Dans le cadre de votre activité commerciale, il se peut que vous soyez amené à rédiger une facture pro forma. Ce document de facturation spécial est obligatoire dans certains cas, notamment à la demande du client et lors des activités relatives à l’import-export. Comment diffère-t-elle de la facture classique ? Quels sont les règlements à noter ? Vous trouverez ci-dessous toutes les informations pertinentes à la rédaction et à la fonction de votre facture pro forma.

Sommaire

• Qu’est ce qu’une facture pro forma ?
  
• À quoi la facture pro forma sert-elle ?
  
• La facture pro forma est-elle obligatoire ?
  
• Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture pro forma ?
  
• Où trouver un modèle de facture pro forma ?
  

Qu’est ce qu’une facture pro forma ?

La facture pro forma (signifiant « pour la forme » en latin) est une facture provisoire qui n'a pas de valeur commerciale : il n’est donc pas possible de la payer. Elle existe seulement « pour la forme » et détaille les conditions de vente (comme le fait le devis). Alors que le devis devient contractuel lorsqu’il est accepté, la facture pro forma n’engage ni le client ni le professionnel en relation commerciale. Ce document, créé à titre strictement informatif, a pour vocation de renseigner le client potentiel sur la nature de l’engagement proposé par le vendeur. Il peut être modifié et négocié et n'a aucune valeur juridique, comptable ou fiscale.

À quoi la facture pro forma sert-elle ?

La facture pro forma est importante dans le cadre des échanges internationaux : elle permet d’indiquer aux autorités douanières le type et la valeur des marchandises en transit. Elle sert aussi de justificatif pour le client qui fait une demande d’avance ou de crédit auprès de sa banque. Le document permet à la banque de vérifier la légitimité et l'éligibilité du client avant de lui prêter une somme d’argent.

Par ailleurs, la facture pro forma est utile lors des négociations commerciales. Elle permet au client d'évaluer la proposition de vente en la comparant à l’offre proposée par d'autres fournisseurs. Sans l’obligation de s’engager, les deux parties peuvent modifier le document au besoin, au fil de leurs négociations. Si elles décident de contracter un engagement, une facture classique doit alors être établie.

La facture pro forma sert aussi à justifier à l’administration fiscale les activités commerciales des entreprises exonérées de la TVA.

La facture pro forma est-elle obligatoire ?

La rédaction de la facture pro forma est obligatoire pour certaines activités d’import-export. C’est le cas de l’importation de véhicules neufs, de l'expédition intracommunautaire d’une œuvre d’art et de l’exportation de produits explosifs vers un pays tiers au sein de l’Union Européenne (UE). La facture pro forma est également obligatoire lorsque le client en fait la demande pour la présenter à la banque (lors d’un prêt, par exemple).

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture pro forma ?

De manière générale, le contenu d’une facture pro forma est similaire à celui d’une facture classique, sauf qu’elle doit commencer par la mention « facture pro forma ». Le document pro forma doit inclure les coordonnées de l’entreprise ainsi que celles du client potentiel : nom, nom commercial, adresse, numéro Siren et numéro de TVA intracommunautaire (s’il est applicable). La date de l’émission et le numéro de la facture sont aussi requis (notez que la numération des factures pro forma est indépendante de celle des factures classiques).

Un décompte détaillé de la proposition commerciale doit absolument figurer sur la facture pro forma : la description du service ou du produit envisagé, ainsi que la quantité, le prix unitaire, le prix de la main d'oeuvre et des matériaux nécessaires (le cas échéant), le prix total hors taxe, le taux de TVA applicable, le montant de TVA et le prix total toutes taxes comprises (s’ils sont applicables). Dans le cas où l’entreprise est non redevable de la TVA, il vous faut mentionner « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Mentions particulières

Les réductions éventuelles, les modalités de paiement, les délais de paiement et de livraison, les pénalités de retard, les conditions de vente et la durée de validité de la proposition sont d’autres informations importantes à inclure sur votre facture pro forma si elles sont pertinentes à votre échange.

S’il s’agit d’une activité commerciale internationale, il vous faut aussi désigner la devise de facturation et l’Incoterm : le lieu d'enlèvement des biens, le numéro de votre assurance professionnelle ainsi que le transfert de propriété.

Où trouver un modèle de facture pro forma ?

Vous pouvez suivre l’exemple de facture pro forma fourni par La Poste ou télécharger un logiciel de facturation qui vous aidera à la créer. La solution de facturation Stripe Invoicing vous permet également d’automatiser la création personnalisée et le traitement de tout type de factures en une seule intégration avec votre logiciel CRM (et sans une ligne de code). Consultez un expert Stripe aujourd'hui pour apprendre comment simplifier votre logique de facturation de bout en bout.