ใบแจ้งหนี้คือเอกสารทางธุรกิจที่ออกโดยผู้เชี่ยวชาญ เพื่อยืนยันการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้า เช่นเดียวกับใบเสนอราคา เอกสารนี้จะระบุเงื่อนไขการขายและจำนวนเงินที่ต้องชำระ และจำเป็นสำหรับการทำธุรกรรมใดๆ ระหว่างผู้เชี่ยวชาญ (เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับใบเสนอราคาสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระ) แล้วคุณจะสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณในฐานะผู้ประกอบอาชีพอิสระได้อย่างไร คุณจะตัดสินใจเลือกใช้ข้อมูลใด บทความนี้จะเน้นรายละเอียดเฉพาะในการออกใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระและธุรกิจขนาดเล็ก รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นและเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรี

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้มีหน้าที่อะไรสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระ
  
• เมื่อใดที่ผู้ประกอบอาชีพอิสระจำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้
  
• กฎการออกใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระมีอะไรบ้าง
  
• ข้อมูลใดบ้างที่จำเป็นต้องมี
  
• ฉันสามารถหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระได้ที่ไหน
  

ใบแจ้งหนี้มีหน้าที่อะไรสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระ

ใบแจ้งหนี้มีบทบาทหลักสามประการ ในทางกฎหมาย ใบแจ้งหนี้จะทำหน้าที่เป็นหลักฐานการขายในกรณีที่เกิดข้อการโต้แย้งการชำระเงินหรือการไม่ชำระเงินของลูกค้า นอกจากนี้ยังเป็นเอกสารประกอบเพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถจัดทำบัญชีประจำปีได้ ประการสุดท้าย ในกรณีที่มีการตรวจสอบใดๆ โดยสำนักงานภาษี ใบแจ้งหนี้จะเป็นหลักฐานที่ชัดเจนของธุรกรรมทางการเงินที่เกี่ยวข้อง และยืนยันรายรับและภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ผู้ประกอบอาชีพอิสระแสดงในแต่ละรอบการทำบัญชี ด้วยเหตุนี้ การทำความเข้าใจถึงข้อผูกพันในการออกใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องกับผู้ประกอบอาชีพอิสระจึงเป็นสิ่งที่มีความสำคัญ

เมื่อใดที่ผู้ประกอบอาชีพอิสระจำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำธุรกรรมระหว่างผู้เชี่ยวชาญสองคน (เช่น เมื่อคุณให้บริการหรือขายผลิตภัณฑ์ให้กับผู้ประกอบอาชีพอิสระ ธุรกิจ สมาคม หรือบริการสาธารณะ) โดยใบแจ้งหนี้จะต้องออกให้หลังจากการขายเสร็จสิ้นหรือคุณให้บริการเสร็จสิ้นแล้ว

ในทางตรงกันข้าม ไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้เสมอไปในกรณีที่มีการขายให้กับบุคคลทั่วไป ยกเว้นในกรณีต่อไปนี้: การขายทางไกลหรือการขายออนไลน์ การจัดส่งสินค้าในงานประมูลสาธารณะ (สินค้ามือสอง งานศิลปะ ของสะสม หรือของโบราณ) การจัดส่งภายในสหภาพยุโรปที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือโครงการอสังหาริมทรัพย์ นอกจากนี้ การออกใบแจ้งหนี้ยังเป็นสิ่งบังคับเมื่อราคาการให้บริการมากกว่าหรือเท่ากับ 25 ยูโร รวมภาษีต่างๆ (รวมภาษี) หรือเมื่อลูกค้าบุคคลทั่วไปขอใบแจ้งหนี้

กฎการออกใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระมีอะไรบ้าง

เช่นเดียวกับธุรกิจอื่นๆ ผู้ประกอบอาชีพอิสระต้องปฏิบัติตามข้อผูกพันในการออกใบแจ้งหนี้บางประการ ใบแจ้งหนี้ต้องร่างเป็นภาษาฝรั่งเศสและมีการทำสำเนา เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายมีหลักฐานในการทำธุรกรรม ตามประมวลกฎหมายพาณิชย์ของฝรั่งเศส ใบแจ้งหนี้ต้องระบุหมายเลขกำกับไว้ตามลำดับเวลาโดยไม่มีข้อยกเว้น และต้องเก็บรักษาไว้โดยผู้ประกอบอาชีพอิสระเป็นเวลา 10 ปี ในส่วนสุดท้าย เพื่อให้ใบแจ้งหนี้มีผลบังคับใช้ ใบแจ้งหนี้จะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นตามที่ระบุไว้ด้านล่าง

ข้อมูลใดบ้างที่จำเป็นต้องมี

ข้อมูลแรกที่ควรระบุในเอกสารของคุณคือ “ใบแจ้งหนี้” หรือ “ใบแจ้งค่าธรรมเนียม” หากคุณให้บริการเฉพาะทาง จากนั้นคุณต้องระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้และหน้าเอกสารแต่ละหน้า (หากคุณมีมากกว่าหนึ่งหน้า)

วันที่ออกใบแจ้งหนี้ วันที่ขาย และกำหนดเวลาการชำระเงินต้องได้รับการระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ของคุณเมื่อคุณประกอบอาชีพอิสระ โปรดทราบว่าวันที่ขายผลิตภัณฑ์คือวันที่ส่งมอบจริง ในขณะที่วันที่ให้บริการคือวันสุดท้ายที่งานเสร็จเรียบร้อย

นอกจากนี้ คุณต้องระบุรายละเอียดของคุณและของลูกค้าโดยไม่มีข้อยกเว้น ได้แก่ ชื่อของคุณและ DBA ย่อมาจาก "entreprise individual" หรือ "EI", ที่อยู่ธุรกิจของคุณ (หรือที่อยู่บ้านหากคุณดำเนินการจากที่บ้าน), ชื่อลูกค้าของคุณ ชื่อบริษัทของลูกค้า และที่อยู่ของลูกค้าเพื่อวัตถุประสงค์ในการเรียกเก็บเงิน

นอกจากนี้ คุณยังต้องระบุหมายเลขไซเรนของคุณ ซึ่งเป็นทะเบียนที่คุณอยู่ในรายชื่อ เช่น หมายเลข "registre du commerce et des sociétés" (ทะเบียนการค้าและบริษัท หรือเรียกโดยย่อว่า RCS) ในกรณีของผู้ค้าปลีก และหมายเลข “répertoire des métiers” (ฐานข้อมูลการค้า หรือเรียกโดนย่อว่า RM) ในกรณีของพ่อค้า รวมถึงเมืองหรือหมายเลขเขตในประเทศฝรั่งเศสที่ธุรกิจขนาดเล็กของคุณจดทะเบียนไว้ โปรดทราบว่าคุณควรรอจนกว่าจะได้รับหมายเลขไซเรนก่อนจึงจะเริ่มสร้างใบแจ้งหนี้ได้ หากคุณและลูกค้าของคุณมีหน้าที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณจะต้องระบุหมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้องด้วย

ใบแจ้งหนี้ของคุณต้องมีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่ขายหรือบริการที่ให้ โดยทั่วไป คุณต้องเพิ่มบรรทัดสำหรับแต่ละรายการ ให้เริ่มต้นคำอธิบายของคุณโดยระบุรายละเอียดของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ให้ (ลักษณะ แบรนด์ หมายเลขอ้างอิงของผลิตภัณฑ์ วัสดุที่จัดหา ค่าแรง ฯลฯ) จากนั้นให้ระบุรายละเอียดโดยแสดงจำนวน หน่วย และราคาต่อหน่วยของแต่ละรายการก่อนหักภาษี (สุทธิ) หรือระยะเวลาที่ใช้ในกรณีของบริการ ให้ระบุค่าจัดส่งหรือค่าขนส่ง หรือแม้แต่ราคาที่ลด (หากมี) ยอดรวมสุทธิทั้งหมด รวมถึงอัตราและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มใดๆ และยอดรวมทั้งหมดรวมภาษี (รวมภาษี) ตามที่เกี่ยวข้อง หากธุรกิจขนาดเล็กของคุณไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้ระบุว่า “ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามมาตรา 293 B แห่งประมวลกฎหมายภาษีทั่วไปของฝรั่งเศส”

