En faktura är ett företagsdokument som utfärdas av en yrkesverksam person och som bekräftar försäljningen av produkter eller tjänster till en kund. Liksom en offert anger den villkoren för försäljningen och det belopp som ska betalas, och den krävs för alla transaktioner mellan yrkesverksamma (läs mer om offerter för egenföretagare). Så hur skapar du dina fakturor som egenföretagare? Hur bestämmer du vilken information som ska ingå? Den här artikeln kommer att fokusera på de specifika detaljerna för fakturering för egenföretagare och mikroföretag, inklusive eventuell obligatorisk information och gratis fakturamallar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilken funktion har fakturor för egenföretagare?
  
• När är det obligatoriskt att fakturera för egenföretagare?
  
• Vilka faktureringsregler gäller för egenföretagare?
  
• Vilken information är obligatorisk?
  
• Var kan jag hitta en fakturamall för egenföretagare?
  

Vilken funktion har fakturor för egenföretagare?

Fakturan har tre huvudroller. Ur ett juridisk perspektiv fungerar det som bevis av en försäljning i händelse av en tvist eller utebliven betalning från kundens sida. Det är också ett stöddokument för redovisningsändamål som kan göra det möjligt för mikroföretag att sammanställa sina årsredovisningar. Slutligen ska fakturorna, vid eventuella kontroller från skattekontoret, innehålla konkreta bevis för den aktuella finansiella transaktionen och styrka de intäkter och den mervärdesskatt (moms) som egenföretagaren har deklarerat för varje enskild redovisningsperiod. På grund av detta är det viktigt att förstå de faktureringsskyldigheter som gäller för egenföretagare.

När är det obligatoriskt att fakturera för egenföretagare?

Fakturor är obligatoriska för transaktioner mellan två yrkesverksamma (dvs. när du tillhandahåller en tjänst eller säljer en produkt till en annan egenföretagare, ett företag, en förening eller en offentlig tjänst). De måste utfärdas när försäljningen har gjorts eller du har slutfört tillhandahållandet av din tjänst.

Fakturering krävs däremot inte alltid vid försäljning till en enskild person, utom i följande fall: distansförsäljning eller onlineförsäljning, leveranser till offentliga auktioner (av begagnade varor, konstverk, samlarföremål eller antikviteter), leveranser inom EU som inte omfattas av moms eller fastighetsprojekt. Fakturor är också obligatoriska när priset för tillhandahållandet av en tjänst är större än eller lika med 25 EUR, inklusive eventuella skatter (inclusive), eller när den enskilda kunden begär en faktura.

Vilka faktureringsregler gäller för egenföretagare?

Liksom alla företag måste egenföretagaren iaktta vissa faktureringsskyldigheter. Fakturor måste vara skrivna på franska och ha en dubblett, så att båda parter kan ha ett bevis för transaktionen. Enligt den franska handelslagen måste fakturor – utan undantag – numreras i kronologisk ordning och sparas av egenföretagaren i 10 år. Slutligen, för att fakturor ska vara giltiga måste de innehålla viss obligatorisk information som anges nedan.

Vilken information är obligatorisk?

Den första informationen som ska ingå i ditt dokument är omnämnandet av ”faktura” eller ”redogörelse för avgifter” om du erbjuder professionella tjänster. Sedan måste du numrera fakturan samt de enskilda sidorna i dokumentet (om du har fler än en).

Utfärdandedatumet för faktura, försäljningsdatumet och förfallodatum måste ingå på dina fakturor när du är egenföretagare. Observera att försäljningsdatumet för en produkt är den faktiska leveransdagen, medan datumet för tillhandahållandet av tjänsten är den sista dagen som arbetet utfördes.

Dessutom måste du – utan undantag – ange dina och dina kunders uppgifter: ditt namn och särskilt företagsnamn, orden ”entreprise individuelle” eller ”EI”, din företagsadress (eller hemadress om du arbetar hemifrån), din kunds namn, deras företagsnamn och även deras adress för fakturering.

Du måste också ange ditt Siren-nummer, det register som du är listad i – dvs. ”registre du commerce et des sociétés”-nummer (handels- och företagsregister, förkortat till RCS) för återförsäljare och ”répertoire des métiers”-nummer (handelskatalog, förkortat till RM) för hantverkare – och staden eller numret på det departement i Frankrike där ditt mikroföretag är registrerat. Observera också att du bör vänta tills du får ditt Siren-nummer innan du börjar skapa fakturor. Om du och din kund är momspliktiga måste du ange relevanta momsregistreringsnummer.

Dina fakturor måste innehålla en detaljerad beskrivning av de produkter som säljs eller de tjänster som tillhandahålls. Generellt sett måste du lägga till en rad för varje radpost. Börja din beskrivning med att ange detaljer om den produkt eller tjänst som tillhandahålls (produktens art, varumärke, referensnummer för produkten, de levererade materialen, arbete etc.). Gör sedan en detaljerad uppdelning som visar kvantitet, enhet och enhetspris för varje radpost före skatt (netto) eller tidsåtgången för tjänster. Ange leverans- eller transportavgifter eller till och med det rabatterade priset (om tillämpligt), den totala nettosumman, samt skattesats och belopp för eventuell moms och det totala beloppet inklusive skatter (inclusive) beroende på vad som är tillämpligt. Om ditt mikroföretag inte är momspliktigt ska du ange ”moms ej tillämpligt, artikel 293 B i den franska allmänna skattelagen”.

Observera att om produkter och tjänster är föremål för moms med olika skattesatser, ange den moms som gäller för varje radpost som faktureras.

Specifik information

Om du genomför en transaktion med en utländsk kund måste du ange ditt EU-momsregistreringsnummer på din faktura (samt din kunds momsregistreringsnummer). Det är också rekommenderat att ange ditt yrkesansvarsförsäkringsnummer och eventuella påföljder för sen betalning (i förekommande fall).

Ordernummer och orden ”omvänd skattskyldighet” (i förhållande till moms),
”avgift för WEEE” (i förhållande till avfall som utgörs av eller innehåller elektriska eller elektroniska produkter) och ”medlem i en auktoriserad förening, betalning med check och kort accepteras” måste också visas om de gäller dig.

Slutligen, om du säljer el-, foto-, telefon-, gör-det-själv- eller trädgårdsutrustning, måste du hänvisa till den lagstadgade garantin. Detta gäller även datorutrustning, leksaker och spel, sportutrustning, klockor, solglasögon, belysning och möbler.

Böter

Det är viktigt att se till att dina fakturor följer de skyldigheter som den franska regeringen har infört: om det saknas fakturor mellan näringsidkare eller om en fiktiv faktura skapas kan du behöva betala böter på 75 000 EUR. Du måste också betala 15 EUR om något är felaktigt eller saknas på dina fakturor.

Var kan jag hitta en fakturamall för egenföretagare?

URSSAF, Frankrikes inkasseringskontor för socialförsäkringsavgifter, har en gratis fakturamall för egenföretagare på sin webbplats. Du kan också hänvisa till exempelfakturan (för alla företag) som tillhandahålls av den franska regeringen.

Dessutom kan du förenkla hela ditt faktureringssystem med hjälp av mångsidiga verktyg som t.ex. Stripe Invoicing, en integrerad lösning som optimerar skapandet av fakturor, automatiserar intäktsredovisning och påskyndar avräkning av fakturor (de flesta Stripe-fakturor betalas inom tre dagar), utan att behöva skriva någon kod. För att ta reda på hur Stripe kan hjälpa dig att hantera din fakturering från början till slut kan du kontakta en av våra experter idag.