Las facturas impagadas son aquellas que ha emitido una empresa a sus clientes, pero que estos aún no han pagado. Estas facturas se consideran cuentas por cobrar para la empresa; es decir, se trata de entradas de fondos previstas que la empresa tiene derecho a recibir. Las facturas impagadas pueden afectar a la situación financiera de la empresa. Según un estudio de 2022, el 49 % de las facturas emitidas por empresas estadounidenses acaba venciendo. Es importante cobrar las facturas impagadas, ya que los ingresos que aún no se han convertido en efectivo pueden afectar a la capacidad de la empresa de gestionar sus finanzas e invertir en crecimiento u operaciones.

A continuación, analizaremos las facturas impagadas y sus implicaciones empresariales: qué las ocasiona, indicadores tempranos, cómo evitarlas y cómo responder cuando se producen. Esto es lo que debes saber.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo afectan las facturas impagadas a la situación de la empresa
  
• Causas habituales de las facturas impagadas y cómo evitarlas
  
• Señales de alerta de impago
  
• Mejores prácticas para cobrar facturas
  
• Vías legales para recuperar facturas impagadas
  
• Cómo usar tecnología para gestionar las cuentas por cobrar
  

Cómo afectan las facturas impagadas a la situación de la empresa

Las facturas impagadas pueden afectar a la situación financiera de una empresa de diferentes formas:

• Flujo de caja: las empresas cuentan con una entrada de fondos estable para cubrir costes operativos como los salarios, alquileres y servicios públicos. Si los pagos se atrasan, se pueden crear vacíos en el flujo de caja, lo que dificulta que la empresa satisfaga sus obligaciones financieras.

• Asignación de recursos: muchas veces se necesitan recursos adicionales (como tiempo y personal que contacte con los clientes e intente cobrar los pagos pendientes) para gestionar las facturas impagadas. Esta situación impide que esos recursos se encarguen de otras actividades productivas, lo que puede repercutir en la eficiencia general de la empresa.

• Elaboración de presupuestos: los ingresos sin cobrar de las facturas impagadas pueden dificultar que las empresas prevean sus finanzas con precisión, lo que complica la elaboración de presupuestos y la planificación financiera, y dificulta aún más la asignación eficaz de recursos para futuros proyectos o inversiones.

• Crédito: las empresas suelen depender de líneas de crédito o préstamos para sus operaciones y crecimiento. Si tienen demasiadas facturas impagadas, su solvencia crediticia podría verse afectada, lo que podría hacer que fuera más complicado o caro conseguir financiación.

• Inversión y crecimiento: la incertidumbre y la presión financiera que causan las facturas impagadas pueden limitar la capacidad de una empresa de invertir en nuevas oportunidades o áreas de crecimiento. Sin un flujo de caja fiable, es complicado financiar proyectos de innovación, expandir las operaciones o contratar a más personal.

• Relación con los proveedores: las facturas impagadas pueden perjudicar la capacidad de una empresa de pagar a sus proveedores a tiempo, lo que puede dañar relaciones empresariales y hacer que se le ofrezcan peores condiciones en el futuro.

Causas habituales de las facturas impagadas y cómo evitarlas

Tener facturas impagadas con frecuencia puede afectar directamente a la situación financiera e indicar problemas más profundos en la empresa con la calidad de los productos o servicios, con la satisfacción de los clientes o con la eficacia de los procesos de control de crédito, por ejemplo. Las empresas deben mitigar los efectos inmediatos de las facturas impagadas e intentar comprender los motivos que hacen que se produzcan. Estas son las causas habituales de las facturas impagadas y algunos consejos para evitarlas.

• Comunicación deficiente: los clientes podrían no pagar las facturas por malentendidos o una falta de claridad con respecto a las condiciones de pago o los detalles de los productos o servicios.

  • Prevención: comunica con claridad a los clientes las condiciones de pago, las fechas límite y los detalles de los bienes o servicios proporcionados. Confirma que la factura incluya toda la información necesaria y se envíe a la persona o al departamento correctos.
    

• Cargos disputados: los clientes podrían no pagar una factura si no están de acuerdo con los cargos o no están satisfechos con los bienes o servicios recibidos.

  • Prevención: proporciona productos o servicios de gran calidad para evitar recibir disputas. Ten un proceso claro para abordar las quejas o disputas con rapidez y eficacia.
    

• Facturación incorrecta: errores en la facturación, como indicar importes incorrectos, facturar al cliente que no es o no detallar los servicios, pueden hacer que los pagos se atrasen.

  • Prevención: implementa comprobaciones exhaustivas para garantizar que todas las facturas sean correctas antes de enviarlas. Usa software de facturación para reducir el riesgo de que haya errores humanos.
    

