Requisitos de las facturas: qué datos deben incluir las empresas

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Qué es una factura?
  3. ¿Para qué se utilizan las facturas?
  4. Requisitos de las facturas: qué incluir
  5. Mejores prácticas para las facturas: cómo elaborar una factura
  6. Ventajas de seguir buenas prácticas de facturación

Conocer los requisitos de las facturas pueden ayudar a impulsar la eficacia del flujo de caja y a fomentar la transparencia de todas las empresas en las relaciones con los clientes.

Las facturas son mucho más que meras reclamaciones de pago. Son documentos legales y registros históricos de ventas, además de una pieza importante de tu flujo de trabajo financiero. Si una empresa pule el proceso de facturación y sabe qué debe incluir en una factura, puede evitar los errores comunes de las facturas poco claras o incompletas, como retrasos en los pagos o cargos disputados.

Te explicamos los datos importantes que las empresas deben incluir en sus facturas para que puedas optimizar tus operaciones y mejorar tus resultados.

¿De qué trata este artículo?

  • ¿Qué es una factura?
  • ¿Para qué se utilizan las facturas?
  • Requisitos de las facturas: qué incluir
  • Mejores prácticas para las facturas: cómo elaborar una factura
  • Ventajas de seguir buenas prácticas de facturación

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento formal que una empresa envía a un cliente. Sirve como un registro de los bienes o servicios que la empresa ha proporcionado e incluye un importe total calculado que el cliente está obligado a pagar. La transacción puede ser por productos, servicios o una combinación de ambos.

Una factura sirve como un contrato de venta, un recibo y una verificación legal y fiscal de una transacción. Es indispensable en cualquier negocio y, por tanto, se trata de un componente clave de las ventas y del proceso de pago.

¿Para qué se utilizan las facturas?

La finalidad principal de una factura es proporcionar los detalles de una transacción entre dos partes, con la atribución al cliente de la obligación de pagar el importe adeudado. También facilita una contabilidad precisa a ambas partes, lo que les permite mejorar la gestión financiera y aumentar la transparencia. Las facturas tienen muchas funciones importantes para las empresas:

  • Solicitudes de pago
    Una factura es un documento formal para solicitar el pago a un cliente. En ella se detalla el importe adeudado por los bienes o servicios proporcionados por la empresa, lo que facilita el proceso de pago.

  • Seguimiento de los ingresos
    Las facturas son herramientas importantes para realizar un seguimiento de las ventas y los ingresos. Ofrecen un registro cronológico de las transacciones comerciales, lo que facilita la supervisión de las ventas a lo largo del tiempo, la identificación de las tendencias estacionales y la evaluación del rendimiento productos o servicios específicos.

  • Gestión financiera
    Es necesario que la facturación sea precisa y puntual para gestionar el flujo de efectivo de una empresa. Con la emisión rápida de factura y el seguimiento de los pagos pendientes, las empresas pueden mantener buenos niveles de liquidez.

  • Mantenimiento de registros
    Las facturas sirven como registro oficial de una venta. Ayudan a las empresas a llevar un registro del inventario, a supervisar los hábitos de compra de un cliente y a gestionar los saldos de las cuentas.

  • Fines fiscales
    Las facturas son fundamentales para las declaraciones fiscales de una empresa. Ofrecen toda la documentación necesaria para calcular los ingresos, aplicar deducciones fiscales y justificar los gastos reclamados en las declaraciones de impuestos.

  • Protección legal
    Las facturas también pueden servir como documento legal en casos de disputas o auditorías. Ofrecen los detalles de las transacciones, que se pueden utilizar para resolver desacuerdos en los pagos o para verificar la actividad financiera durante una auditoría.

  • Comunicación con el cliente
    Las empresas suelen utilizar las facturas para comunicarse con sus clientes. Pueden servir para facilitar información sobre las condiciones de pago, los datos de contacto o incluso para aumentar las ventas o hacer promociones cruzadas de otros productos o servicios.

