Faturas não pagas são contas ou faturas que uma empresa emitiu para seus clientes, mas que ainda não foram pagas. Essas faturas são contas a receber, o que significa que são esperados fluxos de caixa futuros aos quais a empresa tem direito. Faturas não pagas podem afetar a saúde financeira das empresas. Um estudo de 2022 constatou que 49% das faturas emitidas por empresas dos EUA não são pagas no prazo. É importante cobrar faturas não pagas, pois receitas que ainda não foram realizadas em dinheiro podem afetar a capacidade da empresa de gerenciar suas finanças e investir em crescimento ou operações.

Abaixo, discutiremos as faturas não pagas e suas implicações para o negócio: suas causas, indicadores iniciais, como evitá-las e como responder quando ocorrem. O que você deve saber.

Neste artigo:

• Como faturas não pagas afetam a integridade do negócio
  
• Causas comuns de faturas não pagas e como evitá-las
  
• Sinais de alerta para inadimplência
  
• Práticas recomendadas para cobrança de faturas
  
• Vias legais para a recuperação de faturas não pagas
  
• Como utilizar a tecnologia para a gestão de contas a receber
  

Como faturas não pagas afetam a integridade da empresa

Faturas não pagas pode prejudicar as finanças da empresa das seguintes formas:

• Fluxo de caixa: as empresas contam com um fluxo constante de caixa para cobrir custos operacionais, como salários, aluguel e serviços públicos. Quando os pagamentos estão atrasados, falta caixa, dificultando o cumprimento de obrigações financeiras.

• Alocação de recursos: gerenciar faturas não pagas exige recursos adicionais, como tempo e pessoal, para acompanhar os clientes e tentar cobrar pagamentos pendentes. Esse esforço desvia recursos de outras atividades produtivas e pode afetar a eficiência geral da empresa.

• Orçamento: receitas não recebidas podem dificultar a previsão financeira, complicando o orçamento e o planejamento e dificultando a alocação eficaz de recursos para projetos ou investimentos futuros.

• Crédito: muitas vezes, as empresas dependem de linhas de crédito ou empréstimos para suas operações e crescimento. Excessos de faturas não pagas podem afetar a situação de crédito de uma empresa, tornando mais difícil ou cara a obtenção de financiamento.

• Investimento e crescimento: a incerteza e a pressão financeira causadas por faturas não pagas podem limitar a capacidade de investir em novas oportunidades ou áreas de crescimento. Sem um fluxo de caixa confiável, é difícil financiar inovações e expandir as operações, ou contratar pessoal adicional.

• Relacionamento com fornecedores: faturas não pagas podem impedir a empresa de pagar seus fornecedores em dia, prejudicando relações comerciais e resultando em condições menos favoráveis no futuro.

Causas comuns de faturas não pagas e como evitá-las

Inadimplência frequente pode prejudicar diretamente a saúde financeira e indicar questões mais profundas dentro da empresa, como problemas com a qualidade do produto ou serviço, a satisfação do cliente ou a eficácia dos processos de controle de crédito da empresa. É preciso mitigar os efeitos imediatos de faturas não pagas e procurar entender os motivos subjacentes para a sua ocorrência. Causas comuns de faturas não pagas, e algumas dicas para evitá-las:

• Falhas de comunicação: os clientes podem não pagar faturas devido a mal-entendidos ou falta de clareza sobre os termos de pagamento ou detalhes dos produtos ou serviços.

  • Prevenção: comunique-se claramente com os clientes sobre os termos de pagamento, prazos e detalhes dos produtos ou serviços fornecidos. Confirme se a fatura contém todas as informações necessárias e foi enviada para a pessoa ou departamento correto.
    

• Cobranças contestadas: os clientes podem não pagar a fatura se discordarem das cobranças ou se não estiverem satisfeitos com os produtos ou serviços recebidos.

  • Prevenção: forneça produtos ou serviços de alta qualidade para evitar contestações. Tenha um processo claro para tratar reclamações ou contestações de forma rápida e eficaz.
    

• Faturamento impreciso: erros no faturamento, como valores incorretos, cobrar o cliente errado ou não detalhar os serviços pode causar atrasos nos pagamentos.

  • Prevenção: implemente verificações completas para que todas as faturas estejam exatas e completas antes do envio. Use um software de faturamento para reduzir o risco de erro humano.
    

