Desde las startups en fase inicial hasta las grandes empresas, la gestión de facturas es un aspecto esencial del manejo de cualquier negocio. Si la facturación es eficaz, se puede mejorar el flujo de caja, incrementar la eficiencia y promover una relación más sólida con los clientes. Sin embargo, no se trata solo de enviar un documento con una solicitud de pago, sino que al facturar se requiere un cuidadoso equilibrio de información precisa, presentación profesional y oportunidad.

Hacer una factura es una oportunidad para presentar la información de forma sencilla y transparente y reducir así las probabilidades de confusión, de posibles disputas o de demoras en los pagos. Las empresas pueden usar las facturas para mejorar la retención de los clientes al mostrar profesionalidad y hacer que la experiencia les resulte cómoda, lo que les deja una impresión positiva.

A continuación, analizaremos el proceso de creación de facturas y veremos qué información deben incluir obligatoriamente, qué elementos las conforman y cuáles son algunas prácticas recomendadas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura?
  
• ¿Cuáles son los diferentes tipos de facturas?
  
• Requisitos de la factura: ¿qué información se debe incluir obligatoriamente?
  
• Cómo hacer una factura paso a paso
  
• Diferentes maneras de hacer facturas
  
• ¿Cuáles son las prácticas recomendadas a la hora de hacer facturas?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Invoicing
  
• Preguntas frecuentes sobre cómo hacer facturas
  

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento formal, con un sello de tiempo, que emite un vendedor a un comprador en el que consta que se realizó una transacción. En dicho documento se enumeran los bienes o los servicios proporcionados y el importe que se debe pagar, por lo que sirve como solicitud de pago y como registro oficial de la venta. Además, es un documento que forma parte de las cuentas financieras de la empresa y sirve como evidencia de los ingresos.

Las facturas tienen varias finalidades a la vez:

• Solicitar un pago: informar al cliente sobre lo que adeuda.

• Llevar registros: documentar las ventas para que los registros financieros sean precisos y la gestión del flujo de caja, correcta.

• Hacer el seguimiento de las ventas: ayudar a las empresas a controlar las fuentes de ingresos y el rendimiento.

• Preparar la declaración de impuestos: sirven como prueba de ingresos para el vendedor y prueba de gasto para el comprador.

• Tener protección legal: como evidencia de lo que se vendió, del precio y del momento de la transacción en caso de disputa o auditoría.

• Gestionar las cuentas por cobrar: permiten llevar un seguimiento de las facturas que se han pagado en comparación con las pendientes a fin de gestionar el flujo de caja.

• Comunicarse con el cliente: para brindar a los clientes detalles precisos del precio y la cantidad, y una descripción de lo que compraron.

En resumen, las facturas registran las transacciones, sirven para la gestión financiera y garantizan el cumplimiento normativo legal y fiscal para ambas partes.

¿Cuáles son los distintos tipos de facturas?

Las distintas situaciones de facturación requieren distintos formatos de factura. Elegir el correcto permite que todo quede claro y te ayuda a recibir pagos más rápido.

• Factura de registro de horas: es un tipo de factura habitual entre profesionales autónomos, consultores y estudios de abogados, que desglosa las horas trabajadas y las tarifas cobradas por la facturación por hora.

• Factura recurrente: ideal para suscripciones, anticipos y acuerdos de servicios continuos, este tipo de factura automatiza la facturación en intervalos fijos por un monto uniforme.

• Factura comercial: generalmente se requiere para los envíos transfronterizos; este documento indica el valor de los bienes para que las autoridades aduaneras puedan calcular los aranceles y los impuestos.

• Factura de cargo: este tipo de factura se suma al monto que debe un cliente, por lo general para dar cuenta del trabajo adicional, los costos añadidos o un déficit de facturación anterior.

• Factura de abono: en ocasiones se la denomina nota de crédito, reduce lo que debe un cliente y se usa para reembolsos, artículos devueltos o para corregir una factura anterior.

• Factura final: se envía cuando termina un proyecto y cubre el saldo restante después de cualquier pago parcial anterior.

• Factura provisoria: en los proyectos prolongados, este documento divide el costo total en pagos por etapas para que el dinero en efectivo siga fluyendo a medida que avanza el trabajo.

• Factura proforma: se emite antes de que comience el trabajo o de que se envíen los bienes; proporciona a los clientes una estimación de los costos por adelantado. También es habitual en el comercio internacional por motivos aduaneros.

