmen oder das Gewicht und die Abmessungen von Produkten in einem Warengeschäft. Die Art des Unternehmens und die Art der Transaktion können einen erheblichen Einfluss darauf haben, wann und wie eine Rechnung erstellt und zugestellt wird.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen, wie sich verschiedene Geschäftssituationen auf Rechnungen auswirken können:

• Dienstleistungsunternehmen
  Für Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten, wie z. B. beratende oder andere freiberufliche Tätigkeiten, ist es üblich, erst nach Abschluss der Arbeit eine Rechnung zu stellen. So stellt z. B. eine Grafikdesignerin erst nach der Fertigstellung eines Logoentwurfs die Rechnung aus. In bestimmten Fällen, z. B. bei fortlaufenden Dienstleistungen, kann es sinnvoll sein, regelmäßige (monatliche, vierteljährliche usw.) Rechnungen zu stellen, in denen die in diesem Zeitraum erbrachten Leistungen aufgeführt werden.

• Produktbasierte Unternehmen
  Unternehmen, die physische Waren verkaufen, stellen in der Regel eine Rechnung zum Zeitpunkt des Verkaufs oder der Bestätigung einer Bestellung aus. So würde z. B. ein Bekleidungsgeschäft eine Rechnung beim Kauf ausstellen, während ein E-Commerce-Unternehmen in der Regel die Rechnung verschickt, wenn die Bestellung der Kundin und des Kunden bearbeitet wurde.

• Teilabrechnung
  Bei größeren Projekten, die sich über längere Zeiträume erstrecken, wie z. B. Bauarbeiten oder kundenspezifische Softwareentwicklung, werden oft Teilabrechnungen gestellt. Dabei stellen die Unternehmen Rechnungen zu verschiedenen Meilensteinen oder Phasen der Fertigstellung des Projekts aus. Die Teilabrechnung fördert den Cashflow und hält die Kundin/den Kunden über den Fortschritt und die damit verbundenen Kosten auf dem Laufenden.

• Wiederkehrende Abrechnung
  Für Dienstleistungen auf Abonnementbasis, wie z. B. Mitgliedschaften in Fitnessstudios oder SaaS-Abonnements (Software-as-a-Service), versenden Unternehmen in der Regel Rechnungen in regelmäßigen Abständen (monatlich, vierteljährlich, jährlich usw.). Diese Art der Rechnungsstellung spiegelt den wiederkehrenden Charakter der Dienstleistung wider.

• Vorauszahlung
  In bestimmten Situationen, insbesondere bei Sonderanfertigungen oder wenn die Kreditwürdigkeit der Kundinnen und Kunden nicht gesichert ist, kann eine Vorauszahlung erforderlich sein. In diesem Fall stellt das Unternehmen eine Rechnung aus, in der die Vorauszahlung aufgeführt ist, die vor der Lieferung der Waren oder der Erbringung der Dienstleistungen zu leisten ist.

• Festvergütungsmodell
  Unternehmen wie Anwaltskanzleien oder PR-Agenturen arbeiten häufig nach einem Festvergütungsmodell, bei dem die Kundin bzw. der Kunde ein regelmäßiges, im Voraus festgelegtes Honorar zahlt. In diesem Fall stellt das Unternehmen in einem festgelegten Rhythmus eine Rechnung aus, aus der hervorgeht, wie dieses Honorar aufgeteilt wurde (z. B. geleistete Arbeitsstunden), sowie alle zusätzlichen Kosten, die über die feste Vergütung hinausgehen.

In all den oben genannten Fällen müssen Unternehmen ihre Zahlungserwartungen klar kommunizieren, eine zeitnahe Rechnungsstellung vornehmen und ggf. die Zahlung einfordern.

So erstellt man eine Rechnung: Best Practices

Die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen ist ein wesentliches Element der Umsatzgenerierung und des Cashflow-Managements. Strategische Best Practices in diesem Bereich können zu schnelleren Zahlungen, weniger diesbezüglichen Rückfragen und engeren Kundenbeziehungen führen. Nachfolgend sind ein paar nützliche Best Practices für Unternehmen aufgeführt:

• Professionelles Layout
  Ihre Rechnung muss professionell aussehen und leicht zu lesen sein. Eine solche Rechnung spiegelt die hohe Qualität Ihrer Marke und Ihrer Dienstleistung wider. Ein einheitliches Layout vermittelt Professionalität und erleichtert das Auffinden wichtiger Informationen, was wiederum eine schnellere Bezahlung ermöglicht. Mithilfe einer Rechnungsvorlage oder einer speziellen Software können Sie diesen Prozess zusätzlich vereinfachen, da so sichergestellt wird, dass jede versendete Rechnung Ihrem professionellen Standard entspricht.

