未払いの請求書とは、顧客に発行済みで、まだ支払いを受けていない請求書です。企業にとってこのような請求書は売掛金と見なされ、将来的に代金を受け取る権利があることを意味します。未払いの請求書は企業の財務健全性に悪影響を与える可能性があり、2022 年に実施されたある調査によると、アメリカ企業が発行した請求書の 49% が期日を過ぎても未払いとなっています。未払いの請求書を回収することは重要です。現金の形で実現されていない収益は、企業の財務管理、成長や事業への投資能力に影響を与える可能性があるからです。

以下では、未払いの請求書がビジネスに与える影響、その原因、早期指標、未払いの請求書を防ぐ方法、発生してしまった場合の対処方法について説明します。以下がその内容です。

この記事の内容

• 未払いの請求書が企業の健全性に与える影響
  
• 未払いの請求書の一般的な原因と防止策
  
• 不払いを示す危険信号
  
• 請求書の回収に関するベストプラクティス
  
• 未払いの請求書を回収するための法的手段
  
• 売掛金管理にテクノロジーを活用する方法
  

未払いの請求書が企業の健全性に与える影響

未払いの請求書があると、企業の財務健全性に以下のような影響があります。

• キャッシュフロー: 企業は、給与、家賃、公共料金などの運転費用を賄うために安定したキャッシュフローが必要です。支払いが遅れると、キャッシュフローにずれが生じ、金融債務を支払うのが困難になります。

• リソース配分: 未払いの請求書を管理するには、得意先に連絡して未払いの支払いを回収するために、往々にして追加のリソース (時間や人員など) が必要になります。他の生産的な活動のリソースをこの作業に割り当てることになり、企業全体の業務効率に影響を及ぼす可能性があります。

• 予算編成: 未払いの請求書による未収収益があると、企業の財務状態を正確に予測するのは困難です。予算編成や財務計画が複雑になり、将来のプロジェクトや投資へのリソース配分を効果的に行うのも難しくなります。

• 信用枠: 企業は、事業運営や成長のために信用枠や融資を利用することがよくあります。未払いの請求書の割合が増えると、企業の信用状態に影響を及ぼし、資金調達が難しくなったり、融資の条件や金利が厳しくなったりします。

• 投資と成長: 未払いの請求書に起因する不確実性と経済的負担によって、新たな機会や成長領域への投資能力が制限される可能性があります。確実なキャッシュフローがないと、イノベーションへの資金提供、事業の拡大、スタッフの増員は困難です。

• 仕入先との関係: 未払いの請求書によって、仕入先への支払い能力が制限され、取引関係に悪影響が生じたり、今後の取引条件が厳しくなったりする可能性があります。

未払いの請求書の一般的な原因と防止策

未払いの請求書が頻繁に発生している場合、財務健全性に直接影響を与えるだけでなく、企業内部でのより深刻な問題 (製品やサービスの品質、顧客満足度、会社の信用管理プロセスの有効性など) の存在を示している可能性もあります。未払いの請求書の直接的な影響を緩和すると同時に、その発生の根本原因を把握するよう努めなければなりません。未払いの請求書について、一般的な原因とその防止のためのヒントを以下にご紹介します。

• コミュニケーション不足: 顧客が請求書の支払いを行わないのは、支払い条件または製品やサービスの詳細について誤解や不明瞭な部分があることが原因となっている可能性があります。

  • 防止策: 支払い条件、支払い期限、提供される商品やサービスの詳細を顧客に明確に伝えましょう。請求書に必要情報がすべて記載されていること、正しい担当者または担当部署宛てに送付していること確認します。
    

• 料金に対して異議がある: 顧客は、料金に異議があったり、商品やサービスに不満があったりすると、請求書に対する支払いを行わない可能性があります。

  • 防止策: 異議を唱えられないような、高品質の商品やサービスを提供しましょう。苦情や異議を唱えられた場合にスピーディーかつ効果的に対処するための明確なプロセスを用意します。
    

• 請求書が正しく発行されていない: 請求金額が正しくない、請求先が違う、サービスの詳細が明記されていないといった誤りがあると、支払いの遅延を招く可能性があります。

