Onbetaalde facturen zijn rekeningen of facturen die een bedrijf aan klanten heeft uitgegeven, maar die nog niet zijn betaald. Deze facturen worden beschouwd als debiteuren voor het bedrijf, wat betekent dat het verwachte toekomstige cahsflows zijn waarop het bedrijf recht heeft. Onbetaalde facturen kunnen de financiële gezondheid van een bedrijf aantasten, en uit een onderzoek uit 2022 bleek dat 49% van de facturen die door Amerikaanse bedrijven wordt uitgegeven achterstallig raakt. Het is belangrijk om onbetaalde facturen te innen, omdat inkomsten die nog niet in contante vorm zijn gerealiseerd, van invloed kunnen zijn op het vermogen van het bedrijf om financiën te beheren en te investeren in groei of activiteiten.

Hieronder bespreken we onbetaalde facturen en de zakelijke implicaties ervan: wat is de oorzaak, wat zijn vroege indicatoren, hoe kunnen ze worden voorkomen en hoe kun je reageren als ze zich voordoen. Dit is wat je moet weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe onbetaalde facturen de gezondheid van het bedrijf beïnvloeden
  
• Veelvoorkomende oorzaken van onbetaalde facturen en hoe je ze kunt voorkomen
  
• Waarschuwingssignalen voor niet-betaling
  
• Best practices om facturen te innen
  
• Juridische mogelijkheden om onbetaalde facturen te innen
  
• Het gebruik van technologie voor debiteurenbeheer
  

Hoe onbetaalde facturen de gezondheid van het bedrijf beïnvloeden

Onbetaalde facturen kunnen op de volgende manieren van invloed zijn op de financiële gezondheid van een bedrijf:

• Cashflow. Bedrijven zijn afhankelijk van een constante instroom van contant geld om operationele kosten te dekken, zoals salarissen, huur en nutsvoorzieningen. Wanneer betalingen worden uitgesteld, kan dit leiden tot een tekort in de cashflow, waardoor het voor het bedrijf moeilijk wordt om aan de financiële verplichtingen te voldoen.

• Toewijzing van middelen. Onbetaalde facturen vereisen vaak extra middelen, zoals tijd en personeel, om contact met klanten op te nemen en te proberen uitstaande betalingen te innen. Hierdoor zijn er minder middelen beschikbaar voor andere productieve activiteiten, wat mogelijk van invloed is op de algehele bedrijfsefficiëntie.

• Budgettering. Door niet-geïnde inkomsten uit onbetaalde facturen kan het voor een bedrijf last zijn om de financiën nauwkeurig te voorspellen, wat budgettering en financiële planning bemoeilijkt en het moeilijker maakt om middelen effectief toe te wijzen aan toekomstige projecten of investeringen.

• Krediet. Bedrijven zijn voor hun activiteiten en groei vaak afhankelijk van kredietlijnen of leningen. Veel onbetaalde facturen kunnen de kredietwaardigheid van een bedrijf aantasten, waardoor het moeilijker of duurder wordt om financiering rond te krijgen.

• Investeringen en groei. De onzekerheid en financiële druk die worden veroorzaakt door onbetaalde facturen kunnen het vermogen van een bedrijf om te investeren in nieuwe kansen of groeigebieden beperken. Zonder betrouwbare cashflow is het lastig om innovatie te financieren, activiteiten uit te breiden of extra personeel aan te nemen.

• Relaties met leveranciers. Onbetaalde facturen kunnen het vermogen van een bedrijf om leveranciers op tijd te betalen onder druk zetten, wat zakelijke relaties kan schaden en in de toekomst tot minder gunstige voorwaarden kan leiden.