• Factura estándar: es la factura que se utiliza en muchas transacciones; esta solicitud de pago llega tras la entrega de los bienes o servicios, ya sea de forma inmediata o de acuerdo con las condiciones acordadas, como a 30 días netos.

Muchas empresas las envían en forma de facturas electrónicas, es decir, documentos estructurados y digitales que se envían a través de plataformas de contabilidad o de gestión de proyectos, aunque en algunos casos aún se usan facturas en papel.

Requisitos de la factura: ¿Qué información es obligatorio incluir?

Crear una factura implica recopilar información clave y organizarla en un formato estructurado. A continuación, se indican los detalles necesarios que deben incluirse en una factura:

• Información del vendedor: Esto incluye el nombre de la empresa, la dirección, los datos de contacto y cualquier otra información relevante, como el número de IVA o el número de identificación de la empresa. Para un propietario único, consistiría en su nombre y datos de contacto.

• Información del comprador: Debe incluir el nombre, la dirección y la información de contacto del cliente o consumidor. Cuando el comprador es una empresa, la factura debe incluir el nombre de la empresa y la dirección.

• Número de factura: Cada factura debe tener un identificador único o número de factura. Puede ser secuencial, según la fecha o seguir cualquier otro sistema que se adapte a la empresa.

• Fecha: Debe ser la fecha de emisión de la factura.

• Productos o servicios: Debe haber una descripción detallada de los productos o servicios prestados. Para los bienes, esto podría incluir el tipo, la cantidad, el costo unitario y el total de la partida. Para los servicios, podría incluir el tipo de servicio, la tarifa (p. ej., por hora, por día), la cantidad de horas o días y el total de la partida.

• Costos: La factura debe indicar claramente los costos de cada artículo o servicio, incluido el costo unitario y el costo total de esa partida.

• Subtotal: El subtotal es el costo total antes de aplicar cualquier cargo, descuento o impuesto adicional.

• Descuentos (si los hubiera): Si se aplicaron descuentos a la transacción, deben incluirse.

• Impuestos: Debe calcularse e indicarse cualquier impuesto aplicable. La factura debe indicar el tipo de impuesto y la tasa.

• Cargos de envío o adicionales (si los hubiera): Si hay algún cargo adicional, como comisiones de manejo o de envío, debe incluirse.

• Monto total: Este es el monto final que se debe pagar, incluidos todos los cargos, impuestos y descuentos.

• Condiciones de pago: La factura debe indicar claramente las condiciones de pago, como la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados.

• Notas (opcional): Esto incluye cualquier nota o comentario adicional por parte del vendedor.

Dependiendo de tu ubicación geográfica y del sector, puede haber requisitos legales específicos de lo que debes incluir en una factura. En ciertos sectores, es posible que las empresas deban incluir información más especializada, como un desglose por horas para el trabajo facturable en una empresa de servicios, o el peso y las dimensiones de los productos en una empresa de bienes. El tipo de empresa y la naturaleza de la transacción pueden influir de forma significativa en cuándo y cómo se crea y entrega una factura.

A continuación, te mostraremos cómo las diferentes situaciones de una empresa pueden afectar las facturas:

• Empresas de servicios: Para las empresas que ofrecen servicios, como consultoría y trabajo freelance, es común facturar tras completar el trabajo, una práctica a veces denominada «facturación en mora». Por ejemplo, un diseñador gráfico puede emitir una factura tras finalizar el diseño de un logotipo. En ciertos casos, como para servicios continuos, puede ser apropiado enviar facturas periódicas (p. ej., mensuales, trimestrales) en las que se indiquen los servicios prestados durante un período en particular.

• Empresas de productos: Las empresas que venden bienes físicos suelen emitir una factura en el punto de venta o cuando se confirma un pedido. Por ejemplo, una tienda de ropa enviaría una factura tras una compra, mientras que una empresa de comercio electrónico enviaría por lo general una factura cuando se procesa el pedido del cliente.

• Facturación por avance: Para proyectos más grandes que abarcan períodos prolongados, como la construcción y el desarrollo de software personalizado, las empresas suelen usar la facturación por avance. Esto significa que emiten facturas en varios hitos del proyecto o etapas de finalización. La facturación por avance facilita el flujo de caja y mantiene al cliente informado sobre el avance y los costos asociados.