Requisitos de las facturas: qué incluir

Las facturas deben contener datos específicos que cumplan las disposiciones legales y faciliten la comprensión y el pago a los clientes. Estos son los principales detalles que las empresas deben incluir en una factura:

  • Encabezado
    La palabra «factura» debe aparecer en un lugar visible y destacado en la parte superior del documento para identificarla rápidamente como tal.

  • Información de tu empresa
    Incluye tu razón social, el domicilio de la empresa, los datos de contacto (como el número de teléfono o el correo electrónico) y otra información pertinente. Si tu empresa tiene logotipo, su aspecto debe ser profesional.

  • Información de la empresa del cliente
    Debes incluir el nombre, el domicilio y los datos de contacto del cliente o la empresa a la que facturas.

  • Número de factura
    Asigna un número de identificación único a cada factura. Esto sirve a ambas partes para hacer referencia a la transacción en el futuro en caso de que surja alguna disputa.

  • Fecha de la factura
    Indica la fecha de la factura, que se corresponde con la fecha en la que se emite. Este dato es importante para gestionar el calendario de pagos y saber el estado del flujo de efectivo.

  • Condiciones de pago
    Refleja con claridad las condiciones de pago, que podrían englobar la fecha de vencimiento del pago, posibles incentivos por pronto pago, penalizaciones por demora y los métodos de pago aceptados.

  • Partidas individuales de los bienes o servicios
    Detalla qué se le cobra al cliente. Crear partidas individuales de cada artículo o servicio, junto con su descripción, la cantidad o las horas trabajadas, la tarifa y el importe total de cada partida.

  • Subtotal
    Calcula y refleja el subtotal, que se corresponde con el importe total antes de aplicar cualquier impuesto o comisión adicional. Es la suma de los importes de todas las partidas individuales.

  • Impuestos, comisiones y descuentos
    Si procede, indica el impuesto sobre las ventas, el IVA, las comisiones de envío o los descuentos. Cada uno de ellos debe reflejarse como una partida individual, que se sumará o restará al subtotal.

  • Importe total adeudado
    Indica el importe total adeudado. Se trata del importe final que el cliente te debe, después de sumar los impuestos y las comisiones al subtotal y de restar cualquier descuento.

  • Notas
    Puedes utilizar esta sección opcional para ofrecer información adicional, como notas de agradecimiento, recordatorios u otra información pertinente a la transacción.

Si incluyes todos estos datos, tu factura cumplirá los estándares profesionales, y también proporcionarás a tus clientes toda la información que necesitan para pagar con puntualidad y diligencia. También podrás tener un registro detallado de todas las transacciones para futuras referencias, mantenimiento de registros, declaraciones fiscales y cualquier posible requerimiento legal.

Mejores prácticas para las facturas: cómo elaborar una factura

Para que una factura resulte eficaz, no basta con añadir los datos necesarios. Por ello, a la hora de crearla, también debes tener en cuenta algunas mejores prácticas, como las siguientes:

  • Sé claro y conciso: cada componente de tu factura debe ser simple y fácil de entender. La ambigüedad puede provocar retrasos en los pagos, así que detalla cada cargo lo mejor posible.

  • Usa un formato profesional: tu factura no solo debe ser funcional, sino también profesional. Esto dice mucho de la credibilidad de tu negocio. Un espaciado uniforme, una fuente legible y un diseño lógico son aspectos que contribuyen a la eficacia general de una factura.

  • Utiliza números de factura únicos: cada factura debe tener un número único para facilitar el seguimiento. Una práctica común es usar números consecutivos, o puedes incorporar fechas o códigos de cliente.

  • Establece condiciones de pago claras: especifica el vencimiento del pago (por ejemplo, en el momento de la recepción, 30 días, 60 días, etc.) y las formas de pago aceptadas. Cuanto más práctico resulte al cliente, más rápido recibirás el pago.

  • Detalla los servicios o productos en partidas individuales: reflejar cada servicio o producto en una partida individual permite a los clientes identificar mejor lo que pagan, lo que reduce la posibilidad de que disputen los cargos.

  • Aplica los impuestos y descuentos correctamente: si procede, calcula los impuestos, las comisiones y los descuentos con minuciosidad, y súmalos o réstalos al subtotal para determinar el importe total adeudado.