โปรดทราบว่าหากผลิตภัณฑ์และบริการมีอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่แตกต่างกัน โปรดระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้กับแต่ละรายการที่ออกใบแจ้งหนี้

ข้อมูลเฉพาะ

หากคุณทำธุรกรรมกับลูกค้าต่างชาติ คุณต้องระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีในสหภาพยุโรปไว้ในใบแจ้งหนี้ของคุณ (รวมถึงหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า). นอกจากนี้ ขอแนะนำให้ระบุหมายเลขประกันความรับผิดทางวิชาชีพ และค่าปรับสำหรับการชำระเงินล่าช้า (หากมี)

หมายเลขคำสั่งซื้อและคำว่า "การเรียกเก็บเงินปรับคืน" (ที่เกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่ม)
“ค่าธรรมเนียมการสนับสนุนด้านสิ่งแวดล้อมสำหรับ WEEE” (ที่เกี่ยวข้องกับขยะอุปกรณ์ไฟฟ้าและขยะอิเล็กทรอนิกส์) และ “สมาชิกของสมาคมที่ได้รับอนุญาต ยอมรับการชำระเงินด้วยเช็คและบัตรธนาคาร” หากข้อกำหนดเหล่านี้มีผลกับคุณ

สุดท้าย หากคุณขายอุปกรณ์ไฟฟ้า อุปกรณ์ถ่ายภาพ โทรศัพท์ อุปกรณ์ DIY หรืออุปกรณ์ทำสวน คุณต้องดูการรับประกันตามกฎหมายที่ครอบคลุมถึงอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ของเล่นและเกมต่างๆ อุปกรณ์กีฬา นาฬิกา แว่นกันแดด อุปกรณ์ส่องสว่าง และเฟอร์นิเจอร์

ค่าปรับ

สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นไปตามข้อผูกพันของรัฐบาลฝรั่งเศส หากใบแจ้งหนี้ระหว่างผู้เชี่ยวชาญสูญหายหรือมีการสร้างใบแจ้งหนี้ปลอม คุณอาจต้องจ่ายค่าปรับ 75,000 ยูโร และหากใบแจ้งหนี้ของคุณไม่ถูกต้องหรือสูญหาย คุณจะต้องจ่ายค่าปรับ 15 ยูโร

ฉันสามารถหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระได้ที่ไหน

URSSAF ที่เป็นสำนักงานเรียกเก็บเงินสมทบประกันสังคมของฝรั่งเศสจะมีเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระอยู่บนเว็บไซต์ โดยคุณยังสามารถดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ (สำหรับทุกธุรกิจ) ที่จัดทำโดยรัฐบาลฝรั่งเศสได้อีกด้วย

นอกจากนี้ คุณยังสามารถลดความซับซ้อนของระบบการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้ด้วยเครื่องมืออเนกประสงค์อย่าง Stripe Invoicing ที่เป็นโซลูชันครบวงจรที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสร้างใบแจ้งหนี้ การรับรู้รายรับอัตโนมัติ และช่วยเพิ่มความเร็วในการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ (ใบแจ้งหนี้ของ Stripe ส่วนใหญ่จะได้รับการชำระเงินภายในสามวัน) โดยไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ดใดๆ หากต้องการทราบว่า Stripe จะช่วยให้คุณจัดการการออกใบแจ้งหนี้แบบครบวงจรได้อย่างไร โปรดติดต่อผู้เชี่ยวชาญของเราวันนี้