De flesta företag måste hantera fakturering i samband med kommersiella transaktioner. Därför är det viktigt att känna till de krav på fakturering som skattemyndigheterna ställer. När är en faktura ett obligatoriskt krav? Varierar den information som krävs beroende på vilken typ av transaktion det är fråga om? Finns det en mall för fakturan som ska följas? Denna artikel syftar till att besvara dessa frågor och förklara i detalj hur man upprättar en faktura som uppfyller kraven.

Du kan också läsa om den obligatoriska information som krävs för fakturor från egenföretagare och läsa mer om de nya kraven kring elektronisk fakturering för företag i våra relaterade artiklar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en faktura och vad är syftet med den?
  
• Är du skyldig att utfärda en faktura?
  
• Vilka är reglerna för fakturering?
  
• Vilka uppgifter krävs på en faktura?
  
• Vad händer om det blir fel i faktureringen?
  
• Så här skapar du en faktura som uppfyller kraven
  

Vad är en faktura och vad är syftet med den?

En faktura är ett handels-, skatte- och redovisningsdokument som registrerar en transaktion mellan ett företag och dess kund. Den dokumenterar köpet och beskriver villkoren för transaktionen och det belopp som kunden ska betala. Den är avgörande för beräkningen av ett företags årsomsättning och den skatt som ska betalas till staten som en del av företagets deklaration av mervärdesskatt (moms) (om företaget är momspliktigt).

Anmärkning: Om du är egenföretagare kommer din faktura att ha formen av en arvodesnota ("note d'honoraire") när du säljer en tjänst till en privat kund. Detta dokument liknar en standardfaktura och måste också innehålla samma obligatoriska information. Detsamma gäller för hyreskvitton.

Är du skyldig att utfärda en faktura?

Alla transaktioner mellan företag (business-to-business, B2B) kräver att en faktura utfärdas i enlighet med skattemyndighetens bestämmelser. Det är dock inte obligatoriskt att utfärda en faktura till en privatperson, utom i följande fall:

• Om den privata kunden begär en
  
• För en fjärrtransaktion
  
• Som en del av en leverans inom EU som inte är momsbelagd
  
• Om din tjänst kostar mer än 25 euro inklusive alla skatter ("toutes taxes comprises", eller "TTC")
  

I alla situationer som inte anges ovan är det den privata kundens ansvar att begära en faktura från leverantören om den vill ha dokumentation av transaktionen.

Vilka är reglerna för fakturering?

Den franska skattemyndigheten kräver att fakturor utfärdas i två exemplar och på franska. För att fakturan ska vara giltig måste numreringen följa en kontinuerlig kronologisk ordning och får inte avbrytas. Dessutom måste företaget utfärda fakturan till kunden vid tidpunkten för leverans av varorna eller när tjänsten har slutförts, och företaget måste behålla den i minst 10 år i händelse av en skatterevision.

Ett franskt företag kan skapa en faktura i en utländsk valuta om valutan är internationellt erkänd och kan konverteras till euro (för att inte komplicera bokföringsarbetet). I vissa fall (och efter skattemyndighetens gottfinnande) kan ett företag upprätta en faktura på ett främmande språk, men måste då förse skattemyndigheten med en fransk översättning.

Vilka uppgifter krävs på en faktura?

För att efterleva lagen måste alla fakturor innehålla följande information:

• Beteckningen "facture" (faktura)
  
• Fakturanummer
  
• Fakturans utfärdandedatum
  
• Företagets kontaktuppgifter: namn och handelsnamn, SIREN- eller SIRET-nummer, juridisk form och registrerat kapital
  
• Registreringsnummer i handelsregistret (RCS) och ort för registrering för kommersiella handlare, eller nummer i handelsregistret (RM) för hantverkare
  
• Företagets adress och fakturaadress (om olika)
  
• Kundens kontaktuppgifter: namn, företagsnamn, faktura- och leveransadress
  
• Momsregistreringsnummer (för företag som är skyldiga att betala moms)
  
• Inköpsordernummer (om tillämpligt)
  
• Datum för inköp eller tjänst
  
• En beskrivning och detaljerad uppdelning av varje såld vara eller utförd tjänst (allmän översikt, separat rad per radpost), inklusive: enhet, kvantitet, art, varumärke, referens, levererat material, arbete
  
• Priset per enhet exklusive skatt ("hors taxe" eller "HT") för varje varupost eller tjänst
  
• Det totala beloppet exklusive skatt (eller katalogpris)
  
• Den tillämpliga momssatsen för varje fakturapost eller formuleringen "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" (moms ej tillämplig, art. 293 B i den franska skattelagstiftningen) om du inte är skyldig att betala moms
  
• Momsbeloppet, i förekommande fall
  
• Beloppet inklusive alla skatter (TTC), om tillämpligt
  

Annan obligatorisk information

Beroende på typen av transaktion måste ytterligare delar inkluderas i en faktura till kunden. Vid transaktioner med en utländsk kund måste båda parternas EU-momsregistreringsnummer anges på fakturan.

Du måste också nämna eventuella rabatter, betalningsdatum, villkor och betalningsmetoder (och förfallodag), försäljningsvillkor, straffavgift vid utebliven betalning, frakt- eller leveransavgifter samt eventuella inkasso- och förseningsavgifter.

Annan viktig information som ska lämnas i vissa fall:

• Uppgifter om yrkesansvarsförsäkring för den som bedriver hantverksmässig verksamhet
  
• Formuleringen "eco-participation WEEE" (ekologiskt bidrag till avfall som utgörs av eller innehåller elektriska eller elektroniska produkter, EEE)
  
• Formuleringen "membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté" (medlem i en godkänd förening, betalning accepteras med check och kreditkort)
  
• Omnämnande av den tvååriga juridiska garantin för överensstämmelse
  
• Formuleringen "autoliquidation de la TVA" (omvänd skattskyldighet för moms)
  

Vad händer om det blir fel i faktureringen?

All information som saknas eller är felaktigt angiven på en inlämnad faktura kommer att kosta dig 15 euro per informationspost. Om du å andra sidan skapar en fiktiv faktura eller inte gör någon B2B-fakturering alls riskerar du böter på upp till 75 000 euro för en fysisk person och 375 000 euro för ett företag. Det är därför viktigt att hålla sig uppdaterad om vilka krav som ställs på fakturering för just din affärsverksamhet.

Om ett fel upptäcks i en faktura som redan har skapats kan du välja att rätta till det (om du inte har skickat den till din kund ännu) eller makulera den helt och hållet för att utfärda en ny. Den nya fakturan måste ha ett unikt nummer, dvs. ett annat än det tidigare numret, så att du kan hålla reda på vilka ändringar som gjorts.

Så här skapar du en faktura som uppfyller kraven

På de franska myndigheternas officiella webbplats finns en fakturamall som innehåller all obligatorisk information som ska ingå i dokumentationen. Två exempel finns tillgängliga: ett som skapats för en företagskund och ett som skapats för en privat kund.

Dessutom kan du förenkla ditt bokföringsarbete genom att använda programvara som automatiskt skapar fakturor utan att skriva kod. Stripe Invoicing erbjuder en lösning som kan integreras helt med dina befintliga verktyg: den optimerar dina redovisningsprocesser genom att underlätta anpassning av fakturor, automatisera redovisning av intäkter och påskynda processen för betalning av fakturor (Stripe-fakturor betalas vanligtvis inom tre dagar). Kontakta en av våra experter för att få veta mer.