De meeste bedrijven moeten bij commerciële transacties facturen opstellen. Daarom is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de factureringsvereisten die het belastingkantoor stelt. Wanneer is een factuur verplicht? Verschilt de vereiste informatie naargelang de aard van de commerciële transactie? Is er een factuursjabloon dat moet worden gevolgd? Dit artikel geeft antwoord op deze vragen en legt in detail uit hoe je een conforme factuur opstelt.

Je kunt ook meer te weten komen over de verplichte informatie die vereist is voor facturen van zelfstandigen en meer lezen over de hervorming van de elektronische facturering voor bedrijven in onze gerelateerde artikelen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur en waarvoor dient het?
  
• Moet je een factuur maken?
  
• Wat zijn de regels voor facturering?
  
• Welke informatie moet op een factuur staan?
  
• Wat gebeurt er als er fouten in de factuur zitten?
  
• Hoe maak je een factuur die aan de regels voldoet?
  

Wat is een factuur en waarvoor dient deze?

Een factuur is een commercieel, fiscaal en boekhoudkundig document dat een transactie tussen een bedrijf en zijn klant vastlegt. Het documenteert de aankoop en beschrijft de voorwaarden van de transactie en het door de klant te betalen bedrag. Het is essentieel voor het berekenen van de jaarlijkse omzet van een bedrijf en de belasting die aan de staat moet worden betaald als onderdeel van de btw-aangifte van het bedrijf (indien btw-plichtig).

Opmerking: als je zelfstandig ondernemer bent, krijgt je factuur de vorm van een honorariumnota ("note d'honoraire") wanneer je een dienst aan een particuliere klant verkoopt. Dit document is vergelijkbaar met een standaardfactuur en moet ook dezelfde verplichte informatie bevatten. Hetzelfde geldt voor huurbetalingsbewijzen.

Moet je een factuur maken?

Voor alle transacties tussen bedrijven (B2B) moet je een factuur maken volgens de regels van het belastingkantoor. Maar voor particulieren hoef je niet altijd een factuur te maken, behalve in deze gevallen:

• Als de particuliere klant erom vraagt
  
• Voor een transactie op afstand
  
• Als onderdeel van een levering binnen de EU waarvoor geen btw geldt
  
• Je dienst kost meer dan 25 euro inclusief alle belastingen ("toutes taxes comprises" of "TTC")
  

In alle situaties die hierboven niet staan, is het de verantwoordelijkheid van de particuliere klant om een factuur te vragen aan de leverancier als hij of zij een bewijs van de transactie wil.

Wat zijn de regels voor facturering?

De Franse belastingdienst zegt dat je facturen in twee exemplaren en in het Frans moet maken. Om geldig te zijn, moet de nummering van de facturen in chronologische volgorde zijn en mag deze niet onderbroken worden. Ook moet je de factuur aan de klant geven op het moment dat je de goederen levert of de dienst verleent, en moet je deze minstens 10 jaar bewaren voor het geval er een belastingcontrole komt.

Een Frans bedrijf mag een factuur in een buitenlandse valuta opstellen als die valuta internationaal erkend is en omgerekend kan worden naar euro's (om de boekhouding van het bedrijf niet te compliceren). In bepaalde gevallen (en naar goeddunken van het belastingkantoor) mag een bedrijf een factuur in een vreemde taal opstellen, maar moet het het belastingkantoor een Franse vertaling verstrekken.

Welke informatie moet op een factuur staan?

