Desde startups incipientes hasta empresas establecidas, manejar facturas es un aspecto integral de la gestión de una empresa. Una facturación eficaz puede agilizar el flujo de caja, aumentar la eficiencia y fomentar relaciones más sólidas con los clientes. Sin embargo, no es tan simple como enviar un documento con una solicitud de pago: la facturación implica un cuidadoso equilibrio entre la entrega de información precisa, la presentación profesional y la puntualidad.

La elaboración de una factura es una oportunidad para presentar la información de una manera simplificada y transparente que minimice la posibilidad de confusión, posibles disputas y pagos atrasados. Las empresas pueden utilizar las facturas como una herramienta para mejorar la retención de clientes al proporcionar una experiencia profesional y fluida que deje una impresión positiva en los clientes.

A continuación, detallaremos el proceso de creación de facturas eficaces, claras y profesionales. Esto incluye comprender los componentes esenciales de una factura, utilizar el diseño y la marca a tu favor, seleccionar el software de facturación adecuado e implementar sistemas para acelerar el pago. Al optimizar el proceso de creación de facturas, estás sentando las bases para que tus operaciones financieras sean más eficientes y confiables.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Qué es una factura?
  
• ¿Para qué se utilizan las facturas?
  
• Cómo crear una factura: información obligatoria
  
• Cómo crear una factura: Prácticas recomendadas
  
• ¿Stripe puede crear facturas?
  

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento formal, con fecha, que un vendedor emite a un comprador. El vendedor registra allí una transacción comercial. Este documento comercial enumera los bienes o servicios que el vendedor ha proporcionado e indica el pago que adeuda el comprador. Desde la perspectiva del vendedor, una factura proporciona un registro oficial de la venta y forma parte integral de las cuentas financieras de la empresa, ya que se utiliza como prueba de ingresos.

Además de servir como solicitud de pago, una factura cumple una función esencial para la gestión y el seguimiento de los ingresos de la empresa. Ayuda a que las empresas conserven la precisión en sus registros financieros, gestionen su flujo de caja y hagan un seguimiento de los beneficios a efectos fiscales. Las facturas también pueden ayudar a las empresas a identificar tendencias, monitorear los hábitos de compra de los clientes y pronosticar ingresos futuros. Desde la perspectiva del comprador, las facturas se utilizan para verificar las compras, conciliar las cuentas financieras y respaldar los reclamos de deducciones fiscales.

¿Para qué se utilizan las facturas?

Las empresas utilizan las facturas para varios propósitos. Estos son algunos ejemplos:

• Solicitud de pagos
  Una factura es, en esencia, una forma de gestión de pagos. Le indica a un cliente cuánto adeuda por los bienes o servicios recibidos.

• Mantenimiento de registros
  Las facturas proporcionan un registro de ventas tanto para el vendedor como para el comprador. Es importante para conservar la precisión en los registros de finanzas y gestionar el flujo de caja.

• Seguimiento de ventas
  Las facturas ayudan a las empresas a hacer un seguimiento de sus ventas y a comprender sus fuentes de ingresos. Esta información sirve para que la empresa supervise sus resultados y tome decisiones bien fundamentadas.

• Preparación de las declaraciones fiscales
  Tanto para el vendedor como para el comprador, las facturas son importantes para preparar las declaraciones fiscales. Sirven como prueba de ingresos para el vendedor y prueba de gastos para el comprador.

• Protección legal
  En el caso de una disputa o auditoría, las facturas actúan como un registro legal de la transacción y proporciona evidencia de lo que se vendió, cuánto se cobró y cuándo tuvo lugar la transacción.

• Gestión de cuentas por cobrar
  Las facturas son una herramienta para gestionar las cuentas por cobrar. Al hacer un seguimiento de las facturas que se han pagado y las que están pendientes, una empresa puede gestionar su flujo de caja de forma más eficaz.

• Comunicación con el cliente
  Las facturas también son un medio de comunicación, ya que proporcionan a los clientes información detallada sobre su compra, incluido el precio, la cantidad y la descripción de los bienes o servicios.

La función principal de una factura es registrar las transacciones comerciales, ayudar a administrar las finanzas, facilitar la comunicación y garantizar el cumplimiento de la normativa legal.