• Processos de pagamento complexos: se o processo de pagamento for complicado, os clientes podem atrasar o pagamento devido ao inconveniente.

  • Prevenção: torne o processo de pagamento o mais simples possível. Inclua várias opções de pagamento e instruções claras e simples.
    

• Dificuldades financeiras dos clientes: os clientes podem enfrentar seus próprios problemas de fluxo de caixa, afetando sua capacidade de pagar em dia.

  • Prevenção: se possível, realize verificações de crédito em novos clientes ou para pedidos de grande porte. Considere exigir depósitos ou pagamentos parciais antecipadamente para projetos maiores.
    

• Falta de acompanhamento: os clientes podem esquecer o pagamento sem lembretes ou acompanhamento.

  • Prevenção: implemente um processo sistemático de acompanhamento de faturas não pagas. Envie lembretes antes da data de vencimento e entre em contato imediatamente se um pagamento atrasar.
    

Sinais de alerta por falta de pagamento

Empresas que reconhecem alertas vermelhos por falta de pagamento podem tomar medidas proativas e mitigar riscos associados a faturas não pagas. Sinais de alerta de que o cliente pode atrasar ou não pagar:

• Histórico de pagamentos atrasados: se o cliente tem um histórico de pagamentos atrasados, esse padrão tem boas chances de continuar. O monitoramento de históricos de pagamentos pode ajudar a identificar essas tendências.

• Falta de comunicação: um cliente que não responde ou evita comunicação de forma constante, especialmente em relação a faturas ou consultas de pagamento, pode estar em risco de não pagamento. A dificuldade em chegar à pessoa ou departamento certo para questões de pagamento também pode ser um sinal de alerta.

• Instabilidade financeira: fique atento aos sinais de que o cliente pode estar passando por dificuldades financeiras. Acompanhe notícias sobre demissões, perdas financeiras públicas ou crises do setor que podem afetar a capacidade de pagamento do cliente.

• Contestações e reclamações: contestações frequentes de faturas ou reclamações sobre produtos ou serviços, mesmo que pareçam de pouca importância, podem ser precursores da inadimplência. Elas podem ser usados como motivos para posteriormente reter o pagamento.

• Mudanças repentinas nos padrões de pedidos: aumento ou diminuição repentinos de pedidos sem motivo claro pode ser um sinal de problema. Por exemplo, um pedido grande fora do normal pode indicar que o cliente está indo além de suas possibilidades.

• Relutância em fornecer dados financeiros: se um cliente em uma transação B2B reluta em fornecer referências de crédito ou dados financeiros, isso pode indicar possíveis problemas de pagamento.

• Alteração nos dados de contato: mudanças frequentes em endereços de cobrança, números de contato ou pessoal sem comunicação clara podem ser mau sinal, indicando uma possível tentativa de fugir das responsabilidades de pagamento.

• Urgência incomum: se um novo cliente está extraordinariamente interessado num pedido urgente sem aceitar taxas de urgência ou pagamento à vista, pode ser um sinal de que ele está planejando receber o serviço ou produto sem pagar.

• Negociação de condições de pagamento após a entrega: um cliente que tenta renegociar os termos de pagamento após receber mercadorias ou serviços pode estar procurando maneiras de atrasar ou reduzir o pagamento.

• Pagamentos parciais: embora pagamentos parciais possam ser um esforço de boa-fé para liquidar uma fatura, mas também podem indicar que o cliente não pode pagar o valor total.

O reconhecimento antecipado desses sinais de alerta pode ajudar a implementar medidas adequadas, como exigir pagamento à vista, ajustar os termos de crédito ou aumentar o monitoramento e acompanhamento para minimizar o risco de inadimplência e proteger suas finanças.

Práticas recomendadas para cobrança de faturas

Termos e condições de pagamento

• Defina as condições de pagamento antecipadamente: descreva claramente os termos de pagamento, incluindo datas de vencimento, formas de pagamento e possíveis multas por atraso antes do início dos trabalhos. Peça ao cliente que reconheça esses termos por escrito.

• Personalize os termos com base na avaliação de risco: ajuste as condições de pagamento com base no crédito de um cliente. Considere exigir prazos mais curtos ou pagamentos antecipados para clientes de maior risco.