Om aan de wet te voldoen, moeten alle facturen de volgende info bevatten:

• De aanduiding "facture" (factuur)
  
• Het factuurnummer
  
• De datum waarop de factuur is uitgegeven
  
• De contactgegevens van het bedrijf: naam en handelsnaam, SIREN- of SIRET-nummer, rechtsvorm en bedrag van het maatschappelijk kapitaal
  
• Het inschrijvingsregister: nummer van het handelsregister (RCS) en de plaats van inschrijving voor handelaars, of het nummer van het ambachtsregister (RM) voor ambachtslieden
  
• Het bedrijfsadres en factuuradres (als dat anders is)
  
• De contactgegevens van de klant: naam, bedrijfsnaam, factuuradres en afleveradres
  
• De btw-nummers (voor bedrijven die btw-plichtig zijn)
  
• Het inkoopordernummer (indien van toepassing)
  
• De datum van aankoop of dienstverlening
  
• Een beschrijving en gedetailleerde uitsplitsing van elk verkocht artikel of elke geleverde dienst (algemeen overzicht, aparte regel per artikel), inclusief: eenheid, hoeveelheid, aard, merk, referentie, geleverde materialen, arbeidskosten
  
• De eenheidsprijs exclusief belasting ("hors taxe" of "HT") voor elk artikel of elke dienst
  
• Het totale bedrag zonder belasting (of catalogusprijs)
  
• Het BTW-tarief dat geldt voor elk gefactureerd artikel of de tekst "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" (BTW niet van toepassing, art. 293 B van het Franse belastingwetboek) als je geen BTW hoeft te betalen
  
• Het btw-bedrag, indien van toepassing
  
• Het bedrag inclusief alle belastingen (TTC), indien van toepassing
  

Andere verplichte info

Afhankelijk van het soort transactie moeten er extra elementen op de factuur van de klant staan. Bij transacties met een buitenlandse klant moet het intracommunautaire btw-nummer van beide partijen op de factuur staan.

Je moet ook eventuele kortingen, de betalingsdatum, voorwaarden en methoden (en de vervaldatum van de betaling), de verkoopvoorwaarden, het boetetarief bij niet-betaling, verzend- of leveringskosten en eventuele invorderings- en betalingsachterstandskosten vermelden.

Andere belangrijke info die je in bepaalde gevallen moet geven:

• Info over de beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor mensen die een ambachtelijk beroep uitoefenen
  
• De term "eco-participation AEEA" (ecologische bijdrage voor afgedankte elektrische en elektronische apparatuur, of AEEA)
  
• De tekst “membre d’une Association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté” (lid van een erkende vereniging, betaling geaccepteerd per cheque en creditcard)
  
• Vermelding van de wettelijke conformiteitsgarantie van twee jaar
  
• De woorden "autoliquidation de la TVA" (verleggingsregeling voor de btw)
  

Wat gebeurt er als er fouten in de factuur staan?

Als er info ontbreekt of fout is op een ingediende factuur, kost dat je 15 euro per stuk. Aan de andere kant kun je een boete krijgen van maximaal 75.000 euro voor een natuurlijke persoon en 375.000 euro voor een bedrijf als je een nepfactuur maakt of helemaal geen B2B-facturen stuurt. Het is dus belangrijk om op de hoogte te blijven van de factuurvereisten die gelden voor jouw specifieke commerciële activiteiten.

Als je een fout ontdekt in een factuur die al is aangemaakt, kun je ervoor kiezen om deze te corrigeren (als je deze nog niet naar je klant hebt gestuurd) of volledig te annuleren om een nieuwe factuur aan te maken. De nieuwe factuur moet een uniek nummer hebben, d.w.z. een ander nummer dan het vorige, zodat je de aangebrachte wijzigingen kunt bijhouden.

Hoe maak je een factuur die aan de regels voldoet

Op de officiële website van de Franse overheid vind je een factuursjabloon met alle info die je op je documenten moet zetten. Er zijn twee voorbeelden: een voor zakelijke klanten en een voor particuliere klanten.

Bovendien kun je je boekhouding vereenvoudigen door facturatiesoftware te gebruiken die automatisch facturen aanmaakt zonder dat je code hoeft te schrijven. Stripe Invoicing biedt een oplossing die volledig kan worden geïntegreerd met je bestaande tools: het optimaliseert je boekhoudprocessen door het aanpassen van facturen te vergemakkelijken, de inkomstenadministratie te automatiseren en het betalingsproces van facturen te versnellen (Stripe-facturen worden doorgaans binnen drie dagen betaald). Neem contact op met een van onze experts voor meer informatie.