บริษัทส่วนใหญ่ต้องจัดเรื่องการออกใบแจ้งหนี้ระหว่างการทําธุรกรรมเชิงพาณิชย์ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องทําความคุ้นชินกับข้อกําหนดการออกใบแจ้งหนี้ที่กําหนดโดยหน่วยงานด้านภาษี ใบแจ้งหนี้เป็นข้อกําหนดบังคับเมื่อใด ข้อมูลที่ต้องการแตกต่างกันไปตามลักษณะของธุรกรรมทางการค้าหรือไม่ มีเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ต้องใช้ตามกำหนดหรือไม่ บทความนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อตอบคําถามเหล่านี้และอธิบายรายละเอียดวิธีการจัดทําใบแจ้งหนี้ตามข้อบังคับ

คุณยังสามารถค้นหาข้อมูลที่จําเป็นสําหรับ ใบแจ้งหนี้ของผู้ประกอบวิชาชีพอิสระ และอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปฏิรูปการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สําหรับบริษัท ในบทความที่เกี่ยวข้องของเรา

เนื้อหาหลักในบทความนี้

• ใบแจ้งหนี้คืออะไรและมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร
  
• คุณมีหน้าที่ต้องออกใบแจ้งหนี้หรือไม่
  
• กฎสําหรับการออกใบแจ้งหนี้มีอะไรบ้าง
  
• ใบแจ้งหนี้ต้องใช้ข้อมูลใดบ้าง
  
• จะเกิดอะไรขึ้นหากเกิดข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้
  
• วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ตามข้อบังคับ
  

ใบแจ้งหนี้คืออะไรและมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารเชิงพาณิชย์ การเงิน และการบัญชีที่บันทึกธุรกรรมระหว่างธุรกิจและลูกค้า เป็นเอกสารการซื้อและสรุปเงื่อนไขของธุรกรรมและจํานวนเงินที่ลูกค้าต้องชําระ เป็นกุญแจสําคัญในการคํานวณผลประกอบการประจําปีของบริษัทและภาษีที่ต้องจ่ายให้กับรัฐซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ของบริษัท (หากบริษัทนั้นต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม)

หมายเหตุ: หากคุณเป็นผู้ประกอบอาชีพอิสระ ใบแจ้งหนี้ของคุณจะอยู่ในรูปแบบของบันทึกค่าธรรมเนียม ("note d'honoraire") เมื่อขายบริการให้กับลูกค้าทั่วไป เอกสารนี้คล้ายกับใบแจ้งหนี้มาตรฐานและต้องมีข้อมูลบังคับเดียวกันด้วย เช่นเดียวกับใบเสร็จค่าเช่า

คุณมีหน้าที่ต้องออกใบแจ้งหนี้หรือไม่

ธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) ทั้งหมดต้องออกใบแจ้งหนี้ตามระเบียบข้อบังคับของหน่วยงานด้านภาษี อย่างไรก็ตาม ไม่จําเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ให้กับบุคคลทั่วไป ยกเว้นในกรณีต่อไปนี้

• หากลูกค้าทั่วไปต้องการ
  
• สําหรับธุรกรรมระยะไกล
  
• เป็นส่วนหนึ่งของการจัดส่งภายในสหภาพยุโรปที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• ค่าบริการมากกว่า 25 ยูโรรวมภาษีทั้งหมด ("Toutes Taxes Comprises" หรือ "TTC")
  

ในทุกกรณีที่ไม่ได้ระบุไว้ข้างต้น การขอใบแจ้งหนี้เป็นความรับผิดชอบของลูกค้าทั่วไปหากต้องการเอกสารการทำธุรกรรมจากซัพพลายเออร์