Veelvoorkomende oorzaken van onbetaalde facturen en hoe je ze kunt voorkomen

Veelvuldige onbetaalde facturen kunnen zowel direct invloed hebben op de financiële gezondheid als wijzen op verdergaande problemen binnen het bedrijf, zoals problemen met de product- of dienstkwaliteit, klanttevredenheid of effectiviteit van de kredietcontroleprocessen van het bedrijf. Bedrijven moeten zowel de directe gevolgen van onbetaalde facturen beperken als proberen inzicht te krijgen in waarom ze ontstaan. Hier zijn de meest voorkomende oorzaken van onbetaalde facturen, samen met enkele tips om ze te voorkomen.

• Slechte communicatie. Het is mogelijk dat klanten facturen niet betalen vanwege misverstanden of onduidelijkheid over de betalingsvoorwaarden of details van de producten of diensten.

  • Preventie. Communiceer duidelijk met klanten over betaaltermijnen, deadlines en details van de geleverde goederen of diensten. Bevestig dat de factuur alle benodigde informatie bevat en naar de juiste persoon of afdeling wordt gestuurd.
    

• Betwiste betalingen. Klanten betalen een factuur mogelijk niet als ze het niet eens zijn met de kosten of als ze ontevreden zijn over de ontvangen goederen of diensten.

  • Preventie. Bied producten of diensten van hoge kwaliteit om chargebacks te voorkomen. Zorg voor een duidelijk proces om klachten of chargebacks snel en effectief af te handelen.
    

• Onnauwkeurige facturatie. Fouten in de facturatie, zoals het vermelden van onjuiste bedragen, de verkeerde klant factureren of diensten niet specificeren kan leiden tot vertraagde betalingen.

  • Preventie. Voer grondige controles uit om ervoor te zorgen dat alle facturen correct en volledig zijn voordat je ze verstuurt. Gebruik facturatiesoftware om het risico op menselijke fouten te verkleinen.
    

• Complexe betalingsprocessen. Als het betaalproces ingewikkeld is, kunnen klanten de betaling vanwege het ongemak uitstellen.

  • Preventie. Maak het betaalproces zo eenvoudig mogelijk. Voeg meerdere betaalopties en duidelijke, eenvoudige instructies toe.
    

• Financiële problemen van klanten. Klanten kunnen met eigen cashflowproblemen te maken krijgen, waardoor ze niet op tijd kunnen betalen.

  • Preventie. Voer, indien mogelijk, kredietcontroles uit voor nieuwe klanten of voor grote bestellingen. Overweeg om voor grote projecten vooraf een aanbetaling of gedeeltelijke vooruitbetaling te eisen.
    

• Gebrek aan follow-up. Klanten kunnen betalingen vergeten of geen prioriteit geven, zonder dat het bedrijf daar tijdig een herinnering aan geeft of er een follow-up aan te pas komt.

  • Preventie. Implementeer een systematisch follow-upproces voor onbetaalde facturen. Stuur vóór de vervaldatum herinneringen en neem onmiddellijk contact op als een betaling te laat is.
    

Waarschuwingssignalen bij niet-betaling

Bedrijven die rode vlaggen bij niet-betaling herkennen, kunnen proactieve maatregelen nemen en de risico's van onbetaalde facturen verkleinen. Dit zijn enkele waarschuwingssignalen die aangeven dat een klant mogelijk niet op tijd of helemaal niet betaalt.

• Geschiedenis van betalingsachterstanden. Als een klant in het verleden te laat heeft betaald of inconsistent is geweest met betalingen, is de kans groot dat dit patroon zich voortzet. Je kunt deze trends eenvoudig in kaart brengen door je betaalgeschiedenis te monitoren.

• Slechte communicatie. Een klant die niet reageert of communicatie consequent vermijdt, met name als het gaat om facturen of betaalkwesties, loopt mogelijk het risico niet te betalen. Moeite om de juiste persoon of afdeling te bereiken voor betaalkwesties kan ook een rode vlag zijn.

• Financiële instabiliteit. Wees je bewust van tekenen dat een klant financiële problemen ondervindt. Het kan hierbij gaan om nieuws over ontslagen, financiële verliezen of instortingen in de sector die van invloed kunnen zijn op het betaalvermogen van de klant.

