Lors d’un échange commercial, la majorité des entreprises sont concernées par la facturation. Il est donc essentiel de se familiariser avec les obligations de facturation imposées par l'administration fiscale. Quand la facture est-elle obligatoire ? Les informations requises varient-elles selon la nature de l’échange commercial ? Y a-t-il un modèle de facture à suivre ? Cet article répond à vos interrogations tout en vous expliquant précisément comment rédiger une facture conforme.
Vous pouvez également découvrir les mentions obligatoires d’une facture auto-entrepreneur et approfondir votre lecture sur la réforme de facturation électronique entre entreprises dans nos articles sur le sujet.
Sommaire
- Qu’est qu’une facture et à quoi sert-elle ?
- Y a-t-il une obligation de fournir une facture ?
- Quelles sont les règles en matière de facturation ?
- Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
- Que se passe-t-il en cas d’erreurs de facturation ?
- Comment créer une facture conforme ?
Qu’est qu’une facture et à quoi sert-elle ?
La facture est un document commercial, fiscal et comptable qui matérialise une transaction entre un professionnel et son client. Elle permet de documenter la vente, détaillant les conditions de la transaction et le montant dû par le client. Elle est primordiale pour le calcul du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise et des impôts à verser à l’État lors de la déclaration de TVA (si l’entreprise y est assujettie).
À noter : si vous exercez une profession libérale, votre facture prendra la forme d’une « note d’honoraire » lors de la vente à un client particulier. Ce document s’apparente à une facture classique et doit comprendre les mêmes mentions obligatoires. Il en va de même pour les « quittances de loyers ».
Y a-t-il une obligation de fournir une facture ?
Toute transaction effectuée entre professionnels (« business to business » ou « B2B » en anglais) requiert l’émission d’une facture conforme aux règlements de l’administration fiscale. En revanche, il n’existe pas d’obligation de délivrer une facture à un particulier, sauf dans les cas suivants :
- si le client particulier en fait la demande ;
- pour une vente à distance ;
- dans le cadre d’une livraison intracommunautaire non redevable de la TVA ;
- si votre prestation de service coûte plus de 25 € toutes taxes comprises (TTC).
Dans les cas non mentionnées ci-dessus, c’est la responsabilité du client particulier de faire une demande de facture auprès de son fournisseur s’il ou elle souhaite recevoir la documentation.
Quelles sont les règles en matière de facturation ?
L’administration fiscale exige que la facture soit émise en double exemplaire et rédigée en français. La numérotation doit suivre un ordre chronologique continu et sans rupture pour que la facture soit valable. En outre, l’entreprise doit délivrer sa facture au client au moment de la livraison du bien ou à la fin de la prestation de service, puis la conserver pour un minimum de dix ans en cas de contrôle fiscal.
Notez qu’une entreprise française peut créer une facture dans une devise étrangère si celle-ci est reconnue à l'international et est convertible en euro (pour ne pas compliquer les opérations de comptabilité de l’entreprise). Dans certains cas (et à la discrétion de l’administration fiscale), une entreprise pourra établir une facture dans une langue étrangère mais elle devra en fournir la traduction à l’administration.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
Pour être conforme à la loi, toute facture doit contenir :
- la mention de « facture » ;
- le numéro de la facture ;
- la date d'émission de la facture ;
- les coordonnées du professionnel : son nom et nom commercial, son numéro Siren ou Siret, sa forme juridique et le montant de son capital social ;
- le registre d’inscription (le numéro RCS et la ville du greffe d’immatriculation pour les commerçants, ou le numéro RM pour les artisans) ;
- l'adresse de l’entreprise ainsi que l'adresse de facturation (si elles sont différentes) ;
- les coordonnées du client : son nom, sa raison sociale, son adresse de facturation et de livraison ;
- les numéros de TVA (pour les entreprises assujetties) ;
- le numéro de bon de commande (s’il est applicable) ;
- la date de la vente du bien ou de la réalisation du service ;
- une désignation et un décompte détaillé de chaque marchandise vendue ou de la prestation de service prévue (de manière générale, une ligne par article) : l’unité, la quantité, la nature, la marque, la référence, les matériaux fournis, la main d'oeuvre ;
- le prix unitaire hors taxe (HT) de chaque marchandise ou prestation ;
- le montant total HT (ou prix catalogue) ;
- le taux de TVA applicable à chaque élément facturé ou la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous êtes non redevable de la TVA ;
- le montant de TVA, le cas échéant ;
- le montant toutes taxes comprises (TTC), le cas échéant.
Autres mentions obligatoires
Selon le type d’échange effectué, vous devrez inclure certains éléments supplémentaires sur une facture à un client. Pour les transactions avec un client étranger, le numéro de TVA intracommunautaire des deux parties doit absolument figurer sur la facture.
Vous devez également mentionner les réductions éventuelles, la date et les modalités de règlement et de paiement (ainsi que la date limite de paiement), les conditions de vente, le taux de pénalité en cas de non-paiement, les frais de livraison ou de déplacement et les frais de recouvrement et de retard si ces circonstances sont relatives à votre transaction.
Autres mentions importantes à noter dans des cas particuliers :
- la mention de l’assurance professionnelle pour ceux qui exercent une activité artisanale ;
- la mention « eco-participation DEEE » ;
- la mention « membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté » ;
- la mention de la garantie légale de conformité de deux ans ;
- la mention « autoliquidation de la TVA ».
Que se passe-t-il en cas d’erreurs de facturation ?
Chaque information manquante ou erronée sur une facture soumise vous coûtera 15 € par mention. En revanche, la création d’une facture fictive ou l’absence totale de facturation entre professionnels vous exposera à une amende pouvant s'élever jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Il est donc impératif d’être au fait des obligations applicables en matière de facturation selon vos opérations commerciales.
En cas d’erreur sur une facture déjà créée, vous pouvez opter de la rectifier (si vous ne l’avez pas encore envoyée à votre client) ou de l’annuler entièrement pour en émettre une autre. La nouvelle facture devra porter un numéro unique, c’est-à-dire différent de la précédente, ce qui vous permettra de conserver une trace des modifications apportées.
Comment créer une facture conforme ?
Le site officiel de l’administration française vous offre un modèle de facture avec toutes les mentions obligatoires à inclure sur votre documentation. Vous y trouverez deux exemples : celui destiné à un client professionnel et celui rédigé pour un client particulier.
Par ailleurs, vous pouvez simplifier vos opérations comptables grâce à un logiciel de facturation qui automatise la création des factures sans écriture de code. Stripe Invoicing vous propose une solution totalement intégrée avec vos outils existants : elle optimise vos processus comptables en facilitant la personnalisation des factures, en automatisant la comptabilisation des revenus et en accélérant le règlement des factures (les factures Stripe sont généralement réglées en moins de trois jours). Contactez l’un de nos experts pour en savoir plus.