La mayoría de las empresas tienen que manejar la facturación durante las transacciones comerciales. Por lo tanto, es importante estar familiarizado con los requisitos de facturación impuestos por las autoridades fiscales. ¿Cuándo es obligatoria una factura? ¿La información requerida varía según la naturaleza de la transacción comercial? ¿Hay una plantilla de factura para seguir? En este artículo, nos proponemos responder a estas preguntas y explicar en detalle cómo redactar una factura que cumpla con la normativa.

También puedes aprender sobre la información obligatoria requerida para las facturas de cuentapropistas. Lee más sobre la reforma de la factura electrónica para empresas en nuestros artículos relacionados.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura y cuál es su propósito?
  
• ¿Estás obligado a emitir una factura?
  
• ¿Cuáles son las reglas para la facturación?
  
• ¿Qué información se requiere en una factura?
  
• ¿Qué sucede si se cometen errores de facturación?
  
• Cómo crear una factura que cumpla con la normativa
  

¿Qué es una factura y cuál es su propósito?

Una factura es un documento comercial, fiscal y contable que registra una transacción entre una empresa y su cliente. Documenta la compra y describe las condiciones de la transacción y el monto a pagar por el cliente. Es clave para calcular el volumen de negocios anual de una empresa y el impuesto que debe pagarse al Estado como parte de la declaración del impuesto al valor agregado (IVA) de la empresa (si está sujeta al IVA).

Nota: Si trabajas por cuenta propia, tu factura tomará la forma de una nota de comisión («note d'honoraire») cuando vendas un servicio a un cliente privado. Este documento es similar a una factura estándar y también debe incluir la misma información obligatoria. Lo mismo se aplica a los recibos de alquiler.

¿Estás obligado a emitir una factura?

Todas las transacciones entre empresas (B2B) requieren que se emita una factura de acuerdo con las regulaciones de las autoridades fiscales. Sin embargo, no es obligatorio emitir una factura a un particular, excepto en estos casos:

• El cliente privado solicita una factura
  
• Es necesaria para una transacción remota
  
• Es parte de una entrega en la UE que no está sujeta al IVA
  
• El servicio cuesta más de €25, incluidos todos los impuestos («toutes taxes combe» o «TTC»)
  

En todas las demás situaciones, es responsabilidad del cliente privado solicitar una factura al proveedor si desea documentación de la transacción.

¿Cuáles son las reglas para la facturación?

Las autoridades fiscales francesas exigen que las facturas se emitan en dos copias y en francés. Para que la factura sea válida, la numeración debe seguir un orden cronológico continuo que no se debe interrumpir. Además, la empresa debe emitir la factura al cliente en el momento de la entrega de la mercancía o al finalizar el servicio, y la empresa debe conservarla durante un plazo mínimo de 10 años, en caso de haya una auditoría impuestos.

Una empresa francesa puede crear una factura en monedas extranjeras que tienen reconocimiento internacional y que pueden convertirse a euros (para no complicar las tareas contables de la empresa). En determinados casos (y a discreción de las autoridades fiscales), una empresa puede redactar una factura en un idioma extranjero, pero debe proporcionar a las autoridades fiscales una traducción al francés.

¿Qué información se requiere en una factura?

Para cumplir con la ley, todas las facturas deben incluir la siguiente información:

• La designación «facture» (factura)
  
• El número de factura
  
• La fecha de emisión de la factura
  
• Los datos de contacto de la empresa: nombre y razón social, número SIREN o SIRET, formulario legal e importe del capital registrado
  
• El registro de inscripción: número de registro mercantil (RCS) y la ciudad de registro para comerciantes, o el número de registro mercantil (RM) para artesanos
  
• La dirección de la empresa y la dirección de facturación (si es diferente)
  
• Los datos de contacto del cliente: nombre, nombre de la empresa, dirección de facturación y dirección de envío
  
• Los números de IVA (para empresas sujetas a IVA)
  
• El número de orden de compra (si corresponde)
  
• La fecha de compra o servicio
  
• Una descripción y un desglose detallado de cada item vendido o servicio prestado (esquema general, línea separada por item) que incluye: unidad, cantidad, naturaleza, marca, referencia, materiales suministrados, mano de obra
  
• El precio unitario, sin incluir impuestos («hors taxe» o «HT») para cada item de bienes o servicio
  
• El importe total sin impuestos (o precio de catálogo)
  
• La tasa de IVA aplicable para cada item facturado o la frase «TVA non applicable, art. 293 B du CGI» (IVA no aplicable, art. 293 B del Código Fiscal francés) si no está sujeto a IVA
  
• El importe del IVA, si corresponde
  
• El monto incluidos todos los impuestos (TTC), si corresponde
  

Otra información obligatoria

Dependiendo del tipo de transacción, se deben incluir otros elementos en una factura de cliente. Para las transacciones con un cliente extranjero, el número de IVA intracomunitario de ambas partes debe constar en la factura.

También debes mencionar los descuentos, la fecha de pago, las condiciones y métodos (y la fecha de vencimiento del pago), las condiciones de venta, la tasa de penalización en caso de falta de pago, las comisiones por los cargos de envío o entrega y las comisiones por recuperación y pago atrasado, si corresponde.

Otra información importante que debes proporcionar en determinados casos:

• Detalles del seguro de responsabilidad civil profesional para quienes realizan una actividad artesanal
  
• La expresión «ecoparticipación por RAEE» (ecotasa de contribución por los residuos de aparatos eléctricos y electrónicos, o AEE)
  
• La mención «membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté» (miembro de una asociación autorizada que acepta pagos con cheque y tarjeta de crédito)
  
• Mención de la garantía legal de conformidad de dos años
  
• El texto «autoliquidation de la TVA» (inversión del sujeto pasivo del IVA)
  

¿Qué sucede si se cometen errores de facturación?

Cualquier información que falte o se indique incorrectamente en una factura enviada te costará €15 por item de información. Por otro lado, crear una factura ficticia o no hacer ninguna facturación B2B podría resultar en la aplicación de una multa de hasta €75,000 para personas físicas y de €375,000 para empresas. Por lo tanto, es importante estar al día con los requisitos de facturación necesarios para tus actividades comerciales particulares.

Si se descubre un error en un factura que ya se ha creado, puedes optar por rectificarlo (si aún no lo enviaste a tu cliente) o cancelarlo por completo para emitir otra. La nueva factura debe tener un número único, es decir, diferente del número anterior, para que puedas hacer el seguimiento de los cambios realizados.

Cómo crear una factura que cumpla con la normativa

El sitio web oficial de las autoridades francesas ofrece una plantilla de factura que contiene toda la información obligatoria que debes incluir en tu documentación. Hay dos ejemplos disponibles: uno creado para un cliente empresa y otro para un cliente privado.

Además, te permite simplificar tus tareas contables con un software de facturación que crea facturas automáticamente sin escribir código. Stripe Invoicing ofrece una solución que puede integrarse completamente con tus herramientas existentes: optimiza tus procesos contables, facilita la personalización de las facturas, automatiza la contabilidad de ingresos y acelera el proceso de pago de facturas (las facturas de Stripe suelen pagarse dentro de los tres días).Comunícate con uno de nuestros expertos para obtener más información.