• Procesos de pago complejos: si el proceso de pago es complicado, los clientes podrían atrasar el pago por las molestias que les ocasiona.

  • Prevención: ten un proceso de pago lo más sencillo posible. Incluye varias opciones de pago e instrucciones claras y simples.
    

• Dificultades financieras de los clientes: los clientes pueden tener sus propios problemas de flujo de caja, lo que afecta a su capacidad de pagar a tiempo.

  • Prevención: si puedes, lleva a cabo comprobaciones de crédito de los clientes nuevos o que hagan grandes pedidos. Considera la posibilidad de exigir depósitos o pagos parciales por adelantado si se trata de proyectos más grandes.
    

• Falta de seguimiento: los clientes pueden olvidarse de hacer el pago o darle menos prioridad si no reciben recordatorios oportunos ni ningún seguimiento por parte de la empresa.

  • Prevención: implementa un proceso de seguimiento sistemático relativo a las facturas impagadas. Envía recordatorios antes de la fecha de vencimiento y haz un seguimiento inmediato si un pago se atrasa.
    

Señales de alerta de impago

Las empresas que reconozcan señales de alerta de impago pueden tomar medidas proactivas y mitigar los riesgos asociados con las facturas impagadas. Estas son algunas señales de alerta que pueden indicar que un cliente quizá no pague a tiempo o no llegue a pagar nunca.

• Historial de pagos atrasados: si un cliente suele pagar tarde o ya ha actuado de forma incoherente en relación con los pagos, esta conducta tiene muchas posibilidades de seguir repitiéndose. Supervisar los historiales de pagos puede ayudar a identificar estas tendencias.

• Comunicación deficiente: un cliente que no responde o que evita en todo momento comunicarse, sobre todo en relación con facturas o consultas sobre pagos, puede estar en riesgo de impago. Que resulte complicado contactar con la persona o el departamento correctos para abordar cuestiones de pagos también puede ser una señal de alerta.

• Inestabilidad financiera: ten presentes las señales que puedan indicar que un cliente quizá tenga dificultades financieras (por ejemplo, noticias sobre despidos, pérdidas económicas públicas o crisis del sector que podrían afectar a la capacidad de pago del cliente).

• Disputas y quejas: recibir disputas frecuentes sobre facturas o quejas relativas a bienes o servicios, aunque sean leves, podrían ser un precursor de un impago, ya que se pueden usar como motivos para retener el pago más adelante.

• Cambios repentinos en los patrones de pedidos: un aumento o una reducción repentinos en los pedidos sin un motivo claro pueden indicar problemas. Por ejemplo, un pedido grande inusual puede indicar que el cliente se está expandiendo más allá de sus posibilidades.

• Negativa a proporcionar información financiera: si un cliente de una transacción B2B es reacio a proporcionar referencias crediticias o información financiera, podría indicar posibles problemas de pago.

• Cambio en la información de contacto: que haya cambios frecuentes en las direcciones de facturación, los números de contacto o el personal clave sin una comunicación clara puede ser una mala señal que indique un posible intento de eludir las responsabilidades de pago.

• Urgencia inusual: si un nuevo cliente presiona de forma inusual por un trabajo urgente sin estar dispuesto a pagar una tarifa de urgencia o a hacer el pago por adelantado, podría indicar que está planeando recibir el servicio o producto sin pagar por él.

• Negociación de las condiciones de pago tras la entrega: un cliente que intenta renegociar las condiciones de pago tras haber recibido los bienes o servicios podría estar buscando formas de atrasar o reducir el pago.

• Pagos parciales: si bien los pagos parciales a veces pueden ser una iniciativa de buena fe para cobrar una factura, también pueden indicar que el cliente no puede pagar el importe total.

Reconocer estas señales de alerta pronto puede ayudar a las empresas a implementar las medidas adecuadas, como exigir pagos por adelantado, ajustar las condiciones de crédito o aumentar las iniciativas de supervisión y seguimiento para minimizar el riesgo de impago y proteger su situación financiera.

Mejores prácticas para cobrar facturas

Términos y condiciones de pago

• Define las condiciones de pago por adelantado: indica claramente las condiciones de pago e incluye en ellas las fechas de vencimiento, los métodos de pago aceptables y cualquier comisión por demora que haya antes de empezar el trabajo. Haz que el cliente acepte estas condiciones por escrito.

• Personaliza las condiciones en función de la evaluación de riesgos: ajusta las condiciones de pago en función del crédito del cliente. Considera la posibilidad de exigir plazos de pago más breves o pagos por adelantado a clientes de mayor riesgo.