• Facturación recurrente: Para servicios por suscripción, como membresías de gimnasios y suscripciones de software como servicio (SaaS), las empresas suelen enviar facturas en un ciclo regular (p. ej., mensual, trimestral, anual). Este tipo de facturación refleja la naturaleza recurrente del servicio.

• Pago por adelantado: En determinadas situaciones, en especial cuando se trata de productos hechos a medida o el crédito del cliente es incierto, puede ser necesario realizar un pago por adelantado. En este caso, la empresa emitiría una factura que detalla el pago por adelantado requerido antes de entregar los bienes o prestar los servicios.

• Modelo de retención: Las empresas, como los bufetes de abogados y las agencias de relaciones públicas, suelen operar con un modelo de retención, donde el cliente paga una comisión predeterminada y regular. En este caso, la empresa emitiría una factura a un ritmo preestablecido en el que se muestre cómo se asignó esa comisión (p. ej., las horas trabajadas), junto con cualquier costo adicional más allá de la retención.

En todos estos casos, es importante que las empresas comuniquen con claridad las expectativas de pago, se aseguren de facturar de forma oportuna y realicen un seguimiento de los pagos cuando corresponda.

Cómo hacer una factura paso a paso

A continuación, te mostramos una guía práctica paso a paso que puedes seguir cada vez que factures a un cliente.

Determinar cómo elaborarás la factura

Primero, decide el método (si utilizarás una plantilla prediseñada, software de contabilidad, un generador en línea o un documento que tú mismo elabores). Si tus facturaciones son ocasionales, entonces con una plantilla simple bastará. Si, en cambio, facturas con frecuencia, con un software que realice los cálculos y lleve un seguimiento de los pagos podrás ahorrar tiempo.

Colocar la información de tu empresa en la parte superior

Comienza por colocar el nombre de la empresa, la dirección postal, el número de teléfono, el correo electrónico y el logotipo, si tienes uno. De este modo, los clientes sabrán de inmediato a quién le están pagando. Además, las facturas se verán más profesionales.

Agregar la información del cliente

Incluye el nombre del cliente (o el de su empresa), la dirección de facturación y, si es posible, la persona o el departamento en particular que se encargan de gestionar los pagos de esa parte de la empresa. Este detalle es importante, ya que enviar la factura al contacto incorrecto seguramente provocará demoras en el pago.

Asignarle un número de factura único

Asígnale a cada factura un número identificativo propio. Lo ideal es utilizar una secuencia constante (p. ej., 0001, 0002, etc.). De esta manera, será mucho más fácil mantener organizados tus libros contables y hacer referencia a una factura en particular en el futuro si surgieran preguntas.

Anotar la fecha de emisión y la fecha de vencimiento

Registra la fecha en la que enviarás la factura y especifica exactamente cuándo esperas recibir el pago. En lugar de escribir "30 netos", calcula y especifica la fecha exacta en el calendario, de modo que el cliente no tenga que adivinar nada.

Desglosar lo que se cobrará

Enumera todos los productos o servicios por separado en lugar de agruparlos en un solo cargo. Para cada línea, detalla qué se proporcionó, la cantidad o el tiempo insumido, la tarifa y el total que corresponde a todo eso. Cuanto más específicas sean las descripciones, menos probabilidades habrá de que el cliente dude sobre un cargo o se demore en pagarlo.

Calcular el total

Suma todas las líneas del desglose para calcular el subtotal y luego aplica los impuestos, los descuentos o las comisiones adicionales correspondientes en líneas independientes. Asegúrate de que el total adeudado destaque de manera evidente (una buena opción es utilizar negrita o un tamaño de fuente más grande en la parte inferior).

Explicar de qué manera y cuándo quieres que te paguen

Aclara qué métodos de pago aceptas (p. ej., transferencia bancaria, tarjeta, cheque, aplicaciones de pagos digitales), y detalla si cobrarás cargos en caso de pago tardío o si ofreces incentivos por pago anticipado.

Revisar y enviar

Revisa bien todo el documento por última vez para cerciorarte de que no haya errores tipográficos, importes incorrectos o detalles que falten antes de enviar la factura. Guárdalo como PDF para que no se modifique su formato y entrégalo a través del método que mejor se adecue al cliente (ya sea por correo electrónico, un portal de pagos o tu propia plataforma de facturación).

Diferentes formas de crear facturas

Por lo general, las empresas eligen entre dos enfoques para la facturación: herramientas automatizadas creadas para el trabajo o métodos manuales.

