从初出茅庐的初创企业到成熟的公司，处理发票都是经营业务不可或缺的一个方面。有效地开具发票可以简化现金流、提高效率并加强与客户的关系。但这并不像发送一份附有付款要求的文件那么简单：开具发票需要审慎地权衡精确的信息传递、专业的表述和时间安排。

开具发票能够以简化、透明的方式提供信息，最大限度地减少混淆、潜在纠纷和延迟付款的机会。企业可以将发票作为留住客户的工具，提供无缝、专业的体验，给客户留下积极的印象。

下面，我们将详细介绍创建有效、清晰和专业发票的流程。这包括了解发票的基本组成部分、利用设计和品牌优势、选择合适的开票软件以及实施加快付款的系统。通过优化发票创建流程，您可以为更高效、更可靠的财务运营奠定基础。

目录

• 什么是发票？
  
• 发票的用途是什么？
  
• 如何创建发票：必填信息
  
• 如何创建发票：最佳实践
  
• Stripe 可以创建发票吗？
  

什么是发票？

发票是卖家向买家开具的带有时间戳的正式文件。在发票中，卖家记录了已发生的商业交易。这份商业文件列出了卖家提供的货物或服务，并注明了买家应付的款项。从卖家的角度来看，发票提供了一份正式的销售记录，并通过作为收入证据而成为企业财务账目中不可或缺的一部分。

除了作为付款请求外，发票还在管理和跟踪企业收入方面发挥着重要作用。它有助于企业保持准确的财务记录、管理现金流和跟踪收入以纳税。发票还能帮助企业识别趋势、监控客户购买习惯和预测未来收入。从买家的角度来看，发票用于核实采购、核对财务账目和支持减税申请。

发票的用途是什么？

企业将发票用于各种目的。例如：

• 请求付款
  发票本质上是一张账单。它告诉客户或顾客他们所收到的货物或服务的欠款金额。

• 记录保存
  发票为卖家和买家提供销售记录，这对于维护准确的财务记录和管理现金流非常重要。

• 跟踪销售
  发票有助于企业跟踪销售情况并了解其收入来源。企业可以使用这些信息来监控他们的绩效并做出明智的决策。

• 报税
  对于买卖双方来说，发票在准备纳税申报表时都很重要。它们是卖家的收入证明和买家的费用证明。

• 法律保护
  在发生争议或审计时，发票充当交易的法律记录，提供销售内容、收取金额以及交易发生时间的证据。

• 应收账款管理
  发票是管理应收账款的工具。通过跟踪哪些发票已支付以及哪些发票未付，企业可以更有效地管理其现金流。

• 客户沟通
  发票也是一种沟通手段，为客户提供有关其购买的详细信息，包括商品或服务的价格、数量和描述。

发票的主要功能是记录业务交易、帮助管理财务、促进沟通并确保合法合规。

如何创建发票：必填信息

开具发票需要收集若干关键信息，并以结构化的格式加以组织。以下是属于发票的基本细节：

• 卖家信息：这包括公司名称、地址、联系方式和任何其他相关信息，例如增值税号或企业识别号。对于独资经营者，这将包括他们的姓名和联系方式。

• 买家信息：这应包括客户或顾客的姓名、地址和联系信息。如果买家是企业，则发票应列出其企业名称和地址。

• 发票号码：每张发票都应具有唯一的标识符或发票编号。这可以是连续的或基于日期的，也可以遵循适合企业的任何其他系统。

• 日期：这应该是开具发票的日期。

• 产品或服务：这应该概述所提供产品或服务的详细说明。对于商品，这可能包括类型、数量、单位成本和项目总计。对于服务，它可能包括服务类型、费率（每小时、每天等）、小时数或天数以及项目总计。

• 费用：清楚地列出每个项目或服务的成本，包括该明细项的单位成本和总成本。

• 小计：小计是应用任何额外费用、折扣或税费之前的总成本。

• 折扣（如有）：如果对交易应用了任何折扣，请务必列出它们。

• 税费：计算并列出所有适用的税费。请务必注明税种和税率。

• 运费或额外费用（如有）：如果有任何额外费用，例如运费或手续费，请务必添加。

• 总金额：这是最终应付金额，包括所有费用、税费和折扣。

• 付款条款：发票应明确说明付款条件，例如到期日和可接受的付款方式。

• 备注（可选）：这包括卖家的任何附加说明或意见。

根据您所在的地理位置和行业，对于您需要在发票上包含的内容，可能有特定的法律要求。在某些行业，企业可能需要包含更专业的信息，如服务行业的计费工作小时明细，或商品行业的产品重量和尺寸。企业类型和交易性质会对发票的开具和交付时间及方式产生重大影响。

以下是不同业务情况对发票影响的细分：

• 服务型企业
  对于提供服务的企业，如咨询或自由职业者，通常在工作完成后才开具发票，有时也称为“拖欠发票”。例如，平面设计师可能会在完成徽标设计后开具发票。在某些情况下，例如对于持续性服务，可能适合定期（每月、每季度等）发送发票，说明在此期间提供的服务。

• 产品型企业
  销售实物商品的企业通常会在销售点或确认订单时开具发票。例如，一家服装店会在购买时发送发票，而电商企业 常会在处理客户的订单时发送发票。

• 进度计费
  对于跨度较长的大型项目，例如施工或定制软件开发，企业通常使用进度计费。这意味着他们在不同的项目里程碑或完成阶段开具发票。进度计费有助于现金流，还可以让客户了解进度和相关成本。

• 定期计费
  对于基于订阅的服务，例如健身房会员资格或软件即服务 (SaaS) 订阅，企业通常定期（每月、每季度、每年等）发送发票。这种类型的发票反映了服务的经常性 性质。

