支払証明書を発行するよう顧客から要求された場合、どうしたらよいでしょうか。支払証明書とは何でしょうか。支払証明書を発行する際に事業者が従うべきテンプレートがありますか。この記事では、請求書や領収書との違い、記載すべき情報など、企業や団体が支払証明書について知っておくべきことをご紹介します。

この記事の内容

• 支払証明書とは
  
• 支払証明書と請求書の違い
  
• 支払証明書と領収書の違い
  
• 支払証明書にはどのような情報を記載すべきか
  
• 支払証明書のテンプレートはどこにあるか
  

支払証明書とは

支払証明書とは、サービスや商品の納入に対する支払い、または社会保険料や会費の受領を証明する書類です。この書類には、日付および担当者 (多くの場合、取締役または会計責任者) の署名を記載します。

顧客の要求に応じて発行される支払証明書は、請求処理の体系的な手順で発行されるものではありません。ただし、部分的な支払い、頭金、寄付金や手数料の支払いには有効です。これらのケースでは、支払い済みであることを支払証明書によって証明できます。

この証明書は、団体や財団に寄付をした支払証明として使用できます。また、税務署に所得を申告する際の社会保険料の支払証明にもなります。零細企業であれば、Urssaf のウェブサイトからコピーをダウンロードできます。

さらに、顧客の銀行から支払証明書を要求されることもあります。そのため、ベンダーやサービスプロバイダーは、顧客の要求に応じて支払証明書を作成する準備をしておく必要があります。

支払証明書と請求書の違い

請求書は、サービスが提供されたとき、または商品が納入されたときに発行されます。販売やサービスの提供が完了し、その購入代金の支払い義務が発生したことを顧客に知らせるためのもので、発行は必須です。

一方、支払証明書の発行は必須ではありません。支払証明書は、請求金額が支払われた後で顧客の要求があった場合にのみ顧客に発行されます。これは、多くの場合手紙の形式で発行され、支払いが行われたことを証明する書類として使用されます。

支払証明書と領収書の違い

支払証明書と領収書 (売上領収書とも呼ばれる) は、どちらも支払いを証明するものです。領収書は、商取引 (物理的な取引とオンライン取引の両方) において、購入代金の支払いを証明するために使用されます。一方、支払証明書は、多くの場合団体によって発行され、社会保険料 (健康保険料や職業訓練費など) の支払いを証明するものとして使用されます。

支払証明書にはどのような情報を記載すべきか

請求書とは異なり、支払証明書は税法の対象ではありません。請求書に必要な情報の詳細については、こちらをご覧ください。そのため、支払証明書にどのような情報を記載すべきかについて特に規定されていませんが、シンプルで読みやすく、明確な証明書を作成することをお勧めします。

支払証明書には以下の情報を記載するようにしてください。

• 支払証明書を発行する企業または団体の代表者の氏名、連絡先情報、役割
  
• 購入代金、社会保険料や手数料の支払い、団体への寄付を行った顧客または寄付者の氏名と連絡先情報
  
• 証明書の目的 (請求書の支払い証明、年会費の支払い証明、寄付の支払い証明など)
  
• 社会保険料または手数料の支払い対象期間と請求書番号 (該当する場合)
  
• 支払い金額、支払い日、支払い方法 (銀行カード、小切手、振込、現金など)
  
• 支払証明書の発行日と発行場所
  
• 企業または団体の代表者の署名
  

支払証明書のテンプレートはどこにあるか

支払証明書の作成に役立つオンラインテンプレートをダウンロードし、用途に応じてカスタマイズして使うことができます。証明書の内容は支出の種類によって多少異なります。必要に応じてこの記事を参照してください。

また、Stripe Invoicing のような請求書発行ソリューションを使用することで、生産性を向上させることができます。この請求書自動発行ソフトウェアを使用すれば、請求書の作成、配信、カスタマイズ、支払い処理をスピードアップさせることができます。コーディングは不要です。Stripe の請求書は、通常 3 日以内に支払い処理が行われます。Stripe の使用を開始して、請求処理のあらゆる側面を最適化しましょう。