• Incorporar condições de pagamento em contratos: incorpore seus termos de pagamento aos contratos para fazer valer legalmente suas expectativas em relação aos pagamentos.

• Emitir faturas claras: envie faturas detalhadas com serviços ou produtos listados e instruções de como pagar.

Acompanhamento de pagamentos em atraso

• Comunique-se prontamente: entre em contato assim que um pagamento estiver vencido. O primeiro lembrete deve ser amigável, supondo que possa ser um descuido ou um problema menor.

• Acompanhamento regular: tenha uma abordagem sistemática de acompanhamento, com um cronograma de lembretes em vários canais de comunicação (por exemplo, e-mail, telefonemas e cartas). Considere o uso de um software de faturamento que envia automaticamente lembretes de pagamentos em atraso, mantendo o controle de todas as comunicações.

• Estabeleça um processo de encaminhamento: o processo de encaminhamento para atrasos de pagamento deve indicar quando interromper projetos em andamento, contratar agências de cobrança ou tomar medidas legais.

• Documentar todas as comunicações: mantenha registros detalhados de todas as interações com o cliente relacionadas ao acompanhamento de pagamentos. Isso pode ser importante em possíveis processos.

Relacionamento com clientes

• Comunique-se de forma empática: interaja sempre com compreensão e empatia. Reconheça que os clientes podem enfrentar problemas financeiros temporários e disponha-se a colaborar.

• Negocie planos de pagamento: se o cliente estiver com dificuldades financeiras genuínas, negocie planos de pagamento realistas e, ao mesmo tempo, garanta que as necessidades de sua empresa também sejam atendidas.

• Mantenha o profissionalismo: mesmo em situações difíceis, evite linguagem conflituosa e concentre-se em encontrar soluções.

• Valorize o relacionamento: enfatize a importância do seu relacionamento comercial, sinalizando que você valoriza a parceria para além da transação.

• Solicitar feedback: depois de resolver problemas de pagamento, busque feedback sobre como a situação foi tratada e o que pode ser melhorado. Isso pode melhorar seus processos e relacionamentos com os clientes.

Vias legais para recuperar faturas não pagas

Em caso de atrasos persistentes em pagamentos, mesmo com um trabalho interno exaustivo de cobrança, talvez seja necessário buscar vias legais para a recuperação. Cada situação terá opções diferentes. Por exemplo, se o devedor estiver sediado em outro país, a complexidade da recuperação de dívidas aumenta. Será preciso coordenar os sistemas jurídicos de vários países, talvez em parcerias com pessoas jurídicas ou agências de cobrança especializadas em dívidas internacionais. Durante todo o processo de recuperação de dívidas, é importante cumprir as leis e regulamentos locais, como o Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) nos Estados Unidos, por exemplo, que estabelece padrões para o tratamento de devedores e proíbe práticas abusivas de cobrança.

Antes de entrar com uma ação judicial, avalie a relação custo-benefício dos processos judiciais, considerando os honorários advocatícios, as custas judiciais e a capacidade de pagamento do devedor. Às vezes, amortizar a dívida ou liquidar um valor menor pode ser mais realista. Consulte um advogado especializado em cobrança de dívidas ou direito comercial para entender suas opções e a probabilidade de sucesso, dadas suas circunstâncias específicas, antes de tomar qualquer medida por conta própria.

As vias legais para a recuperação de dívidas são descritas abaixo:

• Carta de demanda: antes de iniciar uma ação judicial formal, uma notificação extrajudicial pode ser enviada ao devedor, especificando o valor não pago, o histórico de tentativas de cobrança e um prazo final para o pagamento, o que geralmente indica que medidas legais serão tomadas se o pagamento não for recebido até a data especificada.

• Juizado de Pequenas Causas: para valores relativamente pequenos, as empresas podem entrar com uma reclamação em um tribunal de pequenas causas. O valor máximo que pode ser reivindicado varia de acordo com a jurisdição, variando de US$ 2.500 a US$ 25.000 nos EUA. Esse processo é geralmente mais rápido e menos formal do que os tribunais superiores e, em muitos casos, não é necessário um advogado.

• Ação cível: se o valor exceder o limite de pequenas causas, o próximo passo é entrar com uma ação em uma vara cível. Esse processo é mais formal e complexo e normalmente requer representação legal. O tribunal tem competência para proferir uma decisão contra o devedor se a ação for procedente.