  • Sé amable: un poco de cortesía puede ser de gran ayuda. Incluye un mensaje o una breve nota de agradecimiento para tu cliente. Un gesto amable como este puede reforzar las relaciones y, quizá, agilizar los pagos.

  • Envía las facturas con puntualidad: envía tus facturas lo antes posible después de entregar los bienes o servicios. Cuanto más rápido las envíes, más posibilidades habrá de que te paguen antes.

  • Haz un seguimiento: si no recibes un pago en la fecha de vencimiento, haz un seguimiento con un recordatorio cordial. Puedes hacerlo por correo electrónico, por teléfono o con otra factura recordatoria.

  • Conserva copias: es conveniente que guardes copias de todas las facturas. Puede ser útil para la gestión financiera, para fines fiscales y en caso de que se dispute una transacción.

Ventajas de seguir buenas prácticas de facturación

Las prácticas de facturación son una parte importante de las operaciones comerciales. Contribuyen a la solidez financiera de una empresa y a mantener buenas relaciones con los clientes. Aplicar buenas prácticas de facturación ofrece muchas ventajas:

  • Mejorar la gestión del flujo de caja
    Las buenas prácticas de facturación aumentan automáticamente el flujo de efectivo, un aspecto importante para cualquier negocio. Emitir facturas con puntualidad y con condiciones de pago claras permite a las empresas recibir los pagos más rápido, lo que reduce la brecha entre el gasto en los bienes o servicios proporcionados y los ingresos obtenidos. Así las empresas pueden asegurarse de contar con los fondos necesarios para sufragar los costes operativos, los sueldos de los empleados y la inversión en el inventario o los recursos. De esta forma, también se reduce la necesidad de contratar préstamos o líneas de crédito, lo que permite ahorrar en intereses y aumentar la estabilidad financiera.

  • Aumentar la satisfacción del cliente
    Unas prácticas de facturación claras, precisas y profesionales pueden aumentar la satisfacción del cliente. Incluye un desglose detallado de los costes, los impuestos y el importe total adeudado, además de varias opciones de pago para mayor comodidad. Ofrecer a los clientes toda la información que necesitan para procesar los pagos transmite respeto por su tiempo y dinero y refuerza su confianza en la empresa, lo que se traduce en repeticiones de compra en tu empresa y en recomendaciones. Si los clientes están satisfechos, es más probable que paguen con puntualidad, lo que aumenta el flujo de caja y reduce la carga administrativa que supone el seguimiento de los pagos atrasados.

  • Mejorar tu imagen profesional
    En el mundo de los negocios, los detalles marcan la diferencia. El diseño, la claridad y la precisión de tu factura son el reflejo de tu imagen general como empresa. Los clientes percibirán una factura bien diseñada como un indicio de una organización bien gestionada, lo que refuerza tu imagen profesional. De esta forma, puedes aumentar la confianza del cliente y poner el listón muy alto en tus transacciones. Además, un formato de factura uniforme donde aparezca tu imagen de marca (el logotipo, los colores de la marca, el nombre de la empresa, etc.) te ayuda a potenciar tu visibilidad e identidad de marca.

  • Facilitar los pagos puntuales
    Una factura clara y completa reduce la probabilidad de malentendidos o consultas por parte de tus clientes, que suelen ser un motivo de retraso en los pagos. Si especificas las condiciones de pago, las fechas de vencimiento y los métodos de pago aceptados, puedes crearte expectativas claras de cuándo y cómo esperar el pago. La emisión rápida de las facturas después de una venta, junto con recordatorios cordiales de los pagos vencidos, también insta a los clientes a priorizar la liquidación de los importes adeudados.

  • Gestionar tus registros financieros
    Una factura bien elaborada es un registro importante de tus ventas. Los números de factura únicos te facilitan la consulta de las transacciones y su seguimiento. Una descripción detallada de los bienes o servicios te permite controlar mejor los flujos de ingresos, lo que facilita la identificación de los productos o servicios que son más rentables. Además, guardar copias de todas las facturas puede simplificar el mantenimiento de registros, lo que facilita el seguimiento de los ingresos, la conciliación de las cuentas y la preparación de estados financieros o declaraciones fiscales.

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