Cómo crear una factura: información obligatoria

La creación de una factura implica recopilar varios datos clave y organizarlos en un formato bien estructurado. Estos son los detalles esenciales que no pueden faltar en una factura:

• Información del vendedor: esto incluye el nombre de la empresa, la dirección, los datos de contacto y cualquier otra información relevante, como el número de IVA o el número de identificación de la empresa. En el caso de una empresa unipersonal, se tratará de su nombre y los datos de contacto.

• Información del comprador: esto debe incluir el nombre, la dirección y la información de contacto del cliente. Si el comprador es una empresa, la factura debe indicar el nombre y la dirección de la empresa.

• Número de la factura: cada factura debe tener un identificador o número de factura único. Puede ser secuencial, contener la fecha o puede seguir cualquier otro sistema que se adapte a la empresa.

• Fecha: la fecha de emisión de la factura.

• Productos o servicios: debe incluir una descripción detallada de los productos o servicios proporcionados. En el caso de los bienes, se suele incluir el tipo, la cantidad, el costo por unidad y el total de la línea. En el caso de los servicios, se suele incluir el tipo de servicio, la tasa (por hora, días, etc.), el número de horas o días y el total de la línea.

• Costos: enumera claramente los costos de cada artículo o servicio, incluido el costo unitario y el costo total de esa línea.

• Subtotal: es el costo total antes de aplicar cargos adicionales, descuentos o impuestos.

• Descuentos (si los hay): si se ha aplicado algún descuento a la transacción, asegúrate de enumerarlo.

• Impuestos: calcula y enumera los impuestos aplicables. Asegúrate de indicar el tipo de impuesto y la tasa.

• Cargos de envío o adicionales (si los hay): Si se ha aplicado algún cargo adicional, como comisiones por envío o gestión, asegúrate de agregarlos.

• Importe total: es el importe final adeudado, incluidos todos los cargos, impuestos y descuentos.

• Condiciones de pago: la factura debe indicar con claridad las condiciones de pago, como la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptables.

• Notas (opcional): incluye cualquier nota o comentario adicional del vendedor.

Según tu ubicación geográfica y tu sector, puede haber requisitos legales específicos sobre lo que debes incluir en una factura. En ciertos sectores, es posible que las empresas necesiten incluir información más especializada, como un desglose por horas para los trabajos facturables dentro de un servicio, o el peso y las dimensiones de los productos en una empresa de bienes. El tipo de empresa y la naturaleza de la transacción pueden influir significativamente sobre cuándo y cómo se crean y entregan las factura.

A continuación, te mostraremos cómo las diferentes situaciones de una empresa pueden afectar las facturas:

• Empresas basadas en servicios
  Para las empresas que ofrecen servicios, como consultoras o profesionales independientes, lo más habitual es facturar al finalizar el trabajo, lo que a veces se conoce como «facturación a plazo vencido». Por ejemplo, un diseñador gráfico puede emitir una factura después de finalizar el diseño de un logotipo. En algunos casos, como el caso de los servicios continuos, probablemente lo más apropiado sea remitir facturas periódicas (mensuales, trimestrales, etc.) que señalen qué servicios se prestaron durante ese plazo.

• Empresas basadas en productos
  Las empresas que venden bienes suelen emitir una factura en el punto de venta o cuando se confirma un pedido. Por ejemplo, una tienda de ropa puede enviar una factura en el momento de la compra, mientras que una empresa de comercio electrónico suele enviar una factura cuando se procesa el pedido del cliente.

• Facturación progresiva
  Para proyectos de mayor alcance, que se extienden en el tiempo, como para el desarrollo de software a medida o la construcción de edificios, a menudo se recurre a la facturación progresiva. Esto significa que las empresas emiten facturas en varios hitos o etapas de finalización del proyecto. La facturación progresiva ayuda al flujo de caja y además, informa al cliente sobre el progreso y los costos asociados.

• Facturación recurrente
  Para los servicios basados en suscripciones, como las membresías en gimnasios o el software como servicio (SaaS), las empresas suelen enviar facturas en un ciclo regular (mensual, trimestral, anual, etc.). Este tipo de facturación refleja la naturaleza recurrente del servicio.

