Unbezahlte Rechnungen sind Rechnungen, die ein Unternehmen an seine Kundinnen und Kunden ausgestellt hat, die jedoch noch nicht beglichen wurden. Diese Rechnungen gelten für das Unternehmen als Forderungen, d. h., es handelt sich um erwartete zukünftige Zahlungseingänge, auf deren Erhalt das Unternehmen Anspruch hat. Unbezahlte Rechnungen können die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens beeinträchtigen: Eine Studie aus dem Jahr 2024 ergab, dass 50 % der von US-Unternehmen ausgestellten Rechnungen überfällig werden. Es ist wichtig, unbezahlte Rechnungen einzuziehen, da Einnahmen, die noch nicht in Form von Bargeld realisiert wurden, die Fähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen können, seine Finanzen zu verwalten und in Wachstum oder den Betrieb zu investieren.

Nachfolgend erörtern wir nicht bezahlte Rechnungen und ihre Auswirkungen auf das Geschäft: Ursachen, Frühindikatoren, Vorbeugung und Reaktionsmöglichkeiten, wenn sie doch auftreten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So wirken sich nicht bezahlte Rechnungen auf die Geschäftslage aus
  
• So beugen Sie unbezahlten Rechnungen vor
  
• So bringen Sie Ihre Kundinnen und Kunden dazu, ihre überfälligen Rechnungen zu bezahlen
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

So wirken sich nicht bezahlte Rechnungen auf die Geschäftslage aus

Unbezahlte Rechnungen können sich auf folgende Weise auf die Finanzlage eines Unternehmens auswirken:

• Cashflow: Unternehmen sind auf einen stetigen Zufluss von Bargeld angewiesen, um Betriebskosten wie Gehälter, Miete und Versorgungsleistungen zu decken. Wenn sich Zahlungen verzögern, kann dies zu Liquiditätslücken führen, die es für das Unternehmen schwierig machen, seinen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen.

• Ressourceneinsatz: Die Bearbeitung unbezahlter Rechnungen erfordert oft zusätzliche Ressourcen wie Zeit und Personal, um bei Kundinnen und Kunden nachzufassen und zu versuchen, ausstehende Zahlungen einzuziehen. Dieser Aufwand bindet Ressourcen, die dann nicht für andere produktive Tätigkeiten zur Verfügung stehen, was sich möglicherweise auf die allgemeine Geschäftseffizienz auswirkt.

• Budgetierung: Nicht eingegangener Umsatz aus nicht bezahlten Rechnungen kann es Unternehmen erschweren, ihre Finanzen genau zu prognostizieren. Das behindert die Budgetierung und Finanzplanung und macht es schwieriger, Ressourcen für zukünftige Projekte oder Investitionen effektiv bereitzustellen.

• Kredit: Unternehmen sind für ihren Betrieb und ihr Wachstum oft auf Kreditlinien oder Darlehen angewiesen. Ein hoher Bestand an nicht bezahlten Rechnungen kann die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen, wodurch es schwieriger oder teurer wird, eine Finanzierung zu erhalten.

• Investitionen und Wachstum: Die Unsicherheit und die finanzielle Belastung, die durch unbezahlte Rechnungen entstehen, können die Fähigkeit eines Unternehmens einschränken, in neue Chancen oder Wachstumsbereiche zu investieren. Ohne einen verlässlichen Cashflow ist es schwierig, Innovationen zu finanzieren, den Betrieb auszuweiten oder zusätzliches Personal einzustellen.

• Lieferantenbeziehungen: Nicht bezahlte Rechnungen können die Fähigkeit eines Unternehmens belasten, seine Lieferanten pünktlich zu bezahlen. Dies kann sich negativ auf die Geschäftsbeziehungen auswirken und zu schlechteren Konditionen in der Zukunft führen.

So beugen Sie unbezahlten Rechnungen vor

Häufig auftretende unbezahlte Rechnungen können sich nicht nur unmittelbar auf die Finanzlage auswirken, sondern auch auf tiefgreifendere Probleme im Unternehmen hinweisen, wie etwa Mängel bei der Produkt- oder Dienstleistungsqualität, mangelnde Kundenzufriedenheit oder Unzulänglichkeiten bei den Kreditkontrollprozessen des Unternehmens. Unternehmen sollten sowohl die unmittelbaren Auswirkungen unbezahlter Rechnungen abmildern als auch versuchen, die zugrunde liegenden Ursachen für deren Entstehung zu ergründen.

Ursachen und Warnungen

Unternehmen, die häufige Gründe (und Warnsignale) für Zahlungsausfälle erkennen, können proaktive Maßnahmen ergreifen und die mit unbezahlten Rechnungen verbundenen Risiken mindern. Hier sind einige Gründe und Warnsignale dafür, dass eine Kundin oder ein Kunde möglicherweise nicht rechtzeitig oder gar nicht zahlt.

Mögliche Ursachen für Zahlungsausfälle

• Mangelhafte Kommunikation: Kundinnen und Kunden zahlen Rechnungen möglicherweise nicht, weil Missverständnisse bestehen oder Unklarheiten hinsichtlich der Zahlungsbedingungen oder der Einzelheiten zu den Produkten oder Dienstleistungen bestehen.

• Angefochtene Kosten: Es kann vorkommen, dass Kundinnen und Kunden eine Rechnung nicht bezahlen, wenn sie mit den Kosten nicht einverstanden sind oder mit den erhaltenen Waren oder Dienstleistungen unzufrieden sind.

• Fehlerhafte Rechnungsstellung: Fehler bei der Rechnungsstellung, wie z. B. die Angabe falscher Beträge, die Rechnungsstellung an die/den falsche/n Kundin/Kunden oder das Fehlen einer Leistungsaufschlüsselung, können zu Zahlungsverzögerungen führen.

• Komplexe Zahlungsvorgänge: Wenn der Zahlungsvorgang kompliziert ist, verzögern Kunden/Kundinnen eventuell die Zahlung aufgrund von damit verbundenen Unannehmlichkeiten.

• Finanzielle Schwierigkeiten der Kundinnen und Kunden: Kundinnen und Kunden können unter eigenen Liquiditätsproblemen leiden, die ihre Fähigkeit zur fristgerechten Zahlung beeinträchtigen.

• Fehlende Nachverfolgung: Kunden/Kundinnen vergessen die Zahlung manchmal oder schieben Sie auf die lange Bank, wenn das Unternehmen sie nicht rechtzeitig daran erinnert oder nachfasst.

Mögliche Warnzeichen für Zahlungsausfälle

• Historie der verspäteten Zahlungen: Wenn ein Kunde in der Vergangenheit verspätet oder unregelmäßig gezahlt hat, besteht eine gute Chance, dass dieses Verhalten anhält. Die Überwachung des Zahlungsverhaltens kann helfen, diese Trends zu erkennen.

• Unzureichende Kommunikation: Eine Kundin oder ein Kunde, die/der nicht reagiert oder konsequent die Kommunikation vermeidet, insbesondere bei Rechnungen oder Zahlungsanfragen, läuft Gefahr, nicht zu zahlen. Schwierigkeiten, die richtige Person oder Abteilung für Zahlungsangelegenheiten zu erreichen, können ebenfalls ein Indiz sein.

• Finanzielle Instabilität: Achten Sie auf Anzeichen, die darauf hindeuten, dass sich eine Kundin oder ein Kunde in finanziellen Schwierigkeiten befindet. Dies können Nachrichten über Entlassungen, öffentliche finanzielle Verluste oder branchenspezifische Einbrüche sein, die die Zahlungsfähigkeit der Kundin oder des Kunden beeinträchtigen könnten.

• Angefochtene Zahlungen und Beschwerden: Häufige Anfechtungen von Rechnungen oder Beschwerden über Waren oder Dienstleistungen, selbst wenn sie unbedeutend erscheinen, können ein Vorbote für eine Nichtzahlung sein. Diese können als Grund für eine spätere Zahlungsverweigerung herangezogen werden.

