Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, das von einer oder einem Gewerbetreibenden ausgestellt wird und den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen an eine Kundin oder einen Kunden bestätigt. Wie ein Angebot legt es die Verkaufsbedingungen und den zu zahlenden Betrag fest und ist für jedes Geschäft zwischen Fachleuten erforderlich (erfahren Sie mehr über Angebote für Selbstständige). Wie erstellen Sie also als Selbstständige/r Ihre Rechnungen? Wie entscheiden Sie, welche Informationen Sie aufnehmen? In diesem Artikel geht es um die spezifischen Einzelheiten der Rechnungsstellung für Selbstständige und Kleinstunternehmen, einschließlich aller obligatorischen Angaben und kostenloser Vorlagen für Rechnungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Funktion haben Rechnungen für Selbstständige?
  
• Wann ist die Rechnungsstellung für Selbstständige verpflichtend?
  
• Wie lauten die Vorschriften zur Rechnungsstellung für Selbstständige?
  
• Welche Angaben sind verpflichtend?
  
• Wo finde ich eine Rechnungsvorlage für Selbstständige?
  

Welche Funktion haben Rechnungen für Selbstständige?

Die Rechnung hat drei Hauptfunktionen. Aus rechtlicher Sicht dient sie im Falle einer angefochtenen oder nicht erfolgten Zahlung durch die Kundin oder den Kunden als Nachweis für den Verkauf. Außerdem ist sie ein Beleg für die Buchhaltung, mit dem Kleinstunternehmen ihre Jahresabschlüsse erstellen können. Bei eventuellen Kontrollen durch das Finanzamt schließlich liefern die Rechnungen einen konkreten Beleg für die betreffende finanzielle Transaktion und belegen die von der oder dem Selbstständigen für die einzelnen Abrechnungszeiträume erklärten Einnahmen und die Umsatzsteuer (USt.). Aus diesem Grund ist es wichtig, die für Selbstständige geltenden Rechnungsstellungspflichten zu kennen.

Wann ist die Rechnungsstellung für Selbstständige verpflichtend?

Rechnungen sind obligatorisch für Transaktionen zwischen zwei Geschäftsleuten (d. h. wenn Sie eine Dienstleistung erbringen oder ein Produkt an eine andere Selbstständige oder einen anderen Selbstständigen, ein Unternehmen, einen Verein oder eine öffentliche Einrichtung verkaufen). Die Rechnung muss ausgestellt werden, sobald der Verkauf erfolgt ist oder Sie Ihre Dienstleistung erbracht haben.

Beim Verkauf an eine Einzelperson ist eine Rechnung dagegen nicht immer erforderlich, außer in folgenden Fällen: Fernabsatz oder Online-Verkauf, Lieferungen an öffentliche Versteigerungen (von Gebrauchtwaren, Kunstwerken, Sammlungsstücken oder Antiquitäten), Lieferungen innerhalb der EU, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen, oder Immobilienprojekte. Auch wenn der Preis für die Erbringung einer Dienstleistung 25 Euro (einschließlich Steuern) übersteigt oder die Kundin bzw. der Kunde eine Rechnung verlangt, sind Rechnungen obligatorisch.

Wie lauten die Vorschriften zur Rechnungsstellung für Selbstständige?

Wie jedes Unternehmen haben auch Selbstständige bestimmte Pflichten bei der Rechnungsstellung. Die Rechnungen müssen in französischer Sprache verfasst und in zweifacher Ausfertigung ausgestellt sein, damit beide Parteien einen Nachweis über die Transaktion haben. Nach dem französischen Handelsgesetzbuch müssen die Rechnungen ausnahmslos in chronologischer Reihenfolge nummeriert und von den Selbstständigen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Damit die Rechnungen gültig sind, müssen sie bestimmte Pflichtangaben enthalten, die im Folgenden aufgeführt sind.

Welche Angaben sind verpflichtend?

Die erste Information, die Sie in Ihr Dokument aufnehmen müssen, ist der Hinweis „Rechnung“ oder „Gebührenaufstellung“, wenn Sie professionelle Dienstleistungen anbieten. Dann müssen Sie die Rechnung sowie die einzelnen Seiten des Dokuments (falls mehrere) nummerieren.

Das Ausstellungsdatum der Rechnung, das Verkaufsdatum und die Zahlungsfrist müssen auf Ihren Rechnungen stehen, wenn Sie selbstständig tätig sind. Beachten Sie, dass das Verkaufsdatum für ein Produkt der tatsächliche Tag der Lieferung ist. Das Datum der Leistungserbringung hingegen ist der letzte Tag, an dem Arbeitsleistungen erbracht wurden.

Außerdem müssen Sie stets Ihre eigenen Informationen und die Ihrer Kundin oder Ihres Kunden angeben: Ihren Namen und Ihren Firmenname (DBA), den Vermerk „entreprise individuelle“ oder „EI“, Ihre Geschäftsadresse (oder Ihre Privatadresse, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten) sowie den Namen, den Firmennamen und die Rechnungsadresse Ihrer Kundin bzw. Ihres Kunden.

