Tu cliente te pide que emitas un certificado de pago. ¿Qué debes hacer? ¿Qué son los certificados de pago? ¿Hay una plantilla de certificados de pago sobre la que pueda trabajar? En este artículo, encontrarás lo que debes saber sobre los certificados de pago como empresa o asociación; por ejemplo, en qué se diferencian de las facturas y los recibos y qué información deben incluir.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son los certificados de pago y para que se utilizan?
  
• ¿Qué diferencia hay entre un certificado de pago y una factura?
  
• ¿Qué diferencia hay entre un certificado de pago y un recibo?
  
• ¿Qué información debe incluir un certificado de pago?
  
• ¿Dónde puede obtenerse una plantilla para certificados de pago?
  

¿Qué son los certificados de pago y para que se utilizan?

Un certificado de pago es un documento que certifica el pago de servicios, la entrega de productos o la recepción de contribuciones a la seguridad social o cuotas de suscripciones. El documento lo fecha y firma un representante de la empresa (a menudo, el director o el tesorero).

Los certificados de pago, que se emiten a petición del cliente, no presentan un paso sistemático del proceso de facturación. No obstante, son útiles en los pagos parciales, los pagos de entradas y los pagos de contribuciones o cuotas. En estos casos, confirman que el pago se ha llevado a cabo.

Esto certificados pueden utilizarse como prueba de pago en el caso de una donación a una asociación o fundación. También pueden servir como prueba de pago de una contribución a la seguridad social a la hora de declarar los ingresos ante la oficina fiscal. Si eres una microempresa, puedes descargar una copia de tu certificado desde el sitio web de Urssaf.

Por último, el banco del cliente podría pedir este certificado. Como proveedor de servicios, debes estar preparado para redactar una carta de certificación de pago para tu cliente.

¿Qué diferencia hay entre un certificado de pago y una factura?

Las facturas se emiten cuando se presta un servicio o se entregan productos. Son obligatorias y con ellas se informa al cliente de que la venta o servicio se ha completado y es el momento de pagar por la compra.

Por su parte, los certificados de pago son opcionales y se envían al cliente una vez que se ha pagado la factura y solo si este lo solicita. Este documento, que suele tener formato de carta, confirma que el pago se ha efectuado.

¿Qué diferencia hay entre un certificado de pago y un recibo?

Tanto los certificados de pago como los recibos (también conocidos como «recibo de compra») son pruebas de pago. Los recibos se utilizan en transacciones comerciales (tanto físicas como en línea) para certificar el pago de una compra. Por su parte, los certificados de pago los suelen emitir asociaciones en cuanto al pago de contribuciones a la seguridad social (por ejemplo, los seguros de salud, las contribuciones a formación profesional, etc.).

¿Qué información debe incluir un certificado de pago?

A diferencia de las facturas, los certificados de pago no están sujetos a la normativa fiscal. Puedes encontrar más información acerca de los datos obligatorios en las facturas en nuestro artículo sobre el tema. Por lo tanto, no hay información obligatoria que incluir en un certificado de pago. No obstante, se recomienda elaborar un certificado sencillo, legible y claro.

Una carta de certificación de pago debería incluir la siguiente información:

• Nombre completo, datos de contacto y puesto del representante de la empresa o asociación que emite el certificado de pago
  
• Nombre completo y datos de contacto del cliente que pagó por la compra, contribución o cuota o el donante que hizo la donación a la asociación
  
• Finalidad de la carta (por ejemplo, confirmación del pago de una factura, una cuota anual, una donación, etc.)
  
• Periodo al que corresponde la contribución o la cuota y número de factura (si corresponde)
  
• Importe pagado, fecha de pago y método de pago (por ejemplo, tarjeta bancaria, cheque, transferencia, efectivo, etc.)
  
• Fecha y lugar de emisión de la carta de certificación de pago
  
• Firma del representante de la empresa o asociación
  

¿Dónde puede obtenerse una plantilla para certificados de pago?

Puedes descargar una plantilla en línea y personalizarla para crear el certificado de pago. El contenido de la carta variará ligeramente en función del tipo de gasto. Puedes volver a consultar este artículo en cualquier momento.

También puedes aumentar la productividad utilizando una solución de facturación como Stripe Invoicing. Este software de facturación automática acelera la creación, el envío, la personalización y el pago de facturas sin necesidad de utilizar código. Las facturas de Stripe suelen pagarse en un plazo de tres días. Empieza a usar Stripe para optimizar el proceso de facturación completo.