• Geschillen en klachten. Veelvuldige geschillen over facturen of klachten over goederen of diensten, ook al lijken ze onbeduidend, kunnen een voorbode zijn van niet-betaling. Deze kunnen worden gebruikt als reden om later de betaling in te houden.

• Plotselinge veranderingen in het bestelpatroon. Een plotselinge toe- of afname van bestellingen zonder duidelijke reden kan een teken van problemen zijn. Een grote, ongebruikelijke bestelling kan er bijvoorbeeld op wijzen dat een klant zijn stand te boven gaat.

• Onwil om financiële gegevens te verstrekken. Als een klant bij een business-to-business (B2B) terughoudend is met het verstrekken van kredietreferenties of financiële gegevens, kan dat duiden op mogelijke betalingsproblemen.

• Wijziging in contactgegevens. Frequente veranderingen in factuuradressen, contactnummers of belangrijk personeel zonder duidelijke communicatie kunnen een slecht teken zijn en wijzen op een mogelijke poging om betalingsverantwoordelijkheden te ontlopen.

• Ongebruikelijke urgentie. Als een nieuwe klant ongewoon hard aandringt op een spoedklus zonder bereid te zijn om aan spoedkosten of vooruitbetaling te voldoen, kan dat een teken zijn dat hij van plan is de dienst of het product te ontvangen zonder te betalen.

• Onderhandeling over betalingsvoorwaarden na levering. Een klant die na ontvangst van de goederen of diensten opnieuw probeert te onderhandelen over de betaalvoorwaarden, zoekt mogelijk naar manieren om de betaling uit te stellen of het bedrag te verlagen.

• Gedeeltelijke betalingen. Gedeeltelijke betalingen kunnen een poging zijn om te goeder trouw zijn aan een factuur te voldoen, maar ze kunnen er ook op duiden dat een klant niet in staat is het volledige bedrag te betalen.

Door deze waarschuwingssignalen vroegtijdig te herkennen, kunnen bedrijven passende maatregelen nemen, zoals het vereisen van vooruitbetalingen, het aanpassen van kredietvoorwaarden of het verhogen van de monitoring- en follow-upinspanningen om het risico op wanbetaling te minimaliseren en hun financiële gezondheid te beschermen.

Best practices om facturen te innen

Betalingsvoorwaarden

• Vooraf de betalingsvoorwaarden definiëren. Geef een duidelijk overzicht van de betaaltermijnen, zoals de vervaldatum, aanvaardbare betaalmethoden en eventuele kosten voor te late betaling, voordat met de werkzaamheden wordt begonnen. Laat de klant schriftelijk akkoord gaan met deze voorwaarden.

• De voorwaarden aanpassen op basis van een risicobeoordeling. Pas betaaltermijnen aan op basis van de kredietwaardigheid van een klant. Overweeg om klanten met een hoger risico een kortere looptijd of een vooruitbetaling te verplichten.

• Betalingsvoorwaarden opnemen in contracten. Neem je betaalvoorwaarden op in je contracten om je verwachtingen ten aanzien van betalingen wettelijk af te dwingen.

• Transparante facturen opzetten. Stuur gedetailleerde facturen met gespecificeerde diensten of producten en instructies over de betaalwijzen.

Follow-up voor achterstallige betalingen

• Snel communiceren. Neem contact op zodra een betaling achterstallig is. De eerste herinnering mag vriendelijk zijn, ervan uitgaande dat er een vergissing of een klein probleem is ontstaan.

• Regelmatig opvolgen. Zorg voor een systematische aanpak voor de follow-up, zoals een schema voor herinneringen via verschillende communicatiekanalen (bijv. e-mail, telefoongesprek en brieven). Overweeg het gebruik van factureringssoftware die automatisch herinneringen stuurt voor achterstallige betalingen en alle communicatie bijhoudt.

