Din kund har bett dig att utfärda ett betalningsintyg. Vad ska du göra? Vad är ett betalningsintyg? Finns det en mall för betalningsintyg att följa? I den här artikeln hittar du det du behöver veta om betalningsintyg som företag eller förening, inklusive hur de skiljer sig från fakturor och kvitton och vilken information som ska inkluderas.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är betalningsintyg och vad används de till?
  
• Vad är skillnaden mellan ett betalningsintyg och en faktura?
  
• Vad är skillnaden mellan ett betalningsintyg och ett kvitto?
  
• Vilken information ska ingå i ett betalningsintyg?
  
• Var hittar du en mall för betalningsintyg?
  

Vad är betalningsintyg och vad används de till?

Ett betalningsintyg är ett dokument som intygar betalning för tjänster, leverans av varor eller kvitto på sociala avgifter eller medlemsavgifter. Dokumentet dateras och undertecknas av en representant för företaget (ofta styrelseledamoten eller kassören).

Betalningsintyg utfärdas på begäran av en kund och är inte ett systematiskt steg i faktureringsprocessen. De är dock användbara för delbetalningar, förskottsbetalningar eller betalningar av bidrag eller avgifter. I dessa fall bekräftar de att en betalning har ägt rum.

Dessa intyg kan användas som bevis på betalning för en donation till en förening eller stiftelse. De kan också fungera som bevis på betalning av en socialförsäkringsavgift när du deklarerar inkomst till skattekontoret. Som mikroföretag kan du ladda ner en kopia från Urssafs webbplats.

Slutligen kan en kunds bank begära ett sådant. Som säljare eller tjänsteleverantör bör du därför vara beredd på att skriva ett brev med betalningsintyg till din kund.

Vad är skillnaden mellan ett betalningsintyg och en faktura?

En faktura utfärdas när en tjänsteleverantör har utfört en tjänst eller levererat en vara. De är obligatoriska: de informerar kunden om att försäljningen eller tjänsten har slutförts och att det är dags att betala för köpet.

Betalningsintyg är dock frivilliga. De utfärdas till kunden efter det att fakturan har betalats och endast på kundens begäran. Detta dokument, ofta i form av ett brev, bekräftar att betalningen har gjorts.

Vad är skillnaden mellan ett betalningsintyg och ett kvitto?

Ett betalningsintyg och ett kvitto (även kallat försäljningskvitto) är båda bevis på betalning. Kvitton används i kommersiella transaktioner (både fysiska och online) för att intyga betalning av ett köp. Ett betalningsintyg utfärdas däremot ofta av föreningar och för socialförsäkringsavgifter (t.ex. sjukförsäkring, yrkesutbildningsavgifter osv.).

Vilken information ska ingå i ett betalningsintyg?

Till skillnad från fakturor är betalningsintyg inte föremål för skatteregler. Du kan läsa mer om den information som krävs på fakturor i vår artikel om ämnet. Den information som ska finnas på ett betalningsintyg är därför inte obligatorisk, men vi rekommenderar att du gör ditt betalningsintyg enkelt, läsbart och tydligt.

I ditt betalningsintyg bör du inkludera:

• Fullständigt namn, kontaktinformation och roll för den representant för företaget eller organisationen som utfärdar betalningscertifikatet
  
• Fullständigt namn och kontaktuppgifter för den kund eller givare som betalade köpet, bidraget eller avgiften eller gjorde donationen till organisationen
  
• Syftet med brevet (t.ex. bekräftelse på betalning av en faktura, en årsavgift, donation osv.)
  
• Bidrags- eller avgiftsperiod och fakturanummer (om tillämpligt)
  
• Det betalda beloppet, betalningsdatum och betalningsmetod (t.ex. bankkort, check, överföring, kontanter osv.)
  
• Datum och plats för utfärdande av brevet med betalningsintyget.
  
• Företagets eller föreningens representants underskrift
  

Var hittar du en mall för betalningsintyg?

Du kan ladda ner och anpassa en onlinemall som hjälper dig att skapa ditt betalningsintyg. Innehållet i brevet varierar något beroende på vilken typ av utgift det gäller. Du kan när som helst gå tillbaka till den här artikeln.

Du kan också öka din produktivitet genom att använda en faktureringslösning som Stripe Invoicing. Denna programvara för automatiserad fakturering påskyndar skapandet, leveransen, anpassningen och betalningen av dina fakturor – kodfritt. Stripe-fakturor betalas vanligtvis inom tre dagar. Börja med Stripe för att optimera din process för end-to-end-fakturering.