Außerdem müssen Sie Ihre SIREN-Nummer, das Register, in dem Sie eingetragen sind – bei Einzelhändlerinnen und Einzelhändlern die Nummer des „registre du commerce et des sociétés“ (Handels- und Gesellschaftsregister, abgekürzt RCS) und bei Gewerbetreibenden die Nummer des „répertoire des métiers“ (Gewerbeverzeichnis, abgekürzt RM) – sowie die Stadt oder die Nummer des Departements in Frankreich angeben, in dem Ihr Kleinstunternehmen eingetragen ist. Mit der Erstellung von Rechnungen sollten Sie warten, bis Sie Ihre SIREN-Nummer erhalten haben. Wenn Sie und Ihre Kundin bzw. Ihr Kunde umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie die entsprechenden Umsatzsteuernummern angeben.

Ihre Rechnungen müssen eine detaillierte Beschreibung der verkauften Produkte oder erbrachten Dienstleistungen enthalten. In der Regel müssen Sie für jeden Posten eine Zeile einfügen. Beginnen Sie Ihre Beschreibung mit Angaben zum Produkt oder zur Dienstleistung (Art, Marke, Referenznummer des Produkts, verwendete Materialien, Arbeitsaufwand usw.). Erstellen Sie dann eine detaillierte Aufschlüsselung, aus der die Menge, die Einheit und der Stückpreis für jeden Artikel vor Steuern (netto) oder bei Dienstleistungen der Zeitaufwand hervorgehen. Geben Sie die Liefer- oder Transportkosten sowie eventuelle Ermäßigungen, den Gesamtnettobetrag sowie gegebenenfalls den Satz und den Betrag der Umsatzsteuer und den Gesamtbetrag einschließlich Steuern (inklusive) an. Wenn Ihr Kleinstunternehmen nicht umsatzsteuerpflichtig ist, geben Sie an: „Keine Umsatzsteuer nach Artikel 293 B des französischen Steuergesetzbuchs“.

Wenn Produkte und Dienstleistungen unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen, geben Sie bitte den Umsatzsteuersatz an, der für jeden in Rechnung gestellten Posten gilt.

Besondere Informationen

Wenn Sie mit ausländischen Kundinnen und Kunden Geschäfte tätigen, müssen Sie in Ihrer Rechnung Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) in der EU angeben (sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihrer Kundin oder Ihres Kunden). Außerdem ist es ratsam, die Nummer Ihrer beruflichen Haftpflichtversicherung und eventuelle Verzugszinsen (falls zutreffend) anzugeben.

Die Bestellnummer und der Hinweis „Umkehrung der Steuerschuld“ (in Bezug auf die Umsatzsteuer),
„Umweltabgabe für Elektro- und Elektronikgeräte-Abfall“ (WEEE) und „Mitglied einer zugelassenen Vereinigung, Zahlung per Scheck und Bankkarte möglich“ müssen ebenfalls erscheinen, falls zutreffend.

Wenn Sie Elektro-, Foto-, Telefon-, Heimwerker- oder Gartengeräte verkaufen, müssen Sie die gesetzliche Garantie beachten. Das gilt auch für Computerausrüstung, Spielzeug und Spiele, Sportgeräte, Uhren, Sonnenbrillen, Beleuchtung und Möbel.

Geldstrafen

Es ist wichtig, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorschriften der französischen Regierung entsprechen: Wenn Rechnungen zwischen Gewerbetreibenden fehlen oder fiktive Rechnungen erstellt werden, können Sie mit einer Geldstrafe von 75.000 Euro belegt werden. Außerdem werden 15 Euro fällig, wenn in Ihren Rechnungen etwas nicht korrekt ist oder fehlt.

Wo finde ich eine Rechnungsvorlage für Selbstständige?

Die URSSAF, die französische Einzugsstelle für Sozialversicherungsbeiträge, bietet auf ihrer Website eine kostenlose Rechnungsvorlage für Selbstständige an. Sie können auch die von der französischen Regierung bereitgestellte Musterrechnung (für alle Unternehmen) verwenden.

Darüber hinaus können Sie Ihr gesamtes Rechnungsstellungssystem mithilfe vielseitiger Tools wie Stripe Invoicing vereinfachen. Dabei handelt es sich um eine integrierte Lösung, die die Erstellung von Rechnungen optimiert, die Umsatzrealisierung automatisiert und die Rechnungsabwicklung beschleunigt (die meisten Stripe-Rechnungen werden innerhalb von drei Tagen bezahlt), ohne dass Sie dafür Programmierkenntnisse benötigen. Wenn Sie erfahren möchten, wie Stripe Ihnen helfen kann, Ihre Rechnungsstellung ganzheitlich zu verwalten, kontaktieren Sie noch heute eine/n unserer Sachverständigen.