• Plötzliche Änderungen im Bestellverhalten: Ein abrupter Anstieg oder Rückgang der Bestellungen ohne ersichtlichen Grund kann ein Zeichen für Probleme sein. Eine große, ungewöhnliche Bestellung kann zum Beispiel darauf hinweisen, dass ein Kunde seine Mittel übersteigt.

• Unwilligkeit, Finanzdaten offenzulegen: Eine Kundin bzw. ein Kunde in einer B2B-Transaktion, der sich weigert, Bonitätsauskünfte oder Finanzdaten vorzulegen, könnte auf potenzielle Zahlungsprobleme hindeuten.

• Änderung der Kontaktinformationen: Häufige Änderungen von Rechnungsadressen, Kontaktnummern oder wichtigen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern ohne klare Kommunikation können auf einen möglichen Versuch hinweisen, sich der Zahlungsverpflichtung zu entziehen, und sind daher ein schlechtes Zeichen.

• Ungewöhnliche Dringlichkeit: Wenn eine neue Kundin oder ein neuer Kunde ungewöhnlich stark auf einen Eilauftrag drängt, ohne bereit zu sein, Eilgebühren oder eine Vorauszahlung zu akzeptieren, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass er die Dienstleistung oder das Produkt ohne Bezahlung erhalten möchte.

• Verhandlung der Zahlungsbedingungen nach der Lieferung: Eine Kundin oder ein Kunde, die/der nach Erhalt von Waren oder Dienstleistungen versucht, die Zahlungsbedingungen neu auszuhandeln, sucht möglicherweise nach Möglichkeiten, die Zahlung zu verzögern oder zu reduzieren.

• Teilzahlungen: Teilzahlungen können zwar manchmal ein gutgläubiges Bemühen sein, eine Rechnung zu begleichen, sie können aber auch darauf hindeuten, dass eine Kundin oder ein Kunde nicht in der Lage ist, den vollen Betrag zu zahlen.

Das frühzeitige Erkennen dieser Warnsignale kann Unternehmen dabei helfen, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, wie etwa die Forderung von Vorauszahlungen, die Anpassung von Kreditbedingungen oder verstärkte Überwachungs- und Nachverfolgungsmaßnahmen, um das Risiko von Zahlungsausfällen zu minimieren und ihre finanzielle Stabilität zu schützen.

Best Practices zur Vermeidung unbezahlter Rechnungen

Nutzen Sie Berichterstattung in Echtzeit und richten Sie Benachrichtigungen ein

Verwenden Sie eine Software, die Dashboards in Echtzeit bereitstellt, die den Status der Forderungen, einschließlich ausstehender Rechnungen, bezahlter Rechnungen und Fälligkeitsberichte, anzeigen.

Kommunikation

Informieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden klar und deutlich über Zahlungsbedingungen, Fristen und Einzelheiten zu den gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen. Stellen Sie ein Kundenportal zur Verfügung, über das Kundinnen und Kunden ihre Rechnungshistorie einsehen, ausstehende Rechnungen begleichen und mit Ihrem Finanzteam kommunizieren können. Gehen Sie bei der Kommunikation bezüglich Rechnungen bei jedem Kontakt mit Verständnis und Einfühlungsvermögen vor. Seien Sie sich bewusst, dass Kundinnen und Kunden vorübergehend in finanzielle Schwierigkeiten geraten können und seien Sie offen für die Aushandlung realistischer Zahlungspläne, wobei Sie gleichzeitig sicherstellen, dass auch die Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllt werden.

Online-Zahlung

Nutzen Sie Plattformen, über die Kundinnen und Kunden Rechnungen direkt online bezahlen können. Stripe bietet beispielsweise eine Reihe von Tools zur Zahlungsabwicklung an, die in Ihr Rechnungsstellungssystem integriert werden können und es Kundinnen und Kunden ermöglichen, mit Kreditkarte, per Banküberweisung oder auf andere Weise zu bezahlen.

Automatische Rechnungserstellung

Nutzen Sie eine Software, um Rechnungen automatisch zu erstellen und an Kundinnen und Kunden zu versenden. Dies gewährleistet eine fristgerechte Rechnungsstellung und reduziert manuelle Fehler.

