คุณอาจต้องจัดทำใบแจ้งราคาเมื่อดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ เอกสารการออกใบแจ้งหนี้แบบพิเศษนี้เป็นเอกสารที่มีการบังคับว่าต้องทำในบางกรณี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อลูกค้าขอ และในกิจกรรมการนำเข้า/ส่งออก แล้วเอกสารนี้ต่างจากใบแจ้งหนี้ทั่วไปอย่างไร และคุณจะต้องคำนึงถึงข้อบังคับใดบ้าง คุณสามารถดูข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นเกี่ยวกับหน้าที่ของใบแจ้งราคาและวิธีสร้างได้ด้านล่าง

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งราคาคืออะไร
  
• ใบแจ้งราคามีจุดประสงค์อะไร
  
• มีข้อบังคับว่าต้องจัดทำใบแจ้งราคาหรือไม่
  
• ต้องระบุข้อมูลอะไรในใบแจ้งราคาบ้าง
  
• ฉันจะหาเทมเพลตใบแจ้งราคาได้จากที่ไหน
  

ใบแจ้งราคาคืออะไร

ใบแจ้งราคา (มาจากภาษาละติน หมายถึง "เพื่อเป็นรูปแบบ") เป็นใบแจ้งหนี้แบบไม่เป็นทางการที่ไม่มีมูลค่าทางการค้า จึงไม่สามารถนำไปใช้ในการชำระเงินได้ เอกสารนี้มีไว้ "เพื่อเป็นรูปแบบ" เท่านั้น และแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับข้อกำหนดและเงื่อนไขของการขาย (ในลักษณะเดียวกับใบเสนอราคา) อย่างไรก็ตาม ใบเสนอราคาจะมีผลผูกพันเป็นสัญญาหลังจากที่ยอมรับแล้ว แต่ใบแจ้งราคาจะไม่ผูกพันลูกค้าหรือผู้ประกอบวิชาชีพให้เข้าสู่ความสัมพันธ์ทางการค้า เอกสารนี้สร้างขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการให้ข้อมูลเท่านั้น โดยมีเป้าหมายเพื่อแจ้งให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าทราบถึงลักษณะของภาระผูกพันที่ผู้ขายนำเสนอ ใบแจ้งราคาสามารถแก้ไขและต่อรองได้ และไม่มีมูลค่าทางกฎหมาย บัญชี หรือภาษีแต่อย่างใด

ใบแจ้งราคามีจุดประสงค์อะไร

ใบแจ้งราคาเป็นเอกสารสำคัญในการค้าระหว่างประเทศ โดยใช้เพื่อแจ้งให้เจ้าหน้าที่ศุลกากรทราบถึงประเภทและมูลค่าของสินค้าที่อยู่ระหว่างการขนส่ง นอกจากนี้ ลูกค้ายังนำไปใช้เป็นหลักฐานในการขอเบิกเงินล่วงหน้าหรือขอสินเชื่อจากธนาคารด้วย เอกสารนี้ช่วยให้ธนาคารสามารถตรวจสอบความน่าเชื่อถือและสิทธิ์ของลูกค้าก่อนที่จะให้กู้ยืมเงิน

ใบแจ้งราคายังมีประโยชน์ในการเจรจาธุรกิจอีกด้วย โดยช่วยให้ลูกค้าสามารถประเมินข้อเสนอการขายโดยเปรียบเทียบกับข้อเสนอของซัพพลายเออร์รายอื่นได้ ทั้งสองฝ่ายสามารถแก้ไขเอกสารตามความจำเป็นได้ขณะที่การเจรจาดำเนินไป โดยที่ไม่มีภาระผูกพันเป็นทางการ จากนั้นจะต้องออกใบแจ้งหนี้ทั่วไป หากทั้งสองฝ่ายตัดสินใจจะเข้าทำสัญญา

ธุรกิจที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มสามารถใช้ใบแจ้งราคาเป็นหลักฐานเกี่ยวกับกิจกรรมทางธุรกิจสำหรับยื่นต่อสำนักงานภาษีได้

