Puede que debas crear una factura proforma como parte de tus actividades empresariales. Este documento de facturación especial es obligatorio en determinados casos, sobre todo, a petición del cliente y con cualquier actividad de importación o exportación. ¿En qué se diferencia de una factura estándar? ¿Y cuáles son las normativas que tener en cuenta? A continuación, encontrarás toda la información necesaria sobre la función de una factura proforma y sobre cómo crear una.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura proforma?
  
• ¿Cuál es el propósito de una factura proforma?
  
• ¿Son obligatorias las facturas proforma?
  
• ¿Qué datos debe contener una factura proforma?
  
• ¿Dónde puedo encontrar una plantilla de factura proforma?
  

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma («de acuerdo a la forma» en latín) es una factura provisional sin valor comercial; por ello, no se puede pagar. Existe únicamente «de acuerdo a la forma» y proporciona detalles sobre los términos y las condiciones de venta (de la misma forma que un presupuesto). Mientras que un presupuesto se vuelve contractual una vez aceptado, una factura proforma no compromete al cliente ni al profesional en una relación comercial. Este documento, creado exclusivamente con fines informativos, está concebido para informar a los clientes potenciales de la naturaleza del compromiso que propone el vendedor. Puede modificarse y negociarse, y no tiene valor jurídico, contable ni fiscal.

¿Cuál es el propósito de una factura proforma?

Una factura proforma es importante en el comercio internacional: sirve para notificar a las autoridades aduaneras del tipo y del valor de los bienes en tránsito. Asimismo, el cliente la usa como prueba a la hora de solicitar un adelanto o un crédito a su banco. El documento permite al banco verificar la legitimidad y admisibilidad del cliente antes de concederle un préstamo.

Una factura proforma también resulta útil durante las negociaciones empresariales. Permite al cliente evaluar la propuesta de ventas comparándola con ofertas presentadas por otros proveedores. Ambas partes pueden modificar el documento según sea necesario a medida que progresan las negociaciones, sin compromiso formal. Entonces, se debe emitir una factura estándar si deciden contraer un compromiso.

Toda empresa exenta de IVA puede usar una factura proforma como prueba de sus actividades comerciales para la oficina fiscal.

¿Son obligatorias las facturas proforma?

Elaborar una factura proforma es un requisito obligatorio para determinadas actividades de importación y exportación. Este es el caso de las importaciones de nuevos vehículos, traslados intracomunitarios de obras de arte y exportaciones de explosivos a países fuera de la UE. La factura proforma también es obligatoria si un cliente la solicita para presentarla a su banco (por ejemplo, para un préstamo).

¿Qué datos debe contener una factura proforma?

El contenido de las facturas proforma suele parecerse al de las facturas estándar, excepto por el hecho de que empiezan con las palabras «Factura proforma». El documento proforma debe incluir la dirección de la empresa y demás datos de contacto, así como los del cliente: nombre, nombre de la empresa, dirección, número SIREN e IVA|CIF|VIES (si aplica). La fecha de emisión y el número de la factura son también necesarios (ten en cuenta que las facturas proforma se numeran independientemente de las facturas estándar).

Una factura proforma debe incluir un desglose detallado de la propuesta empresarial, con una descripción del servicio o producto planificado, así como la cantidad, el precio por unidad, el precio de la mano de obra y de los materiales necesarios (si aplica), el precio total (impuestos no incluidos), la tasa de IVA aplicable, el importe del IVA y el precio total, todos los impuestos incluidos (si aplica). Si la empresa no está sujeta al IVA, debe indicar «TVA non applicable, art. 293 B du CGI» (IVA no aplicable, art. 293 B del Código General de Impuestos francés).

Información específica

Otros datos importantes que deben figurar en tu factura proforma son los posibles descuentos, los métodos de pago, las condiciones de pago y los plazos de entrega, las multas por retrasos, los términos y las condiciones de venta, y el período de validez de la propuesta, siempre y cuando sean relevantes para la transacción.

Si la transacción implica una actividad empresarial internacional, también debes especificar la moneda de facturación y las condiciones comerciales internacionales (Incoterms), la ubicación de recogida de la mercancía, el número de seguro de tu empresa y la transferencia de la titularidad.

¿Dónde puedo encontrar una plantilla de factura proforma?

Puedes seguir la plantilla de factura proforma que ofrece La Poste o descargar el software de facturación con el que podrás crear la factura. La solución Stripe Invoicing te permite, además, automatizar facturas personalizadas y el procesamiento de facturas de todo tipo, lo que favorece una integración fluida con tu software de CRM (y sin necesidad de líneas de código). Habla con un experto de Stripe hoy mismo para aprender a simplificar tu proceso de facturación integral.