• Pflichtangaben beachten
  Vergewissern Sie sich, dass Ihre Rechnung alle wichtigen Informationen enthält, darunter Name und Anschrift Ihres Unternehmens, Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen und den fälligen Gesamtbetrag. Geben Sie unbedingt auch Ihre Steuernummer an, wenn diese Angabe gesetzlich vorgeschrieben ist.

• Aufschlüsselung der Dienstleistungen oder Produkte
  Führen Sie jede Dienstleistung oder jedes Produkt einschließlich der damit verbundenen Kosten genau auf. Eine aufgeschlüsselte Rechnung beseitigt jegliche Unklarheit in Bezug auf die zu zahlenden Beträge, stärkt das Vertrauen und verringert die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten.

• Zahlungsbedingungen angeben
  Ihre Zahlungsbedingungen müssen eindeutig aus dem Rechnungstext hervorgehen, einschließlich der Angaben zum Fälligkeitsdatum und zu den von Ihnen akzeptierten Zahlungsarten. Wenn Sie bei Zahlungsverzug Gebühren erheben, müssen Sie dies im Voraus angeben.

• Eindeutige Rechnungsnummer
  Jede Rechnung muss eine eigene Rechnungsnummer aufweisen. Ein solches Nummerierungssystem vereinfacht die Rechnungsverwaltung und kann im Falle von Streitigkeiten oder Prüfungen von Bedeutung sein, da Sie auf diese Weise das entsprechende Dokument leicht nachverfolgen und wiederfinden können.

• Pünktliche Rechnungsstellung
  Versenden Sie Ihre Rechnungen pünktlich. Je früher Ihr Kunde die Rechnung erhält, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Zahlung frühzeitig erfolgt. Das kann sich positiv auf Ihren Cashflow und Ihre Finanzplanung auswirken.

• Nachverfolgung
  Gehen Sie bei unbezahlten Rechnungen proaktiv vor. Wenn Sie Ihre Kundschaft höflich daran erinnern, wenn eine Zahlung fällig oder überfällig ist, behalten ihre Kundinnen und Kunden die Transaktion im Blick und Sie signalisieren Professionalität. Diese und andere Maßnahmen können Sie mit einer technologischen Lösung wie Stripe Invoicing automatisieren. Auf diese Lösung gehen wir weiter unten näher ein.

• Buchführung
  Führen Sie akribisch Buch über alle ausgestellten Rechnungen und eingegangenen Zahlungen. Diese Aufzeichnungen sind eine ausgezeichnete Referenz für die Nachverfolgung von Zahlungen und überfälligen Rechnungen und unverzichtbar für Finanzverwaltung, Prüfungen und Steuererklärungen. Durch die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Zahlungs- und Abrechnungsanbieter wie Stripe können Sie die Komplexität und den Arbeitsablauf reduzieren, die mit der Führung von Finanzunterlagen verbunden sind.

• Digitale Werkzeuge
  Lassen Sie die Technologie für sich arbeiten, indem Sie Rechnungssoftware oder digitale Plattformen nutzen. Mit diesen Lösungen – einschließlich der von Stripe angebotenen Tools – lassen sich verschiedene Schritte des Rechnungsstellungsprozesses automatisieren, z. B. die Erstellung wiederkehrender Rechnungen, das Versenden von Erinnerungsschreiben und die Pflege digitaler Unterlagen. Dadurch können Sie wertvolle Zeit sparen und die Gefahr menschlicher Fehler verringern.

• Personalisierte Rechnungen
  Fügen Sie ggf. eine personalisierte Anmerkung oder ein einfaches Dankeschön an Ihre Kundin/Ihren Kunden für ihren/seinen Auftrag hinzu. Diese kleine persönliche Note kann zum Aufbau einer starken, positiven Geschäftsbeziehung beitragen, die über die Transaktion hinaus andauert.

• Bezahlung erleichtern
  Vereinfachen Sie den Zahlungsvorgang, um fristgerechte Zahlungen zu ermöglichen. Wenn Sie mehrere Zahlungsarten anbieten und Online-Zahlungen ermöglichen, erleichtern Sie Ihren Kundinnen und Kunden die Begleichung ihrer Rechnungen und sorgen dadurch für einen schnelleren Zahlungseingang.