• Mediação ou arbitragem: antes ou durante o processo legal, as partes podem apelar para métodos alternativos de resolução de conflitos, como mediação ou arbitragem, que envolvem um terceiro neutro. Esses métodos podem ser mais rápidos e econômicos, criando uma solução mutuamente aceitável fora do sistema judiciário.

Se você for à Justiça e receber uma sentença a seu favor, ainda pode ser difícil cobrar a dívida. Para a execução da decisão, podem ser tomadas as seguintes medidas:

• Mandado de execução: ordem judicial que possibilita a penhora de bens ou contas bancárias pertencentes ao devedor para satisfação da dívida.

• Penhora: processo legal permite que o credor intercepte fundos que são devidos ao devedor, como salários, para quitar a dívida.

• Garantia real: colocar uma penhora sobre o imóvel do devedor para garantir que a dívida será quitada quando o imóvel for vendido.

Como usar a tecnologia na gestão de contas a receber

O uso de tecnologia para a gestão de contas a receber pode simplificar o processo, reduzir erros e melhorar a eficiência. Veja como as empresas podem usar a tecnologia para gerenciar suas contas a receber:

Faturas

• Geração automatizada de faturas: use um software para gerar e enviar faturas automaticamente aos clientes, garantindo pontualidade e reduzindo erros manuais.

• Entrega digital de faturas: envie faturas eletronicamente por e-mail ou por portais online para agilizar a entrega e facilitar o rastreamento.

Pagamentos online

• Sistemas de pagamento integrados: use plataformas que permitam pagar faturas diretamente online. Por exemplo, a Stripe oferece um conjunto de ferramentas de processamento de pagamentos que podem ser integradas ao seu sistema de faturamento e permitir que os clientes paguem com cartões de crédito, transferências bancárias ou outros métodos.

• Formas de pagamento alternativas: os pagamentos online dão mais opções de pagamento para os clientes, desde transferências ACH até compre agora e pague depois (BNPL).

Relatórios em tempo real

• Painéis: use um software com painéis atualizados em tempo real com contas a receber, faturas pendentes, faturas pagas e contas vencidas.
  

Alertas comerciais

• Alertas personalizados: configure alertas para faturas vencidas, confirmações de pagamento e outras métricas importantes para responder rapidamente a quaisquer problemas.
  

Ferramentas de comunicação

• Lembretes automatizados: implemente sistemas que enviem automaticamente lembretes de pagamento aos clientes quando as datas de vencimento se aproximam ou quando as faturas estão vencidas.

• Portais de clientes: ofereça um portal de clientes onde os clientes podem visualizar seu histórico de faturas, pagar faturas pendentes e se comunicar com sua equipe financeira.

Integrações e APIs

• Integração de ERP e CRM: integre seu software de gerenciamento de contas a receber com os sistemas existentes de planejamento de recursos empresariais e gerenciamento de relacionamento com o cliente para ter uma visão unificada das interações com o cliente e dos dados financeiros.

• APIs: use interfaces de programação de aplicativos (APIs) para conectar diferentes sistemas e automatizar a transferência de dados. Por exemplo, as APIs da Stripe permitem fácil integração com outras ferramentas de gestão financeira ou empresarial, proporcionando um fluxo de trabalho coeso.

Plataformas em nuvem

• Acessibilidade: use plataformas em nuvem para acessar seus dados de contas a receber de qualquer lugar, permitindo que sua equipe gerencie e monitore remotamente faturas e pagamentos.
  

Como a Stripe pode ajudar

• Faturamento automatizado: o sistema automatizado de faturamento da Stripe pode gerar e enviar faturas automaticamente, acompanhar seu status e facilitar o pagamento direto da fatura, acelerando pagamentos e reduzindo o trabalho administrativo desses processos.

• Pagamentos automatizados: a Stripe também tem ferramentas para automatizar pagamentos recorrentes para assinaturas e ajudar com reconciliação e relatórios.

• Formas de pagamento diversas: a plataforma de pagamentos da Stripe aceita uma grande variedade de formas de pagamento para proporcionar aos clientes a máxima flexibilidade na conclusão dos pagamentos.

Veja como Stripe pode ajudar a automatizar o faturamento, a emissão de faturas e a cobrança de pagamentos.