กฎสําหรับการออกใบแจ้งหนี้มีอะไรบ้าง

หน่วยงานด้านภาษีของฝรั่งเศสกําหนดให้ต้องออกใบแจ้งหนี้เป็นสองชุดและเป็นภาษาฝรั่งเศส เพื่อให้ใบแจ้งหนี้มีผลตามกฎหมาย หมายเลขใบแจ้งหนี้ต้องเรียงตามลำดับเวลาอย่างต่อเนื่องโดยไม่มีการขาดตอน นอกจากนี้ บริษัทจะต้องออกใบแจ้งหนี้ให้แก่ลูกค้าเมื่อส่งมอบสินค้า หรือเมื่อเสร็จสิ้นการให้บริการ และบริษัทจะต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ไว้อย่างน้อย 10 ปี กรณีมีการตรวจสอบภาษี

บริษัทฝรั่งเศสอาจสร้างใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินต่างประเทศหากสกุลเงินนั้นเป็นที่ยอมรับในระดับสากลและสามารถแปลงเป็นสกุลเงินยูโรได้ (เพื่อไม่ให้เกิดความยุ่งยากในการจัดทำบัญชีของบริษัท) ในบางกรณี (ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของหน่วยงานด้านภาษี) บริษัทอาจจัดทําใบแจ้งหนี้เป็นภาษาต่างประเทศ แต่ต้องมีคําแปลภาษาฝรั่งเศสแก่หน่วยงานด้านภาษี

ใบแจ้งหนี้ต้องใช้ข้อมูลใดบ้าง

เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดสอดคล้องตามข้อกำหนดจำเป็นต้องมีข้อมูลต่อไปนี้

• มีคำว่า "Facture" (ใบแจ้งหนี้)
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• รายละเอียดข้อมูลการติดต่อของธุรกิจ: ชื่อและชื่อทางการค้า หมายเลข SIREN หรือ SIRET รูปแบบทางกฎหมาย และจํานวนเงินทุนจดทะเบียน
  
• การจดทะเบียน - หมายเลขทะเบียนพาณิชย์ (RCS) และเมืองที่การจดทะเบียนสําหรับผู้ค้าเชิงพาณิชย์ หรือหมายเลขทะเบียนการค้า (RM) สําหรับช่างฝีมือ
  
• ที่อยู่ของธุรกิจและที่อยู่สําหรับการออกใบแจ้งหนี้ (หากแตกต่างกัน)
  
• รายละเอียดข้อมูลการติดต่อของลูกค้า: ชื่อ ชื่อบริษัท ที่อยู่ในการออกใบแจ้งหนี้ และที่อยู่สำหรับจัดส่ง
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (สําหรับบริษัทที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม)
  
• หมายเลขคำสั่งซื้อ (หากเกี่ยวข้อง)
  
• วันที่ซื้อหรือใช้บริการ
  
• คําอธิบายและรายละเอียดของแต่ละรายการของสินค้าที่ขายหรือให้บริการ (สรุปโดยรวม แยกตามรายการเป็นบรรทัด) รวมถึง หน่วย ปริมาณ ลักษณะ ยี่ห้อ ข้อมูลอ้างอิง วัสดุที่จัดหาให้ แรงงานที่ใช้
  
• ราคาต่อหน่วยที่ไม่รวมภาษี ("Hors Taxe" หรือ "HT") สําหรับแต่ละรายการสินค้าหรือบริการ
  
• ยอดเงินรวมที่ไม่รวมภาษี (หรือราคาตามแค็ตตาล็อก)
  
• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่บังคับใช้สําหรับแต่ละรายการที่ออกใบแจ้งหนี้หรือข้อความ "TVA nonapplicable, art. 293 B du CGI" (ภาษีมูลค่าเพิ่มไม่บังคับใช้ มาตรา 293 B ของประมวลกฎหมายภาษีฝรั่งเศส) หากคุณไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
  
• จํานวนเงินที่รวมภาษีทั้งหมด (TTC) หากมี
  

ข้อมูลบังคับอื่นๆ

ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกรรม อาจต้องรวมองค์ประกอบเพิ่มเติมในใบแจ้งหนี้ของลูกค้า สําหรับธุรกรรมกับลูกค้าต่างชาติจะต้องระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่ายในใบแจ้งหนี้

