In een ouderdomsrapport voor debiteuren worden onbetaalde klantfacturen en ongebruikte creditnota's per datumbereik weergegeven. Hierbij worden vorderingen gecategoriseerd op basis van hoelang ze al openstaan en onderverdeeld in intervallen van 30 dagen (bijvoorbeeld 0-30 dagen, 31-60 dagen, 61-90 dagen). Dit rapport helpt ondernemingen achterstallige facturen te identificeren en de status van hun vorderingen te beoordelen. Volgens een analyse uit 2022 van 250.000 facturen die via Due-software werden verstuurd, werd 63% van de facturen voor eenmalige betalingen binnen 30 dagen na uitgifte betaald. Dit betekent dat meer dan een derde in aanmerking kwam voor een ouderdomsrapport voor debiteuren.

In deze whitepaper lees je wat ondernemingen moeten weten over de ouderdomsopbouw van debiteuren: hoe het werkt, hoe je zelf rapporten kunt maken en wat de voordelen zijn van de ouderdomsopbouw van debiteuren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat staat er in een ouderdomsrapport voor debiteuren?
  
• Ouderdomsrapporten voor debiteuren opstellen en gebruiken
  
• Hoe bereken je de ouderdomsopbouw van debiteuren?
  
• Voordelen van de ouderdomsopbouw van debiteuren
  

Wat staat er in een ouderdomsrapport voor debiteuren?

Een ouderdomsrapport voor debiteuren bevat doorgaans de volgende elementen:

• Klantgegevens: De klant- of bedrijfsnaam. Dit kunnen ook contactgegevens of een rekeningnummer ter referentie zijn.

• Factuurgegevens: Het factuurnummer, de datum van uitgifte en het totale verschuldigde bedrag.

• Ouderdomsopbouw-categorieën: Ouderdomsopbouw-categorieën geven aan hoelang een factuur openstaat. Veelgebruikte categorieën zijn 0-30 dagen, 31-60 dagen, 61-90 dagen en meer dan 90 dagen.

• Verschuldigde bedragen: Het verschuldigde bedrag in elke ouderdomsopbouw-categorie per klant en het totale verschuldigde bedrag voor alle ouderdomsopbouw-categorieën per klant. Het rapport kan ook een eindtotaal van alle verschuldigde vorderingen bevatten.

• Creditnota's: Rapporten kunnen gegevens bevatten van ongebruikte creditnota's, die een tegoed bieden voor een factuur.

• Opmerkingen: Rapporten kunnen een sectie met opmerkingen of notities bevatten waarin details over incasso-inspanningen, betalingsovereenkomsten of andere relevante gegevens staan.

Ouderdomsrapporten voor debiteuren opstellen en gebruiken

Het rapport opstellen

Ondernemingen kunnen ouderdomsrapporten handmatig opstellen via spreadsheets of deze rapporten automatiseren met boekhoud- of facturatiesoftware die gegevens rechtstreeks uit de debiteurenadministratie haalt. Deze software kan mogelijk ook automatische betalingsherinneringen naar klanten sturen. Sommige ondernemingen integreren hun ouderdomsrapporten ook met CRM-systemen (Customer Relationship Management) om financiële gegevens te combineren met klantinteractiegegevens.

Afhankelijk van de behoeften van een onderneming kunnen ouderdomsrapporten op maat worden gemaakt met aanvullende informatie, zoals betaaltermijnen, eerdere incasso-inspanningen of notities over communicatie met de klant. Dit zijn de basisstappen voor het maken van een ouderdomsrapport voor debiteuren:

• facturen samenstellen
  
• tijdsintervallen instellen voor categorisering (bijvoorbeeld 0-30 dagen, 31-60 dagen)
  
• facturen categoriseren op basis van hoelang ze onbetaald zijn
  
• klantsaldo's voor elke categorie berekenen
  
• de totale saldo's voor elke categorie berekenen
  

Werk deze rapporten regelmatig bij (veel ondernemingen doen dit maandelijks). Zo zie je precies hoe je debiteuren ervoor staan en beschik je over waardevolle documentatie in het geval van financiële audits.

