Mogelijk moet je een proformafactuur opstellen als onderdeel van je bedrijfsactiviteiten. Dit speciale factuurdocument is in bepaalde gevallen verplicht, met name op verzoek van de klant en bij import/export. Hoe verschilt dit van een standaardfactuur? En met welke regels moet je rekening houden? Hieronder vind je alle informatie over de functie van een proformafactuur en hoe je deze kunt opstellen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een proformafactuur?
  
• Waarom heb je een proformafactuur nodig?
  
• Moet je echt een proformafactuur gebruiken?
  
• Welke info moet er op een proformafactuur staan?
  
• Waar kan ik een sjabloon voor een proformafactuur vinden?
  

Wat is een pro-formafactuur?

Een proformafactuur (Latijn voor 'voor de vorm') is een voorlopige factuur die geen commerciële waarde heeft en dus niet betaald kan worden. Deze factuur is alleen 'voor de vorm' en geeft details over de verkoopvoorwaarden (net als een offerte). Terwijl een offerte contractueel wordt zodra deze wordt geaccepteerd, verbindt een proformafactuur noch de klant, noch de professional tot een commerciële relatie. Dit document is uitsluitend bedoeld ter informatie en heeft tot doel potentiële klanten te informeren over de aard van de verbintenis die door de verkoper wordt voorgesteld. Het kan worden gewijzigd en onderhandeld en heeft geen juridische, boekhoudkundige of fiscale waarde.

Wat is het doel van een proformafactuur?

Een proformafactuur is belangrijk in de internationale handel: het wordt gebruikt om de douane te laten weten wat voor soort goederen er worden vervoerd en wat ze waard zijn. Het wordt ook gebruikt als bewijs door de klant bij het aanvragen van een voorschot of krediet bij zijn bank. Met dit document kan de bank controleren of de klant betrouwbaar is en in aanmerking komt voor een lening.

Een proformafactuur is ook handig tijdens zakelijke onderhandelingen. Hiermee kan de klant het verkoopvoorstel beoordelen door het te vergelijken met aanbiedingen van andere leveranciers. Beide partijen kunnen het document naar behoefte aanpassen naarmate de onderhandelingen vorderen, zonder dat ze zich formeel hoeven te committeren. Als ze besluiten om een overeenkomst aan te gaan, moet er vervolgens een standaardfactuur worden uitgereikt.

Bedrijven die vrijgesteld zijn van btw kunnen een proformafactuur gebruiken als bewijs van hun commerciële activiteiten voor het belastingkantoor.

Is een proformafactuur verplicht?

Het opstellen van een proformafactuur is verplicht voor bepaalde import-/exportactiviteiten. Dit geldt bijvoorbeeld voor de import van nieuwe voertuigen, intracommunautaire verzendingen van kunstwerken en de export van explosieven naar landen buiten de EU. Een proformafactuur is ook verplicht als een klant hierom vraagt om deze aan zijn bank te kunnen overleggen (bijvoorbeeld voor een lening).

Welke info moet er op een proformafactuur staan?

De inhoud van een proformafactuur is meestal hetzelfde als die van een standaardfactuur, behalve dat deze moet beginnen met de woorden 'Proformafactuur'. Op het proformadocument moeten het adres en andere contactgegevens van het bedrijf staan, evenals die van de potentiële klant: naam, bedrijfsnaam, adres, SIREN-nummer en btw-nummer (indien van toepassing). Ook moeten de datum waarop de factuur is uitgegeven en het factuurnummer erop staan (let op: proformafacturen worden apart genummerd, niet zoals standaardfacturen).

Een proformafactuur moet een gedetailleerd overzicht van het zakelijke voorstel bevatten, met een beschrijving van de geplande dienst of het geplande product, evenals de hoeveelheid, de eenheidsprijs, de prijs van de benodigde arbeid en materialen (indien van toepassing), de totale prijs exclusief belastingen, het toepasselijke btw-tarief, het btw-bedrag en de totale prijs inclusief alle belastingen (indien van toepassing). Als het bedrijf niet btw-plichtig is, moet het vermelden: "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" ("btw niet van toepassing, art. 293 B van de Franse algemene belastingwet").

Specifieke info

Andere belangrijke info die je op je proformafactuur moet zetten, zijn eventuele kortingen, betaalmethoden, betalingstermijnen en leveringstermijnen, boetes voor vertragingen, de verkoopvoorwaarden en de geldigheidsduur van het voorstel, als dit relevant is voor je transactie.

Als de transactie een internationale zakelijke activiteit betreft, moet je ook de factuurvaluta en de internationale handelsvoorwaarden (Incoterms) vermelden, evenals de locatie waar de goederen moeten worden opgehaald, je bedrijfsverzekeringsnummer en de eigendomsoverdracht.

Waar kan ik een sjabloon voor een proformafactuur vinden?

Je kunt het proformafactuursjabloon van La Poste gebruiken of facturatiesoftware downloaden waarmee je de factuur kunt maken. Met de Stripe Invoicing-oplossing kun je ook aangepaste facturen en de verwerking van alle soorten facturen automatiseren, waardoor je deze naadloos kunt integreren met je CRM- -software (zonder dat je daarvoor ook maar één regel code hoeft te schrijven). Praat vandaag nog met een Stripe-expert om te zien hoe je je volledige factureringsproces kunt vereenvoudigen.