• 预付款
  在某些情况下，尤其是在处理定制产品或客户信用不确定时，可能需要预先付款。在这里，企业会开具发票，详细说明在交付商品或提供服务之前所需的预付款。

• 聘用费模式
  律师事务所或公关公司等企业通常采用预付费模式，即客户定期支付预先确定的费用。在这种情况下，企业会按照事先约定的周期开具发票，显示费用的分配情况（如工作时数），以及预付费之外的任何额外费用。

在上述所有情况下，企业都必须就付款预期进行明确沟通，确保及时开具发票，并在适当的时候跟进付款情况。

如何创建发票：最佳实践

创建和管理发票是创收 和现金流管理的基本组成部分。在此采用战略性的最佳实践可以加快付款速度，减少与付款相关的询问，并加强与客户的关系。以下是适用于企业的最佳实践：

• 使用专业布局
  您的发票应该看起来很专业，便于客户阅读，反映出您的品牌和服务的高质量。布局的一致性既能体现专业性，又能帮助客户快速找到关键信息，从而加快付款速度。使用发票模板或专业软件可以简化这一过程，确保您发送的每份账单都能保持专业标准。

• 包括所有必要的信息
  确保您的发票包含所有重要细节，包括您的公司名称和地址、商品或服务的描述以及应付总金额。如果法律要求，请务必同时包含您的税号。

• 逐项列出您的服务或产品
  花点时间详细说明所提供的每项服务或产品，包括其相关成本。逐项开具发票可以消除您向客户收取费用方面的任何歧义，从而加强信任，减少纠纷。

• 明确付款条件
  收款人应清楚您的付款条件，包括到期日和您接受的不同付款方式等细节。如果您因逾期付款而收取罚款，请务必提前说明。

• 使用唯一的发票编号
  确保每张发票都有自己的发票编号。这种编号系统简化了发票管理，在出现争议或审计时非常重要，可以让您轻松跟踪和检索正确的文件。

• 及时递交
  及时发送您的发票。您的客户越早收到发票，他们提前结清付款的可能性就越大。这会对您的现金流和财务规划产生积极影响。

• 跟进
  积极主动地跟进未付发票。在付款到期或逾期时，礼貌地提醒客户，让他们保持对交易的关注，并彰显您的专业性。这一步（以及其他步骤）可以通过 Stripe Invoicing 等技术驱动型解决方案实现自动化，我们将在下面更详细地讨论。

• 保存记录
  对所有开具的发票和收到的付款进行详细记录。这些记录是跟踪付款和跟进逾期发票的绝佳参考，也是财务管理、审计和纳税义务所不可或缺的。与 Stripe 等综合支付和计费提供商合作可以降低与维护财务记录相关的复杂性和工作流程。

• 使用数字工具
  通过使用发票软件或数字平台，让技术为您服务。这些解决方案（包括 Stripe 提供的解决方案）可以自动执行开票流程的多个方面，例如创建定期发票、发送后续提醒和维护数字记录。这可以为您节省宝贵的时间，减少人为错误的机会。

• 对发票进行个性化定制
  在适当的时候，可以考虑在发票上添加个性化说明或简单的感谢信，感谢客户的合作。这种小小的个人风格有助于建立稳固、积极的业务关系，使其持续到交易之后。

• 方便付款
  简化付款流程，方便及时付款。提供多种付款方式并启用线上支付，可以让客户更方便地结清发票，从而帮助您更快地收到付款。

Stripe 可以创建发票吗？

是的，Stripe 可以创建和管理发票。Stripe 使企业可以向客户开具一次性或定期发票，而通过一个名为 Stripe Invoicing 的解决方案，客户可以通过发票中包含的链接直接付款。

Stripe Invoicing 包含可定制的选项、自动对账和灵活的账单频率，可用于经常性付款。它还提供详细的报告和跟踪功能，使企业更容易管理他们的财务。

下面详细介绍了发票可以为企业带来的好处：

• 效率和速度
  Stripe Invoicing 专为快速创建和支付账单而设计。Stripe 的高级功能和 API 可实现应收账款的自动化，从而简化从发票创建到付款对账的整个流程。Stripe 的自动计税工具 进一步提高了企业财务运营的准确性和合规性。

• 灵活性和定制性
  Stripe 支持对发票进行高度定制。从添加行项目、折扣和税率，到定制发票外观以契合您的品牌，这种灵活性满足了许多业务需求和用例。Stripe 还支持一次性付款和经常性付款，这为企业提供了更大的灵活性，使其发票与其商业模式保持一致。

• 全球覆盖和可扩展性
  除了多种语言 和货币 外，发票开具还支持多种全球支付方式，可随着企业的发展和新市场的拓展而扩展。无论企业规模或复杂程度如何，它都能满足您的需求。

• 提高支付速率
  Stripe 的大多数发票都是在 24 小时内支付的，这在很大程度上要归功于客户能够通过多种方式支付，以及有助于减少未支付发票的发票提醒功能。

• 集成和兼容性
  Stripe Invoicing 可轻松与大多数企业的现有工作流程集成。它提供与流行的会计系统和企业资源规划 (ERP) 解决方案的实时同步，并允许通过 Stripe 的报告 API 导入数据。这些功能可以大大简化财务记录的管理，确保您的发票系统与更广泛的财务环境无缝对接。

• 财务控制和监督
  Stripe 的仪表板 提供清晰、详细的报告，帮助企业监控未结发票、跟踪付款并确定收款工作的优先级。这种程度的监督有助于更清楚地了解公司的财务状况，并有利于财务管理。

这些功能使企业能够采用更具战略性的方法来进行发票管理，从而减轻流程负担，同时增强财务运营。

要了解有关 Stripe Invoicing 的更多信息，请咨询专家 以开始使用。