• Pago por adelantado
  En ciertas situaciones, sobre todo cuando se trata de productos personalizados o cuando no hay seguridad sobre el crédito del cliente, puede ser necesario un pago por adelantado. En este caso, la empresa emitirá una factura que detalle el pago por adelantado antes de proporcionar los bienes o servicios.

• Modelo de anticipo
  Las empresas, como los bufetes de abogados o las agencias de relaciones públicas, a menudo funcionan con un modelo de anticipo, en el que el cliente paga una comisión periódica fija. En este caso, la empresa emite una factura con una regularidad preestablecida en la que muestra cómo se ha asignado esa comisión (como las horas trabajadas), junto con cualquier costo adicional además del anticipo.

En todos los casos anteriores, es importante que las empresas comuniquen con claridad cuáles son las expectativas sobre pagos, se aseguren de facturar de forma puntual y controlen los cobros cuando sea adecuado.

Cómo crear una factura: prácticas recomendadas

Crear y gestionar facturas es un componente fundamental de la generación de ingresos y la gestión del flujo de caja. Emplear las mejores prácticas estratégicas aquí contribuye a acelerar los pagos, reducir las consultas relativas a pagos y fortalecer la relación con los clientes. Estas son las prácticas recomendadas para las empresas:

• Utiliza un diseño profesional
  Tu factura debe tener un aspecto profesional y ser fácil de leer para el cliente, lo que refleja la alta calidad de tu marca y servicio. Cuidar la coherencia en el diseño y la estructura refuerza esa profesionalidad y facilita que los clientes localicen los datos clave rápidamente, lo que facilita un pago más rápido. Todo este proceso se puede simplificar usando una plantilla o un software especializado porque garantizarán que todas las facturas que envíes respeten ese estándar de profesionalidad.

• Incluye toda la información necesaria
  Asegúrate de que tu factura contenga todos los detalles importantes, como el nombre y la dirección de la empresa, la descripción de los bienes o servicios y el importe total adeudado. No olvides indicar tu ID fiscal si la legislación lo requiere.

• Especifica individualmente los servicios o productos
  Dedica el tiempo necesario a detallar cada servicio o producto proporcionado que incluya el costo asociado. Una factura detallada elimina cualquier ambigüedad sobre lo que le estás cobrando a tu cliente, lo que refuerza la confianza y hace menos probable que surjan disputas.

• Aclara las condiciones de pago
  tus condiciones de pago deben ser claras para los destinatarios, y deben incluir detalles específicos como la fecha de vencimiento y los diferentes métodos de pago que aceptas. Si cobras multas por pagos atrasados, asegúrate de indicarlo por adelantado.

• Utiliza números de factura únicos
  Asegúrate de que cada factura tenga su propio número único. Este sistema de numeración simplifica la gestión de facturas y puede ser importante en caso de que surjan disputas o auditorías, ya que te permite hacer un seguimiento y recuperar fácilmente el documento correcto.

• Envía facturas de forma puntual
  Envía tus facturas de forma puntual. Cuanto antes reciba la factura tu cliente, mayor será la probabilidad de que realice el pago antes de tiempo. Esto puede tener un impacto positivo en el flujo de caja y la planificación financiera.

• Haz un seguimiento
  Adopta una actitud proactiva y haz un seguimiento de las facturas no pagadas. Si recuerdas educadamente a tus clientes que la fecha de un pago se aproxima o ha vencido, lograrás que le presten atención al asunto y demuestra tu profesionalidad. Este paso, así como otros, pueden automatizarse con una solución tecnológica como Stripe Invoicing, de la que hablaremos con más detalle a continuación.

• Mantén registros
  Convierte en un hábito la práctica de conservar un registro meticuloso de todas las facturas emitidas y los pagos recibidos. Estos registros sirven como una excelente referencia para seguir los pagos y las facturas vencidas, y son indispensables para la gestión financiera, las auditorías y las obligaciones fiscales. Si eliges trabajar con un proveedor de servicios completos de pago y facturación como es Stripe, la tarea resultará más sencilla y se simplificará el flujo de trabajo ligado a la conservación de la documentación de registro financiera.

• Utiliza herramientas digitales
  Aprovecha la tecnología a tu favor con la ayuda de un software o una plataforma digital para la facturación. Estas soluciones, que también ofrece Stripe, permiten automatizar diversos aspectos del proceso de facturación, como crear facturas recurrentes, enviar recordatorios de seguimiento y conservar los registros de documentación en formato digital. Esto te permite ahorrar tiempo valioso y reducir la posibilidad de errores humanos.

• Personaliza tus facturas
  En los casos en que resulte apropiado, piensa en añadir una nota personalizada o un sencillo agradecimiento a tu cliente. Este pequeño toque personal contribuirá positivamente a consolidar la relación profesional y a profundizarla más allá de esa transacción.

• Facilita el pago
  Simplifica el proceso de pago para facilitar los pagos puntuales. Ofrece distintos métodos de pago y habilita los pagos en línea para que sea más cómodo para tus clientes realizar los pagos y como consecuencia, tú los recibirás más rápido.

¿Stripe puede crear facturas?

Sí, Stripe puede crear y gestionar facturas. Stripe permite a las empresas cobrar a los clientes mediante facturas únicas o recurrentes, y los clientes pueden pagar directamente a través de un enlace incluido en la factura, con la ayuda de una solución denominada Stripe Invoicing.

Stripe Invoicing incluye opciones personalizables, funciones de conciliación automática de pagos y frecuencias de facturación flexibles para pagos recurrentes. También proporciona funciones detalladas de elaboración de informes y seguimiento, lo que facilita a las empresas la gestión de sus finanzas.

A continuación encontrarás más información sobre lo que Invoicing puede ofrecer a las empresas:

• Eficiencia y velocidad
  Stripe Invoicing está diseñada para crear y pagar facturas con rapidez. Sus funciones avanzadas y sus API permiten automatizar las cuentas por cobrar, con lo que se agiliza todo el proceso desde la creación de la factura hasta la conciliación del pago. Las herramientas de cálculo automático de impuestos de Stripe facilitan aún más la precisión y el cumplimiento de la normativa en todo el ámbito de las operaciones financieras de tu empresa.

• Flexibilidad y personalización
  Stripe permite un alto nivel de personalización para sus facturas. Desde agregar ítems, descuentos y tasas impositivas hasta personalizar la apariencia de las facturas para que coincida con tu marca, esta flexibilidad se adapta a muchos de los requisitos y casos de uso de la empresa. Stripe también admite pagos únicos y pagos recurrentes, lo que brinda a las empresas más flexibilidad para adaptar la facturación a su modelo de empresa.

• Escalabilidad y alcance internacional
  Dado que es compatible con varios métodos de pago internacionales, está disponible en varios idiomas y funciona con gran variedad de monedas, Invoicing puede adaptarse a tu empresa a medida que crece y se expande a nuevos mercados. Es una solución diseñada para satisfacer tus necesidades, sea cual sea el tamaño o el nivel de complejidad de la empresa.

• Mejora de las tasas de pago
  La mayoría de las facturas de Stripe se pagan en un plazo de 24 horas, debido en gran parte a que los clientes pueden pagar con distintos métodos, sin olvidar la función de envío de recordatorios, que ayuda a reducir la cantidad de facturas no pagadas.

• Integración y compatibilidad
  Stripe Invoicing es muy fácil de integrar con la mayoría de los flujos de trabajo de las empresas. Admite la sincronización en tiempo real con los sistemas de contabilidad y las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) más utilizados. Además, permite importar datos a través de la API de informes de Stripe. Con la asistencia de estas funciones, gestionar los registros financieros resulta mucho más fácil y contribuyen a que el sistema de facturación funcione sin problemas dentro del entorno financiero de la empresa.

• Control y supervisión financiera
  El Dashboardde Stripe proporciona informes claros y detallados que ayudan a las empresas a supervisar las facturas pendientes, hacer un seguimiento de los pagos y dar prioridad a los esfuerzos de cobro. Este nivel de supervisión contribuye a una comprensión más clara del estado financiero de una empresa y puede beneficiar la gestión financiera.

Estas características permiten a las empresas adoptar un enfoque más estratégico para la gestión de facturas, lo que hace que el proceso sea menos engorroso mientras mejora las operaciones financieras.

Para obtener más información sobre Stripe Invoicing, habla con un experto para empezar.