Zahlungsbedingungen und Verzugsgebühren

Legen Sie vor Arbeitsbeginn die Zahlungsbedingungen, einschließlich Fälligkeitstermine, akzeptierte Zahlungsmethoden und etwaige Verzugsgebühren, klar fest. Lassen Sie die Kundinnen und Kunden diese Bedingungen schriftlich bestätigen. Erwägen Sie, die Zahlungsbedingungen je nach Bonität der Kundinnen und Kunden anzupassen oder für Kundinnen und Kunden mit höherem Risiko kürzere Zahlungsfristen oder Vorauszahlungen zu verlangen.

Alternative Zahlungsmöglichkeiten

Bieten Sie nach Möglichkeit auch unkonventionelle Zahlungsmöglichkeiten an. Insbesondere Online-Zahlungen ermöglichen eine größere Vielfalt an Zahlungsoptionen für Kundinnen und Kunden, von ACH-Überweisungen bis hin zu Jetzt kaufen, später bezahlen (BNPL).

Technologische Integrationen und APIs

Integrieren Sie Ihre Debitorenmanagement-Software in bestehende ERP- und CRM-Systeme, um einen einheitlichen Überblick über Interaktionen mit Kundinnen und Kunden und Finanzdaten zu erhalten. So bleiben Sie stets darüber informiert, welche Rechnungen noch offen sind und wie die Geschäftsbeziehung Ihres Unternehmens mit der/dem jeweiligen Kundin/Kunden verläuft. Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) können verschiedene Systeme miteinander verbinden und den Datentransfer automatisieren. Die APIs von Stripe ermöglichen beispielsweise eine einfache Integration mit anderen Finanz- oder Unternehmensmanagement-Tools und sorgen so für einen nahtlosen Arbeitsablauf.

Mahnungen bei Zahlungsverzug

Nehmen Sie Kontakt auf, sobald eine Zahlung überfällig ist. Die erste Mahnung sollte freundlich formuliert sein, da es sich möglicherweise um ein Versehen oder ein geringfügiges Problem handelt. Legen Sie anschließend einen systematischen Mahnplan fest, der einen Zeitplan für Mahnungen über verschiedene Kommunikationskanäle (z. B. E-Mail, Telefonanrufe und Briefe) umfasst. Erwägen Sie den Einsatz einer Rechnungssoftware, die automatisch Mahnungen bei Zahlungsverzug versendet und die gesamte Kommunikation protokolliert.

So bringen Sie Ihre Kundinnen und Kunden dazu, ihre überfälligen Rechnungen zu bezahlen

Wenn eine Kundin bzw. ein Kunde ihre/seine Rechnung nicht bezahlt hat, gehen Sie wie folgt vor:

Senden Sie eine Erinnerungs-E-Mail

Vermeiden Sie in dieser E-Mail eine konfrontative Sprache und konzentrieren Sie sich darauf, Lösungen zu finden. Bewahren Sie auch in schwierigen Situationen Ihre Professionalität. Betonen Sie in Ihrer Mitteilung die Bedeutung Ihrer Geschäftsbeziehung und machen Sie deutlich, dass Ihnen die fortlaufende Partnerschaft über die reine Transaktion hinaus wichtig ist.

Erheben Sie Verzugsgebühren

Legen Sie die Verzugsgebühren schriftlich fest, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, damit im Falle eines Zahlungsverzugs bereits ein festgelegtes Verfahren besteht, das den Kundinnen und Kunden bekannt ist.

Mahnschreiben

Bevor formelle rechtliche Schritte eingeleitet werden, wird der Schuldnerin bzw. dem Schuldner häufig ein Mahnschreiben zugesandt. In diesem Schreiben werden der ausstehende Betrag, die bisherigen Mahnversuche sowie eine letzte Zahlungsfrist aufgeführt. Außerdem wird darin darauf hingewiesen, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden, sollte die Zahlung nicht bis zum angegebenen Datum eingegangen sein.

