ลูกค้าได้ขอให้คุณออกใบรับรองการชำระเงิน คุณควรทำอย่างไร ใบรับรองการชำระเงินคืออะไร มีเทมเพลตใบรับรองการชำระเงินให้ปฏิบัติตามหรือไม่ ในบทความนี้ คุณจะได้ทราบสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับใบรับรองการชำระเงินในฐานะธุรกิจหรือสมาคม รวมถึงความแตกต่างจากใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ และข้อมูลที่ควรระบุ

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบรับรองการชำระเงินคืออะไรและใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด
  
• ใบรับรองการชำระเงินแตกต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร
  
• ใบรับรองการชำระเงินแตกต่างจากใบเสร็จอย่างไร
  
• ข้อมูลใดบ้างที่ต้องระบุในใบรับรองการชำระเงิน
  
• คุณสามารถค้นหาเทมเพลตใบรับรองการชำระเงินได้ที่ไหน
  

ใบรับรองการชำระเงินคืออะไรและใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด

ใบรับรองการชำระเงินคือเอกสารที่รับรองการชำระค่าบริการ การส่งมอบสินค้า หรือการรับเงินสมทบประกันสังคมหรือค่าธรรมเนียมสมาชิก โดยเอกสารจะต้องลงวันที่และลงนามโดยตัวแทนธุรกิจ (ซึ่งมักจะเป็นกรรมการบริษัทหรือเหรัญญิก)

ใบรับรองการชำระเงินที่ออกให้ตามคำขอของลูกค้าไม่ใช่ขั้นตอนที่เป็นระบบในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม ใบรับรองเหล่านี้มีประโยชน์สำหรับการชำระเงินบางส่วน การชำระเงินดาวน์ หรือการชำระเงินสมทบหรือค่าธรรมเนียม ในกรณีเหล่านี้ ใบรับรองจะช่วยยืนยันว่ามีการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว

ใบรับรองเหล่านี้สามารถใช้เป็นหลักฐานการชำระเงินบริจาคให้กับสมาคมหรือมูลนิธิได้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นหลักฐานการชำระเงินสมทบประกันสังคมเมื่อยื่นแสดงรายได้ต่อสำนักงานภาษีได้อีกด้วย ในฐานะผู้ประกอบการรายย่อย คุณสามารถดาวน์โหลดสำเนาของตนเองได้จากเว็บไซต์ Urssaf

ในบางครั้ง ธนาคารของลูกค้าอาจขอใบรับรองการชำระเงิน ดังนั้น ในฐานะผู้ค้าหรือผู้ให้บริการ คุณจึงควรเตรียมพร้อมที่จะทำหนังสือรับรองการชำระเงินให้ลูกค้าของคุณ

ใบรับรองการชำระเงินแตกต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร

ใบแจ้งหนี้จะออกเมื่อมีการให้บริการหรือส่งมอบสินค้า ซึ่งเป็นเอกสารบังคับที่ใช้แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าการขายหรือบริการเสร็จสมบูรณ์แล้ว และถึงกำหนดที่ต้องชำระเงินแล้ว

อย่างไรก็ตาม ใบรับรองการชำระเงินเป็นเอกสารที่ไม่บังคับ ซึ่งจะมีการออกให้กับลูกค้าหลังจากที่มีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้แล้ว โดยจะออกให้เฉพาะเมื่อลูกค้าร้องขอเท่านั้น เอกสารนี้มักอยู่ในรูปแบบของจดหมาย โดยใช้เพื่อยืนยันว่ามีการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว

ใบรับรองการชำระเงินแตกต่างจากใบเสร็จอย่างไร

ใบรับรองการชำระเงินและใบเสร็จ (หรือที่เรียกว่าใบเสร็จการขาย) ต่างก็เป็นหลักฐานยืนยันการชำระเงินเหมือนกัน โดยใบเสร็จจะใช้ในการทำธุรกรรมการค้าทั่วไป (ไม่ว่าจะซื้อขายทางหน้าร้านหรือช่องทางออนไลน์) เพื่อเป็นหลักฐานว่ามีการชำระค่าสินค้าหรือบริการแล้ว ขณะที่ใบรับรองการชำระเงินมักออกโดยองค์กรหรือสมาคมต่างๆ เช่น การจ่ายเงินสมทบประกันสังคม (เช่น ค่าเบี้ยประกันสุขภาพ หรือค่าฝึกอบรมวิชาชีพ ฯลฯ)

ข้อมูลใดบ้างที่ต้องระบุในใบรับรองการชำระเงิน

ใบรับรองการชำระเงินไม่เหมือนกับใบแจ้งหนี้ตรงที่ไม่ได้อยู่ภายใต้กฎระเบียบด้านภาษี คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้ได้จากบทความของเรา ดังนั้นจึงไม่มีการกำหนดเป็นข้อบังคับว่าข้อมูลใดบ้างที่ต้องระบุในใบรับรองการชำระเงิน แต่เราขอแนะนำให้คุณจัดทำใบรับรองให้เรียบง่าย อ่านง่าย และมีข้อมูลชัดเจน

คุณควรระบุข้อมูลต่อไปนี้ในหนังสือรับรองการชำระเงิน

• ชื่อและนามสกุล ข้อมูลติดต่อ และตำแหน่งของตัวแทนธุรกิจหรือสมาคมที่ออกใบรับรองการชำระเงิน
  
• ชื่อและนามสกุล ตลอดจนข้อมูลติดต่อของลูกค้าหรือผู้บริจาคที่ชำระค่าซื้อสินค้าหรือบริการ ชำระเงินบริจาค หรือชำระค่าธรรมเนียม หรือบริจาคให้กับสมาคม
  
• วัตถุประสงค์ของหนังสือ (เช่น การยืนยันการชำระเงินของใบแจ้งหนี้ ค่าธรรมเนียมรายปี การบริจาค ฯลฯ)
  
• ช่วงเวลาของการชำระเงินสมทบหรือค่าธรรมเนียม และหมายเลขใบแจ้งหนี้ (หากมี)
  
• จำนวนเงินที่ชำระ วันที่ชำระเงิน และวิธีการชำระเงิน (เช่น บัตรธนาคาร เช็ค การโอนเงิน เงินสด ฯลฯ)
  
• วันที่และสถานที่ออกหนังสือรับรองการชำระเงิน
  
• ลายเซ็นของตัวแทนธุรกิจหรือสมาคม
  

คุณสามารถค้นหาเทมเพลตใบรับรองการชำระเงินได้ที่ไหน

คุณสามารถดาวน์โหลดและปรับแต่งเทมเพลตออนไลน์เพื่อช่วยคุณสร้างใบรับรองการชำระเงินได้ เนื้อหาของจดหมายจะแตกต่างกันเล็กน้อยตามประเภทของค่าใช้จ่าย คุณสามารถกลับมาอ่านบทความนี้ได้ทุกเมื่อ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ด้วยการใช้โซลูชันการออกใบแจ้งหนี้ เช่น Stripe Invoicing ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัตินี้จะช่วยเร่งกระบวนการสร้าง ส่งมอบ ปรับแต่ง และชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ของคุณโดยไม่ต้องเขียนโค้ด โดยทั่วไปแล้วจะมีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ของ Stripe ภายในสามวัน เริ่มใช้งาน Stripe เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้แบบครบวงจรของคุณ