Dans le cadre de vos activités commerciales, vous pouvez être amené à créer une facture pro forma. Ce document de facturation spécial est obligatoire dans certains cas, notamment à la demande du client et pour toute activité d’importation/exportation. En quoi diffère-t-il d’une facture standard? Et quelles sont les réglementations à prendre en compte? Vous trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires sur la fonction d’une facture pro forma et la manière de la créer.

 Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture pro forma?
  
• À quoi sert une facture pro forma?
  
• Une facture pro forma est-elle obligatoire?
  
• Quelles sont les informations qui doivent figurer sur une facture pro forma?
  
• Où puis-je trouver un modèle de facture pro forma?
  

Qu’est-ce qu’une facture pro forma?

Une facture pro forma (c’est-à-dire « pour la forme » en latin) est une facture provisoire qui n’a aucune valeur commerciale ; elle ne peut donc pas être payée. Elle existe uniquement « pour la forme » et fournit des détails sur les conditions générales de vente (de la même manière qu’un devis). Alors qu’un devis devient contractuel une fois accepté, une facture pro forma n’engage ni le client ni le professionnel dans une relation commerciale. Créé exclusivement à des fins d’information, ce document vise à informer les clients potentiels de la nature de l’engagement proposé par le vendeur. Il peut être modifié et négocié, et n’a aucune valeur juridique, comptable ou fiscale.

À quoi sert une facture pro forma?

Une facture pro forma est importante dans le commerce international : elle sert à informer les autorités douanières du type et de la valeur des marchandises en transit. Elle sert également de justificatif au client lorsqu’il demande une avance ou un crédit à sa banque. Ce document permet à la banque de vérifier la légitimité et l’éligibilité du client avant de lui prêter une somme d’argent.

Une facture pro forma est également utile lors de négociations commerciales. Elle permet au client d’évaluer la proposition commerciale en la comparant avec les offres proposées par d’autres fournisseurs. Les deux parties peuvent modifier le document à leur guise au fur et à mesure que les négociations avancent, sans engagement formel. Une facture standard doit ensuite être émise si elles décident de s’engager.

Toute entreprise exonérée de TVA peut utiliser une facture pro forma comme preuve de ses activités commerciales auprès du bureau des services fiscaux.

Une facture pro forma est-elle obligatoire?

La rédaction d’une facture pro forma est une obligation pour certaines activités d’importation/exportation. C’est le cas pour les importations de véhicules neufs, les livraisons intracommunautaires d’œuvres d’art et les exportations d’explosifs vers des pays hors de l’UE. Une facture pro forma est également obligatoire si un client en fait la demande pour la présenter à sa banque (par exemple, pour un prêt).

Quelles sont les informations qui doivent figurer sur une facture pro forma?

Le contenu d’une facture pro forma est généralement similaire à celui d’une facture standard, à l’exception qu’il doit commencer par la mention « Facture pro forma ». Le document pro forma doit inclure l’adresse et les coordonnées de l’entreprise, ainsi que celles du client potentiel : nom, raison sociale, adresse, numéro SIREN et numéro de TVA (le cas échéant). La date d’émission de la facture et le numéro de facture sont également requis (à noter que les factures pro forma sont numérotées indépendamment des factures standard).

Une facture pro forma doit inclure une répartition détaillée de la proposition commerciale, avec une description du service ou du produit prévu, ainsi que la quantité, le prix unitaire, le prix de la main-d’œuvre et des matériaux nécessaires (le cas échéant), le prix total hors taxes, le taux de TVA applicable, le montant de la TVA et le prix total toutes taxes comprises (le cas échéant). Si l’entreprise n’est pas assujettie à la TVA, elle doit indiquer « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » (« TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts »).

Informations spécifiques

Les autres informations importantes à inclure dans votre facture pro forma comprennent les remises éventuelles, les modes de paiement, les conditions de paiement et les délais de livraison, les pénalités en cas de retard, les conditions générales de vente et la période de validité de l’offre, à condition que ces informations soient pertinentes pour votre transaction.

Si la transaction concerne une activité commerciale internationale, vous devez également préciser la devise de facturation et les conditions commerciales internationales (Incoterms), le lieu où les marchandises doivent être récupérées, votre numéro d’assurance commerciale et le transfert de propriété.

Où puis-je trouver un modèle de facture pro forma?

Vous pouvez suivre le modèle de facture pro forma fourni par La Poste ou télécharger un logiciel de facturation qui vous aidera à créer votre facture. La solution Stripe Invoicing vous permet également d’automatiser la création et le traitement de factures personnalisées pour tous les types de factures, grâce à une intégration transparente avec votre logiciel CRM (et sans aucune ligne de code). Contactez dès aujourd’hui un expert de Stripe pour découvrir comment simplifier votre processus de facturation de bout en bout.