• Een escalatieproces ontwikkelen. Een escalatieproces voor achterstallige betalingen moet omvatten wanneer je lopende werkzaamheden moet staken, incassobureaus gaat inschakelen of juridische stappen gaat ondernemen.

• Alle communicatie documenteren. Houd een gedetailleerd verslag bij van alle interacties met de klant met betrekking tot follow-ups van betalingen. Dit kan van belang zijn bij een eventuele juridische procedure.

Klantrelaties

• Empathisch communiceren. Benader elke interactie met begrip en empathie. Erken dat klanten te maken kunnen krijgen met tijdelijke financiële problemen en toon bereidheid om met hen samen te werken.

• Onderhandelen over betaalplannen. Als een klant met echte financiële problemen wordt geconfronteerd, sta dan open voor onderhandelingen over een realistische betaalplan en zorg ervoor dat ook aan de behoeften van jouw bedrijf wordt voldaan.

• Professionaliteit behouden. Blijf zelfs in uitdagende situaties professioneel. Vermijd confronterende taal en richt je op het vinden van een oplossing.

• De relatie waarderen. Benadruk het belang van je zakelijke relatie in communicatie en geef aan dat je de voortdurende samenwerking waardeert, die verdergaat dan alleen de transactie.

• Om feedback vragen. Vraag na het oplossen van het betalingsprobleem feedback over hoe de situatie is aangepakt en wat er kan worden verbeterd. Zo kun je je processen en klantrelaties verbeteren.

Juridische mogelijkheden om onbetaalde facturen te innen

Als je bedrijf te maken krijgt met aanhoudende niet-betaling van facturen, ondanks uitgebreide interne incasso-inspanningen, moet je mogelijk juridische inningsopties overwegen. Bij verschillende scenario's kun je verschillende opties inzetten. Als de debiteur bijvoorbeeld in een ander land is gevestigd, neemt de complexiteit van de incasso toe: je moet door de rechtssystemen van meerdere landen navigeren en mogelijk samenwerken met rechtspersonen of incassobureaus die gespecialiseerd zijn in internationale schulden. Het is tijdens het incassoproces belangrijk om te voldoen aan de lokale wet- en regelgeving, zoals de Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) in de Verenigde Staten, waarin normen zijn vastgesteld voor het omgaan met debiteuren en een verbod op onrechtmatige incassopraktijken.

Voordat je juridische stappen onderneemt, moet je de kosteneffectiviteit van gerechtelijke procedures bekijken, rekening houdend met juridische kosten, gerechtskosten en het betalingsvermogen van de schuldenaar. Soms kan het pragmatischer zijn om de schuld af te schrijven of genoegen te nemen met een lager bedrag. Het is aan te bevelen om een advocaat te raadplegen die gespecialiseerd is in incasso of handelsrecht. Zo krijg je inzicht in je mogelijkheden en de kans op succes gezien je specifieke omstandigheden voordat je zelf stappen onderneemt.

Mogelijke juridische mogelijkheden voor schuldinvordering vind je hieronder:

• Aanmaning. Voordat een formele gerechtelijke procedure wordt ingesteld, wordt vaak een aanmaning naar de schuldenaar gestuurd. In deze brief wordt een overzicht gegeven van het onbetaalde bedrag, de geschiedenis van de incassopogingen en een uiterste betaaldatum. Vaak wordt aangegeven dat er juridische stappen worden ondernomen als de betaling niet op de aangegeven datum is ontvangen.

• Rechtbank voor geringe vorderingen. Voor relatief kleine bedragen kunnen bedrijven een vordering indienen bij de rechtbank voor geringe vorderingen. Het maximale bedrag dat kan worden gevorderd verschilt per rechtsgebied, variërend van $ 2.500 tot $ 25.000 in de VS. Dit proces is over het algemeen sneller en minder formeel dan bij hogere rechtbanken, en in veel gevallen is juridische vertegenwoordiging niet vereist.

