Unter Umständen ist es erforderlich, dass Sie im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit eine Pro-forma-Rechnung erstellen. Diese Art von Rechnungsdokument ist in bestimmten Fällen obligatorisch, insbesondere auf Anforderung von Kundinnen und Kunden sowie bei Import-/Exportaktivitäten. Worin unterscheidet sich die Pro-forma-Rechnung von der Standardrechnung? Welche Vorschriften sind zu beachten? Im Folgenden finden Sie alle wichtigen Informationen über die Funktion und Erstellung von Pro-forma-Rechnungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Pro-forma-Rechnung?
  
• Welchen Zweck hat die Pro-forma-Rechnung?
  
• Ist die Pro-forma-Rechnung zwingend erforderlich?
  
• Welche Angaben müssen auf einer Pro-forma-Rechnung stehen?
  
• Wo finde ich eine Vorlage für Pro-forma-Rechnungen?
  

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung („pro forma“ ist lateinisch für „der Form halber“) ist eine vorläufige Rechnung, die keinen kommerziellen Wert besitzt und daher auch nicht bezahlt werden kann. Sie dient lediglich formalen Zwecken und enthält Angaben zu den allgemeinen Geschäftsbedingungen des Verkaufs (ähnlich wie ein Angebot). Während ein Angebot nach seiner Annahme vertraglich bindenden Charakter hat, verpflichtet eine Pro-forma-Rechnung weder die Kundin bzw. den Kunden noch die Verkäuferin oder den Verkäufer zum Eingehen einer Geschäftsbeziehung. Pro-forma-Rechnungen werden ausschließlich zu Informationszwecken erstellt. Dabei sollen sie potenzielle Kundschaft über die Art der von der Verkäuferin oder dem Verkäufer angebotenen Verpflichtung informieren. Die Pro-forma-Rechnung kann geändert werden, ist verhandelbar und hat keinen rechtlichen, buchhalterischen oder steuerlichen Wert.

Welchen Zweck hat die Pro-forma-Rechnung?

Pro-forma-Rechnungen sind im internationalen Handel von Bedeutung: Sie sollen die Zollbehörden über Art und Wert der Waren im Transitverkehr informieren. Außerdem dienen sie als Nachweis für Kundinnen und Kunden, wenn diese bei ihrer Bank einen Vorschuss oder Kredit beantragen. Anhand des Dokuments kann die Bank vor einer möglichen Kreditvergabe die Rechtmäßigkeit und Berechtigung des Kundenanliegens überprüfen.

Nützlich sind Pro-forma-Rechnungen auch in Geschäftsverhandlungen. Mithilfe der Pro-forma-Rechnung kann die Kundin oder der Kunde das Verkaufsangebot bewerten, indem sie bzw. er es mit Angeboten anderer Anbieter vergleicht. Beide Parteien können das Dokument nach Bedarf im Laufe der Verhandlungen ändern, ohne eine formale Verpflichtung einzugehen. Sollten sie sich für das Eingehen einer Verpflichtung entscheiden, muss eine Standardrechnung ausgestellt werden.

Von der Umsatzsteuer befreite Unternehmen können mit einer Pro-forma-Rechnung ihre gewerblichen Aktivitäten gegenüber dem Finanzamt nachweisen.

Ist die Pro-forma-Rechnung zwingend erforderlich?

Die Ausarbeitung einer Pro-forma-Rechnung ist bei bestimmten Import-/Exporttätigkeiten obligatorisch. Dies gilt für den Import von Neufahrzeugen, den innergemeinschaftlichen Versand von Kunstwerken und den Export von Sprengstoffen in Länder außerhalb der EU. Eine Pro-forma-Rechnung ist auch zwingend erforderlich, wenn sie von Kundinnen und Kunden zur Vorlage bei ihrer Bank angefordert wird (etwa zur Beantragung eines Kredits).

Welche Angaben müssen auf einer Pro-forma-Rechnung stehen?

Inhaltlich weist die Pro-forma-Rechnung viele Gemeinsamkeiten mit einer Standardrechnung auf, allerdings muss sie deutlich als „Pro-forma-Rechnung“ gekennzeichnet sein. Das Pro-forma-Dokument muss die Adresse und weitere Kontaktdaten des Unternehmens sowie der potenziellen Kundin oder des potenziellen Kunden enthalten: Name, Unternehmensname, Adresse, SIREN-Nummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) (falls relevant). Ebenfalls anzugeben sind das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, und die Rechnungsnummer (Pro-forma-Rechnungen werden unabhängig von Standardrechnungen nummeriert).

In der Pro-forma-Rechnung muss das Angebot detailliert aufgeführt sein, einschließlich einer Beschreibung der vorgesehenen Dienstleistung oder des Produkts. Weitere Pflichtangaben sind die Menge, der Stückpreis, die anfallenden Arbeits- und Materialkosten (falls relevant), der Gesamtpreis ohne Steuern, der geltende USt.-Satz, der USt.-Betrag und der Gesamtpreis einschließlich aller Steuern (falls relevant). Nicht umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen folgende Angabe machen: „TVA non applicable, art. 293 B du CGI“ („USt. nicht anwendbar, Art. 293 B des französischen Steuergesetzbuchs“).

Besondere Informationen

Darüber hinaus müssen weitere Informationen auf der Pro-forma-Rechnung aufgeführt werden, darunter mögliche Rabatte, Zahlungsmethoden, Zahlungsbedingungen und Lieferfristen, etwaige Verzugszinsen, die allgemeinen Geschäftsbedingungen für den Verkauf sowie die Gültigkeitsdauer des Angebots, sofern diese Informationen für Ihre Transaktion relevant sind.

Ist die Transaktion mit einer internationalen Geschäftsaktivität verbunden, sind außerdem folgende Informationen anzugeben: Rechnungswährung und internationale Handelsklauseln (Incoterms), vorgesehener Ort zur Abholung der Waren, Nummer der Unternehmensversicherung und Eigentumsübergang.

Wo finde ich eine Vorlage für Pro-forma-Rechnungen?

Zum leichteren Erstellen der Rechnung können Sie sich an der Vorlage für Pro-forma-Rechnungen von La Poste orientieren oder Software zur Rechnungsstellung herunterladen. Mit der Lösung Stripe Invoicing können Sie auch individuell angepasste Rechnungen und die Abwicklung für alle Arten von Rechnungen automatisieren. Dies ermöglicht eine nahtlose (und codefreie) Integration in Ihre CRM-Software. Wenden Sie sich jetzt an ein Mitglied des Stripe-Expertenteams und erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungsstellung durchgängig vereinfachen können.