มีข้อบังคับว่าต้องจัดทำใบแจ้งราคาหรือไม่

การจัดทำใบแจ้งราคาถือเป็นข้อกำหนดภาคบังคับสำหรับกิจกรรมการนำเข้าและการส่งออกบางประเภท เช่น การนำเข้ายานพาหนะใหม่ การจัดส่งผลงานศิลปะภายในชุมชน และการส่งออกวัตถุระเบิดไปยังประเทศนอกสหภาพยุโรป นอกจากนี้ จะต้องจัดทำใบแจ้งราคา หากลูกค้าขอเอกสารดังกล่าวเพื่อนำไปแสดงต่อธนาคาร (สำหรับการกู้ยืม เป็นต้น)

ต้องระบุข้อมูลอะไรในใบแจ้งราคาบ้าง

โดยทั่วไปแล้ว เนื้อหาของใบแจ้งราคาจะคล้ายกับใบแจ้งหนี้ทั่วไป เว้นแต่ต้องขึ้นต้นด้วยคำว่า "ใบแจ้งราคา" เอกสารใบแจ้งราคา จะต้องระบุที่อยู่ของบริษัทและรายละเอียดติดต่ออื่นๆ รวมถึงข้อมูลติดต่อของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า เช่น ชื่อ, ชื่อธุรกิจ, ที่อยู่, หมายเลข SIREN และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (หากมี) นอกจากนี้ยังต้องระบุวันที่ออกใบแจ้งราคาและหมายเลขใบแจ้งราคาด้วย (โปรดทราบว่าใบแจ้งราคาจะได้รับการกำหนดหมายเลขแยกจากใบแจ้งหนี้ทั่วไป)

ใบแจ้งราคาจะต้องมีการแจกแจงรายละเอียดเกี่ยวกับข้อเสนอทางธุรกิจ พร้อมคำอธิบายเกี่ยวกับบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่วางแผนไว้ รวมถึงจำนวน ราคาต่อหน่วย ค่าแรงและวัสดุที่จำเป็น (หากมี) ราคารวมแบบไม่รวมภาษี อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม และราคารวมแบบรวมภาษีทั้งหมด (หากต้องเสียภาษี) หากบริษัทไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องระบุว่า "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" ("ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามมาตรา 293 B แห่งประมวลภาษีอากรฝรั่งเศส")

ข้อมูลเฉพาะ

ข้อมูลสำคัญอื่นๆ ที่ต้องระบุไว้ในใบแจ้งราคา ได้แก่ ส่วนลดที่อาจใช้ได้ วิธีการชำระเงิน ระยะเวลาการชำระเงินและวันครบกำหนดในการจัดส่ง ค่าปรับในกรณีที่ล่าช้า ข้อกำหนดและเงื่อนไขการขาย และระยะเวลาที่สามารถใช้ข้อเสนอ หากข้อมูลเฉพาะดังกล่าวเกี่ยวข้องกับธุรกรรมของคุณ

หากธุรกรรมเกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจระหว่างประเทศ คุณจะต้องระบุสกุลเงินในการออกใบแจ้งหนี้และข้อตกลงในการส่งมอบสินค้าระหว่างประเทศ (Incoterms), สถานที่ที่จะเข้ารับสินค้า หมายเลขประกันภัยธุรกิจ และการโอนกรรมสิทธิ์

ฉันจะหาเทมเพลตใบแจ้งราคาได้จากที่ไหน

คุณสามารถจัดทำเอกสารตามเทมเพลตใบแจ้งราคา ที่ La Poste มีให้ หรือดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ที่จะช่วยคุณสร้างใบแจ้งราคานี้ได้ โซลูชัน Stripe Invoicing ยังช่วยให้คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อออกใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบเองและประมวลผลใบแจ้งหนี้ทุกประเภทได้อีกด้วย โดยช่วยให้คุณผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์ CRM ได้อย่างราบรื่น (และไม่ต้องใช้โค้ดใดเลย) พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของ Stripe วันนี้ เพื่อดูว่าคุณจะทำให้การออกใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นในทุกขั้นตอนได้อย่างไร