• Civiele rechtszaak. Als het bedrag de drempel voor geringe vorderingen overschrijdt, is de volgende stap het aanspannen van een rechtszaak bij een civiele rechtbank. Dit proces is formeler en complexer en vereist doorgaans juridische vertegenwoordiging. De rechtbank heeft de bevoegdheid om een vonnis tegen de schuldenaar uit te vaardigen als de vordering wordt toegewezen.

• Bemiddeling of arbitrage. Voor of tijdens de gerechtelijke procedure kunnen partijen alternatieve methoden voor geschillenbeslechting overeenkomen, zoals bemiddeling of arbitrage, waarbij in beide gevallen een neutrale derde partij betrokken is. Deze methoden kunnen sneller en kosteneffectiever zijn, waardoor zonder rechtszaak een wederzijds aanvaardbare oplossing wordt gevonden.

Als je naar de rechtbank stapt en een vonnis in jouw voordeel ontvangt, kan het nog steeds een uitdaging zijn om de schuld te innen. Je kunt de volgende stappen ondernemen om het vonnis ten uitvoer te leggen:

• Dwangbevel. Dit gerechtelijk bevel maakt het mogelijk beslag te leggen op goederen of bankrekeningen van de schuldenaar om de schuld te voldoen.

• Beslaglegging. Deze juridische procedure stelt de schuldeiser in staat om geld te onderscheppen dat aan de schuldenaar verschuldigd is, zoals loon, om de schuld af te betalen.

• Pandrecht. Door een pandrecht te vestigen op het eigendom van de schuldenaar wordt de schuld afbetaald wanneer het onroerend goed wordt verkocht.

How to use technology for accounts receivable management

Using technology for accounts receivable management can simplify the process, reduce errors, and improve efficiency. Here’s how businesses can use technology to manage their accounts receivable:

Invoices

• Automated invoice generation: Use software to automatically generate and send invoices to customers. This ensures timely billing and reduces manual errors.

• Digital invoice delivery: Send invoices electronically via email or through online portals for faster delivery and easier tracking.

Online payments

• Integrated payment systems: Use platforms that allow customers to pay invoices directly online. For example, Stripe offers a suite of payment processing tools that can be integrated into your invoicing system and allow customers to pay with credit cards, bank transfers, or other methods.

• Alternative payment methods: Online payments allow for a wider variety of payment options for customers, from ACH transfers to buy now, pay later (BNPL).

Real-time reporting

• Dashboards: Use software that provides real-time dashboards showing the status of accounts receivable including outstanding invoices, paid invoices, and aging reports.
  

Business alerts

• Custom alerts: Set up alerts for overdue invoices, payment confirmations, and other key metrics to stay informed and respond quickly to any issues.
  

Communication tools

• Automated reminders: Implement systems that automatically send payment reminders to customers as due dates approach or when invoices become overdue.

• Customer portals: Provide a customer portal where clients can view their invoice history, pay outstanding invoices, and communicate with your finance team.

Integrations and APIs

• ERP and CRM integration: Integrate your accounts receivable management software with existing enterprise resource planning and customer relationship management systems for a unified view of customer interactions and financial data.

• APIs: Use application programming interfaces (APIs) to connect different systems and automate data transfer. For instance, Stripe’s APIs allow for easy integration with other financial or business management tools, enabling a cohesive workflow.

Cloud-based platforms

• Accessibility: Use cloud-based platforms to access your accounts receivable data from anywhere, allowing your team to remotely manage and monitor invoicing and payments.
  

How Stripe can help

• Automated invoicing: Stripe’s automated invoicing system can automatically generate and send invoices, track their status, and facilitate direct payment through the invoice—expediting the payment process and reducing administrative burdens associated with these processes.

• Automated payments: Stripe also has tools to automate recurring payments for subscription-based models and help with reconciliation and reporting.

• Varied payment methods: Stripe’s payments platform supports a wide range of payment methods to give customers maximum flexibility in how they complete payments.

Explore how Stripe can help automate billing, invoicing, and payment collections.