Ergreifen Sie rechtliche Schritte

Sollte Ihr Unternehmen trotz umfassender interner Einzugsbemühungen mit anhaltenden Zahlungsausfällen konfrontiert sein, müssen Sie möglicherweise rechtliche Wege zur Eintreibung der Forderungen in Betracht ziehen. Je nach Situation stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung. Wenn die/der Schuldner/in beispielsweise ihren/seinen Sitz in einem anderen Land hat, erhöht sich die Komplexität der Forderungseintreibung – Sie müssen sich mit den Rechtssystemen mehrerer Länder auseinandersetzen und möglicherweise mit Rechtskanzleien oder Inkassounternehmen zusammenarbeiten, die auf internationale Forderungen spezialisiert sind. Während des gesamten Einzugsprozesses ist es wichtig, die lokalen Gesetze und Vorschriften einzuhalten, wie beispielsweise den Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) in den Vereinigten Staaten, der Standards für den Umgang mit Schuldnerinnen und Schuldnern festlegt und missbräuchliche Einzugspraktiken verbietet.

Bevor Sie rechtliche Schritte einleiten, sollten Sie die Wirtschaftlichkeit eines Gerichtsverfahrens unter Berücksichtigung der Anwaltskosten, der Gerichtskosten und der Zahlungsfähigkeit der Schuldnerin bzw. des Schuldners prüfen. Lassen Sie sich von einer/einem auf Zahlungseinzug oder Wirtschaftsrecht spezialisierten Anwältin/Anwalt beraten, um Ihre Optionen zu verstehen. Nachstehend sind mögliche rechtliche Wege zur Eintreibung von Forderungen aufgeführt:

• Gericht für geringfügige Forderungen: Bei relativ geringen Beträgen können Unternehmen eine Klage beim Gericht für geringfügige Forderungen einreichen. Der Höchstbetrag, der geltend gemacht werden kann, variiert je nach Zuständigkeitsbereich und liegt in den USA zwischen 2.500 und 25.000 USD. Dieses Verfahren ist in der Regel schneller und weniger formell als vor höheren Gerichten, und in vielen Fällen ist eine anwaltliche Vertretung nicht erforderlich.

• Zivilklage: Wenn der Betrag die Bagatellgrenze übersteigt, besteht der nächste Schritt darin, eine Klage vor einem Zivilgericht einzureichen. Dieses Verfahren ist formeller und komplexer und erfordert in der Regel eine rechtliche Vertretung. Das Gericht hat die Befugnis, ein Urteil gegen die Schuldnerin oder den Schuldner zu erlassen, wenn die Klage erfolgreich ist.

• Mediation oder Schlichtung: Vor oder während des Gerichtsverfahrens können sich die Parteien auf alternative Methoden zur Beilegung einer Zahlungsanfechtung wie Mediation oder Schiedsverfahren einigen, bei denen jeweils eine neutrale dritte Partei beteiligt ist. Diese Methoden können schneller und kostengünstiger sein und eine einvernehmliche Lösung ohne Gerichtsverfahren herbeiführen.

Wenn Sie vor Gericht gehen und ein Urteil zu Ihren Gunsten erhalten, kann die Eintreibung der Schulden immer noch schwierig sein. Folgende Schritte können zur Vollstreckung des Urteils unternommen werden:

• Vollstreckungsbescheid: Dieser Gerichtsbeschluss ermöglicht die Pfändung von Vermögenswerten oder Bankkonten der Schuldnerin oder des Schuldners, um die Schulden zu begleichen.

• Pfändung: Dieses rechtliche Verfahren erlaubt es der Gläubigerin oder dem Gläubiger, Gelder, die der Schuldnerin oder dem Schuldner zustehen, wie z. B. Löhne, zu beschlagnahmen, um die Schulden zu begleichen.

• Pfandrecht: Durch ein Pfandrecht auf das Vermögen der Schuldnerin oder des Schuldners wird sichergestellt, dass die Schulden beim Verkauf des Vermögens beglichen werden.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – vom Erstellen der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Unabhängig davon, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, hilft Stripe Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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