¿Cuáles son las prácticas recomendadas para la creación de facturas?

La creación y gestión de facturas es un componente fundamental de la generación de ingresos y la gestión del flujo de caja. Aplicar prácticas recomendadas en este ámbito puede acelerar los pagos, reducir las consultas relacionadas con los pagos y fortalecer las relaciones con los clientes.

A continuación te presentamos algunas prácticas recomendadas para las empresas:

• Usa un diseño profesional: tu factura debe tener un aspecto profesional y ser fácil de leer para el cliente, lo que refleja la alta calidad de tu marca y servicio. La coherencia en el diseño demuestra profesionalismo y, a la vez, ayuda a tus clientes a localizar la información clave rápidamente, lo que a su vez facilita un pago más rápido. El uso de una plantilla de factura o un software especializado puede simplificar este proceso y garantizar que cada factura que envíes mantenga un estándar profesional.

• Incluye toda la información necesaria: asegúrate de que tu factura contenga todos los detalles importantes, incluidos el nombre de la empresa y la dirección, una descripción de los bienes o servicios prestados y el monto total adeudado. Incorpora también tu identificación fiscal si la ley lo exige.

• Desglosa tus servicios o productos: detalla cada servicio o producto prestado, incluido su costo asociado. Una factura detallada elimina cualquier ambigüedad sobre lo que le estás cobrando a tu cliente, refuerza la confianza y reduce la probabilidad de que surjan disputas.

• Aclara las condiciones de pago: las condiciones de pago deben ser claras para los destinatarios, incluidos detalles como la fecha de vencimiento y los diferentes métodos de pago que aceptas. Si cobras multas por pagos atrasados, indícalo desde el principio.

• Usa números de factura únicos: asegúrate de que cada factura tenga su propio número de factura. Este sistema de numeración simplifica la gestión de las facturas y puede ser importante en caso de disputas o auditorías, ya que te permite rastrear y recuperar fácilmente el documento correcto.

• Entrega con prontitud: envía tus facturas lo antes posible. Cuanto antes reciba la factura el cliente, mayor será la probabilidad de que realice el pago con antelación. Esto puede tener un impacto positivo en tu flujo de caja y planificación financiera.

• Haz un seguimiento: sé proactivo a la hora de hacer el seguimiento de las facturas no pagadas. Recordar a tus clientes de forma educada cuándo vence o está atrasado un pago mantiene la transacción en su radar y demuestra tu profesionalismo. Este paso (y otros) se pueden automatizar con una solución tecnológica como Stripe Invoicing, que analizaremos con más detalle a continuación.

• Lleva un registro: mantén un registro completo de todas las facturas emitidas y los pagos recibidos. Estos registros sirven como una excelente referencia para hacer un seguimiento de los pagos y las facturas atrasadas, y son indispensables para la gestión financiera, las auditorías y las obligaciones tributarias. Trabajar con un proveedor de pagos y facturación integral como Stripe puede minimizar la complejidad y el flujo de trabajo asociados con el mantenimiento de registros financieros.

• Usa herramientas digitales: utiliza software de facturación o plataformas digitales. Estas soluciones, incluidas las que ofrece Stripe, pueden automatizar varios aspectos del proceso de facturación, como la creación de facturas recurrentes, el envío de recordatorios de seguimiento y el mantenimiento de registros digitales. Esto te puede ahorrar un tiempo valioso y reducir la posibilidad de cometer errores humanos.

• Personaliza tus facturas: cuando corresponda, considera la posibilidad de agregar una nota personalizada o un sencillo agradecimiento a tu cliente. Este pequeño toque personal puede ayudar a forjar una relación comercial sólida y positiva que perdure más allá de la transacción.

• Facilita el pago: simplifica el proceso de pago para facilitar que los pagos se realicen a tiempo. Ofrecer múltiples métodos de pago y permitir pagos electrónicos puede hacer que sea más conveniente para los clientes liquidar sus facturas, lo que te ayuda a recibir los pagos de forma más rápida.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica tu proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Ya sea que administres una facturación recurrente o de una sola vez, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a simplificar las operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

Obtén más información sobre cómo Stripe puede simplificar el proceso de facturación o empieza hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre cómo crear una factura

A continuación encontrarás las respuestas a algunas preguntas frecuentes de las empresas sobre la creación y el envío de facturas.