  • 防止策: 各請求書の記載内容が正確で、記載漏れがないことを確認の上、送付しましょう。請求書発行ソフトウェアを利用すると、人的ミスのリスクを減らすことができます。
    

• 複雑な支払いプロセス: 支払いプロセスが複雑で面倒な場合、支払いが遅れる可能性があります。

  • 防止策: 支払いプロセスはできるだけ簡単にしましょう。複数の決済オプションを用意し、明確でシンプルな手順で行えるようにします。
    

• 顧客の財政難: 顧客のキャッシュフローに問題が生じ、期限内に支払うことができない場合があります。

  • 防止策: 可能であれば、新規顧客や大口注文に対して信用調査を実施しましょう。大規模なプロジェクトの場合は、前金や代金の一部前払いを求めることを検討してください。
    

• フォローアップしていない: 企業側からタイムリーなリマインダーやフォローアップを行わないと、顧客は支払いを失念してしまったり、支払いの優先度を下げてしまったりする可能性があります。

  • 防止策: 未払いの請求書に対しては、体系的なフォローアッププロセスを実装しましょう。期日前にリマインダーを送り、支払いが遅れた場合はすぐにフォローアップを行います。
    

不払いを示す危険信号

不払いを示唆する危険信号を察知した場合、事前対応策を取り、未払いの請求書に関連するリスクを低減することができます。以下は、顧客の支払いが遅れる、または行われない可能性があることを示唆する危険信号です。

• 過去に支払いの遅れがあった: 過去に支払いの遅れがあったり、支払いが不規則であったりする場合、この傾向が続く可能性が高いです。支払い履歴を監視することで、この傾向を見極めることができます。

• 連絡が取れない: 特に請求書や支払いに関する問い合わせに対して反応がなかったり、連絡を避け続けたりする顧客は、不払いのリスクがあると考えられます。支払い関係の担当者や担当部署に連絡が取れない場合も危険信号です。

• 財政難: 顧客が財政難に陥っている可能性を示唆する兆候に注意しましょう。たとえば、従業員の一時解雇に関するニュース、財務損失の公表、業界の低迷などです。これらは、顧客の支払い能力に影響する可能性があります。

• 異議や苦情: 顧客が請求書に対する異議や商品やサービスに対する苦情を唱えることが多い場合、些細なことに見えても、不払いの前兆となることがあります。後でこれを理由に支払いを保留する可能性があります。

• 注文パターンが急に変わる: 明確な理由もなく注文が急に増えたり減ったりする場合、トラブルの兆候を示している可能性があります。たとえば、異常なほどの大きな注文は、顧客が資力を超えて拡大していることを示唆する可能性があります。

• 財務情報を提供したがらない: 企業間 (B2B) 取引を行っている顧客が、信用紹介先や財務情報を提供したがらない場合、潜在的な支払いの問題を示唆する可能性があります。

• 連絡先情報が変わる: 明確な説明もなく請求先住所、連絡先の電話番号、主要担当者が頻繁に変わる場合は悪い兆候で、支払い責任を逃れようとしている可能性があります。

• 異常に急いでいる: 新規顧客が異常なほど急ぎで仕事を依頼してきて、特急料金や前払いを受け入れようとしない場合、サービスや商品を受け取っても支払いをしないつもりという兆候を示す可能性があります。

• 納品後に支払い条件を交渉してくる: 商品やサービスを受け取った後に顧客が支払い条件を再交渉してくる場合、支払いを遅らせる、または減らす方法を探している可能性があります。

• 一部支払い: 一部支払いは請求書の支払いを行おうとする誠実な努力であることもありますが、全額を支払う能力がないことを示している可能性もあります。

この危険信号を早期に把握することで、適切な対策を取ることができます。たとえば、前払いを求める、支払い条件を調整する、監視とフォローアップを強化するなどです。これにより、不払いのリスクを最小限にして財務健全性を維持します。

請求書の回収に関するベストプラクティス

支払い条件

• 支払い条件を最初に明確に定める: 取引開始前に、支払い期限、受け入れられる決済手段、延滞手数料などの支払い条件を明確に定めておきます。顧客に支払い条件に書面で同意してもらいましょう。

• リスク評価に基づいて条件を変える: 顧客の信用に基づいて支払い条件を調整しましょう。リスクの高い顧客の場合は、支払い期限の短縮や前払いを求めることを検討します。