คุณยังจำเป็นต้องระบุส่วนลด วันชำระเงิน ข้อกำหนดและวิธีการชำระเงิน (และวันครบกําหนดการชำระเงิน) เงื่อนไขการขาย อัตราค่าปรับในกรณีที่ไม่ชําระเงิน ค่าธรรมเนียมการเรียกเก็บเงินค่าขนส่งหรือการจัดส่ง และค่าธรรมเนียมการกู้คืนและการชำระเงินล่าช้า (ถ้ามี)

ข้อมูลสําคัญอื่นๆ ที่จำเป็นต้องระบบในบางกรณี

• รายละเอียดการประกันความรับผิดทางวิชาชีพสําหรับผู้ที่ทํากิจกรรมในฐานะช่างฝีมือ
  
• ข้อความ "eco-participation WEEE" (เงินสมทบด้านสิ่งแวดล้อมในการจัดการขยะจากอุปกรณ์ไฟฟ้าและอิเล็กทรอนิกส์ หรือ EEE)
  
• ข้อความ "membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté" (สมาชิกของสมาคมที่ได้รับการรับรองเพื่อการชำระเงินด้วยเช็คและบัตรเครดิต)
  
• กล่าวถึงการรับประกันความสอดคล้องตามกฎหมายเป็นระยะเวลา 2 ปี
  
• -ข้อความ "autoliquidation de la TVA" (การเรียกเก็บเงินปรับคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม)
  

จะเกิดอะไรขึ้นหากเกิดข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้

ข้อมูลใดๆ ที่ขาดหายไปหรือระบุไม่ถูกต้องในใบแจ้งหนี้ที่ยื่นจะมีค่าปรับ 15 ยูโรต่อรายการข้อมูล ในทางกลับกัน การสร้างใบแจ้งหนี้ปลอมหรือไม่ออกใบแจ้งหนี้ B2B อาจทําให้คุณเสี่ยงต่อการถูกปรับสูงถึง 75,000 ยูโรสําหรับบุคคลธรรมดา และ 375,000 ยูโรสําหรับธุรกิจ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสําคัญที่จะต้องติดตามข้อกําหนดการออกใบแจ้งหนี้ที่จําเป็นสําหรับกิจกรรมเชิงพาณิชย์เฉพาะของคุณ

หากพบข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้น คุณสามารถเลือกแก้ไขข้อผิดพลาดนั้น (หากยังไม่ได้ส่งไปยังลูกค้า) หรือยกเลิกใบแจ้งหนี้ฉบับนั้นเพื่อออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ ใบแจ้งหนี้ใหม่ต้องมีหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน เช่น หมายเลขแตกต่างกับฉบับก่อนหน้า เพื่อช่วยให้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างชัดเจน

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ตามข้อบังคับ

เว็บไซต์อย่างเป็นทางการของหน่วยงานฝรั่งเศสมี เทมเพลตใบแจ้งหนี้ ซึ่งมีข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมดที่ต้องระบุไว้ในเอกสารประกอบของคุณ โดยมี 2 ตัวอย่างดังนี้ ตัวอย่างแรกสร้างขึ้นสําหรับลูกค้าธุรกิจ และอีกตัวอย่างหนึ่งที่สร้างขึ้นสําหรับลูกค้าทั่วไป

นอกจากนี้ คุณสามารถลดความซับซ้อนของการทำบัญชีได้โดยใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่สร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe Invoicing นําเสนอโซลูชันที่สามารถผสานการทำงานเข้ากับเครื่องมือที่มีอยู่ของคุณได้อย่างสมบูรณ์ เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางบัญชีด้วยการปรับแต่งใบแจ้งหนี้ให้ใช้งานสะดวกขึ้น ทําให้การบันทึกบัญชีรายรับเป็นแบบอัตโนมัติ และเร่งกระบวนการชำระเงินของใบแจ้งหนี้ให้เร็วขึ้น (ใบแจ้งหนี้ทั่วไปของ Stripe มักจะได้รับการชําระเงินภายใน 3 วัน)ติดต่อผู้เชี่ยวชาญของเรา เพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม