Es posible que debas crear una factura proforma como parte de las actividades de tu empresa. Este documento de factura especial es obligatorio en ciertos casos, en particular en la solicitud del cliente y con cualquier actividad de importación/exportación. ¿En qué se diferencia de una factura estándar? ¿Y cuál es la normativa que hay que tener en cuenta? A continuación, puedes encontrar toda la información que necesitas sobre la función de una factura proforma y cómo crear una.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura proforma?
  
• ¿Cuál es el propósito de una factura proforma?
  
• ¿Es obligatoria una factura proforma?
  
• ¿Qué información se requiere en una factura proforma?
  
• ¿Dónde puedo encontrar una plantilla de factura proforma?
  

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma (es decir, «en aras de la forma» en latín) es una factura provisional que no tiene valor comercial. Por lo tanto, no se puede pagar. Existe únicamente «en aras de la forma» y proporciona detalles sobre los Términos y Condiciones de venta (de la misma manera que un presupuesto). Mientras que un presupuesto pasa a ser contractual una vez que se acepta, una factura proforma no compromete ni al cliente ni al profesional con una relación comercial. Creado exclusivamente con fines informativos, este documento pretende informar a los clientes potenciales de la naturaleza del compromiso que propone el vendedor. Se puede modificar y negociar, y no tiene valor legal, contable ni fiscal.

¿Cuál es el propósito de una factura proforma?

Una factura proforma es importante en el comercio internacional: se utiliza para notificar a las autoridades aduaneras el tipo y valor de la mercadería en tránsito. También es utilizada como evidencia por el cliente al solicitar un adelanto o crédito a su banco. El documento le permite al banco verificar la legitimidad y elegibilidad del cliente antes de prestarle una suma de dinero.

Una factura proforma también es útil durante las negociaciones de empresas. Esto le permite al cliente evaluar la propuesta de venta comparándola con las ofertas presentadas por otros proveedores. Ambas partes son capaces de modificar el documento según lo requerido a medida que avanzan sus negociaciones, sin compromiso formal. A continuación, se debe emitir una factura estándar si deciden asumir un compromiso.

Cualquier empresa que esté exenta del IVA puede utilizar una factura proforma como evidencia de sus actividades comerciales para la agencia fiscal.

¿Es obligatoria una factura proforma?

Elaborar una factura proforma es un requisito obligatorio para ciertas actividades de importación/exportación. Es el caso de las importaciones de vehículos nuevos, envíos intracomunitarios de obras de arte, y exportaciones de explosivos a países fuera de la UE. Una factura proforma también es obligatoria si un cliente la solicita para presentar en su banco (p. ej., para un préstamo).

¿Qué información se requiere en una factura proforma?

El contenido de una factura proforma es generalmente similar al de una factura estándar, excepto que debe comenzar con las palabras «Factura proforma». El documento proforma debe incluir la dirección de la empresa y otros datos de contacto, así como los del cliente potencial: nombre, nombre de la empresa, dirección, número SIREN y número de IVA (si corresponde). La fecha en que se emitió la factura y el número de factura también son obligatorios (ten en cuenta que las facturas proforma se numeran independientemente de las facturas estándar).

Una factura proforma debe incluir un desglose detallado de la propuesta de la empresa, con una descripción del servicio o producto previsto, así como la cantidad; precio unitario; precio de la mano de obra y los materiales requeridos (si corresponde); el precio total no incluido de impuestos; la tasa IVA aplicable; el importe del IVA y el precio total incluidos todos los impuestos (si corresponde). Si la empresa no está sujeta al IVA, debe indicar «IVA no aplicable, art. 293 B du CGI» («IVA no aplicable, art. 293 B del Código General de impuestos francés»).

Información específica

Otra información importante que se debe incluir en tu factura proforma engloba los descuentos potenciales; los métodos de pago; las Condiciones y plazos de entrega de pago; las sanciones por retrasos; los Términos y Condiciones de venta y el período de validez de la propuesta, siempre que sean relevantes para tu transacción.

Si la transacción involucra una actividad de empresa internacional, también debes especificar la monedas de la factura y las Condiciones comerciales internacionales (Incoterms), el lugar donde se deben recoger los bienes, el número de seguro de tu empresa y la transferencia de titularidad.

¿Dónde puedo encontrar una plantilla de factura proforma?

Puedes seguir la plantilla de factura proforma proporcionada por La Poste o descargar el software de factura que te ayudará a crear la factura. La solución Stripe Invoicing también te permite automatizar facturas y procesamiento personalizados para todo tipo de facturas, lo que permite una integración fluida con tu software CRM (y sin necesidad de ninguna línea de código). Habla con un experto de Stripe hoy mismo para ver cómo puedes simplificar tu procesamiento integral de facturas.