• Incorpora las condiciones de pago en los contratos: incluye las condiciones de pago en tus contratos para aplicar legalmente tus expectativas en relación con los pagos.

• Emite facturas transparentes: envía facturas detalladas con una partida por cada servicio o producto e instrucciones sobre cómo pagar.

Seguimiento de pagos atrasados

• Comunícate de inmediato: ponte en contacto en cuanto un pago se atrase. El primer recordatorio debe ser cordial, ya que se supondrá que podría tratarse de un descuido o un problema leve.

• Sigue contactando de forma periódica: ten un método sistemático de seguimiento con el cliente que incluya un calendario de recordatorios por diferentes canales de comunicación (por ejemplo, correo electrónico, llamadas telefónicas y cartas). Considera la posibilidad de utilizar software de facturación que envíe automáticamente recordatorios en caso de que haya pagos atrasados para registrar toda la comunicación.

• Establece un proceso de derivación: tu proceso de derivación de los pagos atrasados debe incluir cuándo suspender las labores en curso, implicar a agencias de cobro o tomar medidas legales.

• Documenta todas las comunicaciones: mantén registros detallados de todas las interacciones de seguimiento del pago que tengas con el cliente, ya que pueden ser importantes si hay algún procedimiento judicial.

Relación con los clientes

• Comunícate con empatía: aborda cada interacción con comprensión y empatía. Reconoce que los clientes pueden estar pasando por problemas financieros temporales y expresa tu voluntad de trabajar con ellos.

• Negocia los planes de pago: si un cliente tiene dificultades económicas reales, haz lo posible por negociar planes de pago realistas a la vez que te aseguras de que también se cumplan las necesidades de tu empresa.

• Mantén la profesionalidad: incluso en situaciones complicadas, debes mantener la profesionalidad. Procura no utilizar un lenguaje agresivo y céntrate en encontrar soluciones.

• Valora la relación: destaca la importancia de tu relación empresarial en las comunicaciones y demuestra que valoras la colaboración que tenéis, no solo la transacción.

• Pide comentarios: tras solucionar los problemas de pago, pide comentarios sobre cómo se ha gestionado la situación y qué se podría mejorar. Así puedes mejorar tus procesos y la relación con tus clientes.

Vías legales para recuperar facturas impagadas

Si tu empresa sufre impagos de facturas constantemente a pesar de contar con iniciativas de cobro internas exhaustivas, quizá tengas que buscar vías legales de recuperación. Cada situación tendrá diferentes opciones. Por ejemplo, si un deudor está establecido en otro país, la complejidad para recuperar la deuda aumenta: tendrás que explorar los sistemas jurídicos de varios países y quizá tengas que colaborar con entidades jurídicas o agencias de cobro de deudas especializadas en deudas internacionales. Durante todo el proceso de recuperación de la deuda, es importante que cumplas con las leyes y normativas locales, como la Ley de Prácticas Justas en el Cobro de Deudas (FDCPA, por sus siglas en inglés) en Estados Unidos, que establece normas sobre el tratamiento de los deudores y prohíbe las prácticas de cobro abusivas.

Antes de emprender acciones legales, analiza la rentabilidad de los procedimientos judiciales y ten presentes los honorarios legales, los costes judiciales y la capacidad de pago del deudor. A veces, condonar la deuda o aceptar un importe inferior puede ser más pragmático. Consulta a un abogado especializado en el cobro de deudas o en derecho mercantil para comprender las opciones que tienes y la probabilidad de éxito según tus circunstancias concretas antes de hacer nada por tu cuenta.

Estas son algunas de las posibles vías legales para recuperar la deuda:

• Carta de requerimiento: antes de emprender ninguna acción legal formal, se suele enviar una carta de requerimiento al deudor en la que se detallan el importe adeudado, el historial de intentos de cobro y una fecha límite de pago, y en la que se suele indicar que se tomarán medidas legales si el pago no se recibe en esa fecha.

• Tribunal de reclamaciones de escasa cuantía: si el importe es relativamente pequeño, las empresas pueden presentar una reclamación ante un tribunal de reclamaciones de escasa cuantía. El importe máximo que se puede reclamar varía en función de la jurisdicción y está entre los 2500 $ y los 25.000 $ en EE. UU.. Este proceso suele ser más rápido y menos formal que los tribunales superiores y, en muchos casos, no se necesita ninguna representación legal.

• Demanda civil: si el importe supera el umbral de las reclamaciones de escasa cuantía, el siguiente paso es presentar una demanda ante un tribunal civil. Este proceso es más formal y complejo, y suele exigir que tengas una representación legal. El tribunal tiene autoridad para dictar sentencia contra el deudor si se acepta la reclamación.