• 支払い条件を契約書に含める: 支払い条件を契約書に含めて、支払いに関する期待が法的に強制されるようにします。

• 明確な請求書を発行する: サービスや商品の明細と支払い方法に関する指示が記載された詳細な請求書を送信しましょう。

期日超過の支払いのフォローアップを行う

• すぐに連絡する: 支払いの期日が超過したら、すぐに連絡を開始しましょう。最初の督促は、見落としや些細な問題と想定し、親しみやすいトーンにします。

• 定期的にフォローアップを行う: 体系的な方法でフォローアップを行い、さまざまなコミュニケーション手段 (メール、電話、手紙) による督促の予定を入れます。請求書発行ソフトウェアを利用して、期日超過の支払いに対して督促を自動送信し、すべてのコミュニケーションの記録を残すことを検討しましょう。

• エスカレーションプロセスを設定する: 期日超過の支払いのエスカレーションプロセスには、進行中の作業を停止する時期、回収業者を投入する時期、法的措置を取る時期を含めます。

• すべてのやり取りを記録する: 支払いのフォローアップに関する顧客とのやり取りの詳細を記録しましょう。この情報は、法的手続きを取る際に重要です。

顧客関係

• 親身になってやり取りをする: それぞれのやり取りでは、理解と共感を示して連絡を取りましょう。顧客が一時的な財政問題に直面する可能性があることを理解し、協力する姿勢を示します。

• 支払い計画を交渉する: 本当に財政難に直面している顧客に対しては、現実的な支払い計画の交渉を受け入れましょう。交渉に際しては、自社のニーズも満たされるようにします。

• プロ精神を持ち続ける: 困難な状況にあっても、プロ精神を持ち続けましょう。対立的な言葉を避け、解決策を見つけることに専念します。

• 関係を大切にする: やり取りの際は、取引関係の重要性を強調し、単なる取引を超えた継続的なパートナーシップを大切にしていることを示します。

• フィードバックを求める: 支払いの問題が解決したら、事態の対処方法と今後の改善点についてのフィードバックを求めましょう。これにより、現在のプロセスと顧客関係を改善することができます。

未払いの請求書を回収するための法的手段

社内で回収のための徹底した努力を行っても請求書の不払いが続く場合は、回収のための法的手段を検討する必要があるでしょう。その場合のシナリオは、選択する手段によって異なります。たとえば、債務者が別の国に所在する場合、債権回収の複雑さが増します。複数の国の法律制度に対処する必要があり、国際債務を専門とする法人や債権回収業者と連携しなければならない可能性もあります。債権回収プロセス全体にわたって、現地の法律や規則に従うことが重要です。たとえば、アメリカの公正債権回収法 (FDCPA)では、債務者の扱いについての基準を定め、虐待的な回収行為を禁じています。

法的措置を取る前に、弁護士費用、訴訟費用、債務者の支払い能力を考慮して、法的手続きの費用対効果を評価します。債権を貸倒処理したり、少ない金額で和解したりする方が、解決方法として現実的な場合もあります。自力で行動を起こす前に、債権回収や商法を専門とする弁護士に相談し、現在の状況に応じた選択肢や成功の可能性を把握してください。

債権回収のための法的手段としては、以下が考えられます。

• 督促状: 通常は、正式な法的措置を開始する前に、債務者に督促状を送ります。この督促状には、未払い金額、回収のために行った活動の履歴、支払いの最終期限を記載し、多くの場合、この指定日までに支払いを受けなかったら法的手段を取る旨を表明します。

• 少額裁判所: 比較的少額の場合は、少額裁判所に訴えを提起できます。請求できる最大額は管轄区域によって異なり、アメリカでは 2,500 ～ 2 万 5,000 ドルです。一般に、この手続きは上級裁判所よりも裁判にかかる時間が短く、手続きが簡略化されていて、多くの場合は法的代理人が必要ありません。

• 民事訴訟: 少額裁判所で請求できる限度額を超えた場合、次のステップは民事裁判所に民事訴訟を起こすことです。これは、より正式な手続きであり、通常は法的代理人が必要です。請求が認められた場合、裁判所は債務者に対して判決を出す権限があります。