Kann Stripe Rechnungen erstellen?

Ja, Stripe kann Rechnungen erstellen und verwalten. Stripe ermöglicht es Unternehmen, Kundinnen und Kunden einmalige oder wiederkehrende Rechnungen zu stellen. Die Rechnungen können direkt über einen in der Rechnung enthaltenen Link mittels einer Lösung namens Stripe Invoicing bezahlt werden.

Stripe Invoicing umfasst anpassbare Optionen, einen automatischen Zahlungsabgleich und flexible Abrechnungsfrequenzen für wiederkehrende Zahlungen. Außerdem bietet die Lösung detaillierte Berichts- und Nachverfolgungsfunktionen, die Unternehmen die Verwaltung ihrer Finanzen erleichtern.

Lesen Sie hier, welche Vorteile Stripe Invoicing für Ihr Unternehmen hat:

• Effizienz und Geschwindigkeit
  Stripe Invoicing wurde für die schnelle Erstellung und Bezahlung von Rechnungen entwickelt. Die fortschrittlichen Funktionen und APIs von Stripe ermöglichen die Automatisierung der Forderungen, wodurch der gesamte Prozess von der Rechnungserstellung bis zum Zahlungsabgleich optimiert wird. Die Tools von Stripe für die automatische Steuerberechnung erleichtern zudem die Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften im gesamten Finanzbereich Ihres Unternehmens.

• Flexibilität und Anpassbarkeit
  Stripe bietet zahlreiche Möglichkeiten zur individuellen Anpassung von Rechnungen. Vom Hinzufügen von Einzelposten, Rabatten und Steuersätzen bis hin zur Anpassung des Erscheinungsbilds der Rechnung an Ihre Marke – diese Flexibilität deckt zahlreiche Geschäftsanforderungen und Anwendungsfälle ab. Stripe unterstützt außerdem sowohl einmalige als auch wiederkehrende Zahlungen, was Unternehmen mehr Flexibilität bei der Anpassung der Rechnungsstellung an ihr Geschäftsmodell bietet.

• Globale Reichweite und Skalierbarkeit
  Durch die Unterstützung mehrerer globaler Zahlungsmethoden sowie zahlreicher Sprachen und Währungen kann Stripe Invoicing mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und der Expansion in neue Märkte Schritt halten. Das Tool ist so konzipiert, dass es Ihre Anforderungen erfüllt, unabhängig von der Größe oder Komplexität Ihres Unternehmens.

• Bessere Zahlungsquoten
  Die meisten Rechnungen werden bei Stripe innerhalb von 24 Stunden bezahlt, was größtenteils darauf zurückzuführen ist, dass Kundinnen und Kunden die Möglichkeit haben, mit einer Vielzahl von Methoden zu bezahlen – sowie auf die Funktion der Rechnungserinnerung, die zur Verringerung der Anzahl unbezahlter Rechnungen beitragen kann.

• Integration und Kompatibilität
  Stripe Invoicing lässt sich problemlos in die bestehenden Arbeitsabläufe der meisten Unternehmen einbinden. Es bietet Echtzeitsynchronisation mit gängigen Buchhaltungssystemen und ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) und ermöglicht den Datenimport über die Reports API von Stripe. Diese Funktionen erleichtern die Verwaltung von Finanzdaten erheblich und sorgen dafür, dass Ihr Rechnungsstellungssystem nahtlos mit Ihrer allgemeinen Finanzumgebung zusammenarbeitet.

• Kontrolle und Übersicht über die Finanzen
  Das Dashboard von Stripe bietet klare, ausführliche Berichte, mit denen Unternehmen ausstehende Rechnungen überwachen, Zahlungen verfolgen und Inkassomaßnahmen priorisieren können. Dieses Maß an Übersicht sorgt für mehr Klarheit über den finanziellen Zustand eines Unternehmens und kann für das Finanzmanagement von Vorteil sein.

Mit diesen Funktionen können Unternehmen einen strategischeren Ansatz für die Rechnungsverwaltung wählen, der den Prozess vereinfacht und gleichzeitig die Finanzabläufe verbessert.

Wenn Sie weitere Informationen zu Stripe Invocing wünschen, wenden Sie sich an unsere Expertinnen und Experten.