• Mediación o arbitraje: antes del proceso jurídico o durante él, las partes pueden aceptar métodos de resolución de disputas alternativos como la mediación o el arbitraje, que implican a un tercero neutral. Estos métodos pueden ser más rápidos y rentables, y dar lugar a una solución aceptable para todas las partes sin que haya ningún proceso judicial.

Aunque vayas a juicio y recibas una sentencia a tu favor, cobrar la deuda puede seguir siendo complicado. Puedes seguir estos pasos para que se cumpla la sentencia:

• Mandamiento de ejecución: esta resolución judicial permite incautar activos o cuentas bancarias del deudor para saldar la deuda.

• Embargo: este proceso legal permite al acreedor interceptar fondos que se le deben al deudor, como salarios, para saldar la deuda.

• Derecho de retención: imponer un derecho de retención sobre la propiedad del deudor garantiza que la deuda se saldará cuando la propiedad se venda.

Cómo usar tecnología para gestionar las cuentas por cobrar

Usar tecnología para gestionar las cuentas por cobrar puede simplificar el proceso, reducir los errores y mejorar la eficiencia. A continuación, explicamos cómo pueden las empresas usar tecnología para gestionar sus cuentas por cobrar:

Facturas

• Generación automatizada de facturas: usa software para generar y enviar facturas de forma automática a los clientes. Así se envían las facturas a su debido tiempo y se reducen los errores manuales.

• Entrega de facturas digitales: envía las facturas por vía electrónica (correo electrónico o portales en línea) para que se entreguen más rápido y se pueda hacer un seguimiento más sencillo de ellas.

Pagos por Internet

• Sistemas de pagos integrados: usa plataformas que permitan a los clientes pagar las facturas directamente por Internet. Por ejemplo, Stripe ofrece un paquete de herramientas de procesamiento de pagos que se puede integrar en tu sistema de facturación y permite a los clientes pagar con tarjetas de crédito, transferencias bancarias u otros métodos.

• Métodos de pago alternativos: los pagos por Internet facilitan una mayor variedad de opciones de pago a los clientes, desde transferencias ACH hasta métodos de «compra ahora, paga después» (BNPL, por sus siglas en inglés).

Informes en tiempo real

• Paneles: usa software que proporcione paneles en tiempo real que muestren el estado de las cuentas por cobrar, incluidas las facturas pendientes, las facturas pagadas y los informes de vencimiento.
  

Alertas empresariales

• Alertas personalizadas: configura alertas para facturas vencidas, confirmaciones de pagos y otras métricas importantes a fin de estar al tanto y responder rápido a cualquier problema que haya.
  

Herramientas de comunicación

• Recordatorios automatizados: implementa sistemas que envíen recordatorios de pago a los clientes de forma automática cuando se vayan acercando las fechas de vencimiento o cuando las facturas venzan.

• Portales de clientes: proporciona un portal en el que los clientes puedan ver su historial de facturas, pagar las facturas pendientes y comunicarse con tu equipo financiero.

Integraciones y API

• Integración con los sistemas de ERP y CRM: integra tu software de gestión de cuentas por cobrar con sistemas de planificación de recursos empresariales y de gestión de la relación con los clientes que ya tengas para obtener una vista unificada de las interacciones con los clientes y los datos financieros.

• API: usa interfaces de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés) para conectar diferentes sistemas y automatizar la transferencia de datos. Por ejemplo, las API de Stripe se pueden integrar fácilmente con otras herramientas de gestión financiera o empresarial para poder disfrutar de un flujo de trabajo uniforme.

Plataformas en la nube

• Accesibilidad: usa plataformas en la nube para acceder a tus datos de cuentas por cobrar desde cualquier lugar y que tu equipo pueda gestionar y supervisar la facturación y los pagos de forma remota.
  

Cómo puede ayudarte Stripe

• Facturación automatizada: el sistema de facturación automatizada de Stripe puede generar y enviar facturas de forma automática, supervisar su estado y facilitar el pago directo mediante la factura, lo que agiliza el proceso de pago y reduce las cargas administrativas asociadas con estos procesos.

• Pagos automatizados: Stripe también tiene herramientas para automatizar los pagos recurrentes en modelos de suscripción y ayudar con la conciliación y la elaboración de informes.

• Diferentes métodos de pago: la plataforma de pagos de Stripe admite una gran variedad de métodos de pago para ofrecer a los clientes la máxima flexibilidad a la hora de completar los pagos.

Descubre cómo puede ayudar Stripe a automatizar la facturación y el cobro de pagos.