• 調停や仲裁: 法的手続きの前または法的手続き中に、中立的な立場の第三者が関与して調停や仲裁といった別の紛争解決方法に当事者が同意することがあります。調停や仲裁は解決までの時間が短く、費用効果が高く、裁判なしで双方が合意できる解決策が得られます。

裁判を進めて有利な判決を得た場合でも、債権の回収が困難な可能性があります。判決を執行するために、以下の手続きを進めることができます。

• 強制執行令状: この裁判所命令によって、債務を弁済するために債務者の資産や銀行口座を差し押さえることができます。

• 債権差し押さえ通告: 債務者に支払われる予定の資金 (賃金など) を差し押さえて、債務の支払いに充てることができるようにする法的手続きです。

• 先取権: 債務者の財産に先取特権を設定し、その財産が売却されたときに債務が確実に支払われるようにします。

売掛金管理にテクノロジーを活用する方法

売掛金管理にテクノロジーを活用すると、プロセスをシンプルにして、エラーを減らし、効率化することができます。売掛金管理にテクノロジーを活用する方法を以下にご紹介します。

請求書

• 請求書作成を自動化する: ソフトウェアを利用して、顧客への請求書の作成と送付を自動化します。これにより、請求をタイムリーに行い、手作業によるミスを減らすことができます。

• 請求書を電子的に配信する: メールやオンラインポータルを使って請求書を電子的に送信すると、スピーディーな配信が可能で、追跡も簡単になります。

オンライン決済

• 決済システムを連携させる: 顧客が請求書をオンラインで直接支払えるようなプラットフォームを利用しましょう。たとえば、Stripe が提供する決済処理ツールを請求書作成システムと連携させると、購入者がクレジットカード、銀行振込、その他の手段で支払えるようになります。

• 代替決済手段: オンライン決済では、購入者は ACH 送金から後払い (BNPL)まで、多様な決済オプションを利用できます。

リアルタイムのレポート機能

• ダッシュボード: 売掛金の状況が表示され、未払いの請求書、支払い済みの請求書、売掛金年齢表をリアルタイムで確認できるダッシュボードを備えたソフトウェアを利用します。
  

ビジネスアラート

• カスタムアラート: 期日を過ぎた請求書、支払いの確認、その他の主要な指標に対してアラートを設定して、常に情報を把握し、何か問題が発生した場合はすぐに対応しましょう。
  

コミュニケーションツール

• 支払いの催促を自動化する: 期限が近づいたときや請求書の支払い期限が過ぎたときに、顧客に支払いの催促を自動的に送信するシステムを導入します。

• カスタマーポータル: 顧客が請求履歴の確認や未払いの請求書の支払いを行うことができ、企業の財務担当チームと連絡を取れるようなカスタマーポータルを用意します。

連携と API

• ERP や CRM との連携: 売掛金管理ソフトウェアを既存のエンタープライズ・リソース・プラニング (EPR) システムや顧客関係管理 (CRM) システムIと連携させて、顧客のやり取りと財務データを統合して把握できるようにします。

• API: アプリケーションプログラミングインターフェイス (API) を利用して、さまざまなシステムと接続し、データ転送を自動化します。たとえば、Stripe の API を利用すると、他社製の財務管理ツールや経営管理ツールと簡単に連携させて、一貫性のあるワークフローを実現できます。

クラウドベースのプラットフォーム

• アクセスのしやすさ: クラウドベースのプラットフォームを利用して、売掛金データにどこからでもアクセスできるようにして、請求書や支払いをリモートで管理、監視できるようにします。
  

Stripe にできること

• 請求書作成を自動化する: Stripe の請求書自動作成システムを利用すると、請求書の作成と送付を自動化できます。請求書の状況を追跡し、請求書から直接支払いを行えるようになり、支払いプロセスが加速され、このプロセスに関連する管理上の負担を減らすことができます。

• 自動決済: Stripe には、サブスクリプションベースのモデル向けに継続支払いを自動化し、照合とレポート作成を支援するツールも用意されています。

• さまざまな決済手段に対応する: Stripe の決済プラットフォームはさまざまな決済手段に対応しているため、顧客が支払いを行う際に最大限の柔軟性が提供されます。

請求、請求書作成、支払いの回収の自動化について Stripe にできることをご確認ください。