Het rapport analyseren

Plan consistente controles van het ouderdomsrapport, meestal wekelijks of maandelijks, om vorderingen nauwlettend in de gaten te houden en eventuele achterstallige debiteuren vroegtijdig te identificeren. Ondernemingen gebruiken het rapport om de volgende aandachtspunten te beoordelen:

• Achterstallige debiteuren: Identificeer welke klanten betalingsachterstanden hebben en hoelang hun facturen al achterstallig zijn. Concentreer je op debiteuren die al lange tijd achterstallig zijn. Dit zijn de problematische debiteuren die onmiddellijke aandacht vereisen.

• Kredietbeleid: Evalueer de effectiviteit van kredietbeleid en -praktijken, waaronder de duidelijkheid van termijnen voor betalingen, boetes voor te late betalingen en mogelijke stimulansen voor vroege betalingen. Als bedragen vaak in de oudere categorieën terechtkomen of bedragen in deze categorieën hoog zijn, kan dit duiden op beleid dat te soepel is of niet effectief wordt gehandhaafd.

• Oninbare vorderingen: Beoordeel het risico van oninbare vorderingen. Hoe langer een factuur onbetaald blijft, hoe kleiner de kans dat deze alsnog wordt betaald: Uit de Due-analyse van 2022 blijkt dat de kans zeer klein is (slechts 18%) dat een factuur wordt voldaan als deze binnen 90 dagen na ontvangst nog niet is betaald.

• Patronen of trends: Zoek naar trends die kunnen wijzen op grotere problemen, zoals frequente vertragingen van specifieke klanten of problemen met bepaalde producten of diensten die leiden tot geschillen en betalingsachterstanden. Kijk in welke ouderdomsopbouwperioden de meeste onbetaalde vorderingen voorkomen.

Actie ondernemen naar aanleiding van het rapport

Gebruik de inzichten die zijn verkregen uit ouderdomsrapporten om het kredietbeleid, de strategieën voor klantcommunicatie en de algehele processen voor debiteurenbeheer te verbeteren. Op basis van het rapport kunnen ondernemingen het volgende doen:

• Prioriteit geven aan incasso-inspanningen: Gebruik het rapport om prioriteit te geven aan je incassoactiviteiten. Concentreer je eerst op de oudste schulden, omdat deze een hoger risico lopen om in oninbare vorderingen te veranderen.

• Betalingsherinneringen versturen: Neem contact op met klanten met achterstallige debiteuren. Los eventuele problemen op, zoals geschillen over facturen.

• Juridische stappen ondernemen: Voor debiteuren die ondanks incasso-inspanningen gedurende een langere periode onbetaald blijven, kun je overwegen of het de moeite waard is om juridische stappen te ondernemen om het geld alsnog te innen. Dit moet een laatste redmiddel zijn, omdat het kostbaar en tijdrovend kan zijn.

• Onderhandelen over betaalregelingen: Ondernemingen kunnen met klanten onderhandelen over betaalregelingen om verschuldigde bedragen geleidelijk terug te krijgen.

• Kredietbeleid aanpassen: Als je een patroon van late betalingen van bepaalde klanten of branches opmerkt, is het misschien tijd om je kredietvoorwaarden voor die groepen te controleren en eventueel aan te passen. Ondernemingen kunnen de kredietvoorwaarden aanpassen om snellere betalingen te eisen of over te stappen op vooruitbetaling of betaling bij bezorging.

• Prognose van cashflow maken: Pas je financiële prognoses aan op basis van hoeveel geld er volgens het rapport zou moeten binnenkomen.

• Oninbare vorderingen afschrijven: Als de schuld oninbaar wordt geacht, kan de onderneming besluiten het bedrag af te schrijven als kosten voor oninbare vorderingen.

• Proactieve maatregelen implementeren: Overweeg om proactieve maatregelen te nemen, zoals het uitvoeren van kredietcontroles voor nieuwe klanten of het vereisen van borgsommen of gedeeltelijke betalingen vooraf voor grote bestellingen of omvangrijke dienstverlening.

Hoe bereken je de ouderdomsopbouw van debiteuren?

• Factuurgegevens verzamelen
  Verzamel alle openstaande facturen. Documenteer de factuurdatum, de naam van de klant en het verschuldigde bedrag.

• De ouderdomsopbouwperioden bepalen
  Bepaal welke tijdsbestekken je wilt gebruiken voor de ouderdomsopbouw van de vorderingen.

• Elke factuur categoriseren
  Bereken het aantal dagen dat elke factuur openstaat. Deel deze in de juiste ouderdomsopbouwperiode in.

• Klanttotalen berekenen
  Orden facturen op klant en ouderdomsopbouwperiode. Bereken het totale verschuldigde bedrag van elke klant voor elke ouderdomsperiode.

• Het rapport opstellen
  Maak een tabel of spreadsheet waarbij alle klanten langs de verticale as staan en de ouderdomsopbouw-categorieën langs de horizontale as. Vul de tabel in met de opgetelde bedragen voor elke klant en categorie. Voeg onder elke kolom een veld voor het totaal toe om het totale bedrag aan vorderingen in elke ouderdomsopbouw-categorie te zien.

Voorbeeldberekening

Stel je voor deze voorbeeldberekening een onderneming voor met drie openstaande facturen:

• Factuur A: $ 1000, 20 dagen geleden uitgegeven

• Factuur B: $ 2000, 40 dagen geleden uitgegeven

• Factuur C: $ 3000, 75 dagen geleden uitgegeven

Voor de berekening van de ouderdomsopbouw wordt factuur A in de categorie 0-30 dagen geplaatst, factuur B in de categorie 31-60 dagen en factuur C in de categorie 61-90 dagen. In het rapport worden deze categorieën getoond en worden de bedragen voor elke categorie bij elkaar opgeteld, in dit geval $ 1000 die verschuldigd is in 0-30, $ 2000 in 31-60 en $ 3000 in 61-90.

Voordelen van de ouderdomsopbouw van debiteuren

• Beter cashflowbeheer: Door achterstallige facturen bij te houden, kunnen ondernemingen ervoor zorgen dat ze over de nodige middelen beschikken voor de bedrijfsvoering en investeringen.

• Minder oninbare vorderingen: Door achterstallige debiteuren snel te identificeren en aan te pakken, kunnen ondernemingen de kans verkleinen dat vorderingen oninbaar worden.

• Controle van kredietwaardigheid van klanten: Het ouderdomsrapport stelt ondernemingen in staat om de kredietwaardigheid van hun klanten te beoordelen en hun kredietvoorwaarden dienovereenkomstig aan te passen.

• Efficiënter incassoproces: Met ouderdomsrapporten voor debiteuren kunnen ondernemingen strategische incassoprocessen implementeren die prioriteit geven aan de debiteuren die het langst achterstallig zijn.

• Weloverwogen financiële planning: Het ouderdomsrapport geeft een duidelijk beeld van de verwachte instroom van geld uit vorderingen, zodat de financiële planning kan worden onderbouwd.

• Naleving van de regelgeving en rapportage: Met ouderdomsrapporten voor debiteuren kunnen ondernemingen aantonen dat ze de regels naleven en aan de rapportagevereisten voldoen.

• Beter relatiebeheer: Ondernemingen kunnen ouderdomsrapporten voor debiteuren gebruiken om klanten te identificeren die mogelijk in de financiële problemen zitten en met hen communiceren om oplossingen te vinden die voor beide partijen werken. Dit draagt bij aan een positieve klantrelatie.