La mayoría de las empresas tienen que gestionar la facturación durante las transacciones comerciales. Por ello, es importante conocer bien los requisitos de facturación impuestos por las autoridades fiscales. ¿Cuándo es obligatoria una factura? ¿La información requerida varía en función de la naturaleza de la transacción comercial? ¿Hay alguna plantilla de factura que seguir? Este artículo tiene como objetivo responder a estas preguntas y explicar detalladamente cómo elaborar una factura conforme con las normativas.
Asimismo, puedes obtener información sobre la información obligatoria para facturas de autónomos y sobre la reforma de facturación electrónica para empresas en nuestros artículos relacionados.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es una factura y cuál es su objetivo?
- ¿Tienes la obligación de emitir una factura?
- ¿Cuáles son las normas de facturación?
- ¿Qué datos son obligatorio en una factura?
- ¿Qué ocurre si se producen errores de facturación?
- Cómo crear una factura conforme con las normativas
¿Qué es una factura y cuál es su objetivo?
Una factura es un documento comercial, fiscal y contable donde se registra una transacción entre una empresa y su cliente. En ella, se documenta la compra y se describen las condiciones de la transacción y el importe que debe pagar el cliente. Es fundamental calcular la facturación anual de la empresa y el impuesto que se debe pagar al Estado como parte de la declaración del impuesto sobre el valor añadido (IVA) (si está sujeto a la IVA).
Nota: Si trabajas por cuenta propia, tu factura tomará la forma de una nota de honorarios («note d'honoraire») cuando prestes un servicio a un cliente privado. Este documento es parecido a una factura estándar y debe incluir también la misma información obligatoria. Lo mismo se aplica a los recibos de alquiler.
¿Tienes la obligación de emitir una factura?
Para todas las transacciones B2B (entre empresas), se debe emitir una factura de acuerdo con las normativas de las autoridades fiscales. Sin embargo, no es obligatorio emitir una factura a un cliente privado, excepto en los siguientes casos:
- Si el cliente privado solicita una
- Para una transacción remota
- Como parte de una entrega dentro de la UE que no está sujeta al IVA
- Tu servicio cuesta más de 25 euros, incluidos todos los impuestos («toutes taxes comprises» o «TTC»)
En todas las demás situaciones no indicadas arriba, es responsabilidad del cliente privado solicitar una factura al proveedor si desea documentación de la transacción.
¿Cuáles son las normas de facturación?
Las autoridades fiscales francesas exigen que se emitan las dos copias de cada factura y en francés. Para que sea válida la factura, la numeración debe estar en orden cronológico en todo momento y sin interrupción. Además, la empresa debe emitir la factura al cliente en el momento de la entrega de los bienes o una vez finalizado el servicio, y debe conservarla durante, al menos, 10 años en caso de inspección fiscal.
Una empresa francesa puede crear una factura en una divisa extranjera si la moneda está reconocida internacionalmente y se puede convertir a euros (para no complicar las tareas contables de la empresa). En determinados casos (y a discreción de las autoridades fiscales), una empresa puede elaborar una factura en un idioma extranjero, pero debe ofrecer a las autoridades fiscales una traducción al francés.
¿Qué datos son obligatorio en una factura?
De acuerdo con la ley, todas las facturas deben incluir la siguiente información:
- La factura de designación («facture»)
- El número de factura
- La fecha de emisión de la factura
- Los datos de contacto de la empresa: nombre y nombre comercial, número SIREN o SIRET, forma jurídica e importe del capital social
- El registro de inscripción: el número de registro mercantil (RCS) y la ciudad de registro de comerciantes, o el número de registro de oficios (RM) para artesanos
- La dirección de la empresa y la dirección de facturación (si no son la misma)
- Los datos de contacto del cliente: nombre, nombre de la empresa, dirección de facturación y dirección de envío
- Los IVA|CIF|VIES (para empresas sujetas al IVA)
- El número de pedido (si aplica)
- La fecha de compra o servicio
- Una descripción y un desglose detallado de cada artículo vendido o servicio prestado (resumen general, una línea por cada artículo) con los siguientes datos: unidad, cantidad, naturaleza, marca, referencia, materiales suministrados y manos de obra
- El precio por unidad, impuestos excluidos («hors taxe» o «HT»), de cada artículo o servicio
- El importe total, impuestos excluidos (o precio de catálogo)
- El tipo de IVA aplicable por cada artículo facturado o las palabras «TVA non applicable, art. 293 B du CGI» (IVA no aplicable, art. 293 B del Código General de Impuestos francés) si no estás sujeto al IVA
- El importe del IVA, si aplica
- El importe que incluye todos los impuestos (TTC), si aplica
Otra información obligatoria
Dependiendo del tipo de transacción, deben incluirse elementos adicionales en una factura de cliente. Para las transacciones con un cliente extranjero, el IVA|CIF|VIES intracomunitario de ambas partes debe figurar en la factura.
También debes mencionar cualquier descuento, la fecha del pago, las condiciones y los métodos (y la fecha de vencimiento del pago), las condiciones de venta, la tasa de penalización en caso de impago, comisiones de envío o entrega, y comisiones de cobro y demora, si aplica.
Se debe facilitar información importante en determinados casos:
- Datos del seguro de responsabilidad profesional para quienes lleven a cabo una actividad artesanal
- Las palabras «ecotasa de contribución por RAEE» (ecocontribución de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos o RAEE)
- Las palabras «membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté» (miembro de una asociación autorizada, pago aceptado por cheque y tarjeta de crédito)
- Mención de la garantía legal de conformidad de dos años
- Las palabras «autoliquidation de la TVA» (inversión del sujeto pasivo del IVA)
¿Qué ocurre si se producen errores de facturación?
Si falta cualquier dato o hay información incorrecta en una factura enviada, te costará 15 euros por dato. Por otro lado, crear una factura falsa o no llevar a cabo ningún tipo de facturación B2B, podrías correr el riesgo de recibir una multa de hasta 75.000 euros para una persona natural y 375.000 euros para una empresa. Por ello, es importante estar al día con los requisitos de facturación necesarios para tus actividades comerciales particulares.
Si se detecta un error en una factura que ya se ha creado, puedes elegir rectificarla (si aún no la has mandado al cliente) o cancelarla por completo para emitir una nueva. La nueva factura debe tener un número exclusivo (diferente al número anterior) para ayudarte a llevar un seguimiento de los cambios realizados.
Cómo crear una factura conforme con las normativas
El sitio web oficial de las autoridades francesas ofrece una plantilla de factura con toda la información obligatoria que debe figurar en tu documentación. Hay dos ejemplos disponibles: uno creado para un cliente empresarial y uno creado para un cliente privado.
Además, puedes simplificar tus tareas de contabilidad usando software de facturación que crea automáticamente facturas sin escribir código. Stripe Invoicing ofrece una solución que se puede integrar completamente con tus herramientas actuales: optimiza tus procesos de contabilidad al facilitar la facturación a medida, automatizar la contabilidad de los ingresos y acelerar el proceso de pago de facturas (las facturas de Stripe se suelen pagar en un plazo de tres días). Contacta con uno de nuestros expertos para obtener más información.